Обзор
На странице Отправка можно настроить и отправить новые специальные соглашения. Доступно пять функциональных разделов для настройки:
- От имени группы (только для учетных записей с поддержкой UMG) — выбор группы определяет настраиваемые параметры и доступные шаблоны для соглашения. Сначала настройте этот параметр, так как сброс группы приведет к обновлению страницы и удалению всех предыдущих конфигураций.
- Получатели — получателями являются пользователи, работающие с документом. Существует несколько типов получателей. Доступные варианты устанавливаются администратором учетных записей.
- Сообщение — в этом поле можно ввести имя документа и сообщение для получателей.
- Параметры — параметры для управления документом.
- Защита паролем — вы можете защитить подписанные документы паролем, который будет применен к готовому файлу PDF для предотвращения несанкционированного просмотра.
- Срок выполнения — если документ необходимо подписать к определенной дате, можно использовать этот параметр для автоматической отмены документа по истечении указанного числа дней.
- Отправить напоминание — можно настроить регулярные напоминания, отправляемые текущим активным получателям.
- Язык получателя — выбранный язык используется в сообщениях электронной почты получателей и на странице электронной подписи.
- Файлы — выбор документов, отправляемых на подпись.
После входа в систему выберите «Отправка» или «Запросить электронные подписи» на главном экране.
Отправка документов
Отправка документов, сбор подписей и утверждение документов — основная функция Acrobat Sign. Разные клиенты предъявляют различные требования к тому, кто будет работать с документом и в какой последовательности. Поэтому на странице «Отправка» содержится несколько функций рабочих процессов, с которым необходимо ознакомиться.
Если вы выполнили вход в учетную запись, в которой подключены пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG), выберите группу, из которой необходимо отправить документ, прежде чем его настраивать.
- Установка значения «Группа» загружает свойства и шаблоны, связанные с группой, для выбора.
- При изменении группы страница будет обновлена. Все введенное содержимое будет удалено при обновлении.
Если в верхней части страницы не отображается раскрывающееся меню От имени, ваша учетная запись не поддерживает UMG.
Определите получателей и порядок, в котором они будут работать с документом.
- Настройка соглашений с несколькими подписывающими сторонами выполняется так же, как и с одной подписывающей стороной, но для большего количества получателей. Добавьте их и настройте по мере необходимости.
- Допускается многократное добавление одного и того же электронного адреса в соглашение (например, если кто-то выполняет действия на разных этапах процесса).
В разделе Получатели верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания:
- Завершить по порядку — этот параметр выбран на примере вверху. При выборе этого параметра процесс подписания выполняется последовательно от одного получателя к другому. Получатели пронумерованы в указанном порядке.
- Гибридный процесс подписания начинается с последовательного подписания («Завершить по порядку»).
- Если включен параметр В любой последовательности, документы могут подписываться получателями параллельно. Получатели не пронумерованы, что указывает на отсутствие строгого порядка подписания.
Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.
- Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего получателя в последовательности подписания.
- Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы создать группу получателей, в которой один пользователь может участвовать от имени всей группы. Например, создайте группу кадровых специалистов, в которой только одному пользователю требуется подписать соглашение.
- Добавить электронную печать — это дополнительная конфигурация, которая доступна, если администратор настроил для пользователя возможность добавления электронных печатей в процессе работы с соглашением.
Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке либо непосредственно измените номера соответствующих получателей. Позиции в списке будут изменены автоматически.
Каждый получатель создается с 5 элементами:
A. Порядок участия — если выбран параметр Завершить по порядку, в этом поле указано, когда получатель будет работать с соглашением.
Б. Роль — характеристика получателя.
В. Адрес электронной почты — этот идентифицирующий получателя адрес электронной почты используется для любых коммуникаций с получателем (включая запрос на подписание соглашений).
Г. Методы аутентификации — метод проверки получателя. Необходимо использовать двухфакторную аутентификацию?
Д. Метод доставки — выберите способ получения ссылок на соглашения (ссылки «Требуется подпись», «Напоминание» и «Завершенное соглашение»). Возможные варианты: электронная почта и SMS на номер телефона получателя.
Е. Требовать нотариального заверения (необязательно) — требуется ли нотариально заверять подписи? Этот параметр доступен, только если администратор настраивает интеграцию.
Ж. Личное сообщение (необязательно) — получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра соглашения.
Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.
«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие и утверждающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.
Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени группы или организации, но не от имени отдельных получателей в группе. Любой участник группы может подписать или утвердить документ от имени всей группы.
Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы.
В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа. Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и значимое имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти это соглашение в дальнейшем.
Если имя соглашения не указано перед прикреплением документа, имя соглашения будет соответствовать имени первого прикрепленного файла. Это значение можно изменить до отправки документа.
Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Это сообщение отображается в письме Требуется подпись, отправленном всем получателям (в отличие от «личного сообщения», которое отображается только для соответствующего получателя).
Шаблоны сообщений
Клиенты уровня «Организация» имеют доступ к шаблонам сообщений, настроенным администратором. Шаблоны сообщений отображаются в соответствии с языком получателя, выбранным в разделе Параметры. Поэтому при выборе значения «Испанский» в раскрывающемся списке «Язык» станут доступны все шаблоны на испанском языке.
Если выбран язык, для которого нет шаблонов, параметр Шаблон сообщений будет недоступен на странице «Отправка».
В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки соглашения после его отправки.
- Защита паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF. Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Acrobat Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.
- Срок выполнения: укажите количество дней до окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять.
- Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.
- Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.
- Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.
В разделе «Файл» можно прикрепить документы к транзакции.
Acrobat Sign объединяет все документы в одно соглашение PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.
Можно прикрепить файлы из библиотеки Acrobat Sign, Google Документов, Box.net, Dropbox, OneDrive или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или путем перетаскивания файла в поле «Файлы».
Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Поля предварительного просмотра и добавления подписи
Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи. Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.
Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.
Если поля подписи не добавлены, Acrobat Sign автоматически добавит новую страницу для подписей в конце документа.
Отправка документа только одному получателю — один из наиболее распространенных рабочих процессов. С его помощью можно с легкостью ознакомиться с базовыми процедурами. Необходимые данные указаны ниже.
- Адрес электронной почты получателя.
- Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса текущего пользователя (вы не можете отправить соглашение себе).
- Документ или файл, который должен быть подписан.
Отправка нескольким получателям
Процесс отправки соглашений нескольким получателям состоит из тех же этапов с двумя существенными отличиями.
- Каждый получатель должен быть указан в отдельной строке в разделе «Получатели» (в порядке, в котором получатели должны подписать соглашение).
- При размещении полей необходимо указать, какие получатели имеют доступ к этим полям. Для этого дважды щелкните поле и настройте значение Получатель.