Автоматизация процессов работы с контрактами

Автоматизация процессов работы с контрактами

Процесс работы с бизнес-контрактом — это система взаимосвязанных шагов с различными этапами, от заключения соглашения до финальных этапов завершения сделки. Задачи, выполняемые на разных этапах работы с контрактом, очень важны для управления контрактом. Вместо отслеживания каждой задачи вручную можно автоматизировать эти задачи, настроив потоки в Adobe Acrobat Sign для Salesforce.

Процессы создаются на основе логических потоков и содержат одно событие запуска, хотя бы одно условие и хотя бы одно действие, которое может выполняться в реальном времени и/или как запланированное событие.

Adobe Acrobat Sign для Salesforce поддерживает следующие два типа действий: Обновить записи и Действие Apex.

Темы:

• Настройка потоков с типом действия «Обновить записи».
• Настройка потоков с типом действия «Действие Apex».

Настройка потоков с типом действия «Обновить записи»

Можно использовать тип действия Обновить записи в потоках Salesforce для настройки поля списка выбора «Фоновое действие» в записи документа, чтобы запустить действие.

Adobe Acrobat Sign позволяет создать новый процесс, который запускается на основе событий изменения записи, а затем вызывает действие для соответствующего соглашения Adobe Acrobat Sign. Можно выбирать, когда должно произойти действие (например, после обновления какого поля в главной записи) и какие документы выбраны для этого действия.

Тип действия «Обновить записи» поддерживает следующие действия: «Отправить», «Отменить», «Удалить», «Напомнить» и «Обновить».

Можно создать потоки действия Обновить записи для соглашений Adobe Acrobat Sign, как показано ниже.

Начальный элемент потока «Обновить записи» определяет, когда запускается автоматизированный поток. В диалоговом окне Настройка запуска укажите объект Salesforce, записи которого должны запускать поток, задайте время запуска потока и условия ввода для одного или нескольких полей.

Фоновое действие Обновить записи задает фоновое действие для обновления выбранных записей, соответствующих условию. Чтобы изменить фоновое действие Обновить записи, можно выбрать действие «Обновить записи», а затем выбрать Изменить элемент.

В диалоговом окне «Изменение обновления записей»:

1. Выберите способ поиска записей потоком. Если требуется обновить все записи, связанные с записью «Возможность», выберите Обновить записи, связанные с записью возможности, которая запустила этот поток, затем в разделе Выбор связанных записей необходимо указать идентификатор записи.
   
   Примечание. Идентификатор записи должен содержать пространство имен «echosign_dev1». Объект echosign_dev1 связан с общими объектами Salesforce, например «Учетная запись» или «Возможность». Если документы связаны с пользовательским объектом, это имя уникально для организации.
2. Настройте необходимые условия фильтра.
3. Укажите фоновое действие, присвоив значение для поля «echosign_dev1_Фоновое действие_c».
4. Выберите Готово.

Настройка потоков с помощью «Действие Apex»

Можно использовать тип действия Apex в потоках Salesforce для запуска Метода вызова, включенного в управляемый пакет для выполнения соответствующего действия.

Можно создать новый процесс, который будет запускаться на основе событий изменения записи, а затем будет запускать действие для соответствующего соглашения Adobe Acrobat Sign.

Действие Apex поддерживает следующие действия: «Отправить», «Отменить», «Удалить», «Напомнить», «Обновить» и «Загрузить (шаблон)».

Adobe Acrobat Sign предоставляет следующие вызываемые действия, настроенные для потоков действий Apex:

• Отменить соглашение [AgreementCancelInvocableAction]
• Удалить соглашение [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Загрузить шаблон соглашения [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Отправить соглашение [AgreementSendInvocableAction]
• Отправить напоминание о соглашении [AgreementRemindInvocableAction]
• Обновить соглашение [AgreementUpdateInvocableAction]

Можно создавать потоки «Действие Apex» для соглашений Adobe Acrobat Sign, как показано ниже.

Начальный элемент потока настроен для объекта Salesforce, записи которого должны запускать поток при создании, обновлении или удалении документов. Можно настроить запуск потока и задать начальные условия. Например, приведенный ниже поток действия Apex настроен на запуск при обновлении записи при условии, что соглашение будет на этапе «Согласование/рецензирование».

Элемент Назначение определяет переменные времени выполнения шаблона соглашения. Необходимо создать новый ресурс «Переменная», который будет хранить значения, используемые в потоке. В элементе Назначение можно выбрать переменную и задать значения с помощью соответствующего оператора.

Для переменной можно задать несколько значений. Например, задайте переменную, чтобы выбрать значения для идентификатора получателя и идентификатора вложения с помощью оператора «Добавить»: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Чтобы переменная приняла несколько значений, необходимо включить параметр «Разрешить несколько значений (коллекций)» в настройках ресурса переменной. Проверка или изменение настроек переменной:

1. Выберите , чтобы открыть набор инструментов.
2. В разделе «Переменные коллекции» выберите переменную, которую необходимо проверить или изменить.
3. В диалоговом окне Изменение переменной проверьте настройки.
4. Чтобы изменить настройки переменной, выберите
5. В диалоговом окне Изменение переменной измените настройки и выберите Готово.

Элемент Действие Apex определяет значения ввода для потока соглашения, как показано ниже.

• В поле «Идентификатор шаблона соглашения» необходимо указать идентификатор шаблона для шаблона соглашения, для которого требуется задать поток. 
• В разделе Переменные времени выполнения шаблона документа необходимо ввести переменную, определенную с помощью элемента Назначение выше.

Примечание. Поле Переменные времени выполнения шаблона документа не принимает несколько значений. Попытка ввести несколько значений через запятую может привести к ошибке в потоке.  

• В поле «Асинхронная обработка» можно задать значение true или false.
• В поле «Идентификатор главной записи» необходимо ввести идентификатор главной записи.

Потоки «Действие Apex» предоставляют следующие функции:

• Они поддерживают запланированные действия.
• Они поддерживают автоматическую отправку для шаблонов соглашений, то есть соглашения могут создаваться и отправляться автоматически.
• Все действия могут принимать несколько запросов в одном вызове.
• Любые исключения обнаруживаются и хранятся в записи результата и записываются как ошибка в журнале отладки Apex во избежание выполнения процесса блокировки.
• Параметр функции Загрузка шаблона (Асинхронная обработка) указывает, в каком режиме происходит обработка: синхронном или асинхронном. Вызывающий должен указать, должна ли загрузка шаблона выполняться в синхронном или асинхронном режиме.
  • Процесс по умолчанию выполняется в синхронном режиме. Большая часть процессов должна выполняться синхронно.
  • Если включена автоматическая отправка, процесс должен быть в синхронном режиме.
  • Заметным асинхронным процессом может быть загрузка документа библиотеки Adobe Acrobat Sign.

Потоки «Действие Apex» имеют следующие ограничения:

• Сочетание шаблонов автоматической отправки и документов библиотеки Adobe Acrobat Sign не поддерживается из-за ограничения в Salesforce, когда одна цепочка не может сбросить другую.
  
• Для любых параметров, передаваемых в вызываемое действие, можно ссылаться только на родительские поля. Нельзя выполнять действия с дочерними соглашениями в главной записи.
• Не поддерживаются действия, возвращающие значение, например получение сведений о документе или получение URL-адреса для подписания.