Руководство пользователя Adobe Sign для SharePoint (локальная версия)

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями. Интеграция доступна для Microsoft SharePoint 2013 или локального экземпляра SharePoint 2016 года. Данное решение представляет собой фермерное решение для Microsoft SharePoint и предоставляет следующие возможности:

• Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять соглашения
• Отправка на подпись любых документов из библиотеки документов SharePoint
• Возможность отправлять документы одному получателю или группе получателей с помощью списков SharePoint, а также сопоставлять данные из списков SharePoint в документах (при отправке документов на подпись)
• Архивирование всех подписанных соглашений в SharePoint

В данной документации термин «соглашение» используется в широком смысле для обозначения операций или документов, отправленных или отправляемых на подпись/утверждение.

«Получатель» — собирательный термин, обозначающий подписывающие, утверждающие или передающие стороны, работающие с соглашением (фактически, любого пользователя, которому отправлен документ для выполнения каких-либо действий).

Для пользователей, выполняющих обновление с предыдущей версии

При обновлении с предыдущей версии Adobe Sign для SharePoint необходимо иметь в виду, что все прежние настройки по умолчанию для шаблонов соглашений потребуется установить заново (см. раздел Изменение личных настроек).

Получение доступа к функциям Adobe Sign

Adobe Sign — это пакет фермерного решения, устанавливаемый администратором SharePoint. Для пользователей доступна вкладка Adobe Sign в верхней части сайта SharePoint.

Если выбрать вкладку Adobe Sign, откроется лента со всеми доступными функциями Adobe Sign.

Лента включает в себя 5 значков:

• Отправка на подпись
• Статус соглашения
• Шаблон библиотеки
• Управление соглашениями
• Настройки

Первые 4 действия можно регулярно использовать при создании и отправке документов.

Последний значок Настройки открывает раздел для настройки шаблона соглашения. После настройки шаблона этот раздел используется только в случаях, когда необходимо изменить параметры шаблона.  Рассмотрим этот раздел в первую очередь.

Изменение личных настроек

В личных настройках можно задать имя соглашения по умолчанию и ввести текст сообщения для всех соглашений, которые будут отправляться из SharePoint с помощью приложения Adobe Sign.

В поле Имя соглашения можно ввести любое строковое значение (максимум 255 символов) для идентификации соглашения.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и значимое имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти это соглашение в дальнейшем.

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Добавленное сообщение отображается в электронном письме с темой Требуется подпись, которое направляется всем получателям. Это поле не следует использовать для добавления личных заметок: заметки можно прикрепить в виде вложения для каждого получателя.

Шаблоны документов для настраиваемых списков

Под полями «Название документа по умолчанию» и «Сообщение» находятся две настройки, позволяющие выбрать способ прикрепления материалов при отправке документа из списка.

По умолчанию отправитель может выбрать документ из SharePoint.

Пользователь может изменить поведение по умолчанию с помощью двух настроек:

► Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint. Когда включена эта функция, отправителю не обязательно прикреплять документ из SharePoint. Вместо этого отправитель может выбрать один из вариантов прикрепления файла, настроенных в системе Adobe Sign.  Могут быть доступны следующие параметры:

o Вложение с локального компьютера

o Вложение из библиотеки шаблонов Adobe Sign

            Если этот параметр не включен, для пользователя появится запрос о выборе шаблона документа из списка документов SharePoint.

► Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа. Когда включена эта функция, SharePoint запоминает прикрепленный файл и автоматически прикрепляет его к последующим соглашениям, созданным на основе списка. Этап выбора файла при этом пропускается.  Эта функция удобна, когда один и тот же документ используется многократно.

Отправка документа

Начало работы с документом

Отправка соглашений и получение подписей — основные функции Adobe Sign. В среде SharePoint этот процесс можно начать одним из трех способов:

• Отправка из ленты
• Отправка правой кнопкой мыши
• Отправка из списков

Независимо от выбранного способа открывается страница настройки, где можно указать получателей и порядок подписания, если требуется несколько подписей.

Отправка из ленты

Отправка из ленты используется, когда необходимо прикрепить несколько документов SharePoint:

1. Выберите документы для отправки, установив флажки рядом с именами нужных документов.
2. Выберите верхнюю вкладку в ленте.
   • Все выбранные документы будут прикреплены автоматически.
3. Нажмите значок Отправить на подпись.

Отправка правой кнопкой мыши

Отправка по щелчку правой кнопкой мыши можно быстро отправить любой документ из списка документов, но в этом случае к соглашению прикрепляется только один выбранный файл:

1. Нажмите правой кнопкой мыши документ, который необходимо отправить на подпись.
2. Выберите значок эллипса (…), чтобы открыть контекстное меню.
3. Выберите Отправить на подпись в меню.

Отправка из списков

Процедура отправки документа из списка аналогична отправке документа из ленты или через меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

Существуют два важных отличия.

• Автоматическое прикрепление документов не выполняется. В зависимости от личных настроек пользователю необходимо выполнить следующие действия.
  • Явным образом добавить файл из SharePoint
  • Вложение файлов со страницы «Соглашение»
• Возвращаемая подписанная копия в формате PDF (иногда вместе с журналом аудита) прикрепляется к списку, а не отправляется в новую папку.
  • Если администратор SharePoint указал папку для хранения документов, то документ PDF будет отправлен в эту папку.

Настройка соглашения

Когда открыто новое соглашение, отображается страница настройки, которая содержит четыре специальных раздела:

A. Получатели: пользователи, подписывающие или утверждающие соглашение

Б. Сведения о сообщении: имя соглашения и общее сообщение для соглашения

В. Параметры: дополнительные функции, связанные с соглашением

Г. Файл: фактические документы или файлы, которые необходимо подписать или утвердить

o Обратите внимание на то, что документ, с которого было открыто соглашение, автоматически прикрепляется к соглашению.

Раздел «Получатели»

В разделе «Получатели» верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания.

• Когда выбран параметр Выполнить в указанном порядке (см. ниже), получатели перечисляются в порядке подписания, и процесс подписания проходит последовательно, от одного этапа к другому.

○ Внутри последовательных этапов можно определить внутренние этапы, которые позволяют установить:

► Подмножество подписантов, подписывающих документ параллельно (гибридный процесс)

► Группу пользователей, каждый из которых может подписывать документ от имени всей группы (группа получателей)

• Если выбран параметр Выполнить в любом порядке, получатели не нумеруются, и процесс подписания проходит параллельно.

Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.

• Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего подписанта в последовательности подписантов.
• Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы добавить внутренний этап для определения группы подписантов, каждый из которых может добавить подпись. Например, можно создать группу для отдела по работе с персоналом, в которой только один пользователь должен добавить подпись.

Каждый получатель создается с 5 элементами:

A. Этап добавления подписи: определяет, на каком этапе получатель получает доступ к соглашению (при включенном параметре Выполнить в указанном порядке).

Б. Роль: определяет, как получатель может взаимодействовать с документом.

○ Подписанты (по умолчанию): получатели, которые должны поставить хотя бы одну подпись.

○ Утверждающие: получатели, которые просматривают и утверждают документ, но не ставят законную подпись.

○ Передающие: получатели, которые не должны подписывать или утверждать документ. Они передают право на подписание или утверждение третьей стороне.

C. Адрес электронной почты: адрес получателя. Это должен быть личный адрес электронной почты.

D. Процесс проверки: метод проверки получателя.

○ Электронная почта (по умолчанию): аутентификация основана на доступе к электронной почте.

○ Пароль: отправитель создает буквенно-числовой пароль, который сообщается внешнему получателю.

○ Социальная сеть: аутентификация с помощью сторонней социальной сети, например Facebook или LinkedIn.

○ Контрольные вопросы KBA (только для США): аутентификация на основе имеющихся данных, когда получателю необходимо ввести свой СНИЛС и ответить на несколько специальных вопросов, основанных на общедоступных базах данных.

○ Телефон: отправитель должен указать номер телефона получателя, которому будет отправлено SMS с кодом для подтверждения подписи.

Д. Личное замечание (необязательно): отправитель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра документа.

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.

Гибридные процессы

«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.

Например, на рисунке вверху цикл подписания состоит из трех этапов.

Этап 1: fclarke@gmail.com. При отправке соглашения на подпись только fclarke получит уведомление. После того как fclarke подпишет документ, начнется следующий этап процесса.

Этап 2: «гибридный» этап. Как видно на рисунке, все три получателя имеют одинаковый номер (2). Это означает, что Adobe Sign отправит уведомление всем трем получателям одновременно.  Они могут добавлять свои подписи в любом порядке, однако цикл подписания продолжится только после того, как все они выполнят требуемые действия.

Этап 3 включает еще одного получателя, однако в данном случае он является утверждающей стороной (значок флажка вместо кончика пера). После утверждения документа получателем на этапе 3 работа с соглашением будет завершена, документ будет полностью готовым, и все стороны получат уведомление с копией документа в формате PDF.

Для создания «гибридной» группы введите адреса электронной почты всех сторон (как отдельных получателей), затем перетащите поле получателя на другое поле в «гибридной» группе. На экране появится сообщение о создании параллельной группы.

Группы получателей

Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени организации, но не от имени отдельных получателей в группе.  

Например, на рисунке вверху цикл подписания состоит из трех этапов.

Этап 1 (JohnDoe) — подписывающая сторона, которая получит уведомление о необходимости подписания сразу же после отправки соглашения.  После того как JohnDoe добавит свою подпись, соглашение передается на этап 2.

Этап 2 — это утверждающая группа получателей с именем «группа по работе с персоналом». Группа состоит из четырех участников, для каждого установлен особый процесс проверки (для примера). После того как любой из получателей утвердит соглашение, оно будет передано на третий этап.

Этап 3 — это индивидуальный подписант. После завершения этого последнего этапа документ будет полностью готовым, и все стороны получат уведомление с копией документа в формате PDF.

Для создания группы получателей нажмите ссылку Добавить группу получателей в правом верхнем углу поля «Получатель». Будет создан внутренний этап, для которого необходимо ввести имя группы, а также возможных получателей.

Раздел «Сообщение»

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы. Если настроен личный шаблон, в эти поля автоматически подставляются заданные значения.

В поле Имя соглашения можно ввести любое строковое значение для идентификации соглашения.

Примечание. Это значение можно изменить до отправки соглашения.

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии.

• Если учетная запись настроена для использования шаблонов соглашений, ссылка к шаблонам отображается в верхнем правом углу окна сообщения.

Раздел «Параметры»

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки документа после его отправки.

• Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Adobe Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.
• Срок выполнения: укажите количество дней до окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять.
  •  Срок действия отображается, только если соответствующий параметр включен администратором.
• Настроить напоминание: укажите частоту напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над соглашением. Уведомления отправляются только текущим получателям
• Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям

Раздел «Файлы»

В разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции. Исходный документ, с которого началась работа над соглашением, автоматически прикрепляется к соглашению.

Adobe Sign объединяет все документы в один файл PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Файлы можно прикрепить из библиотеки Adobe Sign, Google Документы, Box.net, Dropbox или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или перетаскивания.

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.

Отслеживание соглашений

Состояние соглашения

Процесс обработки отправленного соглашения удобнее всего отслеживать на странице «Состояние соглашения». Чтобы открыть эту страницу, нажмите значок Состояние соглашения в ленте Adobe Sign.

Страница «Состояние соглашения» содержит все соглашения, на просмотр которых у пользователя есть разрешения и которые были отправлены из среды SharePoint.

По умолчанию порядок отображения соответствует дате отправки (самое раннее соглашение отображается в верхней части списка).

Чтобы отфильтровать отображаемые соглашения, воспользуйтесь полем «Поиск» в правом верхнем углу страницы.  В этом поле поиска можно ввести любое строковое значение. В результате будут найдены все совпадения в полях:

Поиск состояния соглашения по документу или списку

Можно легко найти все соглашения, отправленные с помощью документа или списка SharePoint:

1. Найдите и выберите документ или элемент списка, по которому будет выполняться поиск.
2. Выберите параметр Состояние соглашения в ленте или в контекстном меню.

Обновление состояния соглашения

Крайний правый столбец в таблице «Состояние соглашения» содержит действие «Обновить», которое активно запрашивает обновление состояния соглашения у Adobe Sign.  SharePoint регулярно автоматически обновляет все соглашения, которые ожидают действия получателя. Действие «Обновить» позволяет обновить соглашения вне этого цикла, чтобы просмотреть их состояние в реальном времени.

Удаление записи соглашения

У правого края страницы «Состояние соглашения» находится значок «Удалить».  Это действие позволяет удалить запись соглашения в SharePoint, но не приводит к отмене или удалению соглашения в Adobe Sign.  Это действие следует использовать с осторожностью, так как его невозможно отменить.

Подписанные документы

В зависимости от того, как администратор SharePoint настроил пакет Adobe Sign, подписанные документы возвращаются в одно из следующих расположений:

• Глобальная папка: в этой папке хранятся все завершенные документы (если настроен соответствующий параметр).
• Новая папка в исходной библиотеке: если не указана глобальная папка, то в библиотеке документов, где было создано или откуда было отправлено соглашение, создается новая папка «Подписанные соглашения». Для всех завершенных соглашений, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке «Подписанные соглашения».
• Прикрепление к элементу списка: если соглашение было отправлено из элемента списка, в этот список добавляются вложения.

Управление соглашениями

Значок Управление соглашениями открывает другой, более функциональный вид для документов, связанных с пользователем.  На странице «Состояние соглашения» отображаются все документы, и вы можете обновить их статус. Вид «Управление соглашениями» позволяет просматривать более подробные сведения о документах и содержит дополнительные параметры для изменения свойств документа.

Структура страницы «Управление»

На странице Управление доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на три функциональные области.

A. Содержимое и фильтры

B. Список документов

С. Инструменты документов

Фильтры содержимого

На странице Управление имеется четыре параметра/фильтра содержимого:

Список документов

В списке документов отображаются отдельные документы, которые соответствуют выбранному содержимому и отфильтрованы с помощью имеющихся фильтров.

В каждом документе отображается:

Получатель — текущий получатель (если документ находится в процессе выполнения) или первый получатель (когда документ завершен, отменен или срок его действия истек).

• Имя получателя отображается, если известно. Адрес электронной почты получателя отображается, если Имя неизвестно

Отправитель — отправитель документа.

Заголовок — название документа.

Состояние — текущий статус документа, связанный с циклом подписания. (В приведенном ниже примере используется параметр Все, поэтому отображается несколько состояний)

Изменено — дата последнего изменения документа.

Порядок сортировки содержимого по умолчанию — Дата последнего изменения документов.

Однако для сортировки набора данных по этому значению можно нажать любой заголовок столбца.

Список документов

Инструменты документа открываются одним нажатием кнопки мыши на любом документе или шаблоне:

Открывается правая панель, позволяющая открыть инструменты для доступа к документу или работы с ним (или документу из библиотеки/веб-форме/пакетной отправке):

Просмотреть и подписать — доступно только для документов в состоянии Ожидает ваших действий

Открыть документ/шаблон/веб-форму/пакетную отправку  — открытие объекта для полного просмотра документа.

• Документы показывают текущее состояние документа, когда он находится в цикле подписания.
• Шаблоны показывают базовые документы, используемые для создания шаблона

Использовать шаблон — только шаблоны (документы из библиотеки).  Этот параметр запускает новый документ с использованием уже прикрепленного шаблона.

Получить код — только веб-формы. При выборе этого параметра открывается страница, на которой пользователь может скопировать HTML-код или код сценария для веб-формы

Изменить шаблон/веб-форму — позволяет пользователю редактировать шаблон

Напоминание — позволяет пользователю установить напоминание для текущего получателя

Отмена — отмена документа

Загрузка PDF — загрузка копии документа в текущем состоянии.

• Родительские шаблоны загрузят копию исходного документа в формате PDF, которая используется для создания шаблона

Загрузить отчет об аудите — загрузка отчета об аудите для документа

Загрузить данные поля формы — загрузка файла csv с содержимым поля для завершенного документа

• Объекты родительского шаблона загружают файл csv с содержанием на уровне поля для всех завершенных дочерних документов

Изменить документ — позволяет пользователю редактировать документы документа и/или поля, размещенные в документе.

• Этот параметр доступен только до тех пор, пока первый получатель не предпримет необходимые действия.

Удалить — только шаблоны (документы из библиотеки). Удаление шаблона из системы. Это действие невозможно отменить

Скрыть документ/веб-форму/пакетную отправку — скрытие объекта в представлении пользователя.  При этом объект удаляется только из представления, другие действия не выполняются

Общий доступ — позволяет пользователю явно предоставлять общий доступ к объекту другому пользователю.  Это действие нельзя отменить

Примечания — позволяет пользователю применять к объекту личные примечания

Загрузить отдельные файлы — позволяет пользователю загружать отдельные файлы, то есть несколько файлов, которые использовались для создания документа/шаблона

Просмотр отчета об активности — только пакетная отправка. При выборе этого параметра отображается сводка о ходе выполнения пакетной отправки, в которой список получателей разбивается на категории, соответствующие статусу подписи документа

Заменить текущего получателя — доступно только для документов, отправленных пользователем. Позволяет пользователю заменить текущего получателя документа

Действия — рабочий список действий, которые были предприняты в отношении документа. Начинается с события «Создание», вносятся в журнал действия каждого получателя и закрывается с состоянием «Завершено», «Отменено» или «Срок действия истек»

Ссылки для быстрого перехода к основным задачам

Ниже приведен краткий обзор основных задач, а также общие сведения о странице «Управление» и расположении функциональных элементов.

• Настройка напоминаний
• Замена подписывающей стороны в документе
• Изменение документов и/или полей отправленного документа
• Общий доступ к документу
• Просмотр журнала аудита документа

Шаблоны библиотеки (документов)

Значок шаблона библиотеки в ленте Adobe Sign позволяет отправлять документы SharePoint в среду «Авторинг» Adobe Sign, где можно разместить новые поля форм и сохранить форму с полями в своей библиотеке Adobe Sign.

Создание шаблона документа:

1. Выберите документ в качестве основы для шаблона.
2. Нажмите значок Шаблон библиотеки в ленте (или нажмите правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт в меню).
   • Открывается среда «Авторинг» Adobe Sign, где отображается весь документ.
3. Разместите в документе необходимые поля.
   • Если создается шаблон, предполагающий ввод данных или сбор подписей от двух пользователей, разместите все поля для первого получателя.  Затем измените поле Получатель на Участник 2и разместите поля для второй подписывающей или утверждающей стороны.

4. Завершив создание шаблона, нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу.

• Шаблон будет сохранен в библиотеке Adobe Sign.  

Загружаемая копия документа PDF