Установите напоминания для получателей соглашения

Включение/отключение напоминаний о соглашениях

Пользователи всех уровней обслуживания имеют доступ к следующим возможностям:

• Создание циклических напоминаний
  • Во время процесса отправки
  • Со страницы «Управление»
• Создание циклических и специальных напоминаний со страницы «Управление»

Уровни обслуживания «Индивидуальные пользователи» и «Рабочие группы» не имеют возможности автоматизировать или отключать функцию напоминания.

Возможности уровней «Бизнес» и «Организация»

Пользователи с уровнями обслуживания «Бизнес» и «Организация» могут избирательно отображать параметр Напоминание во время процесса отправки или активировать автоматизацию напоминаний для учетной записи или всей группы.

Функция может быть включена/выключена и настроена, как указано по ссылке ниже:

• Войдите в Adobe Acrobat Sign как администратор.
• Выберите Параметры учетной записи > Параметры отправки.

Отчет об аудите

Учетные записи корпоративного и бизнес-уровня имеют возможность добавлять события напоминания в отчеты об аудите, перейдя в Настройки учетной записи > Глобальные настройки > Отчет об аудите и включив опцию Включать напоминания в отчет об аудите.

Когда функция включена, запись о каждом отправленном напоминании по электронной почте заносится в отчет об аудите (до 250 событий).

Настройка напоминания во время отправки

Пользователи, у которых не настроено напоминание по умолчанию для группы или учетной записи, могут установить напоминание во время отправки.

Эти напоминания всегда циклические и отправляются всем получателям документа. Отправитель должен указать только периодичность, с которой запускается напоминание. Предусмотрено шесть вариантов:

• Каждый день
• Каждую неделю
• Каждый рабочий день
• Через день
• Каждый третий день
• Каждый пятый день

При первоначальной отправке документа с напоминанием первому получателю будет выслано сообщение электронной почты с темой Подпишите. Это событие запускает таймер для первого напоминания.

Например, при настройке напоминания для отправки каждый третий день, первое напоминание будет запущено точно через 72 часа после доставки сообщения электронной почты Подпишите.

Когда получатель выполнит требуемое действие с документом, таймер напоминания для этого получателя удаляется.

Если получателей несколько, следующий получатель в потоке получит сообщение электронной почты Подпишите сразу после того, как предыдущий получатель выполнит свое действие. Таймер напоминания для нового получателя запускается на основе времени доставки ему сообщения электронной почты Подпишите (а не начальной временной отметки).

Этот процесс циклически повторяется для всех получателей документа до тех пор, пока работа над ним не будет полностью выполнена.

Настройка напоминания на странице Управление

Напоминания, созданные после отправки, настраиваются на странице «Управление».

Интерфейс страницы «Управление» имеет ряд дополнительных опций, которых нет на странице «Отправка»:

• Можно выбрать получателей, которых необходимо включить в напоминание. Можно создать напоминание для одного, некоторых или всех получателей.
• Можно выбрать циклические напоминания, как на странице «Отправка».
  • Если добавить получателя в процесс циклических напоминаний уже после того, как он выполнил свое действие с документом, он не будет получать напоминания.
• Можно создать однократное (специальное) напоминание, которое будет отправлено либо «Сейчас», либо в «Определенный день».
  • Специальные напоминания можно настроить для участников, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
  • Специальные напоминания можно настроить после того, как документ был подписан и закрыт или помещен в архив.
• Необходимо ввести сообщение. Это обязательное поле при создании напоминания на странице «Управление».

Если для документа уже настроены другие напоминания, отображается список документов вместо интерфейса Создать напоминание.

Чтобы создать новое напоминание, нажмите Добавить напоминание.

Просмотр существующих напоминаний

Можно просмотреть все напоминания, которые были настроены для документа, выполнив следующие действия:

Отмена напоминания

Чтобы отменить напоминание, выполните следующие действия:

Создание пользовательских шаблонов сообщений электронной почты

Корпоративные клиенты могут создать пользовательский шаблон сообщений электронной почты для своих напоминаний. 

Дополнительные сведения о пользовательских шаблонах сообщений электронной почты можно найти в этом руководстве.

Напоминания и REST API

Программный интерфейс REST v6 API обеспечивает прямой доступ к объектам напоминаний с помощью четырех операций:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders — создается напоминание для указанных участников работы над документом, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути..
• GET /agreements/{agreementId}/reminders — извлекаются напоминания для документа, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — извлекается указанное напоминание, связанное с документом..
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — обновляется существующее напоминание для документа.

Блокировка доставки электронных писем с напоминаниями

По умолчанию все учетные записи, в которых настроены напоминания, будут автоматически отправлять электронное письмо с напоминанием в соответствии с расписанием или явным триггером.

В некоторых отраслях существует требование перехватывать все сообщения электронной почты (например, финансовые услуги), и такие клиенты могут выбрать отправку напоминаний через другой канал, используя веб-перехватчики.

Учетные записи уровня обслуживания «Организация» имеют возможность отключить доставку напоминаний по электронной почте из системы Acrobat Sign на уровне учетной записи и группы, отправив запрос в службу поддержки.

Обратите внимание. что в случае отключения напоминаний по электронной почте в журнале действий или отчете об аудите не будет соответствующих событий.

Вебхуки, вызываемые напоминаниями

Вебхуки для напоминаний разделяются на события, относящиеся как к способу составления (как единое соглашение или через процесс пакетной отправки), так и к способу уведомления (отправляет ли Acrobat Sign электронное письмо или нет).

Содержимое напоминания включается в полезную нагрузку вебхука для следующих событий:

• Все события соглашения
• Напоминание о документе отправлено
• Инициировано напоминание о соглашении
• Все события пакетной отправки
• Напоминание о пакетной отправке выслано.
• Инициирована массовая отправка напоминаний

Когда напоминания срабатывают нормально при включенном уведомлении по электронной почте:

• События одиночного соглашения — REMINDER_SENT, а вебхук — AGREEMENT_REMINDER_SENT.
• Транзакции пакетной отправки генерируют вебхук MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Когда напоминания срабатывают с подавлением уведомления по электронной почте:

• События одиночного соглашения — REMINDER_INITIATED, а вебхук — AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
• Транзакции пакетной отправки генерируют вебхук MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Вебхуки пакетной отправки срабатывают только один раз для всего шаблона. Они не срабатывают для каждого дочернего соглашения.

Дополнительные сведения

• Срок действия циклических напоминаний:
  • Срок действия ежедневных напоминаний — 10 дней..
  • Срок действия всех остальных циклических напоминаний — 60 дней.
• Специальные напоминания
  • Запускаются только один раз
  • Можно настроить для отправки напоминания участникам, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
  • Можно настроить после того, как работа с документом завершена или документ помещен в архив.
    • Напоминания невозможно настроить для документов, которые были отменены или отклонены, либо их срок действия истек.
• Напоминания запускаются в то же время суток, когда было отправлено начальное сообщение электронной почты «Подпишите»..
  • В рабочем процессе с несколькими получателями таймер напоминания переводится на время, когда получатель выполнит требуемое действие и будет выполнен переход на следующего получателя.
  • Замена текущей подписывающей стороны на странице «Управление» не приводит к сбросу времени напоминания.
• Получатели имеют право отказаться от получения напоминания. Лишить их этого права невозможно..
• Срок действия можно изменить на странице Управление после отправки документа.
• Срок действия можно игнорировать для внутренних получателей.