Назначение пользователей в несколько групп

Различия:

Профиль пользователя полностью раскрывает все группы, в которые входит пользователь, и его основная группа явно указана.

Функция UMG включена:

• Указаны все группы, в которые входит пользователь.
• Первой в списке всегда указана основная группа.

Настройка профиля пользователя

Различия:

Поскольку у пользователя есть доступ к нескольким группам, шаблоны и рабочие процессы, доступные пользователю, группируются по группе, к которой относится шаблон/рабочий процесс.

• Шаблоны и рабочие процессы могут относиться только к одной группе или учетной записи в целом.
• Шаблоны/рабочие процессы на уровне учетной записи также отображаются в отдельном разделе в нижней части списка групп.
• При запуске шаблона/рабочего процесса из этого меню страница Отправка (создание) автоматически загружается со связанным значением группы.
  • Выбор Отправить из установлен как значение группы, с которой связан шаблон/рабочий процесс, без возможности изменения.

Если используется шаблон на уровне группы, то группа вставляется на страницу Отправка, и параметр редактирования группы скрыт:

Если используется шаблон на уровне учетной записи, то группу можно выбрать (из групп, в которые входит пользователь):

Различия:

На странице Отправка в верхней части находится раскрывающееся поле Отправить из
, которое позволяет отправителю выбрать группу (и все связанные свойства на уровне группы), определяющую свойства и параметры транзакции.

• В раскрывающемся поле Отправить из пользователю доступен только выбор групп, в которые он был явно добавлен и получил разрешение на отправку.
• Основная группа всегда является значением группы по умолчанию (загруженным), когда пользователь переходит на страницу Отправка.

Важные сведения:

Сначала настройте выбор Отправить из.

• При изменении выбора применяются настройки на уровне группы, в том числе:
  • Брендинг
  • Разрешенные типы аутентификации
  • Ограничения подписи
  • Общий шаблон библиотеки и параметры рабочего процесса
  • Шаблоны сообщений
• Поскольку изменение выбора Отправить из приводит к перезагрузке веб-страницы с новыми настройками группы, любое добавленное содержимое полей при обновлении будет утеряно.
• После отправки документа группу, из которой он был отправлен, нельзя изменить.

Различия:

Как и на странице Отправка, на странице Самостоятельное подписание в верхней части отображается раскрывающееся поле выбора Выбор группы.

Это поле выбора позволяет отправителю выбрать группу (и все связанные свойства на уровне группы), которая управляет свойствами и параметрами транзакции. 

• У пользователя есть доступ только к тем группам, в которые он явным образом добавлен.
• Основная группа всегда является значением группы по умолчанию (загруженным), когда пользователь переходит на страницу Отправка.

Важные сведения:

Сначала настройте выбор Отправить с помощью .

• При изменении выбора применяются настройки на уровне группы, в том числе:
  • Брендинг
  • Разрешенные типы аутентификации
  • Ограничения подписи
  • Общий шаблон библиотеки и параметры рабочего процесса
• Поскольку изменение выбора Отправить с помощью приводит к перезагрузке веб-страницы с новыми настройками группы, любое добавленное содержимое полей при обновлении будет утеряно.

Различия:

В контекстное меню документа добавлена идентификационная метка, указывающая, из какой группы он был отправлен.

Важные сведения:

Некоторые функции тесно связаны с группой (например, параметры отчетности и правила хранения).

Различия:

В таблицу договоров на странице Управление добавлен новый столбец.

• Заголовок Группа в таблице не активен при нажатии. Для сортировки набора данных используйте фильтр.

Различия:

Доступен новый фильтр для фильтрации набора данных страницы Управление по группам.

• Одновременно может действовать только один фильтр группы.
  • При использовании фильтра Группа, как и других фильтров, слева от кнопки Фильтры отображается небольшой тег.
  • Фильтр Группа включает шаблоны, к которым группе предоставлен доступ.
  • Среди явных фильтров группы отсутствуют общие шаблоны на уровне учетной записи.
• Пользователи могут использовать фильтры только для групп, в которые они входят в данный момент.
  • Параметр Все группы — это единственный фильтр, который охватывает договоры, созданные в группах, в которые пользователь в данный момент не входит.

Различия:

При создании шаблона библиотеки автор может задать свойства доступа к шаблону и предоставить общий доступ к документу любой группе, членом которой он является.

• Доступ к шаблонам можно предоставить только одной группе.
• Когда доступ к шаблону предоставляется группе таким образом, между шаблоном и группой устанавливается строгая связь. Смысл:
  • Администраторы, имеющие доступ к группе, могут редактировать шаблон на вкладке общих библиотек.
  • При удалении пользователя из группы шаблон останется ресурсом группы (если явно не будет привязан к новой группе).
  • Шаблонами, к которым группе предоставлен доступ, могут пользоваться только участники группы (и автор шаблона).
    • Если автор шаблона покидает группу, которой предоставлен доступ к шаблону, происходит следующее.
      • Автор шаблона сохраняет доступ для отправки документа (в качестве владельца шаблона), несмотря на то, что он больше не связан с группой.
        • Автор шаблона сохраняет полномочия/доступ для редактирования свойств документа на странице Управление.
      • Группа сохраняет доступ к шаблону.
  • При удалении пользователя-автора из приложения (посредством удаления согласно GDPR) документы можно сохранить как ресурс группы.

Важные сведения:

Один пользователь с доступом ко всем группам может выступать в качестве общего администратора документов.

Пользователь с полномочиями на создание веб-форм может связать свою форму с любой группой, в которую входит.

• Веб-форму можно связать только с одной группой.
  • Связанную группу нельзя изменить после создания веб-формы.
• Веб-формы не отображаются на вкладке Общие библиотеки.
• Если автор выходит из группы, веб-форма сохраняет связь с группой.

Различия:

На страницу Отчеты добавлен фильтр, позволяющий создать отчет только по документам, связанным с одной или несколькими группами.

• Пользователь должен иметь доступ к группе для применения фильтра.

В отчете .csv по-прежнему используется тот же столбец Группа отправителей, который корректно отслеживает переход отправителя из одной группы в другую:

Различия:

У администраторов нескольких групп разделы Рабочие процессы и Общие библиотеки перемещены из верхнего уровня пунктов меню администратора группы в качестве подменю для каждой отдельной группы:

Если функция UMG включена, сначала необходимо выбрать группу и открыть настройки группы для доступа к элементам меню и настройкам для конкретной группы:

Различия:

Если администратор группы управляет несколькими группами, сначала ему необходимо выбрать группу, которую требуется настроить:

• Выберите Группы в списке меню на панели слева.
• Нажмите один раз группу, которую необходимо отредактировать (чтобы открыть ссылку Настройки группы).
• Нажмите ссылку Настройки группы.

Различия:

Администратор на уровне группы больше не может принудительно просматривать документы для вновь созданных пользователей.

• Администраторы на уровне учетных записей сохраняют за собой эти полномочия.

Различия:

Чтобы добавить пользователя в учетную запись, необходимо сначала выбрать группу, чтобы получить доступ к пункту меню Пользователи в группе.

Процесс создания одного пользователя выглядит так же, за исключением возможности принудительного предоставления общего доступа для просмотра к документам пользователя (см. выше).

Важные сведения:

Создание отдельных пользователей не позволяет включить пользователя в несколько групп в рамках процесса создания.

После создания пользователя администратор группы может отредактировать профиль пользователя и включить пользователя в другие группы, а также изменить полномочия на отправку.

Различия:

Право определять, может ли пользователь с данным идентификатором подписывать документы, и возможность установки правила автоматической передачи для идентификатора пользователя были удалены из интерфейса администратора на уровне группы.

• Этим правом, в соответствии с правилами UMG, обладают только администраторы на уровне учетной записи.

Администраторы на уровне группы имеют право разрешать или запрещать участие пользователя в каждой администрируемой ими группе через профиль пользователя.

• Для отображения в списке пользователей пользователь должен быть доступен администратору группы (в случае его создания или предоставления администратору такого права).

Добавление участия в группе:

• Перейдите на страницу [Группа] > Пользователи в группе.
• Дважды нажмите пользователя, чтобы открыть его профиль.
• Нажмите значок «плюс» справа от заголовка «Участие в группе».
  • Откроется диалоговое окно «Добавить участие в группе».
• Выберите группу, в которую необходимо добавить пользователя.
  • Администратор может выбрать только те группы, в которых является администратором.
• Щелкните Добавить
• Повторите процедуру для всех добавляемых групп.
• По завершении нажмите Сохранить.

Пользователи, недавно добавленные в группу, получают два значения прав:

• Администратор группы — имеет ли идентификатор пользователя полномочия администратора на уровне группы?
  • По умолчанию установлено значение False.

• Может отправлять — имеет ли идентификатор пользователя право доступа к шаблонам/рабочим процессам и право отправки документов в профиле свойств группы.
  • По умолчанию установлено значение True.

При необходимости установите или снимите флажки для значений в группе.

• По завершении нажмите Сохранить.

Удаление участия в группе

Чтобы удалить пользователя из группы, выполните следующие действия.

• Перейдите на страницу [Группа] > Пользователи в группе.
• Дважды нажмите пользователя, чтобы открыть его профиль.
• Нажмите один раз на группу, которую необходимо удалить, чтобы открыть действие Удалить участие в группе.
• Нажмите ссылку Удалить.
• При необходимости повторите эти действия для удаления других пользователей из группы.
• Нажмите Сохранить.

Администраторы на уровне группы, создающие веб-перехватчики, могут выбрать любую группу, в которой являются администратором, при выборе значения поля «Группа»:

Различия:

Формат загружаемого файла .csv, используемого для создания/обновления нескольких пользователей, изменен с учетом прав пользователей в конкретной группе, когда такие пользователи входят в несколько групп.  Для этого три столбца были удалены из интерфейса UMG:

• Имя группы — удалено; заменено на столбец Группы.
  
• Является администратором группы — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.
• Может отправлять — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.

Ссылка на статью о создании или обновлении нескольких пользователей со включенной функцией UMG

Ссылка на статью без UMG

Добавлен один столбец: Группы.

Столбец Группы содержит одно или несколько определений группы. Каждое определение группы содержит имя одной группы, за которым следует одно или несколько значений статуса, указанных в квадратных скобках. Пример: Имя группы[Статус].

• Имя группы должно буквально совпадать с фактическим именем группы, включая пробелы. Пример: Группа по умолчанию.
• В одно определение группы можно включить несколько значений статуса, например: Имя группы[Статус1 Состояние2].
  • Значения статуса указываются в квадратных скобках.
    • Имена групп также могут содержать квадратные скобки. В этом случае значения статуса необходимо указывать в последних квадратных скобках, например: Отдел продаж [Западное побережье][Статус1 Статус2]
      .
    • Между именем группы и открывающей квадратной скобкой со значениями статуса не ставится пробел.
  • Значения статуса разделяются одним пробелом.
• Можно указать несколько определений групп, разделяя их точкой с запятой (без пробелов).
  
  • Пример: Имя группы[Статус];Другая группа[Статус1 Статус2 Статус3];Последняя группа[СтатусА СтатусБ].
• Для определения группы доступны следующие значения статуса:
  • Primary — определяет группу в качестве основной группы для пользователя.
  • Send — позволяет пользователю отправлять документы из группы.
    
  • NoSend — запрещает пользователю отправку документов из группы.
  • Admin — определяет пользователя как администратора группы на уровне группы.
  • Remove — удаление пользователя из группы.
    • Если пользователь удален из всех групп, он будет находиться в группе По умолчанию.

В приведенном выше примере:

• John@here.com настроен с двумя определениями групп:
  • Группа по умолчанию является его основной группой, он настроен как администратор на уровне группы, и ему разрешено отправлять документы.
    
  • В группе Инженерыон определен как администратор на уровне группы и может отправлять документы.
• Fred@here.com также настроен с двумя определениями групп:
  • В группе Закупки он определен как администратор на уровне группы, но без возможности отправки документов.
  • Он также удаляется из группы Отдел продаж.

Различия:

Действие по деактивации идентификатора пользователя для администраторов на уровне группы было ограничено, чтобы они не могли отключать пользователей в группах, в которых у них нет прав.

Администраторы групп могут деактивировать только тех пользователей, которые входят только в группы администратора и/или группу По умолчанию.

• Если пользователь входит в группу вне полномочий администратора группы, который пытается его деактивировать, параметр Деактивировать пользователя будет недоступен.

Различия:

При создании отдельного пользователя поле Группа пользователейтеперь называется Основная группа.

Различия:

Как было сказано в разделе для администраторов на уровне группы, формат загружаемого файла .csv, используемого для создания/обновления нескольких пользователей, изменен с учетом прав пользователей в конкретной группе, когда такие пользователи входят в несколько групп.  Для этого три столбца были удалены из интерфейса UMG:

• Имя группы — удалено; заменено на столбец Группы.
  
• Является администратором группы — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.
• Может отправлять — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.

Ссылка на статью о создании или обновлении нескольких пользователей со включенной функцией UMG

Ссылка на статью без UMG

Добавлен один столбец: Группы.

Столбец Группы содержит одно или несколько определений группы. Каждое определение группы содержит имя одной группы, за которым следует одно или несколько значений статуса, указанных в квадратных скобках. Пример: Имя группы[Статус].

• Имя группы должно буквально совпадать с фактическим именем группы, включая пробелы. Пример: Группа по умолчанию.
• В одно определение группы можно включить несколько значений статуса, например: Имя группы[Статус1 Состояние2].
  • Значения статуса указываются в квадратных скобках.
    • Между именем группы и открывающей квадратной скобкой не ставится пробел.
  • Значения статуса разделяются одним пробелом.
• Можно указать несколько определений групп, разделяя их точкой с запятой (без пробелов).
  
  • Пример: Имя группы[Статус];Другая группа[Статус1 Статус2 Статус3];Последняя группа[СтатусА СтатусБ].
• Для определения группы доступны следующие значения статуса:
  • Primary — определяет группу в качестве основной группы для пользователя.
  • Send — позволяет пользователю отправлять документы из группы.
    
  • NoSend — запрещает пользователю отправку документов из группы.
  • Admin — определяет пользователя как администратора группы на уровне группы.
  • Remove — удаление пользователя из группы.

В приведенном выше примере:

• John@here.com настроен с двумя определениями групп:
  • Группа по умолчанию является его основной группой, он настроен как администратор на уровне группы, и ему разрешено отправлять документы.
    
  • В группе Инженерыон определен как администратор на уровне группы и может отправлять документы.
• Fred@here.com также настроен с двумя определениями групп:
  • В группе Закупки он определен как администратор на уровне группы, но без возможности отправки документов.
  • Он также удаляется из группы Отдел продаж.

Различия:

В правилах UMG доступны две настройки, позволяющие удалять пользователей из группы По умолчанию при их добавлении в другую группу:

•  При назначении группы пользователь удаляется из группы по умолчанию, если эта группа выбрана в качестве основной: если флажок установлен, пользователь, для которого в качестве основной группы назначена группа По умолчанию, удаляется из группы по умолчанию при добавлении в любую другую группу с помощью страниц администрирования Добавить пользователей в эту группу. Новая группа автоматически становится основной группой пользователя.
  • Эта настройка не применяется при добавлении пользователя в группу через профиль пользователя.
  • Эта настройка не применяется при использовании импорта CSV или методов API для добавления/изменения пользователей.
• Администраторы группы могут удалять пользователей из группы учетной записи по умолчанию: эта настройка позволяет администратору на уровне группы удалять пользователя из группы по умолчанию через профиль пользователя.
  

Редактирование отдельного пользователя выполняется с помощью:

• Меню Пользователи — только администраторы на уровне учетных записей.
• Меню Пользователи группы — администраторы учетных записей или групп.

Нажмите пользователя, чтобы открыть параметр Изменить пользователя; нажмите Изменить пользователя.

Открывается дополнительная панель для управления группами, и администратор может свободно добавлять пользователя в любую группу (или несколько), где у него есть права администратора, нажав значок «плюс».

После добавления участия в группе администратор может включить/отключить полномочия пользователя в группе, установив/сняв флажки в столбцах с заголовками Администратор группы и Может отправлять.

Используя функцию Создать/обновить несколько пользователей, администраторы на уровне учетных записей могут быстро обновлять все идентификаторы пользователей в своей учетной записи.

Формат загружаемого файла .csv, используемого для создания/обновления нескольких пользователей, изменен с учетом прав пользователей в конкретной группе, когда такие пользователи входят в несколько групп.  Для этого три столбца были удалены из интерфейса UMG:

• Имя группы — удалено; заменено на столбец Группы.
  
• Является администратором группы — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.
• Может отправлять — удалено; заменено на значение статуса в столбце Группы.

Новый столбец Группы

Столбец Группы содержит одно или несколько Определений группы. Каждое определение группы содержит имя одной группы, за которым следует одно или несколько значений статуса, указанных в квадратных скобках. Пример: Имя группы[Статус].

• Имя группы должно буквально совпадать с фактическим именем группы, включая пробелы. Пример: Группа по умолчанию.
• В одно определение группы можно включить несколько значений статуса, например: Имя группы[Статус1 Состояние2].
  • Значения статуса указываются в квадратных скобках.
    • Между именем группы и открывающей квадратной скобкой не ставится пробел.
  • Значения статуса разделяются одним пробелом.
• Можно указать несколько определений групп, разделяя их точкой с запятой (без пробелов).
  
  • Пример: Имя группы[Статус];Другая группа[Статус1 Статус2 Статус3];Последняя группа[СтатусА СтатусБ].
• Для определения группы доступны следующие значения статуса:
  • Primary — определяет группу в качестве основной группы для пользователя.
  • Send — позволяет пользователю отправлять документы из группы.
    
  • NoSend — запрещает пользователю отправку документов из группы.
  • Admin — определяет пользователя как администратора группы на уровне группы.
  • Remove — удаление пользователя из группы.

В приведенном выше примере:

• John@here.com настроен с двумя определениями групп:
  • Группа по умолчанию является его основной группой, он настроен как администратор на уровне группы, и ему разрешено отправлять документы.
    
  • В группе Инженерыон определен как администратор на уровне группы и может отправлять документы.
• Fred@here.com также настроен с двумя определениями групп:
  • В группе Закупки он определен как администратор на уровне группы, но без возможности отправки документов.
  • Он также удаляется из группы Отдел продаж.

Правила UMG не влияют на предоставление пользователем общего доступа другому пользователю:

• Если Пользователь A предоставляет доступ к своей учетной записи Пользователю Б:
  • Пользователь Б получает доступ ко всему контенту соглашений/шаблонов, которые Пользователь A создал или в которых является стороной.
    • Отображаются все шаблоны, принадлежащие пользователю A (назначенные для себя/группы/учетной записи).
  • Участие в нескольких группах или перемещение пользователя A в другую основную группу не влияет на отношения.

Если пользователь A предоставил общий доступ Группе Х:

• Все участники группы Х получают доступ ко всему контенту соглашений/шаблонов, которые Пользователь A создал или в которых является стороной.
  • Отображаются все шаблоны, принадлежащие пользователю A (назначенные для себя/группы/учетной записи).
• Участие в нескольких группах или перемещение пользователя A в другую основную группу не влияет на отношения.
• Пользователи, добавленные в Группу Х, получат доступ к контенту соглашений/шаблонов пользователя A.
• Пользователи, удаленные из Группы Х, теряют доступ к контенту соглашений/шаблонов, предоставляемому пользователем A.

Если Группа А предоставила общий доступ Пользователю Х:

• Пользователь Х получает доступ ко всем документам, созданным/отправленным из Группы A.
  • Отправляющий идентификатор пользователя не должен быть текущим участником группы A. Тот факт, что соглашение было создано через группу A, определяет отношение.
    
• Пользователь Х получает доступ ко всем документам/шаблонам для всех идентификаторов пользователей, для которых Группа A определена как основная.
  • Например: изменение основной группы пользователя М с группы A на группу Б остановит доступ пользователя X к контенту пользователя М для просмотра (за исключением документов, отправленных из группы A согласно вышеуказанному правилу).

Если Группа А предоставила общий доступ Группе Б:

• Все участники Группы Б получают доступ ко всем документам, отправленным через Группу А.
  • Отправляющий идентификатор пользователя не должен быть текущим участником группы A. Тот факт, что соглашение было создано через группу A, определяет отношение.
• Все участники группы Б получают доступ ко всему контенту документов/шаблонов для пользователей, для которых группа A определена как основная.
• При добавлении нового идентификатора пользователя в группу Б этот идентификатор пользователя получает доступ к контенту Группы A.
  • Удаление идентификатора пользователя из группы Б отменяет доступ к контенту Группы A.
• Создание/обновление идентификатора пользователя с назначением Группы A в качестве основной обеспечивает доступ ко всему пользовательскому контенту документов/шаблонов Группы Б.
  • Удаление идентификатора пользователя из группы A прекращает доступ к контенту пользователя для группы Б (за исключением документов, созданных через группу A).