Руководство пользователя Adobe Sign для SharePoint Online

В результате интеграции Adobe Sign с Microsoft® SharePoint предоставляется решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями.

Интеграция Adobe Sign для Microsoft® SharePoint разработана как надстройка для SharePoint, которую можно использовать для выполнения следующих действий:

• Отправка соглашений на подпись из любой библиотеки документов или списка SharePoint.
• Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint.
• Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись.
• Сопоставление данных из полей форм подписанного соглашения с текстовыми столбцами списков SharePoint и библиотекой документов посредством функции сопоставления данных. После подписания документа его статус автоматически обновляется. 
• Архивирование всех подписанных соглашений в SharePoint.
• Добавление страницы управления в Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять соглашения.

См. Руководство по установке Adobe Acrobat Sign для Microsoft® SharePoint.

Поддерживаемые браузеры

• Edge — текущая версия
• Chrome — текущая версия
• Firefox — текущая версия
• Safari — текущая версия

Браузер Edge

Для работы надстроек SharePoint необходимо настроить некоторые параметры надежных сайтов в Microsoft® Edge или Edge.  Internet Explorer 11 и более ранние версии не поддерживаются

Кроме того, пользователям Microsoft® Edge необходимо явно изменить параметры надежных сайтов, включив в список следующие URL-адреса:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Редактирование надежных сайтов

1. Откройте браузер Edge и нажмите клавиши Windows® + S .
2. В полях «Поиск» введите Свойства браузера.
3. В меню Свойства браузера выберите вкладку Безопасность.
4. Нажмите значок Надежные сайты.
5. Выберите Сайты.
6. Введите один из URL-адресов выше, затем выберите Добавить.
7. Повторите шаг 6 для каждого URL-адреса.
8. После завершения закройте меню Свойства браузера.

Получение доступа к функциям Adobe Sign

Adobe Sign — это надстройка, устанавливаемая администратором SharePoint. Для пользователей доступна вкладка Adobe Sign в верхней части сайта SharePoint.

Если выбрать вкладку Adobe Sign, откроется лента со всеми доступными функциями Adobe Sign.

Чтобы значки в ленте стали активными, необходимо нажать в веб-части документа или списка либо выбрать документ.  После щелчка мышью в веб-части значки в ленте становятся активными.

Лента/меню включает в себя 5 значков:

• Отправить на подпись
• Статус соглашения
• Шаблон библиотеки
• Управление соглашениями
• Настройки

Первые 4 действия можно регулярно использовать при создании и отправке документов.

Последний значок Настройки открывает раздел для настройки личного шаблона документа. После настройки шаблона этот раздел используется только в случаях, когда необходимо изменить параметры шаблона.  Рассмотрим этот раздел в первую очередь.

Изменение личных настроек

В личных настройках можно задать имя документа по умолчанию и ввести текст сообщения для всех документов, которые будут отправляться из SharePoint с помощью приложения Adobe Sign.

В поле Название документа можно ввести любое строковое значение (максимум 255 символов) для идентификации документа.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и имеющее значение имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти этот документ в дальнейшем.

Сообщение документа — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Добавленное сообщение отображается в электронном письме с темой Просмотреть и подписать, которое направляется всем получателям. Не следует использовать его для добавления личных заметок: заметки можно прикрепить в виде вложения для каждого получателя.

Шаблоны документов для настраиваемых списков

Под полями «Название документа по умолчанию» и «Сообщение» находятся две настройки, позволяющие выбрать способ прикрепления материалов при отправке документа из списка.

По умолчанию отправитель может выбрать документ из SharePoint.

Пользователь может изменить поведение по умолчанию с помощью двух настроек:

► Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не SharePoint. Когда включена эта функция, отправителю не обязательно прикреплять документ из SharePoint. Вместо этого отправитель может выбрать один из вариантов прикрепления файла, настроенных в системе Adobe Sign.  Могут быть доступны следующие параметры:

o Вложение с локального компьютера

o Вложение из библиотеки шаблонов Adobe Sign

► Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа. Когда включена эта функция, SharePoint запоминает прикрепленный файл и автоматически прикрепляет его к последующим документам, созданным на основе списка. Этап выбора файла при этом пропускается.  Эта функция удобна, когда один и тот же документ используется многократно.

Отправить документ

Начало работы с документом

Отправка документов и получение подписей — основные функции Adobe Sign. В среде SharePoint этот процесс можно начать одним из четырех способов:

• Отправка из ленты или меню
• Отправка правой кнопкой мыши
• Отправка из списков через ленту или меню
• Отправка из списков правой кнопкой мыши

Независимо от выбранного способа открывается страница настройки, где можно указать получателей и порядок подписания, если требуется несколько подписей.

Отправка из ленты или меню

Отправка из ленты используется, когда необходимо прикрепить несколько документов SharePoint:

1. Выберите один или несколько документов для отправки, установив флажки рядом с именами нужных документов.

2. Выберите вкладку в ленте, расположенной в верхней части страницы.

3. Нажмите значок Отправить на подпись.

○ Все выбранные документы будут прикреплены автоматически.

Отправка правой кнопкой мыши

Нажмите правую кнопку мыши, чтобы быстро отправить любой документ из списка документов. В этом случае к документу прикрепляется только один выбранный файл:

1. Нажмите правой кнопкой мыши документ, который необходимо отправить на подпись.

2. Выберите Дополнительно во всплывающем меню.

3. Выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужную запись в списке.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем Отправить на подпись во вложенном меню.

Отправка из списков

Для отправки из списка можно использовать ленту или контекстное меню правой кнопкой мыши.

Отправка из списков через ленту или меню

1. Нажмите нужную запись.

2. Нажмите Adobe Sign в ленте или в меню.

3. Выберите Отправить на подпись в раскрывающемся списке.

Отправка из списков через контекстное меню

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужную запись в списке.

2. Выберите Отправить на подпись в меню.

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужную запись в списке.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем Отправить на подпись во вложенном меню.

Страница обновляется, и отображается вид для выбора файлов:

3. Выберите файл.

4. Нажмите Прикрепить.

Если включена функция Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint, окно выбора файлов в SharePoint будет пропущено, и вы будете перенаправлены непосредственно на страницу настройки документа.  В этом случае для добавления документов на подпись используется кнопка Выбор файлов.

Обратите внимание на две важные функции:

► Если включена функция Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа, автоматически прикрепляется последний файл, выбранный для этого списка.

o Если нужно прикрепить другой файл, необходимо отключить функцию Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа.

► Возвращаемая подписанная копия в формате PDF (иногда вместе с журналом аудита) прикрепляется к элементу списка в качестве вложения, а не отправляется в новую папку.

o Если администратор SharePoint указал папку для хранения документов, то документ PDF будет отправлен в эту папку.

Настройка соглашения

Когда открыто новое соглашение, отображается страница настройки, которая содержит четыре специальных раздела:

A. Получатели: пользователи, работающие с соглашением

B. Сообщение: имя соглашения и общее сообщение для соглашения

C. Параметры: дополнительные функции, связанные с соглашением

D. Файлы: фактические документы или файлы, которые необходимо подписать или утвердить.

o Обратите внимание на то, что документ, с которого начался процесс отправки, автоматически прикрепляется к соглашению.

Раздел «Получатели»

Каждый получатель создается с 5 элементами:

A. Индекс подписания: это число обозначает относительную позицию получателя в цикле подписания, когда выбран последовательный процесс.

B. Роль: определяет, как получатель может взаимодействовать с документом. Роли назначаются администратором учетной записи, поэтому некоторые функции могут быть недоступны.

○ Подписанты (по умолчанию): получатели, которые должны поставить хотя бы одну подпись.

○ Утверждающие: получатели, которые просматривают и утверждают документ, но не ставят законную подпись.

○ Принимающие: фактически эти получатели выполняют те же функции, что и утверждающие стороны. Основное различие заключается в том, что в отчете об аудите они обозначаются как «Принимающие документ», а не как «Утверждающие документ».

○ Получатели: сертифицированным получателям могут быть не назначены поля формы. В процессе подписания им предлагается передать, отклонить или подтвердить соглашение.

○ Заполняющие: эта роль предназначена специально для пользователей, которым требуется заполнить форму в процессе подписания, но у которых нет необходимых программных средств для создания пользовательских документов или загрузки содержимого полей из базы данных в форму.

○ Передающие: роль передающего предназначена для процессов, в которых пользователь должен принять окончательное решение и определить, кто будет следующим подписывающим или утверждающим для документа. Дополнительная роль все передающей стороны предусмотрена для каждой из других ролей.

C. Адрес электронной почты: адрес получателя. Это должен быть личный адрес электронной почты.

○ Добавить меня: отправитель может включить самого себя в цикл подписания, нажав ссылку Добавить меня в верхнем правом углу раздела Получатели.

○ Добавить группу получателей: иногда в цикле подписания участвует несколько людей. Например, может потребоваться подпись любого из пяти сотрудников юридического отдела. Группа получателей позволяет отправителю перечислить все пять возможных подписывающих сторон и потребовать подпись только одной из них (обратите внимание на получателя 3 на приведенной выше иллюстрации).

D. Процесс проверки: метод проверки получателя.

○ Электронная почта (по умолчанию): аутентификация основана на доступе к электронной почте.

○ Пароль: отправитель создает буквенно-числовой пароль, который сообщается внешнему получателю.

○ Социальная сеть: аутентификация с помощью сторонней социальной сети, например Facebook или LinkedIn.

○ Контрольные вопросы KBA (только для США): аутентификация на основе имеющихся данных, когда получателю необходимо ввести свой СНИЛС и ответить на несколько специальных вопросов, основанных на общедоступных базах данных.

○ Телефон: отправитель должен указать номер телефона получателя, которому будет отправлено SMS с кодом для подтверждения подписи.

E. Личное сообщение (необязательно): получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра соглашения. Эта функция доступна, если администратор учетной записи включил ее в пользовательском интерфейсе Adobe Sign.

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет выполнять никакие другие действия.

Непосредственно над списком получателей находится переключатель, с помощью которого можно выбрать порядок процесса подписания:

○ Когда включен параметр Завершить по порядку (см. рис. выше), получатели индексируются, и процесс подписания проходит последовательно, от одного этапа к другому.

○ Если выбран параметр В любой последовательности, получатели не нумеруются, и процесс подписания проходит параллельно.

Раздел «Сообщение»

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы. Если настроен личный шаблон, в эти поля автоматически подставляются заданные значения.

В поле Название документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа.

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии.

Раздел «Параметры»

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки документа после его отправки.

► Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Adobe Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.

► Срок выполнения: нажмите поле Дата выполнения, чтобы открыть календарь. Укажите дату окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять. Администратор учетной записи должен включить функцию установления срока действия документа, чтобы она была доступна пользователям.

► Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.

►Типы подписи: этот параметр определяет предполагаемый процесс подписания.

o Электронная: если включен этот параметр, осуществляется сбор подписей у всех подписывающих сторон документа.

o Рукописная: когда требуются физические подписи, подписывающим сторонам предлагается распечатать документ, поставить рукописную подпись и добавить документ обратно в систему Adobe Sign. (Инструкции для подписывающей стороны, отображаемые при открытии соглашения) Процесс добавления рукописной подписи должен быть включен администратором учетной записи, чтобы эта функция была доступна пользователям.

► Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.

o Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.

Раздел «Файлы»

Если ваша учетная запись SharePoint настроена для работы с внешними документами, в разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции. Если процесс начался с документа SharePoint, этот файл уже должен быть прикреплен.

Adobe Sign объединяет все документы в один файл PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Файлы можно прикрепить из библиотеки Adobe Sign или добавить с локального компьютера с помощью функции поиска или перетаскивания.

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Если не используются специально созданные шаблоны, необходимо разместить хотя бы поля подписи. При необходимости можно создавать сложные формы, используя многие другие поля.

Отслеживание соглашений

Статус соглашения

Процесс обработки отправленного соглашения удобнее всего отслеживать на странице состояния соглашения. Чтобы открыть эту страницу, нажмите значок Статус соглашения в ленте Adobe Sign.

Можно легко найти все соглашения, отправленные с помощью документа или списка SharePoint:

1. Найдите и выберите документ или элемент списка, по которому будет выполняться поиск.

○ Можно выбрать несколько документов.

2. Выберите параметр Статус соглашения в ленте или в контекстном меню.

Если для поиска не выбраны определенные документы или элементы списка, SharePoint возвращает все инициированные пользователем соглашения для всех документов и элементов в библиотеке или для списка.

Если нажать значок состояния соглашения в ленте на главной странице, SharePoint возвращает все документы, инициированные данным пользователем во всем семействе сайтов.

Фильтрация

Чтобы отфильтровать отображаемые соглашения, воспользуйтесь полем «Поиск» в правом верхнем углу страницы.  В этом поле поиска можно ввести любое строковое значение. В результате будут найдены все совпадения в полях:

Удаление записи соглашения

У правого края страницы «Состояние соглашения» находится значок «Удалить».  Это действие позволяет удалить запись документа в SharePoint, но не приводит к отмене или удалению документа в Adobe Sign.  Это действие следует использовать с осторожностью, так как его невозможно отменить.

Подписанные документы

В зависимости от того, как администратор SharePoint настроил хранилище подписанных соглашений, подписанные соглашения (иногда вместе с журналами аудита) возвращаются в одно из следующих расположений:

► Глобальная папка: в этой папке хранятся все завершенные документы (если настроен соответствующий параметр).

► Новая папка «Подписанные соглашения» в исходной библиотеке: если не указана глобальная папка, то в библиотеке документов, где было создано или откуда было отправлено соглашение, создается новая папка «Подписанные соглашения». Для всех завершенных соглашений, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке «Подписанные соглашения».

► Прикрепление к элементу списка: если соглашение отправлено из элемента списка, в этот список добавляются вложения.

Управление соглашениями

Значок Управление соглашениями открывает другой, более функциональный вид для документов, связанных с пользователем.  На странице «Статус соглашения» отображаются все соглашения, и вы можете обновить их статус. Вид «Управление соглашениями» позволяет просматривать более подробные сведения о соглашениях и содержит больше параметров для изменения свойств соглашений.

Структура страницы «Управление»

На странице Управление доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на три функциональные области.

A. Содержимое и фильтры

B. Список документов

С. Инструменты документов

Фильтры содержимого

На странице Управление имеется четыре параметра/фильтра содержимого:

Список документов

В списке документов отображаются отдельные документы, которые соответствуют выбранному содержимому и отфильтрованы с помощью имеющихся фильтров.

В каждом документе отображается:

Получатель — текущий получатель (если документ находится в процессе выполнения) или первый получатель (когда документ завершен, отменен или срок его действия истек).

• Имя получателя отображается, если известно. Адрес электронной почты получателя отображается, если Имя неизвестно

Отправитель — отправитель документа.

Заголовок — название документа.

Состояние — текущий статус документа, связанный с циклом подписания. (В приведенном ниже примере используется параметр Все, поэтому отображается несколько состояний)

Изменено — дата последнего изменения документа.

Порядок сортировки содержимого по умолчанию — Дата последнего изменения документов.

Однако для сортировки набора данных по этому значению можно нажать любой заголовок столбца.

Инструменты документа

Инструменты документа открываются одним нажатием кнопки мыши на любом документе или шаблоне:

Открывается правая панель, позволяющая открыть инструменты для доступа к соглашению или работы с ним (или документу из библиотеки/веб-форме/пакетной отправке):

Просмотреть и подписать — доступно только для соглашений в состоянии Ожидает ваших действий

Открыть документ/шаблон/веб-форму/пакетную отправку  — открытие объекта для полного просмотра документа.

• Документы показывают текущее состояние документа, когда он находится в цикле подписания.
• Шаблоны показывают базовые документы, используемые для создания шаблона

Использовать шаблон — только шаблоны (документы из библиотеки).  Этот параметр запускает новое соглашение с использованием уже прикрепленного шаблона.

Получить код — только веб-формы. При выборе этого параметра открывается страница, на которой пользователь может скопировать HTML-код или код сценария для веб-формы

Изменить шаблон/веб-форму — позволяет пользователю редактировать шаблон

Напоминание — позволяет пользователю установить напоминание для текущего получателя

Отмена — отмена документа

Загрузка PDF — загрузка копии документа в текущем состоянии.

• Родительские шаблоны загрузят копию исходного документа в формате PDF, которая используется для создания шаблона

Загрузить отчет об аудите — загрузка отчета об аудите для документа

Загрузить данные поля формы — загрузка файла csv с содержимым поля для завершенного документа

• Объекты родительского шаблона загружают файл csv с содержанием на уровне поля для всех завершенных дочерних документов

Изменить документ — позволяет пользователю редактировать документы документа и/или поля, размещенные в документе.

• Этот параметр доступен только до тех пор, пока первый получатель не предпримет необходимые действия.

Удалить — только шаблоны (документы из библиотеки). Удаление шаблона из системы. Это действие невозможно отменить

Скрыть документ/веб-форму/пакетную отправку — скрытие объекта в представлении пользователя.  При этом объект удаляется только из представления, другие действия не выполняются

Общий доступ — позволяет пользователю явно предоставлять общий доступ к объекту другому пользователю.  Это действие нельзя отменить

Примечания — позволяет пользователю применять к объекту личные примечания

Загрузить отдельные файлы — позволяет пользователю загружать отдельные файлы, то есть несколько файлов, которые использовались для создания документа/шаблона

Просмотр отчета об активности — только пакетная отправка. При выборе этого параметра отображается сводка о ходе выполнения пакетной отправки, в которой список получателей разбивается на категории, соответствующие статусу подписи соглашения

Заменить текущего получателя — доступно только для документов, отправленных пользователем. Позволяет пользователю заменить текущего получателя документа

Действий — рабочий список действий, которые были предприняты в отношении документа. Начинается с события «Создание», вносятся в журнал действия каждого получателя и закрывается с состоянием «Завершено», «Отменено» или «Срок действия истек»

Ссылки для быстрого перехода к основным задачам

Ниже приведен краткий обзор основных задач, а также общие сведения о странице «Управление» и расположении функциональных элементов.

Шаблоны библиотеки (документов)

Значок шаблона библиотеки в ленте Adobe Sign позволяет отправлять документы SharePoint в среду «Авторинг» Adobe Sign, где можно разместить новые поля форм и сохранить форму с полями в своей библиотеке Adobe Sign.

Создание шаблона документа:

1. Выберите документ в качестве основы для шаблона.

2. Нажмите значок Шаблон библиотеки в ленте (или нажмите правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт в меню).

○ Открывается среда авторинга Adobe Sign, где отображается весь документ.

3. Разместите в документе необходимые поля.

○ Если создается шаблон, предполагающий ввод данных или сбор подписей от двух пользователей, разместите все поля для первого получателя.  Затем измените поле Получатель на Участник 2и разместите поля для второй подписывающей или утверждающей стороны.

Примечание. При создании шаблона в среде «Авторинг» можно создавать документ максимум для 99 получателей. Чтобы вставить участника 3 и остальных участников, выберите пункт Добавить нового участника в верхней части списка участников.

4. Завершив создание шаблона, нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу.

○ Шаблон будет сохранен в библиотеке Adobe Sign.  

Надстройка Adobe Sign включает в себя 2 функции автоматизации, которые может настроить администратор SharePoint. Если перечисленные ниже функции важны для успешного выполнения процесса, обратитесь к администратору SharePoint и обсудите наилучший способ их применения.

Хранилище подписанных соглашений для всего сайта

Администратор может настроить одну центральную папку, в которой будут храниться все подписанные соглашения, а также связанные с ними журналы аудита (при наличии). Сюда относятся документы из библиотек и списков.

Если центральная папка для подписанных документов не указана, то все подписанные документы будут возвращаться в библиотеку документов, из которой они были отправлены.

В этой библиотеке будет создана новая папка «Подписанные документы».

Если документы отправляются из списков, подписанные документы в формате PDF (и журналы аудита) прикрепляются к элементу списка.

Объединение шаблонов полей

Adobe Sign поддерживает создание документов с полями, которые могут заполняться данными из списков SharePoint. 

Также можно создавать шаблоны, которые будут обновлять содержимое списков, подставляя в них данные из полей подписанного соглашения.