Руководство пользователя Отмена

Руководство по сопоставлению веб-форм Adobe Sign для SharePoint Online

Поиск

Последнее обновление 1 мар. 2024 г. | Также применяется к Adobe Acrobat Sign

Интеграции Adobe Acrobat Sign
Новые возможности
Версии и жизненный цикл продуктов
Acrobat Sign для Salesforce
Acrobat Sign для Microsoft
1. Acrobat Sign для Microsoft 365
  1. Руководство по установке
2. Acrobat Sign для Outlook
  1. Руководство пользователя
3. Acrobat Sign для Word/PowerPoint
  1. Руководство пользователя
4. Acrobat Sign для Teams
5. Acrobat Sign для Microsoft PowerApps и Power Automate
  1. Руководство пользователя
  2. Заметки о выпуске
6. Соединитель Acrobat Sign для Microsoft Search
  1. Руководство пользователя
  2. Заметки о выпуске
7. Acrobat Sign для Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign для Microsoft SharePoint
Acrobat Sign для ServiceNow
Acrobat Sign для HR ServiceNow
1. Руководство по установке
Acrobat Sign для SAP SuccessFactors
Acrobat Sign для Workday
Acrobat Sign для NetSuite
1. Руководство по установке
2. Заметки о выпуске
Acrobat Sign для SugarCRM
Acrobat Sign для VeevaVault
Acrobat Sign для Coupa BSM Suite
1. Руководство по установке
Документация для разработчиков Acrobat Sign

Внимание.

Поддержка интеграции Adobe Acrobat Sign для SharePoint Online будет прекращена в июне 2024 г. После этой даты вы не сможете отправлять документы посредством этой интеграции. Можно будет по-прежнему отправлять соглашения из SharePoint с помощью других интеграций, например Acrobat Sign для Power Automate.

Мы рекомендуем удалить плагин Acrobat Sign на сайте SharePoint и перевести рабочие процессы в другие приложения.

Обзор

Adobe Acrobat Sign для SharePoint Online позволяет сопоставлять данные между списками SharePoint (онлайн) и полями, размещенными в веб-формах. Это позволяет автоматически извлекать данные веб-форм из подписанного соглашения для заполнения списка SharePoint.

Сопоставление полей между веб-формами Adobe Acrobat Sign и списками SharePoint доступно только для онлайн-версий, не для локальных. Для применения сопоставления полей необходимо установить пакет Adobe Acrobat Sign для SharePoint Online 2.0 или более позднюю версию.

Необходимые требования

Для сопоставления полей веб-форм необходимо обеспечить соответствие следующим предварительным условиям:

Подключение Adobe Acrobat Sign для Microsoft SharePoint Online активно.
Примечание. Администраторам необходимо переходить на страницу настроек интеграции Adobe Acrobat Sign для SharePoint Online как минимум раз в 30 дней, чтобы избежать деактивации.
В создаваемых веб-формах для полей указываются определенные названия, которые логически соотносятся с полями в списке. Можно использовать любой из следующих способов для создания форм, которые можно добавлять в Acrobat Sign:
- Использование среды авторинга в Adobe Acrobat Sign, которая обеспечивает автоматическое распознавание полей. Автоматически размещенные поля формы имеют стандартные имена (например, «Пользовательское поле 1»), которые пользователю следует изменить в соответствии c содержимым поля.
- Создание форм с помощью Acrobat. Формы Acrobat автоматически определяют, где должно быть расположено поле, используя его имя и текст, который следует за ним в документе. Зачастую эти имена бывают неразборчивыми или слишком длинными. Рекомендуется их изменять на более понятные значения.
- Использование текстовых тегов, если в результате генерирования документа создается редактируемый текстовый документ.
Созданные веб-формы должны содержать поля с определенными именами для обеспечения логической связи полей в списке с полями формы Adobe Acrobat Sign. Можно использовать любой из следующих способов для создания форм, которые в дальнейшем можно добавлять в Adobe Acrobat Sign:
Имена полей форм должны быть понятными и легко распознаваемыми, так как при сопоставлении полей за основу берется логическая связь имени поля в форме с названием столбца в SharePoint.
Сопоставление полей форм поддерживает следующие типы столбцов SharePoint и полей Acrobat Sign:

Тип столбца SharePoint	Тип полей Adobe Sign
Однострочный текст	Текст
Номер	Текст
Многострочный текст	Многострочный текст
Да / Нет (флажок)	Флажок

Настройка сопоставления веб-форм

Выполните действия, указанные в примере ниже, чтобы узнать, как администратор SharePoint может получать данные из веб-формы для заполнения списка клиентов в SharePoint.

Создайте веб-форму Adobe Acrobat Sign или укажите существующую веб-форму для использования.

После создания и сохранения веб-формы скопируйте URL-адрес или код встраивания для публикации этой формы на веб-сайте, на сайте SharePoint или в любом другом месте, чтобы начать сбор ответов. Если вы используете заранее созданную веб-форму, пропустите шаг 2.

Веб-интерфейс Adobe Acrobat Sign позволяет создавать встраиваемые веб-формы, доступные для повторного использования. Узнайте, как создать веб-форму.
Заполните веб-форму и выполните процесс подписания, чтобы готовое соглашение появилось в разделе Завершено на странице Управление.

Веб-форма должна быть подписана как минимум один раз, чтобы у SharePoint был доступ к полям формы.

Если используется заранее созданная веб-форма, которую уже подписали, пропустите шаг 3.
Создайте новый список в SharePoint, чтобы после создания нового соглашения веб-формы была новая строка с данными, связанными с этим соглашением, добавленным в список.

Необходимо включить столбец для каждого поля в веб-форме, данные которого требуется получить.
Для создания сопоставления веб-форм перейдите в Adobe Sign > Настройки, затем выберите вкладку Сопоставления веб-форм.

На вкладке Сопоставления веб-форм можно просмотреть список созданных веб-форм и выбрать нужную для использования при сопоставлении данных.
Каждая веб-форма предоставляет базовую информацию посредством заголовков столбцов:
- Веб-форма: название веб-формы, импортированное из Adobe Sign
- Список: название списка SharePoint, с которым сопоставлена веб-форма. Если данных нет, значит связи нет.
- Количество сопоставленных полей: количество связей полей, для которых выполнено сопоставление.
  Значок плюса указывает на то, что сопоставленных полей нет. Чтобы открыть интерфейс сопоставления, нажмите значок плюса.
  Число указывает на количество связей полей, для которых выполнено сопоставление. Можно нажать значок карандаша для редактирования сопоставления полей.
- Копирование подписанной веб-формы в Share Point: определяет, сохранена ли копия завершенного соглашения веб-формы в SharePoint. Если выбран параметр Не сохранять, копия не сохраняется в SharePoint, но хранится в Adobe Sign. Если выбран параметр Сохранить, копия подписанного соглашения сохраняется в SharePoint и Adobe Sign.
Примечание.

Если у пользователя нет доступных веб-форм (это значит, что вы пропустили шаг 1), отобразится ссылка Веб-форм пока нет. Перейдите в приложение Adobe Sign, чтобы создать их.

При переходе по ссылке открывается Главная страница в Adobe Sign, на которой можно создать веб-форму.
В столбце Количество сопоставленных полей нажмите значок плюса рядом с веб-формой, для которой требуется сопоставить данные.
На загрузившейся странице Создание сопоставления:
1. Убедитесь, что веб-форма выбрана.
2. Выберите список, который должен принять содержимое поля из веб-формы. Откроется список «Сопоставление».
3. Чтобы создать новую связь для поля, выберите Добавить правило.
4. Выберите название поля в столбце Поля веб-формы и соответствующее название столбца SharePoint.
5. Чтобы добавить другое сопоставление полей, нажмите Добавить правило.
6. Настройте все поля веб-форм, данные которых нужно перенести в список SharePoint.
Так как поля в веб-форме сопоставлены с полями в SharePoint, они становятся недоступными для выбора, что позволяет предотвратить сопоставление одних и тех же полей веб-форм с полями в SharePoint.
Примечание.
Если в веб-форме несколько получателей (например, один или более пользователей, скрепляющих подпись), поля веб-формы содержат порядковый номер для определения, какому получателю назначено поле.

Любое поле с номером [1] назначено первому получателю (исходному подписанту)

Любое поле с номером [2] назначено второму получателю (первому пользователю, скрепляющему подпись)

Любое поле с номером [3] назначено третьему получателю (второму пользователю, скрепляющему подпись)
После сопоставления всех полей нажмите Сохранить.

Откроется страница Сопоставления веб-форм. Настроенная веб-форма показывает количество сопоставленных полей.

Для редактирования существующего сопоставления нажмите значок карандаша рядом с количеством сопоставленных полей, затем нажмите кнопку Сохранить, чтобы скопировать подписанную веб-форму в SharePoint.
Проверьте, работает ли сопоставление веб-форм.

По мере того как подписанты заполняют сопоставленные вами веб-формы, данные автоматически подставляются в соответствии со сведениями в списке SharePoint. Можно проверить, что в каждое сопоставленное поле импортируются правильные значения.
Или выберите Настройки подписанных файлов для веб-форм.

У соглашений веб-форм есть отдельная папка, в которую выполняется перенаправление. Если папка не выбрана, Acrobat Sign для SharePoint автоматически создает папку «подписанные веб-формы» для хранения соглашений веб-форм. Также можно сохранять соглашения в собственной папке для хранения соглашений веб-форм, выбрав эту папку на вкладке «Настройки подписанных файлов».
Также проверьте соглашение веб-форм, хранящееся в SharePoint.

Теперь можно перейти в отдельную выбранную папку (или в папку «Подписанные веб-формы», если папка не выбрана), чтобы просмотреть завершенные соглашения веб-форм. Если вы включите журнал аудита, файл PDF журнала аудита каждого соглашения также копируется в ту же папку в SharePoint.