Руководство для начала работы с Adobe Acrobat Sign

Определите получателей и порядок, в котором они будут работать с документом.

• Настройка соглашений с несколькими подписывающими сторонами выполняется так же, как и с одной подписывающей стороной, но для большего количества получателей. Добавьте их и настройте по мере необходимости.
• Допускается многократное добавление одного и того же электронного адреса в соглашение (например, если кто-то выполняет действия на разных этапах процесса).
  

В разделе Получатели верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания:

• Выполнить в указанном порядке — этот параметр выбран на примере вверху. При выборе этого параметра процесс подписания выполняется последовательно от одного получателя к другому. Получатели пронумерованы в указанном порядке.
  • Гибридный процесс подписания начинается с последовательного подписания («Выполнить в указанном порядке»).
• Если включен параметр Выполнить в любом порядке, документы могут подписываться получателями параллельно. Получатели не пронумерованы, что указывает на отсутствие строгого порядка подписания.

Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.

• Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего получателя в последовательности подписания.
• Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы создать группу получателей, в которой один пользователь может участвовать от имени всей группы. Например, создайте группу кадровых специалистов, в которой только одному пользователю требуется подписать соглашение.

Каждый получатель создается с 5 элементами:

A. Порядок участия — если выбран параметр Выполнить в указанном порядке, в этом поле указано, когда получатель будет работать с соглашением.

Б. Роль — характеристика получателя.

В. Адрес электронной почты — этот идентифицирующий получателя адрес электронной почты используется для любых коммуникаций с получателем (включая запрос на подписание соглашений).

Г. Методы аутентификации — метод проверки получателя. Необходимо использовать двухфакторную аутентификацию?

Д. Личное сообщение (необязательно) — получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра документа.

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.

«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие и утверждающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.

Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени группы или организации, но не от имени отдельных получателей в группе. Любой участник группы может подписать или утвердить документ от имени всей группы.

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы.

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и значимое имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти это соглашение в дальнейшем.

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Это сообщение отображается в письме Требуется подпись, отправленном всем получателям (в отличие от «личного сообщения», которое отображается только для соответствующего получателя).

Шаблоны сообщений

Заказчики уровня «Организация» имеют доступ к шаблонам сообщений, настроенным администратором. Шаблоны сообщений отображаются в соответствии с языком получателя, выбранным в разделе Параметры. Поэтому при выборе значения «Испанский» в раскрывающемся списке «Язык» станут доступны все шаблоны на испанском языке.  

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки соглашения после его отправки.

• Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Acrobat Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.
• Срок выполнения: укажите количество дней до окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять.
• Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.
• Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.
  • Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.

В разделе «Файл» можно прикрепить документы к транзакции.

Acrobat Sign объединяет все документы в одно соглашение PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Можно прикрепить файлы из библиотеки Acrobat Sign, Google Документов, Box.net, Dropbox, OneDrive или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или путем перетаскивания файла в поле «Файлы».

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.

Отправка документа только одному получателю — один из наиболее распространенных рабочих процессов. С его помощью можно с легкостью ознакомиться с базовыми процедурами. Необходимые данные указаны ниже.

• Адрес электронной почты получателя.
  • Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса текущего пользователя (вы не можете отправить соглашение себе).
• Документ или файл, который должен быть подписан.

Отправка нескольким получателям

Процесс отправки соглашений нескольким получателям состоит из тех же этапов с двумя существенными отличиями.

• Каждый получатель должен быть указан в отдельной строке в разделе «Получатели» (в порядке, в котором получатели должны подписать соглашение).
• При размещении полей необходимо указать, какие получатели имеют доступ к этим полям. Для этого дважды щелкните поле и настройте значение Получатель.

1. Сообщение доставляется в ящик электронной почты получателя.

○ Строка темы начинается с текста: Запрос на подписание документа {название документа}.

2. Чтобы открыть документ, нажмите кнопку Просмотреть и подписать.

3. Документ будет открыт в новом окне браузера.

Другие параметры на странице включают в себя следующее.

A. Параметры — этот список включает параметры, доступные для получателя в соответствии с его ролью.

○ Прочитать документ — документ будет открыт в режиме только для просмотра.

○ Передать подписание другому лицу — этот параметр позволяет получателю делегировать свое право другому пользователю. Например, коллеге или руководителю.

○ Отказ от подписи — это действие завершает работу над документом.

○ Печать, подпись и загрузка — позволяет подписанту преобразовать рабочий процесс подписания из электронного в бумажный. Подписант затем добавляет подписанный документ в систему в электронном виде.

○ Очистка данных документа — это действие удаляет содержимое всех полей.

○ История просмотра — открывает текущий отчет об аудите для просмотра.

○ Загрузить PDF — загрузка текущей версии документа в формате PDF.

Б. Сообщение — выноска позволяет еще раз открыть сообщение.

В. Счетчик обязательных полей — этот счетчик показывает число обязательных полей в документе, которые не были заполнены. При нажатии этого поля подписывающая сторона переходит от одного обязательного (не дополнительного) поля к другому.

Г. Следующее поле — эта желтая стрелка позволяет найти следующее поле при прокрутке большого документа.  Этот параметр обеспечивает переход ко всем полям, не только обязательным.

В этом документе содержится только одно поле подписи, которое является обязательным (отмечено красной звездочкой). В документах с несколькими заполняемыми полями вы можете переходить между ними.

4. Для добавления подписи дважды щелкните поле, чтобы открыть панель «Подпись».

5. Введите свое имя в верхнее поле на панели «Подпись».

Добавить подпись можно одним из четырех способов.

○ Ввод настроенным шрифтом (по умолчанию) — Acrobat Sign применит шрифт, имитирующий рукописный текст, к введенному имени.

○ Физически нарисовать — физически нарисуйте подпись с помощью мыши, стилуса или другого указывающего устройства. Рекомендуется нарисовать подпись пальцем на планшете.

○ Изображение — если у вас есть изображение штампа подписи, вы можете загрузить его.

○ Мобильный — параметр Мобильный позволяет переносить панель подписи с рабочего стола на мобильное устройство, что позволяет более простому устройству физически прорисовывать вашу подпись.

6. Нажмите кнопку Применить, чтобы добавить подпись в поле подписи и вернуться к документу.

7. После того как все обязательные поля заполнены, нажмите кнопку Подписать в нижней части окна (эта кнопка ярко выделена).

Для создания нового отчета перейдите на страницу «Отчеты», нажав вкладку «Отчеты», затем нажмите ссылку Создать отчет.

Откроется страница «Создать отчет».

Параметры отчета

При настройке отчета можно задать множество параметров. Все приведенные ниже параметры доступны для пользователя. 

Дата создания

Дата создания — срок, применимый к отчету. Можно выбрать один из четырех заранее заданных периодов («эта неделя», «прошлая неделя», «этот месяц», «прошлый месяц») или ввести пользовательский диапазон дат.

Пользователи и группы

Этот параметр позволяет создать отчет для отдельных пользователей и групп. Можно выбрать одного или нескольких пользователей/групп или создать отчет для всех пользователей в учетной записи.

Документы и рабочие процессы

Этот параметр позволяет включить в отчет определенные документы. Документы, указанные в этом поле, являются документами библиотеки, используемыми во всей учетной записи. Отдельные документы, используемые однократно, в этом поле не указаны. 

Название документа

С помощью этого параметра можно включить или исключить документы, содержащие (или не содержащие) данное значение. Документы, содержащие введенную строку, можно включить в отчет или исключить из него.

Пакетная отправка

При выборе этого параметра соглашения пакетной отправки будут включены в итоговый отчет.

Целевая производительность

В представлении «Целевая производительность» можно настроить пороговые значения производительности. Индикаторы производительности отображаются в итоговом отчете.

Сравнительный тест

По умолчанию параметр «Сравнительный тест» отключен для отчетов. Нажмите ссылку «Настройки отчета», чтобы включить его.

Сравнительный тест — расширенный метод отслеживания хода выполнения соглашения и скорости подписания. 

График документов по

Для каждого включенного параметра (по дате, отправителю, группе, форме, рабочему процессу и типу подписи) отображается соответствующий график на отчете.

Et Cetera

Параметры в этом разделе позволяют изменить графическое оформление итогового отчета. Изменение параметров по умолчанию может ускорить процесс создания отчета.

После нажатия кнопки Сформировать отчет будет создан отчет в соответствии с заданными параметрами. Вы можете применить различные действия к отчету.

Добавление текущих данных в отчет

Нажатие этой ссылки идентично обновлению страницы. Новый отчет будет включать последние транзакции и действия.

Сохранение отчета

Сохранение отчета позволяет сформировать его в дальнейшем.

Отправка отчета

Вы можете отправить результаты отчета другому пользователю. Для этого необходимо ввести только адрес электронной почты и сообщение.

Планирование отчета

Настройка расписания отчета позволяет формировать его с теми же параметрами с заданной периодичностью.

Экспорт данных отчетов

Нажмите эту ссылку, чтобы открыть или сохранить файл .CSV. Файлы CSV можно открыть в программе Excel. Они содержат все сведения о транзакциях для соглашений в соответствующих столбцах.

Версия для печати

Нажмите эту ссылку, чтобы открыть версию отчета для печати.

Доступ к среде авторинга можно получить следующими способами.

• Отправить новый документ и включить параметр Поля предварительного просмотра и добавления подписи на странице Отправка.

• Редактировать черновик документа на странице Управление.

• Создать новый шаблон или веб-форму на главной странице.

• Редактирование существующего документа библиотеки или веб-формы на странице Управление.

○ Можно редактировать только шаблоны, которые вы загрузили. На изображении внизу показано, что второй шаблон предоставлен для общего доступа другим пользователем и поэтому не может быть изменен.

После запуска среды авторинга ознакомьтесь с пятью основными параметрами.

A. Шаблон полей формы — этот параметр отображается только в том случае, если создан хотя бы один шаблон полей формы библиотеки.

Б. Макет полей и выравнивание — этот параметр открывает панель инструментов для изменения размера полей форм и выравнивания.

В. Выбор получателя (роли) — этот раскрывающийся список содержит получателей соглашения.

Г. Вкладки полей форм — вы можете выбрать поля из этих вкладок для добавления в документ.

Д. Назад/Сброс/Сохранить шаблон/Сохранить текущую работу:

► Назад — кнопка Назад позволяет пользователю перейти назад на страницу Отправка, чтобы изменить название и сообщение документа, адреса электронной почты получателей и файлы, прикрепленные к документу.

► Сброс удаляет все изменения, внесенные в шаблон со времени загрузки или последнего сохранения.

► Сохранить как шаблон — при установке этого флажка шаблон сохраняется в виде отдельного объекта библиотеки после отправки документа.  После нажатия Отправить отобразится сообщение, в котором пользователя просят назвать новый шаблон.

► Сохранить текущую работу — при нажатии этой ссылки сохраняется текущее состояние шаблона.

Шаблон полей формы

Если вы создали шаблон полей формы для документа, вы можете выбрать и применить этот шаблон с помощью этого набора инструментов.

Раскрывающийся список содержит доступные шаблоны полей форм; вы также можете выбрать, с какой страницы следует применить шаблон.  Можно применить несколько шаблонов.

Макет полей и выравнивание

Этот параметр содержит инструменты, предназначенные для выравнивания и изменения размера полей относительно друг друга. Чтобы выбрать несколько полей, выделите поля, удерживая клавишу Ctrl; для выбора группы полей удерживайте клавишу Shift и выделите область мышью.

Шесть значков в левой части позволяют выровнять поля по верхнему краю, горизонтальной средней линии, нижнему краю, левому краю, вертикальной средней линии и правому краю (слева направо). 

Следующие три значка сделают ширину и/или высоту всех полей одинаковой. 

Выравнивание и изменение размера выполняется в зависимости от первого выбранного поля.

Выбор получателя (роли)

Возможно, важнейшая функция создания форм — привязка различных получателей к соответствующим полям. При выборе получателя в списке Получатели все размещенные в дальнейшем поля формы будут автоматически связаны с этим получателем. Измените получателя, чтобы все новые поля были связаны с этим новым получателем.

Размещенные в документе поля можно привязать к другим получателям; для этого дважды щелкните поле и в открывшемся диалоговом окне «Поле» измените получателя в раскрывающемся списке.

Меню полей форм

Все поля, доступные в Acrobat Sign, отображаются в меню на панели справа. Эти поля разделены по категориям использования и типу. Большинство полей можно настроить в соответствии с высотой и шириной формы.

Сохранить как шаблон

После того как вы добавили новые поля форм к соглашению, вы можете сохранить копию в библиотеке перед отправкой соглашения для подписи.

Установите флажок Сохранить как шаблон в правом нижнем углу окна авторинга перед нажатием кнопки Отправить, чтобы добавить измененное соглашение в библиотеку.

Вначале документ будет сохранен в библиотеке.

Затем он будет отправлен на подпись.

Изменение масштаба, сброс и сохранение/отправка

Остальные параметры позволяют увеличивать и уменьшать масштаб документа, сбрасывать или удалять все размещенные поля, а также сохранять или отправлять документ в текущем состоянии.

Сохранить как шаблон сохраняет форму как новый шаблон библиотеки после отправки соглашения. У отправителя появится возможность назвать шаблон после выбора кнопки Отправить.

Рекомендуется регулярно сохранять текущую работу. При этом, когда пользователь выходит из среды авторинга, документ сохраняется автоматически. Получить к нему доступ можно на странице Управление в разделе Черновик.

1. Нажмите вкладку Главная. Затем нажмите Создание шаблона для многократного использования.

Откроется страница Создание шаблона библиотеки.

2. В поле Имя шаблона введите имя шаблона. Это имя можно изменить позднее при необходимости.

3. Нажмите кнопку Обзор, чтобы перейти к файлу в локальной системе, который будет использоваться для создания повторно используемого шаблона. При создании повторно используемого документа будут использоваться этот файл и его содержимое. При создании повторно используемого слоя полей формы содержимое файла не будет включено в шаблон.

4. Выберите параметр шаблона Создать документ для повторного использования и/или Создать слой полей формы для повторного использования.

5. Выберите соответствующие параметры разрешений для совместного использования шаблона.

6. Нажмите кнопку Предпросмотр или добавление полей. Откроется интерфейс авторинга. 

7. Разместите требуемые поля для участников путем перетаскивания полей из вкладок полей формы в документ.

8. Закончив добавлять поля, нажмите кнопку Сохранить.

Шаблон теперь отображается в разделе Шаблоны на странице Управление. Если вы предоставили доступ к шаблону пользователям в вашей группе или организации с помощью соответствующих разрешений, то этот шаблон теперь также отображается в разделе Шаблоны на их странице Управление; они могут использовать его для отправки документов в любом количестве. 

Вы можете добавить нескольких получателей для работы с соглашением (в зависимости от требований бизнеса). Например, вы можете назначить двух пользователей для подписания соглашения, а также одного пользователя для его утверждения или передачи другой подписывающей стороне. При отправке соглашения нескольким получателям можно настроить дополнительный параметр — порядок подписания (последовательный, параллельный или гибридный). 

Данный процесс полностью соответствует своему названию. Этот процесс используется только тогда, когда соглашение должно быть подписано только вами и отправлено одному или нескольким пользователям. Например, с его помощью можно отправить подписанный документ W-9 и/или соглашение о неразглашении одному или нескольким пользователям. Вы можете отправить подписанный документ себе на адрес электронной почты, не используемый для входа. Это связано с тем, что копия подписанного документа сохраняется и доступна на вкладке «Управление». Обратите внимание, что функция «Заполнение и подписание» доступна только на главной странице.

1. Нажмите Заполнить и подписать документ на главной странице. 

3. Введите название документа.

4. Перетащите файл, который требуется подписать, или нажмите ссылку Добавить файлы, чтобы найти и прикрепить документ из локальной системы или сетевого диска.

5. Нажмите кнопку Далее.

6. Откроется страница Заполнение и подписание.

                Добавьте любое содержимое (текст, флажки, подписи).

7. По окончании нажмите Готово.

8. После этого отобразится страница, на которой можно отправить документ, загрузить его копию, просмотреть документ на странице «Управление», а также подписать другой документ.

Процесс пакетной отправки позволяет отправлять документ сразу нескольким сотням пользователей. Каждая подписывающая сторона подписывает свою копию документа; затем все эти отдельные соглашения возвращаются вам. Этот процесс можно использовать для сбора соглашений о неразглашении, документов для кадровых специалистов или разрешений от родителей. Ссылка на пакетную отправку доступна на главной странице.

Вы можете добавить получателей пакетной отправки, указав адреса их электронной почты в поле «Кому:» или загрузив файл .CSV (значения, разделенные запятыми), который содержит данные получателей. Файл .CSV позволяет предварительно заполнить данные каждой подписывающей стороны, что дает возможность изменить информацию для каждого пользователя. Например, можно изменить сообщение «Требуется подпись…», отправленное каждой подписывающей стороне.

Веб-формы — это размещенные документы, которые могут быть подписаны любым пользователем, у которого есть к ним доступ. Они идеально подходят для страниц регистрации, отказов от ответственности и любых других документов, которые должны быть просмотрены и подписаны многими пользователями в Интернете.

Веб-формы можно создавать в двух различных форматах — JavaScript или URL. JavaScript предоставляет необходимый код для встраивания веб-формы в веб-сайт. URL предоставляет веб-адрес, размещенный в Acrobat Sign, который может быть использован отправителями документов для подписания. Ссылка на создание веб-форм доступна на главной странице.

Процесс подписания веб-формы идентичен обычной транзакции в Acrobat Sign. При этом веб-формы могут быть подписаны только одной подписывающей стороной и переданы для скрепления подписи любому другому пользователю. 

С помощью интуитивно понятной панели управления в Acrobat Sign Manager можно открывать документы на мобильном устройстве для отправки и подписания. Новая панель управления полностью совместима с iOS 9 и iPad Pro. Обновленный интерфейс отправки упрощает отправку документов на подпись. 

Загрузите приложение здесь.

Приложение Acrobat Sign Manager для Android переведено на 19 языков так же, как Acrobat Mobile.

Загрузите приложение здесь.