Обзор страницы отправки

Изучите элементы на странице Отправить, учитывая все функции, доступные в интерфейсе при создании соглашения.

Обзор

На странице Отправить пользователь может пройти пошаговый процесс составления документа. В этой статье описан самый частый рабочий процесс подготовки соглашения, который включает одного получателя и один документ.

Необязательные функции кратко описаны в тех местах, где они появляются, и даны ссылки на страницы с подробным описанием этих функций.

Составление соглашения

Шаг 1.

Чтобы составить новое соглашение, нажмите Отправить на верхней панели навигации, а затем выберите файл, который станет основой для содержимого соглашения.

На странице есть два интерактивных элемента, которые позволяют создать наложения:

A. Селектор группы. Этот раскрывающийся список доступен для учетных записей, где включен параметр Пользователи в нескольких группах. В противном случае раскрывающийся список неактивен и недоступен.
Селектор группы позволяет выбрать группу, из которой будет отправлено соглашение. В раскрывающийся список входят только группы, участником которых является пользователь.
Если изменить группу, все настройки сбрасываются, и обработка соглашения начинается заново, поэтому лучше сразу выбрать группу. Изменить группу можно в любой момент.

B. Ссылка для выбора файлов. Это ссылка для открытия диалогового выбора файлов. Перетащить файлы в это поле невозможно. Нажмите ссылку!

C. Диалоговое окна выбора файлов. В диалоговом окне можно выбрать файлы на компьютере или из шаблонов библиотеки, которыми управляет выбранная группа.
При выборе локального файла процесс сразу переходит к следующему шагу.
При выборе шаблона можно использовать фильтр для недавно использованных шаблонов или просмотреть всю библиотеку. Кроме того, можно выбрать несколько шаблонов. 

Шаг 2. 

После выбора файлов страница автоматически обновится, чтобы отобразить настраиваемые элементы для импортированных файлов.

Можно настроить три пункта Сведений о соглашении и изменить четыре Настройки соглашения.

Информация о соглашении. Сюда входят файлы, используемые в соглашении, и сведения для настройки сообщений электронной почты, отправляемых получателям.

Г. Выбрать другие файлы. По этой ссылке пользователь может добавить файлы в соглашение. Обратите внимание, что итоговый документ — это файл PDF, в котором все файлы объединены в том порядке, в каком они отображаются в поле файлов. Для изменения порядка файлов их можно перетаскивать мышью.

E. Название соглашения. По умолчанию в качестве Названия соглашения используется название первого добавленного файла. Отправитель может ввести любое другое значение.
Название соглашения вставляется в поле «Тема» сообщения электронной почты, отправляемого клиентам. Это одно из основных значений на странице Управление.

F. Сообщение. Этот текст вставляется в Сообщение электронной почты, отправляемого получателям. 

Настройки соглашения. Это дополнительные настройки, используемые в процессе подписания.

G. Срок выполнения. Эта дата определяет срок действия соглашения. Значение можно отключить, чтобы соглашение действовало бессрочно, установить значение по умолчанию, настроить вручную при создании соглашения, а также изменить уже после отправки соглашения на странице Управление.

H. Периодичность напоминания. Периодичность напоминаний можно отключить, отключив отправку соглашения. Кроме того, можно настроить значение по умолчанию на уровне группы, настроить вручную при создании соглашения, а также удалить или изменить на странице Управление после отправки соглашения.

I. Пароль. Пароль применяется к итоговому подписанному файлу PDF. Пароль можно настроить как обязательный при создании соглашения или удалить из параметров на уровне группы. Обратите внимание, что пароль не сохраняется в системе Acrobat Sign. Пользователям необходимо сохранить сведения о пароле в рамках внутреннего процесса.

J. Язык. Это значение определяет, какая локализация применяется к шаблону электронного письма, доставленному получателю. Обратите внимание, что локализуется только содержимое шаблона, предоставляемое системой Acrobat Sign. Название соглашения, Сообщение и содержимое вложенных файлов не переводятся. Значение по умолчанию можно настроить на уровне группы и изменить при создании нового соглашения.

После настройки соглашения нажмите кнопку Добавить получателей.

Шаг 3.

При нажатии кнопки Добавить получателей на странице появляется раздел получателей.

В каждой строке нужно указать одного получателя в процессе подписания, а каждого получателя настроить как уникальный объект для выполнения определенного действия. Один и тот же адрес электронной почты может использоваться несколько раз. Настройки получателя могут отличаться для разных этапов цикла подписания.
Например, если настроено пять получателей и при этом первый, третий и пятый получатели используют один и тот же адрес электронной почты, то для каждого из этих получателей можно настроить разные роли и методы аутентификации, которые будут применяться соответственно на первом, третьем и пятом этапах цикла подписания соглашения.

В разделе получателей выделяются три части:

Поток цикла подписания:

K. Порядок подписания получателями. Если флажок установлен, получатели должны подписывать документ в определенном порядке. Каждый получатель получает уведомление, только когда приходит его очередь доступа к соглашению. Работа над соглашением завершается, когда последний получатель выполнит требуемое действие.
Если флажок снят, используется цикл параллельного подписания. Все получатели получают уведомления одновременно, а работа с соглашением завершается, когда все получатели выполнят требуемые действия.

Настройка получателя:

L. Индекс подписания. Это число отображается, только если выбран цикл последовательного подписания. Оно определяет порядок, в котором получатели будут получать доступ к соглашению. Порядок получателей можно изменить, нажимая стрелки вверх или вниз рядом с индексом.

M. Роль. Влияет на то, как получатель может взаимодействовать с соглашением, но в основном на то, что увидит получатель (подписывающая сторона, утверждающая сторона, заполняющий форму и т. д.) после выполнения входа. После отправки соглашения изменить роли нельзя.

N. Адрес электронной почты. Ключевая информация для доставки соглашения получателю. В личной адресной книге сохраняются адреса электронной почты для ранее отправленных соглашений. При вводе символов в это поле отображается список подходящих адресов. Если вы ввели неправильный адрес, получателя можно изменить на странице Управление.

O. Метод аутентификации получателя. Значение по умолчанию импортируется из настроек группы. Его можно изменить во время создания соглашения, если настройки группы это позволяют. В раскрывающийся список включены только методы аутентификации, доступные для группы. Их перечень можно изменить на странице Управление.

P. Личное сообщение. Отображается, только если включены Личные сообщения. Личное сообщение добавляется в текст электронного письма для конкретного получателя. Оно может отображаться в среде подписания.

Q. Удалить получателя. При нажатии значка удаления запись получателя удаляется, а остальные получатели сворачиваются и индекс подписания пересчитывается.

Дополнительные участники, не участвующие в цикле подписания:

R. Копия. При нажатии ссылки Копия откроется поле, куда можно ввести до 11 адресов электронной почты. После завершения работы с соглашением им будут отправлены уведомления.

Чтобы добавить еще одного получателя, нажмите значок «плюс».

После добавления и настройки всех получателей отправитель может сразу отправить соглашение или предварительно просмотреть его в среде авторинга. Среда авторинга в приложении позволяет размещать поля нажатием кнопки мыши. Как правило, для каждого получателя с ролью подписанта рекомендуется разместить хотя бы одно поле подписи.