Создание списка SharePoint
Войдите на веб-сайт SharePoint и создайте список подписывающих сторон (пользователей, которым будет отправлено соглашение на подпись).
- В качестве примера в данном рабочем процессе используется Джон Смит.
Последнее обновление
1 мар. 2024 г.
|
Также применяется к Adobe Acrobat Sign
- Интеграции Adobe Acrobat Sign
- Новые возможности
- Версии и жизненный цикл продуктов
- Acrobat Sign для Salesforce
- Установка пакета
- Настройка пакета
- Руководство пользователя
- Включение аутентификации по цифровому удостоверению
- Руководство разработчика
- Руководство по расширенной настройке
- Руководство по сопоставлению и шаблонам полей
- Руководство пользователя мобильного приложения
- Руководство по автоматизации потоков
- Руководство для Document Builder
- Настройка больших документов
- Руководство по обновлению
- Заметки о выпуске
- Часто задаваемые вопросы
- Руководство по устранению неполадок
- Дополнительные статьи
- Acrobat Sign для Microsoft
- Acrobat Sign для Microsoft 365
- Acrobat Sign для Outlook
- Acrobat Sign для Word/PowerPoint
- Acrobat Sign для Teams
- Acrobat Sign для Microsoft PowerApps и Power Automate
- Соединитель Acrobat Sign для Microsoft Search
- Acrobat Sign для Microsoft Dynamics
- Acrobat Sign для Microsoft SharePoint
- Обзор
- SharePoint On-Prem: Руководство по установке
- SharePoint On-Prem: Руководство по сопоставлению шаблонов
- SharePoint On-Prem: Руководство пользователя
- SharePoint On-Prem: Заметки о выпуске
- SharePoint Online: Руководство по установке
- SharePoint Online: Руководство по сопоставлению шаблонов
- SharePoint Online: Руководство пользователя
- SharePoint Online: Руководство по сопоставлению веб-форм
- SharePoint Online: Заметки о выпуске
- Acrobat Sign для Microsoft 365
- Acrobat Sign для ServiceNow
- Acrobat Sign для HR ServiceNow
- Acrobat Sign для SAP SuccessFactors
- Acrobat Sign для Workday
- Acrobat Sign для NetSuite
- Acrobat Sign для SugarCRM
- Acrobat Sign для VeevaVault
- Acrobat Sign для Coupa BSM Suite
- Acrobat Sign для Zapier
- Документация для разработчиков Acrobat Sign
Внимание.
Поддержка интеграции Adobe Acrobat Sign для SharePoint Online будет прекращена в июне 2024 г. После этой даты вы не сможете отправлять документы посредством этой интеграции. Можно будет по-прежнему отправлять соглашения из SharePoint с помощью других интеграций, например Acrobat Sign для Power Automate.
Мы рекомендуем удалить плагин Acrobat Sign на сайте SharePoint и перевести рабочие процессы в другие приложения.
Обзор
Adobe Sign поддерживает создание взаимосвязей между данными в списках SharePoint и полями форм в документах.
С помощью процессов и функции сопоставления полей списка с полями формы можно автоматически заполнять документы перед отправкой. Это сокращает время заполнения форм для отправителей и/или подписывающих сторон, а также снижает вероятность ошибок при вводе данных.
И наоборот, можно создать сопоставление для извлечения данных из полей формы подписанного документа и подстановки этих данных в список SharePoint.
Краткое описание создания веб-форм с полями
Для успешного сопоставления требуются созданные веб-формы с определенными именами полей, позволяющие логически связать поле списка с полем формы Adobe Sign.
Существует несколько способов создания форм, которые затем можно загрузить в Adobe Sign.
- Среда авторинга Adobe Sign поддерживает автоматическое обнаружение полей, что значительно ускоряет создание форм.
- Автоматически размещенные поля формы имеют общие имена (например, «Пользовательское поле 1») и должны быть переименованы пользователем.
- Формы PDF также можно создавать в приложении Acrobat. Формы Acrobat также могут автоматически определять, где должны быть размещены поля.
- Программа Acrobat также автоматически размещает поля, используя имена полей, полученные из предшествующего текста в документе. Зачастую эти имена бывают неразборчивыми или слишком длинными. Рекомендуется их изменить на более понятные значения.
- Текстовые теги можно использовать, если при создании документа создается редактируемый текстовый документ.
Сопоставление полей основано на логической привязке имени поля в форме к имени столбца в SharePoint.
Вне зависимости от используемого метода обязательно назовите поля понятными именами, чтобы их можно было легко идентифицировать в списке (во время процесса сопоставления).
Примечание.
Поддерживаются следующие типы столбцов SharePoint: «Однострочный текст», «Число», «Выбор» («Переключатели»), «Многострочный текст», «Да/Нет» (флажок).
| Тип столбца SharePoint | Тип полей Adobe Sign |
| Однострочный текст | Текст |
| Номер | Текст |
| Выбор («Переключатели») | Переключатели |
| Многострочный текст | Многострочный текст |
| Да / Нет (флажок) | Флажок |
Пошаговая инструкция сопоставления шаблонов
В приведенном ниже примере администратору SharePoint необходимо отправить соглашения списку клиентов.
Список клиентов SharePoint уже существует и содержит некоторые сведения о каждом получателе («Имя» и «Фамилия»), но дополнительная информация («Возраст» и «Профессия») еще собирается.
Создается форма (с помощью текстовых тегов) для импорта значений имен из списка SharePoint и сбора новых требуемых значений.
После завершения работы над соглашением сопоставленные значения полей в форме возвращаются в список SharePoint.
Примечание.
В этом примере показана форма, которая содержит только поля, для более понятного объяснения.
Ваша форма, вероятно, будет иметь больше содержимого, но поля будут обрабатываться одинаково.
-
-
Создание шаблона соглашения (с помощью файла Word, PDF и т. д.).
Важно помнить, что следует использовать правильные текстовые теги (аналогичное значение: {{first_name}}).
В данном примере используется документ под названием mapping_test.docx, содержащий четыре текстовых тега:
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{age}}
- {{occupation}}
-
Создание сопоставлений шаблонов
Существует два типа сопоставления шаблонов.
- Сопоставление SharePoint к соглашению — предварительное заполнение данных из списка SharePoint (шаг 1) в соглашение Adobe Sign.
- Выберите переключатель Сопоставление SharePoint к соглашению.
- Выберите нужный список в раскрывающемся меню.
- Необходимо настроить сопоставление шаблона к правильному списку (т. е. списку, созданному в шаге 1). В противном случае сопоставление шаблона будет выполнено неправильно.
- Можно определить уникальные сопоставления шаблонов для отдельных списков SharePoint.
- Настройте правильное сопоставление между SharePoint и полями соглашения.
- Поле SharePoint — это имя столбца, указанного в списке SharePoint (шаг 1).
- Поле соглашения — это имя «текстовой метки», используемое в шаблоне соглашения (шаг 2).
- В этом примере мы используем поля «Имя» и «Фамилия» для сопоставления «SharePoint → Соглашение», поэтому соответствующие поля «first_name» и «last_name» будут предварительно заполнены в шаблоне соглашения с помощью значений из списка SharePoint.
- Сопоставление соглашения с SharePoint используется для обновления списка SharePoint с помощью значений полей соглашения после завершения работы над соглашением.
- Выберите переключатель Сопоставление соглашения с SharePoint.
- Выберите нужный список в раскрывающемся меню.
- Настройте правильное сопоставление между SharePoint и полями соглашения.
- В данном примере используются поля «Профессия» и «Возраст» для сопоставления «Соглашение → SharePoint», которые соответствуют полям текстовых тегов «Профессия» и «Возраст».
-
Начало процесса «Отправить на подпись»
После того как поля сопоставлены между списком и шаблоном соглашения, можно отправить соглашение.
- Перейдите в список SharePoint (созданный в шаге 1).
- Выберите подписывающую сторону из списка. В данном примере: Джон Смит.
- Перейдите в меню ленты Adobe Sign и выберите Отправить на подпись.
-
Выбор шаблона соглашения
На этом шаге необходимо выбрать правильный шаблон соглашения, созданный в шаге 2.
- Выберите шаблон соглашения (в данном примере: mapping_test).
- Нажмите Вложить.
-
Заполнение страницы отправки
- Введите адрес электронной почты получателя.
- Если вы следуете примеру, введите адрес электронной почты, к которому у вас есть доступ.
- Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса, с которого вы отправляете соглашение.
- Если вы следуете примеру, введите адрес электронной почты, к которому у вас есть доступ.
- Внесите необходимые изменения в сообщение.
- Убедитесь, что в разделе Файлы прикреплен нужный шаблон соглашения.
- Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи.
- Нажмите Далее.
- Введите адрес электронной почты получателя.
-
Проверка сопоставления «SharePoint → Шаблон соглашения»
На этом этапе необходимо проверить правильность сопоставления «SharePoint → Шаблон соглашения».
В нашем примере поля «first_name» и «last_name» должны быть автоматически заполнены верными данными из списка SharePoint.
- Убедитесь, что в каждое сопоставленное поле импортированы правильные значения.
- Убедитесь, что несопоставленные поля пусты. Эти поля будут заполнены получателем.
- При необходимости добавьте дополнительные поля.
- Как минимум добавьте поле подписи.
- Нажмите Отправить.
- Убедитесь, что в каждое сопоставленное поле импортированы правильные значения.
-
Завершение рабочего процесса подписывающей стороны
Получатель заполняет соглашение.
- Получатель получает доступ к соглашению по ссылке в электронном письме.
- Если вы следуете примеру, войдите в почтовый ящик, на который вы отправили соглашение.
- Получатель заполняет форму соглашения.
- Введите значения в поля Профессия и Возраст.
- Подпишите документ.
- Нажмите Подписать, чтобы завершить процесс подписания.
- Получатель получает доступ к соглашению по ссылке в электронном письме.
-
Проверка сопоставления «Соглашение → SharePoint»
После успешного завершения работы над соглашением:
- Снова войдите в свою учетную запись SharePoint.
- Перейдите в список SharePoint (шаг 1).
- Убедитесь, что сопоставление «Соглашение → SharePoint» выполняется, проверив список и убедившись, что новые значения из шаблона соглашения были перенесены в SharePoint.
