Руководство пользователя Отмена

HIPAA configurations in Adobe Acrobat Sign Solutions

Поиск

Последнее обновление 21 июн. 2024 г.

Adobe Sign

Открыть приложение

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Обзор Admin Console
Управление пользователями
1. Добавление пользователя
2. Массовое добавление пользователей
3. Добавление пользователей из каталога
4. Добавление пользователей из службы MS Azure Active Directory
5. Создание пользователей, ориентированных на функции
  1. Технические учетные записи — управляемые API
  2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
6. Проверка пользователей с ошибками подготовки
7. Изменение имени и адреса электронной почты
8. Изменение участия в группе
9. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
10. Повышение роли пользователя до роли администратора
11. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
12. Смена удостоверения пользователя
13. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
14. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
15. Профили продуктов
16. Интерфейс входа
Параметры учетной записи/группы
1. Обзор параметров
2. Глобальные настройки
  1. Идентификатор и уровень учетной записи
  2. Рабочие процессы самостоятельного подписания
  3. Пакетная отправка
  4. Веб-формы
  5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
  6. Рабочие процессы Power Automate
  7. Документы библиотеки
  8. Сбор данных формы с соглашениями
  9. Ограниченная видимость документа
  10. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF
  11. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
  12. Добавление изображения в сообщение электронной почты
  13. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
  14. Прикрепление отчета об аудите к документам
  15. Объединение нескольких документов в один
  16. Загрузка отдельных документов
  17. Добавление подписанного документа
  18. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
  19. Предоставление права делегирования внешним получателям
  20. Право на подпись
  21. Право на отправку
  22. Полномочия на добавление электронных печатей
  23. Установка часового пояса по умолчанию
  24. Установка формата даты по умолчанию
  25. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
    1. Переход на использование UMG
  26. Разрешения администратора группы
  27. Замена получателя
  28. Отчет об аудите
    1. Обзор
    2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
    3. Включение напоминаний
    4. Включение событий представления
    5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
  29. Сообщения и инструкции в приложении
  30. Файлы PDF с расширенным доступом
  31. Новый интерфейс авторинга
  32. Клиент в области здравоохранения
3. Настройка учетной записи
  1. Добавление логотипа
  2. Настройка названия и URL-адрес компании
  3. Добавление названия компании
  4. URL-адрес перенаправления после завершения работы с соглашением
4. Настройки подписи
  1. Корректно отформатированные подписи
  2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
  3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
  4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
  5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
  6. Перемещение между получателями по полям форм
  7. Отклонение подписания
  8. Предоставление разрешения на использование штампов
  9. Добавление требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
  10. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
  11. Отображение сообщений при электронном подписании
  12. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
  13. Запрос IP-адресов подписантов
  14. Исключение названия компании и должности из штампа участника
5. Цифровые подписи
  1. Обзор
  2. Загрузка и подписание в Acrobat
  3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
  4. Включение метаданных для поставщиков идентификационных данных
  5. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
6. Электронные печати
7. Цифровое удостоверение
  1. Шлюз цифрового удостоверения
  2. Политика проверки личности
8. Параметры отчета
  1. Новый интерфейс для работы с отчетами
  2. Настройки классических отчетов
9. Параметры безопасности
  1. Параметры единого входа
  2. Настройки «Запомнить меня»
  3. Политика пароля для входа
  4. Надежность пароля для входа
  5. Продолжительность веб-сеанса
  6. Тип шифрования PDF
  7. Программный интерфейс
  8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
  9. Допустимые диапазоны IP-адресов
  10. Общий доступ к учетной записи
  11. Полномочия на совместное использование учетных записей
  12. Средства управления совместным использованием соглашений
  13. Проверка личности подписывающей стороны
  14. Пароль для подписания соглашения
  15. Надежность пароля для документа
  16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
  17. Аутентификация по телефону
  18. Аутентификация на основе данных (KBA)
  19. Разрешение на извлечение страниц
  20. Истечение срока действия ссылки на документ
  21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
  22. Метка времени
10. Параметры отправки
  1. Отображение страницы отправки после входа
  2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
  3. Блокировка значений имени для известных пользователей
  4. Допустимые роли получателей
  5. Группы получателей
  6. Обязательные поля
  7. Прикрепление документов
  8. Сведение полей
  9. Изменение соглашений
  10. Название соглашения
  11. Языки
  12. Личные сообщения
  13. Разрешенные типы подписей
  14. Напоминания
  15. Защита паролем для подписанных документов
  16. Отправлять уведомления о соглашении через
  17. Параметры идентификации подписывающей стороны
    1. Обзор
    2. Пароль для подписания
    3. Одноразовый пароль по электронной почте
    4. Аутентификация Acrobat Sign
    5. Аутентификация по телефону
    6. Цифровые подписи в облаке
    7. Аутентификация на основе знаний
    8. Удостоверение личности
    9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
  18. Защита контента
  19. Включение операций Notarize
  20. Истечение срока действия документа
  21. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
  22. Порядок подписания
  23. Режим Liquid Mode
  24. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
  25. Возможности для отправки на странице эл. подписания
  26. URL перенаправления при подтверждении после подписания
11. Шаблоны сообщений
12. Требования биофармацевтической отрасли
  1. Обзор
  2. Запрос аутентификации
  3. Основания для подписания
13. Интеграция с рабочим процессом
14. Настройки нотариального заверения
15. Интеграция платежной системы
16. Сообщения для подписывающих сторон
17. Параметры SAML
  1. Конфигурация SAML
  2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Установка Okta
  4. Установка OneLogin
  5. Установка Oracle Identity Federation
18. Управление данными
19. Настройки меток времени
20. Внешний архив
21. Языки учетной записи
22. Параметры эл. почты
  1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
  2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
  3. Настройка письма «Запрос на подписание»
  4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
  5. Включение уведомлений без ссылок
  6. Настройка шаблонов электронных писем
23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
24. Настройка параметров для получателей
Руководство по нормативным требованиям
1. Специальные возможности
2. Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
5. Клиенты в области здравоохранения
6. Поддержка IVES
7. Хранящиеся соглашения
8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
Массовая загрузка документов
Подтверждение домена
Ссылки на сообщения о нарушениях

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Веб-формы
Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки)
Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
Рабочие процессы Power Automate
1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
2. Включение интеграции Power Automate
3. Контекстные действия на странице «Управление»
4. Отслеживание использования Power Automate
5. Создание потока (с примерами)
6. Триггеры, используемые для потоков
7. Импорт потоков извне Acrobat Sign
8. Управление потоками
9. Редактирование потоков
10. Общий доступ к потокам
11. Отключение и включение потоков
12. Удаление потоков
13. Полезные шаблоны
  1. Только администратор
  2. Архивирование соглашений
    1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
    2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
    5. Сохранение заполненных документов в Box
  3. Архивирование соглашений веб-форм
    1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
    2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
  4. Извлечение данных соглашения
    1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
  5. Уведомления о соглашениях
    1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
    2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
    3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
    4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
  6. Создание соглашения
    1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
    2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
    3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
Настраиваемые рабочие процессы отправки
Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
1. Предоставление доступа к пользователю
2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Обеспечение соответствия требованиям HIPAA

Эта статья предназначена для клиентов, которые подписали соглашение о деловом партнерстве (BAA) с Adobe Acrobat Sign Solutions. Ваша организация не может обрабатывать защищенные медицинские данные в Acrobat Sign до заключения BAA.

Клиенты, которые не имеют BAA, не могут включать настройку Связанное соглашение о деловом партнерстве.
Возможность обеспечения соответствия HIPAA можно получить только через план подписки Acrobat Sign для организаций или бизнеса. Не все учетные записи могут получить эту возможность.
Включение настроек HIPAA предотвращает использование Salesforce Document Builder. Клиенты Salesforce, которым необходимо соблюдать требования HIPAA, должны вместо этого использовать Salesforce Merge Mappings.

Меню администратора «Глобальные настройки», в котором отображаются отключенные настройки «Клиенты в области здравоохранения»

После подписания BAA Adobe обновит серверные настройки, после чего Связанное соглашение о деловом партнерстве будет отображаться отмеченным.
Обратите внимание, что эта настройка доступна только для просмотра, и администратор клиента не может его изменить.

Меню администратора «Глобальные настройки», в котором отображаются включенные настройки «Клиенты в области здравоохранения»

После подписания BAA и включения серверной настройки можно использовать следующие общие рекомендации по безопасности от Adobe, которые помогут вам использовать учетную запись Acrobat Sign для работы с данными, на которые распространяются требования PHI.

Примечание.

Это только рекомендации Adobe. Клиенты несут ответственность за применение надлежащих мер конфиденциальности и безопасности в своей учетной записи Acrobat Sign.

Настоятельно рекомендуется использовать Общую аутентификацию/ SAML для учетной записи.

Инструкции для учетных записей, которые управляют правами пользователей с помощью веб-панели Adobe Admin Console, можно найти здесь.
Учетные записи, использующие собственную систему идентификации Acrobat Sign, могут получить доступ к настройкам SAML, выполнив вход в качестве администратора на уровне учетной записи и перейдя в раздел Параметры учетной записи > Настройки SAML.
- Для параметра Режим SAML необходимо установить значение Обязательно.

Настройки SAML в меню администратора с выделенной конфигурацией режима SAML

Для учетных записей, в которых управление пользователями осуществляется в веб-приложении Acrobat Sign (без использования веб-панели Adobe Admin Console или SAML), необходимо настроить надежную аутентификацию.

Войдите в систему в качестве администратора на уровне учетной записи, затем выполните следующие действия.

Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Параметры безопасности.
Выполните настройку:
- Параметры единого входа:
  - Отключите Adobe ID.
  - Отключите OpenID.
- Параметры «Запомнить меня»:
  - Отключите параметры «Запомнить меня».
- Политика пароля для входа (Примечание. Учетные записи, управляющие правами через веб-панель Adobe Admin Console, не получат доступа к этим элементам управления.):
  - Включить политику срока действия пароля и требовать изменение пароля каждые 3 месяца (или чаще).
  - Включить политику истории паролей и предотвратить повторное использование последних 10 (или более) паролей.
  - Разрешить пользователям совершать 5 (или менее) попыток входа до блокировки соответствующей учетной записи.
- Надежность пароля входа:
  - Установите значение Надежный.
  - Учетные записи, использующие Adobe Admin Console, должны настроить учетную запись как Более безопасную.
- Продолжительность веб-сеанса:
  - Установите значение 10 минут бездействия.
- Срок действия ссылки на документ
  - Установите для ссылки срок действия 2 дня или менее.
Сохраните изменения.

Меню администратора «Параметры безопасности», где выделены несколько предложенных несколько конфигураций безопасности.

Электронная почта обычно считается менее безопасным способом отправки личной медицинской информации, так как уведомления могут создавать условия для утечки личных медицинских данных.

Помните, что в уведомлении указывается название документа, поэтому в названии документа нельзя использовать информацию о пациентах (например, имена).

Кроме того, сам документ содержит личную медицинскую информацию (ePHI), поэтому прикрепление документа к уведомлениям может привести к утечке этих данных в случае перехвата электронной почты.

Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Прикреплять копию подписанного документа PDF к электронным сообщениям.
- Установите значение Нет.
- Снимите флажок Включить ссылку в электронные письма для просмотра подписанного документа.
- Снимите флажок Включить изображение первой страницы документа в электронные письма.
Сохраните изменения.

«Глобальные настройки» в меню администратора, где выделены элементы управления для прикрепления файла PDF и показа изображения и ссылки в электронных письмах.

Внимание.

Не используйте личные данные в названиях файлов соглашений Acrobat Sign.

Названия соглашений в электронных письмах остаются видимыми.

Защиту завершенных соглашений необходимо обеспечивать как в формате PDF, так и в режиме онлайн.

Безопасный онлайн-доступ с помощью защиты контента

Выберите Параметры отправки > Защита контента.
- Включите требование для внутренних и внешних пользователей выполнять аутентификацию перед просмотром соглашения.
- Включите Использовать одноразовый пароль по эл. почте, если альтернативные методы недоступны.
- Убедитесь, что для параметра Максимальное количество неудачных попыток установлено значение 5 или меньше.
Сохраните изменения.

Меню администратора «Параметры отправки», где выделены элементы управления для защиты контента

Защита PDF паролем

Перейдите в раздел Параметры отправки > Защита паролем подписанных документов.
- Установите значение Принуждать отправителей защищать подписанные документы паролем.
Сохраните изменения.

Меню администратора «Параметры отправки», где выделены элементы управления «Защита паролем подписанных документов»

Перейдите в раздел Параметры отправки > Надежность пароля документа.
- Установите значение Надежный.
Сохраните изменения.

Меню администратора «Параметры безопасности» с выделенными элементами управления «Надежность пароля документа»

Примечание.

Администраторам учетных записей настоятельно рекомендуется проверить другие параметры безопасности в разделе Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

Подписание соглашения о деловом партнерстве (BAA)

Перед обработкой защищенной медицинской информации с помощью Acrobat Sign ваша организация должна заключить с Adobe соглашения о деловом партнерстве (BAA).

Обратитесь к менеджеру продаж или торговому представителю, чтобы оценить соответствие критериям и заключить соглашение о деловом партнерстве с Adobe.

При обращению к менеджеру продаж или торговому представителю по вопросам соответствия критериям соглашения о деловом партнерстве обязательно укажите идентификатор учетной записи Acrobat Sign. Идентификатор учетной записи можно найти в разделе Глобальные настройки в меню администратора учетной записи.

Страница «Глобальные настройки» в меню администратора с выделенным идентификатором учетной записи

После принятия и обработки соглашения о деловом партнерстве флажок присоединения соглашения будет установлен и ваша учетная запись будет активирована.