Руководство по сопоставлению шаблонов Adobe Sign для SharePoint (локальная версия)

 Создание списка SharePoint

Войдите на веб-сайт SharePoint и создайте список подписывающих сторон (пользователей, которым будет отправлено соглашение на подпись).

• В качестве примера в данном рабочем процессе используется Джон Смит.

Создание шаблона соглашения (с помощью файла Word, PDF и т. д.).

Важно помнить, что следует использовать правильные текстовые теги (аналогичное значение: {{first_name}}).

В данном примере используется документ под названием mapping_test.docx, содержащий четыре текстовых тега:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Создание сопоставлений шаблонов

Существует два типа сопоставления шаблонов.

• Сопоставление SharePoint к соглашению — предварительное заполнение данных из списка SharePoint (шаг 1) в соглашение Adobe Sign.

1. Выберите переключатель Сопоставление SharePoint к соглашению.
2. Выберите нужный список в раскрывающемся меню.
   • Необходимо настроить сопоставление шаблона к правильному списку (т. е. списку, созданному в шаге 1). В противном случае сопоставление шаблона будет выполнено неправильно.
   • Можно определить уникальные сопоставления шаблонов для отдельных списков SharePoint.
3. Настройте правильное сопоставление между SharePoint и полями соглашения.
   • Поле SharePoint — это имя столбца, указанного в списке SharePoint (шаг 1).
   • Поле соглашения — это имя «текстовой метки», используемое в шаблоне соглашения (шаг 2).
   • В этом примере мы используем поля «Имя» и «Фамилия» для сопоставления «SharePoint → Соглашение», поэтому соответствующие поля «first_name» и «last_name» будут предварительно заполнены в шаблоне соглашения с помощью значений из списка SharePoint.

• Сопоставление соглашения с SharePoint используется для обновления списка SharePoint с помощью значений полей соглашения после завершения работы над соглашением.

1. Выберите переключатель Сопоставление соглашения с SharePoint.
2. Выберите нужный список в раскрывающемся меню. 
3. Настройте правильное сопоставление между SharePoint и полями соглашения. 
   • В данном примере используются поля «Профессия» и «Возраст» для сопоставления «Соглашение → SharePoint», которые соответствуют полям текстовых тегов «Профессия» и «Возраст».

Начало процесса «Отправить на подпись»

После того как поля сопоставлены между списком и шаблоном соглашения, можно отправить соглашение.

• Перейдите в список SharePoint (созданный в шаге 1).
• Выберите подписывающую сторону из списка. В данном примере: Джон Смит.
• Перейдите в меню ленты Adobe Sign и выберите Отправить на подпись.

Выбор шаблона соглашения

На этом шаге необходимо выбрать правильный шаблон соглашения, созданный в шаге 2.

• Выберите шаблон соглашения (в данном примере: mapping_test).
• Нажмите Вложить.

Заполнение страницы отправки

• Введите адрес электронной почты получателя.
  • Если вы следуете примеру, введите адрес электронной почты, к которому у вас есть доступ.
    • Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса, с которого вы отправляете соглашение.
• Внесите необходимые изменения в сообщение.
• Убедитесь, что в разделе Файлы прикреплен нужный шаблон соглашения.
• Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи.
• Нажмите Далее.

Проверка сопоставления «SharePoint → Шаблон соглашения»

На этом этапе необходимо проверить правильность сопоставления «SharePoint → Шаблон соглашения».

В нашем примере поля «first_name» и «last_name» должны быть автоматически заполнены верными данными из списка SharePoint.

• Убедитесь, что в каждое сопоставленное поле импортированы правильные значения.
  
• Убедитесь, что несопоставленные поля пусты. Эти поля будут заполнены получателем.
• При необходимости добавьте дополнительные поля.
  • Как минимум добавьте поле подписи.
• Нажмите Отправить.

Завершение рабочего процесса подписывающей стороны

Получатель заполняет соглашение.

• Получатель получает доступ к соглашению по ссылке в электронном письме.
  • Если вы следуете примеру, войдите в почтовый ящик, на который вы отправили соглашение.
• Получатель заполняет форму соглашения.
  • Введите значения в поля Профессия и Возраст.
• Подпишите документ.
• Нажмите Подписать, чтобы завершить процесс подписания.

Проверка сопоставления «Соглашение → SharePoint»

После успешного завершения работы над соглашением:

• Снова войдите в свою учетную запись SharePoint.
• Перейдите в список SharePoint (шаг 1).
• Убедитесь, что сопоставление «Соглашение → SharePoint» выполняется, проверив список и убедившись, что новые значения из шаблона соглашения были перенесены в SharePoint.