Руководство по установке и настройке Adobe Acrobat Sign для ServiceNow (версия 2.2)

Приложение Adobe Acrobat Sign для ServiceNow позволяет отправлять документы на подпись с помощью встроенных функций платформы ServiceNow. Интеграция Acrobat Sign с ServiceNow обеспечивает доступ к следующим функциям:

• Отправка документов на подпись нескольким получателям. 
• Отслеживание процесса подписания на протяжении всего цикла и идентификация предполагаемых подписывающих сторон на каждом этапе.
• Извлечение подписанного документа с встроенным или отдельным документом журнала аудита.
• Извлечение введенных в документ данных формы до процесса подписания или во время него.
• Создание черновиков процесса подписи для первоначального просмотра и последующей отправки. Все изменения, внесенные подписавшими сторонами перед отправкой, синхронизируются с ServiceNow.
• Создание и отправка уведомлений по электронной почте индивидуальным пользователям во время процесса подписания.
• Получение документов на подпись из локальных файлов в ServiceNow или из внешнего источника.
• Использование шаблонов документов с полями, которые можно заполнить с помощью данных из записей ServiceNow до отправки. Это позволяет использовать один шаблон для создания пользовательских документов на основе выбранной записи темы, например инцидента или запроса на обслуживание.
• Использование шаблонов библиотеки учетной записи Acrobat Sign, синхронизированных с ServiceNow и доступных для выбора в процессе отправки.

В руководстве по установке и настройке Adobe Acrobat Sign для ServiceNow предоставляются инструкции о том, как выполнять следующие действия:

• Установка приложения Acrobat Sign для ServiceNow
• Подключение к Acrobat Sign
  • Клиенты коммерческого облака
  • Клиенты Government Cloud
• Настройка приложения Acrobat Sign для ServiceNow
  • Установка свойств приложения
  • Настройка пользовательских компонентов
  • Настройка компонентов портала сервисов
  • Создание шаблонов документов
  • Синхронизация шаблонов библиотеки
  • Создание локальных шаблонов
  • Создание элемента каталога сервисов
  • Создание соглашения из действия рабочего процесса
• Использование Acrobat Sign при управлении контрактами
• Использование API для создания скриптов

После установки и настройки приложение Acrobat Sign для ServiceNow можно использовать для отправки, подписания, отслеживания соглашений и управления ими. См. Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для ServiceNow.

Установка приложения Acrobat Sign для ServiceNow

Установить приложение в ServiceNow может только администратор Adobe Acrobat Sign и системный администратор ServiceNow (admin).  

Можно запросить бесплатную пробную учетную запись Adobe Acrobat Sign для ServiceNow.

Подключение к Acrobat Sign

Приложение Adobe Acrobat Sign для ServiceNow предназначено для работы с коммерческими учетными записями и учетными записями Government (FedRAMP). Если вы не уверены в том, какая у вас учетная запись, следуйте инструкциям для клиентов коммерческого облака.

Клиенты коммерческого облака

После установки приложения Adobe Acrobat Sign в ServiceNow администраторы группы или учетной записи Adobe Acrobat Sign должны подключить ServiceNow к коммерческому облаку Adobe Acrobat Sign, выполнив следующие действия:

Клиенты Government Cloud

После установки приложения Adobe Acrobat Sign в ServiceNow администратор группы или учетной записи Adobe Acrobat Sign Government Cloud может подключить ServiceNow к Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Настройка приложения Acrobat Sign для ServiceNow

Чтобы узнать, как настроить приложение Acrobat Sign для ServiceNow ознакомьтесь со следующими параметрами:

• Установка свойств приложения
• Настройка пользовательских компонентов
• Настройка компонентов портала сервисов
• Создание шаблонов документов
• Синхронизация шаблонов библиотеки
• Создание локальных шаблонов
• Создание элемента каталога сервисов
• Создание соглашения из действия рабочего процесса

Установка свойств приложения

Чтобы получить доступ к свойствам приложения, перейдите в Adobe Acrobat Sign > Администрирование > Свойства.

Отобразятся следующие настройки по умолчанию:

• Имя хоста [x_adosy_as.redirect_host]: если у вас есть пользовательский URL-адрес экземпляра, укажите полностью соответствующий хост для использования в URL-адресе перенаправления для OAuth и обратных вызовах API (например, веб-перехватчиков).
  По умолчанию это значение пустое, а хост — это значение, которое хранится в свойстве системы «glide.servlet.uri».
  Применяется только перенаправление экземпляра ServiceNow. Чтобы перенаправить подписывающую сторону после подписания на другой хост, укажите хост в свойстве «URL-адрес перенаправления подписанта» (post_sign_uri).
• URL-адрес после подписания по умолчанию [x_adosy_as.post_sign_uri]: место по умолчанию для перенаправления пользователя после подписания им документа в Acrobat Sign. Используется, если URI после подписания не указан во время создания соглашения. Этот URI относится к указанному имени экземпляра, но его можно перезаписать, включив протокол (например, https://www.adobe.com/), который позволяет выполнить перенаправление после подписания в другое место, не в экземпляр ServiceNow. Идентификатор sys_id созданного соглашения можно вставить путем использования «{sys_id}» в URL-адресе. Значение по умолчанию: «/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on». Оно позволит перенаправить пользователя к списку завершенных соглашений.
• Задержка перенаправления подписанта [x_adosy_as.post_sign_delay]: задержка (в секундах) перед перенаправлением пользователя после того, как он подписал документ в Acrobat Sign. Значение по умолчанию — 3.
• Защита от кликджекинга [x_adosy_as.clickjacking_domains]: предоставляется список разделенных запятыми URL-адресов родительских доменов, в которых отправленные на подпись документы могут быть включены в iFrame, например service-now.com.
  Требуется для клиентов Government Cloud. Если оставить поле пустым, страницы из Acrobat Sign могут быть пустыми при отображении внутри фрейма.
• Разрешить адреса электронной почты из Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: управление тем, отправляются ли уведомления по электронной почте Acrobat Sign в процессе подписания. Значение по умолчанию — false.
• Всплывающие черновики соглашений [x_adosy_as.popout_draft]: по умолчанию при нажатии кнопки «Просмотр сведений» в соглашении в Acrobat Sign открывается черновик в Acrobat Sign в том же окне браузера.
  Установите для этого параметра значение true, чтобы открыть новое окно. Значение по умолчанию — false.
• Включить аудит [x_adosy_as.include_audit]: управляет журналом аудита, включенным в подписанные документы. Значение по умолчанию — true.
• Использовать Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: клиентам Adobe Government Cloud необходимо включить это свойство, чтобы приложение Acrobat Sign для ServiceNow использовало сервисы Acrobat Sign Government Cloud. Значение по умолчанию — false.
• Подсказка для входа, чтобы выполнить подключение [x_adosy_as.login_hint]: значение login_hint, используемое при первом подключении к Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Это приведет к автоматическому заполнению страницы «Подключение к Acrobat Sign». Обычно это адрес электронной почты учетной записи администратора. Значение по умолчанию — пусто.
• Поля форматтера действия с соглашением [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: укажите, какие поля должны отображаться в формате действия в записи «Соглашение».
  Значение по умолчанию: «name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag».
• Запрос «Мои соглашения»[x_adosy_as.my_agreements_query]: запрос, который используется, когда соглашения отображаются в таких местоположениях, как «Портал». Значение по умолчанию «requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe», которое возвращает соглашения, в которых пользователь является инициатором запроса или подписывающей стороной.
• Расширение составного файла [x_adosy_as.multipart_extension]: расширение для имени файла, которое используется для временных вложенных составных файлов. Значение по умолчанию (рекомендуемое): «mpfd».
• Ведение журнала приложения[x_adosy_as.logging.verbosity]: управление ведением системного журнала. Значение по умолчанию: «info».
• Отладка подключения [x_adosy_as.connect_debug]: показывает диагностические оповещения во время подключения к Acrobat Sign. Значение по умолчанию — false.

Свойство URL-адреса перенаправления по умолчанию применяется ко всем соглашениям, в которых не задано значение в поле «URI после подписания».

Остальные свойства позволяют управлять отправкой уведомлений Acrobat Sign во время процесса подписания (значение по умолчанию = «Нет»), а также включением журнала аудита в подписанные документы (по умолчанию = «Да»).

Настройка пользовательских компонентов

Приложение Adobe Acrobat Sign содержит пользовательские компоненты, которые можно настроить в соответствии с собственными требованиями. Ознакомьтесь со списком компонентов ниже, чтобы узнать, как изменить каждый из них.

Настройка компонентов портала сервисов

Приложение Acrobat Sign для ServiceNow поставляется со следующими элементами Портала сервисов, которые можно использовать или копировать с помощью собственных элементов Портала сервисов.

Создание шаблонов документов

Шаблон документа — это шаблон, который можно выбрать для включения в соглашение.  Шаблон можно использовать для предоставления стандартного документа, который можно использовать повторно для различных отдельных соглашений. Запись Source document (Исходный документ) ссылается на шаблон, чтобы сделать функции этого шаблона доступными для связанного соглашения.

Шаблон может быть локальным для экземпляра ServiceNow или шаблоном библиотеки, сведения о котором синхронизируются с подключенной учетной записью Adobe Acrobat Sign.

Синхронизация шаблонов библиотек

После установки и настройки приложения администраторы могут синхронизировать шаблоны библиотеки. Шаблон библиотеки Adobe Acrobat Sign определяется в учетной записи Acrobat Sign, а его сведения синхронизируются с ServiceNow.  Определяющий документ шаблона библиотеки также хранится в подключенной учетной записи Acrobat Sign, поэтому для отправки не требуется добавление.

Синхронизация шаблонов библиотеки с ServiceNow

1. Перейдите в Adobe Acrobat Sign > Администрирование > Шаблоны документов.
2. Нажмите Обновление библиотеки.

Обновится список с шаблонами библиотеки из подключенной учетной записи Acrobat Sign.

Создание локальных шаблонов

Определяющий документ локального шаблона содержится в качестве записи вложения в ServiceNow и должен быть добавлен в Acrobat Sign в процессе отправки.

Документ шаблона может содержать или не содержать поля форм, которые необходимо предварительно заполнить с использованием данных из записи темы соглашения. Необходимо использовать шаблон, если документ содержит такие поля формы.

Создание элемента каталога сервисов

Acrobat Sign для ServiceNow позволяет создавать новые соглашения, доступ к которым пользователи могут получать в Service Catalog (Каталоге сервисов) путем создания Record Producer (Средство создания записей). Можно настроить Record Producer (Средство создания записей) для сбора любых данных, которые нужно объединить в документ, и создания и отправки соглашения пользователю. 

Пользователи с ролями catalog_admin или admin могут создавать элемент каталога. Действия ниже показывают, как создать элемент каталога Record Producer (Средство создания записей). Можно повторить шаги для создания других элементов каталога.

Примечание. Убедитесь, что приложение Adobe Acrobat Sign не выбрано при настройке экземпляра.

Процесс создания каждого средства Record Producer (Средство создания записей) отличается в зависимости от определенных требований к полям документа, шаблону, переменной и многому другому. Однако применяются одинаковые принципы.  В примере, приведенном в данном руководстве, показано создание соглашения о разрешении на парковку. 

Чтобы создать средство создания записей Record Producer, выполните следующие действия:

Создание соглашения из действия рабочего процесса

Для добавления документов на подпись в существующие элементы каталога можно добавить задачу в рабочий процесс, который создает соглашение, и задачу каталога, которая назначает ее пользователю для подписания.

Следующий пример показывает, как использовать приложение Acrobat Sign. Однако определенные детали этапов настройки могут отличаться в зависимости от требований конкретного процесса.

Для создания соглашения из действия рабочего процесса необходимо настроить следующие компоненты:

• Catalog Task (Задача каталога): создает соглашение, отправляет его на подпись и назначает задачу подписывающей стороне.
• Script Action (Действие сценария): отвечает на событие, инициированное после подписания соглашения, а затем завершает задачу, предоставляя цикл обратной связи и позволяя рабочему процессу выполняться далее.

Создание задачи каталога

1. В редакторе рабочих процессов Workflow Editor выберите вкладку Core (Основное).
2. Перейдите в Core Activities (Основные действия) > Tasks (Задачи), затем перетащите действие Catalog Task (Задача каталога) в нужное место в рабочем процессе.
3. Присвойте задаче имя и назначьте уровень приоритета.
4. Задайте для параметра Wait for completion (Ожидать завершения) значение true.
5. В разделе Script (Сценарий) установите для флажка Дополнительно значение true, затем в поле Advanced script (Дополнительный сценарий) введите свой код. Ниже представлен пример кода.
6. Нажмите Update (Обновить).

Теперь можно настроить Script Action (Действие сценария) для автоматического присвоения задаче каталога состояния Closed Complete (Закрыто завершенным), когда соглашение завершено. Необходимо настроить инициирование Script Action (Действие сценария) событием x_adosy_as.agreement.complete в таблице соглашения.

Создание нового действия Script Action (Действие сценария)

1. Перейдите в System Policy (Системная политика) > Events (События) > Script Actions (Действия сценария) и нажмите New (Создать).
2. На новой странице Script Action (Действия сценария):
   1. Присвойте имя действию сценария.
   2. Задайте имя событию: x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Установите флажок Active (Активный).
   4. В поле Script (Сценарий) копируйте и вставьте сценарий из Script Action: Sample Code (Действие сценария: пример кода) ниже.
3. Нажмите правой кнопкой мыши строку верхнего колонтитула и выберите Сохранить.

Действие сценария: пример кода

// Действие сценария для установки состояния задачи каталога на «Закрыто завершенным»

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Закрыто завершенным

  catalog_task.update();

})();

Использование Acrobat Sign при управлении контрактами

Можно использовать Acrobat Sign с записями, отличными от записей на базе задач, как описано выше в Custom Components (Пользовательские компоненты). В инструкциях ниже указано, как использовать Acrobat Sign для Contract Management (Управление контрактами). Определенные детали этапов настройки могут отличаться в зависимости от требований конкретного процесса.

Для использования Acrobat Sign для Contract management (Управление контрактами) необходимо настроить два следующих компонента:

• UI Action (Действие интерфейса): создает соглашение и отправляет его для подписания.  После подписания документа инициируется событие.
• Script Action (Действие сценария): отвечает на событие и предоставляет цикл обратной связи, выполняя процесс и обновляя контракт.

Примечание. Только пользователи с ролями ui_action_admin или admin могут определять действия интерфейса. Пользователи с рольюadmin могут только определять действие сценария.

Использование API для создания скриптов

Можно с легкостью настроить приложение Adobe Acrobat Sign для работы с любыми процессами с помощью внутренних API-интерфейсов. API-интерфейс доступен через x_adosy_as namespace.