Руководство по установке Adobe Sign для SharePoint (локальная версия)

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями. Интеграция доступна для Microsoft SharePoint 2013 и локального экземпляра SharePoint 2016 года. Данное решение представляет собой фермерное решение для Microsoft SharePoint и предоставляет следующие возможности:

• Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять соглашения
• Отправка на подпись любых документов из библиотеки документов SharePoint
• Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint
• Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись
• Перенос данных из полей формы подписанного документа в текстовые столбцы списков SharePoint или библиотеку документов. Данные сопоставляются, когда документ подписан и его статус вручную или автоматически обновлено на странице «Состояние соглашения»
• Архивирование всех подписанных соглашений в SharePoint

Требования

Решение Adobe Sign может устанавливать и настраивать только администратор фермы Microsoft SharePoint. Для установки решения также потребуются права администратора на сервере SharePoint. Ознакомьтесь с документацией SharePoint и обратитесь к администратору сайта SharePoint вашей организации, чтобы получить необходимые разрешения на установку решений для фермы SharePoint. Для настройки решения также требуются полномочия администратора учетной записи в Adobe Sign и доступ к ключу интеграции учетной записи Adobe Sign. Системные требования, приведенные ниже, касаются серверных и клиентских компонентов, необходимых для успешной установки и запуска Adobe Sign для SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 (локальная версия), SharePoint 2016 (локальная версия) или SharePoint 2019 (локальная версия)
  

Известные проблемы, о которых необходимо знать

Пакет Adobe Sign не поддерживает частные/инкогнито-сеансы браузера.

В SharePoint действует ограничение по символам, которое необходимо учитывать, особенно при именовании файлов:

• URL-адреса должны содержать не более 260 символов
• Имена файлов должны содержать не более 128 символов

Администраторы, указанные как «Системная учетная запись», при входе в любое семейство сайтов должны ввести свои собственные данные в список AdobeSignUserInfo следующим образом:

В предыдущих решениях могут возникать условия, приводящие к блокировке доступа обычных пользователей SharePoint к семейству сайтов.

Проблема возникает в следующих случаях:

• Решение EchoSign (до версии 4) устанавливается в семейство сайтов
• Администратор SharePoint встроил решение как веб-компонент на любую страницу SharePoint
• Пользователь SharePoint является членом группы владельцев семейства сайтов/посетителей/участников
• Пользователь SharePoint неявляется членом группы администраторов или пользователей EchoSign

Чтобы устранить проблему, удалите веб-компонент со страницы SharePoint. 

Установка

Чтобы установить локальную версию пакета Adobe Sign для SharePoint, выполните следующие действия.

1. Загрузите новый файл Adobe Sign for SharePoint.zip.
   
2. Войдите на сервер SharePoint в качестве администратора.
3. Загрузите Adobe Sign for SharePoint.zip на сервер.
4. Разархивируйте, чтобы извлечь исполняемый файл.
5. Нажмите Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. Откроется мастер установки.  Нажмите Далее.

  7. Сценарий выполнит проверку системы. Если все правильно, нажмите Далее.

  8. Отобразится лицензионное соглашение с конечным пользователем.

○ Отметьте поле Я принимаю условия лицензионного соглашения.

○ Нажмите кнопку Далее.

  9. Будет открыта страница «Веб-приложение/Семейства сайтов».  Выберите семейства сайтов, куда необходимо установить решение.

  10. После завершения настройки нажмите Далее.

  11. После отображения страницы сведений о развертывании можно нажать Закрыть.

Активация/удаление параметров

При повторном запуске сценария установки будет запущен тот же мастер с теми же процессами проверки системы. 

После проверки системы вместо перехода на страницу EULA сценарий предложит выполнить одно из следующих действий:

○ Активация— Активация позволяет администратору активировать решение Adobe Sign на дополнительных сайтах в среде SharePoint. При выборе этого параметра открывается страница Веб-приложение/Семейства сайтов, где отображаются все сайты, на которых решение Adobe Sign не активно (шаг 9 выше).

○ Удаление — этот параметр полностью удалит решение из всех семейств сайтов, на которых был активирован Adobe Sign. Файлы завершенных документов останутся в SharePoint.

Соглашения, которые находятся в обработке, будут по-прежнему активны в Adobe  Sign  и будут завершены в обычном режиме. Завершенные документы больше не будут возвращаться в SharePoint.

Настройка после установки

После установки пакета необходимо выполнить четыре дополнительных шага настройки:

• Установка ключа интеграции
• Выбор способа добавления пользователей
• Включение или отключение прикрепления аудиторского следа к подписанным документам
• Выбор места хранения подписанных соглашений

Установка ключа интеграции

При новой установке необходимо создать ключ интеграции в Adobe Sign и ввести его в системе SharePoint. Этот ключ — это маркер доступа, который служит для аутентификации сред Adobe Sign и SharePoint, позволяет создать между ними доверенные отношения и обеспечивает обмен данными.

Создание ключа интеграции в Adobe Sign:

• Войдите в систему как пользователь с правами администратора учетной записи Adobe Sign.
• Выберите Учетная запись > Adobe Sign API > Сведения об API
• Нажмите ссылку Ключ интеграции в середине страницы

Загружается интерфейс Создание ключа интеграции:

Укажите понятное имя ключа (например, «SharePoint»)

Для ключа интеграции необходимо включить следующие элементы:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

После настройки параметров ключа нажмите Сохранить.

Отображается страница Маркеры доступа с ключами, указанными в вашей учетной записи.

• Выберите определение ключа, созданного для SharePoint.

○ Над определением появится ссылка «Ключ интеграции».

• Откройте ссылку Ключ интеграции.

Отображается ключ интеграции:

• Скопируйте этот ключ и сохраните его в надежном месте. Он потребуется на следующем этапе интеграции.
• Нажмите OK.

Чтобы установить ключ интеграции в SharePoint, выполните следующие действия.

• Войдите на сайт SharePoint как администратор.
• Перейдите к значку Настройки Adobe Sign, чтобы открыть страницу Настройки.

1. На странице настроек перейдите на вкладку Настройки учетной записи.
2. Вставьте ключ интеграции в соответствующее поле.
3. Нажмите Сохранить.

Добавление пользователей

Первый шаг при добавлении пользователей — предоставление им доступа к решению Adobe Sign. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите Параметры сайта > Пользователи и разрешения > Пользователи и группы.
2. Отредактируйте группы Adobe Sign по мере необходимости:

○ Администратор Adobe Sign: пользователи, которым разрешено настраивать решение Adobe Sign (т. е. заполнять страницу настроек и список AdobeSignUserInfo). Настраивать эту группу могут только администраторы соответствующего семейства веб-сайтов или веб-приложений. Пользователи, добавленные в эту группу, получают доступ к вкладкам Личные настройки, Настройки учетной записи, Хранилище документов и Сопоставление шаблонов на странице Настройки.

○ Пользователь Adobe Sign: пользователи, которые должны использовать решение, настроенное администраторами семейства сайтов. Пользователи, добавленные в эту группу, получают доступ только к вкладке Личные настройки на странице Параметры.

Автоматическая подготовка пользователей в Adobe Sign

В Adobe Sign все пользователи, отправляющие соглашения, должны обладать соответствующей лицензией в системе Adobe Sign. При первом использовании для пользователя автоматически создается учетная запись в системе Adobe Sign, если она еще не существует. По умолчанию подготовка этого пользователя выполняется на основе информации, содержащейся в профиле пользователя SharePoint.

Извлечение информации о пользователе из списка AdobeSignUserInfo

При включении этой функции SharePoint начинает использовать значения в списке AdobeSignUserInfo для создания новых пользователей и интерпретации сеансов существующих пользователей в Adobe Sign.

Если эта функция не включена, SharePoint будет использовать значения, связанные с SharePointUser, как определено в SharePoint.

Следует отметить, что вы можете связать адреса электронной почты (и, следовательно, доступ к Adobe Sign) с пользователями SharePoint, у которых нет общедоступной электронной почты, или которым необходимо использовать адрес электронной почты, отличный от адреса электронной почты SharePoint. (Например, Bob@MyDomain.dom является пользователем SharePoint, но ему необходимо отправить соглашения, используя значение электронной почты HumanResources@MyDomain.dom.)

Чтобы использовать значения списка для автоматической подготовки, необходимо выполнить два шага:

1. Обновите список AdobeSignUserInfo.
2. Включите функцию Извлечь информацию о пользователе из списка AdobeSignUserInfo.

Чтобы обновить список AdobeSignUserInfo, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Содержимое сайта > AdobeSignUserInfo.
2. Отредактируйте список, включив в него нужные значения пользователей.

Чтобы включить создание пользователей из списка AdobeSignUserInfo, выполните следующие действия.

1. Войдите в учетную запись SharePoint в качестве администратора.
2. Перейдите в интерфейс Параметры Adobe Sign.
3. Откройте вкладку Настройки учетной записи.
4. Установите флажок Извлечь информацию о пользователе из списка AdobeSignUserInfo.
5. Нажмите Сохранить.

Извлечение аудиторского следа для подписанных соглашений

Если этот параметр включен, то после завершения любого соглашения файл аудиторского следа в формате PDF будет возвращен вместе с завершенным документом. Аудиторский след представляет собой сводный документ по всем основным событиям соглашения (отправлено, просмотрено, подписано), включая метаданные пользователя, связанные с этими событиями (время/дата, IP-адрес).

Чтобы включить доставку аудиторского следа:

1. Войдите в учетную запись SharePoint в качестве администратора.
2. Перейдите в интерфейс Параметры Adobe Sign.
3. Откройте вкладку Настройки учетной записи.
4. Установите флажок Извлечь аудиторский след для подписанных соглашений.
5. Нажмите Сохранить.

Указание папки назначения для подписанного соглашения

Заполненную документацию можно настроить так, чтобы она хранилась в одной конкретной папке для всего (глобального) семейства сайтов.

Если глобальная папка не назначена, окончательный подписанный документ будет возвращен в подпапку Подписанные соглашения, созданную в библиотеке документов, из которой был отправлен документ.

Чтобы настроить папку глобальных подписанных соглашений, выполните следующие действия.

1. Войдите в учетную запись SharePoint в качестве администратора.
2. Создайте папку назначения в любом месте.
3. Перейдите к странице Настройки Adobe Sign.
4. Откройте вкладку Хранилище документов.
5. Найдите папку в списке доступных папок и нажмите на нее, чтобы выбрать.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

Сопоставление шаблонов

Adobe Sign поддерживает создание взаимосвязей между данными в списках SharePoint и полями форм в документах.

С помощью процессов и функции сопоставления полей списка с полями формы можно автоматически заполнять документы перед отправкой. Это сокращает время заполнения форм для отправителей и/или подписывающих сторон, а также снижает вероятность ошибок при вводе данных.

И наоборот, можно создать сопоставление для извлечения данных из полей формы подписанного документа и подстановки этих данных в список SharePoint.

Полное руководство по настройке сопоставления шаблонов можно найти здесь.