Руководство по установке Adobe Acrobat Sign для Workday

В Руководстве по установке Adobe Sign для Workday описано, как интегрировать Adobe Acrobat Sign в клиент Workday. Чтобы использовать Adobe Acrobat Sign непосредственно в Workday, необходимо знать следующее.

• Создание инфраструктуры рабочих процессов
• Настройка и конфигурирование клиента Workday
• Реализация интеграции Acrobat Sign и Workday Studio

Чтобы отправлять соглашения с помощью Acrobat Sign в Workday, необходимо выполнить следующие действия.

• Активация учетной записи Adobe Acrobat Sign (только для новых заказчиков)
  
• Настройка Adobe Acrobat Sign для Workday
• Установка связи OAuth между Workday и Adobe Acrobat Sign

Активация учетной записи Adobe Acrobat Sign

Действующие заказчики, у которых уже созданы учетные записи Adobe Acrobat Sign, могут пропустить этот этап и перейти к настройке Adobe Acrobat Sign для Workday.

Заказчикам, у которых нет учетных записей Adobe Acrobat Sign, необходимо активировать любую из следующих учетных записей:

• Учетная запись администратора в Adobe Acrobat Sign
• Пробная учетная запись Adobe Acrobat Sign

Обратитесь к специалисту по развертыванию Adobe, чтобы создать учетную запись Acrobat Sign для Workday. После выполнения этого вы получите подтверждающее сообщение электронной почты, как показано ниже. 

Следуйте инструкциям в сообщении электронной почты для активации вашей учетной записи и получения доступа к главной странице Adobe Acrobat Sign.

Чтобы отправить запрос на 30-дневную пробную версию Adobe Acrobat Sign, необходимо заполнить эту форму для регистрации.

Примечание. Рекомендуется использовать для создания пробной версии действующий рабочий адрес электронной почты, а не временный адрес. Этот адрес электронной почты требуется для подтверждения учетной записи, поэтому необходимо указать действующий адрес.

В течение одного рабочего дня специалист по развертыванию Acrobat Sign создаст вашу учетную запись (в Acrobat Sign) для Workday. По завершении вы получите сообщение электронной почты с подтверждением. Следуйте инструкциям в сообщении для активации учетной записи и получения доступа к главной странице Adobe Acrobat Sign.

• Чтобы убедиться в корректной работе интеграции Acrobat Sign и Workday, свяжитесь со службой поддержки Adobe для отключения уведомлений (по электронной почте и в Acrobat).
• Для тестирования используйте тестовый адрес электронной почты. 
• После отключения уведомлений в Acrobat соглашения не будут отображаться на странице «Управление» для подписывающих сторон с активной учетной записью до завершения процесса подписания.

Настройка Adobe Acrobat Sign для Workday

Чтобы настроить Acrobat Sign для Workday, необходимо создать следующие два специализированных объекта в системе Adobe Sign:

• Группа Workday: для интеграции с Workday требуется отдельная группа в учетной записи Acrobat Sign. Группа Adobe Acrobat Sign позволяет контролировать только то, как Workday использует Adobe Sign. Это не повлияет на возможное использование с любыми другими системами, например Salesforce.com или Arriba. Уведомления по электронной почте отключены для группы Workday, поэтому пользователи Workday будут получать уведомления только в папке входящих сообщений в системе Workday.

• Выполняющий аутентификацию пользователь с ключом интеграции: в группе Workday должен быть только один администратор группы — привилегированный пользователь, у которого есть ключ интеграции. Рекомендуется, чтобы администратор использовал рабочий адрес электронной почты типа HR@MyDomain.com, а не личный адрес, во избежание риска деактивации пользователя в будущем, что приведет к отключению интеграции.

Настройка клиента Workday

Чтобы установить связь между клиентом Workday и Adobe Acrobat Sign, необходимо установить доверенные отношения между службами. После создания отношения в любой рабочий процесс в Workday можно добавить этап «Редактирование документа», позволяющий работать с электронными подписями в Adobe Acrobat Sign.

Создание доверенного отношения

Документ для этапа «Редактирование документа» может быть любым из следующих:

• Статический документ
• Документ, созданный на этапе «Создание документа» в том же рабочем процессе
• Форматированный отчет, созданный в Конструкторе отчетов Workday

Во всех этих документах можно использовать текстовые теги Adobe для управления оформлением и расположением определенных компонентов для добавления подписей в Adobe Acrobat Sign.
Источник документа должен быть указан в определении рабочего процесса. Во время выполнения рабочего процесса невозможно загрузить специальный документ.

На этапе «Редактирование документа» Adobe Acrobat Sign предоставляет уникальную возможность задать последовательность подписывающих групп. Вы можете создать группы на основе ролей, которые будут последовательно добавлять свои подписи. Adobe Acrobat Sign не поддерживает параллельные подписывающие группы.

Инструкции по настройке этапа «Редактирование документа» см. в кратком руководстве.

Поддержка

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

Вы можете ознакомиться со статьями сообщества Workday об устранении проблем интеграции и создания документов:

• Устранение проблем с интеграцией электронной подписи
• Этап «Редактирование документа»
• Динамическое создание документов
• Рекомендации по созданию документов-предложений

Служба поддержки Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки пользователям Adobe Acrobat Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (Customer Success Manager, CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.

• Добавление текстовых тегов Adobe в документы
• Настройка этапа «Редактирование документа» и примеры

Служба поддержки Adobe Acrobat Sign

Распространенные вопросы

• Почему статус не обновляется в системе Workday, даже если документ полностью подписан?

Статус документа в системе Workday может не отображаться, если кандидат не нажал кнопку «Отправить» после подписания в Adobe Acrobat Sign.

В соответствии с задачей Workday «Проверить статус электронной подписи»: чтобы начать процесс, пользователь может отправить соответствующую задачу в папке «Входящие».

В соответствии с задачей Workday «Разработка»: первоначальная подпись завершает процесс, только если пользователь отправляет задачу в папке «Входящие» после подписания документа. После подписания iframe закрывается, и пользователь перенаправляется к той же задаче, где можно нажать кнопку «Отправить» для завершения процесса.