Руководство пользователя Отмена

Копирование и редактирование общего шаблона

Поиск

Последнее обновление 6 апр. 2022 г.

Adobe Sign

Открыть приложение

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Обзор Admin Console
Управление пользователями
1. Добавление пользователей
2. Создание пользователей, ориентированных на функции
  1. Технические учетные записи — управляемые API
  2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
3. Проверка пользователей с ошибками подготовки
4. Изменение имени и адреса электронной почты
5. Изменение участия в группе
6. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
7. Повышение роли пользователя до роли администратора
8. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
9. Смена удостоверения пользователя
10. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
11. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
12. Профили продуктов
13. Интерфейс входа
Параметры учетной записи/группы
1. Обзор параметров
2. Глобальные настройки
  1. Идентификатор и уровень учетной записи
  2. Новый интерфейс для получателей
  3. Рабочие процессы самостоятельного подписания
  4. Пакетная отправка
  5. Веб-формы
  6. Настраиваемые рабочие процессы отправки
  7. Рабочие процессы Power Automate
  8. Документы библиотеки
  9. Сбор данных формы с соглашениями
  10. Ограниченная видимость документа
  11. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF
  12. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
  13. Добавление изображения в сообщение электронной почты
  14. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
  15. Прикрепление отчета об аудите к документам
  16. Объединение нескольких документов в один
  17. Загрузка отдельных документов
  18. Добавление подписанного документа
  19. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
  20. Предоставление права делегирования внешним получателям
  21. Право на подпись
  22. Право на отправку
  23. Полномочия на добавление электронных печатей
  24. Установка часового пояса по умолчанию
  25. Установка формата даты по умолчанию
  26. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
    1. Переход на использование UMG
  27. Разрешения администратора группы
  28. Замена получателя
  29. Отчет об аудите
    1. Обзор
    2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
    3. Включение напоминаний
    4. Включение событий представления
    5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
  30. Нижний колонтитул транзакции
  31. Сообщения и инструкции в приложении
  32. Файлы PDF с расширенным доступом
  33. Новый интерфейс авторинга
  34. Клиент в области здравоохранения
3. Настройка учетной записи
  1. Добавление логотипа
  2. Настройка названия и URL-адрес компании
  3. Добавление названия компании
  4. URL-адрес перенаправления после завершения работы с соглашением
4. Настройки подписи
  1. Корректно отформатированные подписи
  2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
  3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
  4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
  5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
  6. Перемещение между получателями по полям форм
  7. Перезапуск процесса работы с документом
  8. Отклонение подписания
  9. Предоставление разрешения на использование штампов
  10. Добавление требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
  11. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
  12. Отображение сообщений при электронном подписании
  13. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
  14. Запрос IP-адресов подписантов
  15. Исключение названия компании и должности из штампа участника
5. Цифровые подписи
  1. Обзор
  2. Загрузка и подписание в Acrobat
  3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
  4. Включение метаданных для поставщиков идентификационных данных
  5. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
6. Электронные печати
7. Цифровое удостоверение
  1. Шлюз цифрового удостоверения
  2. Политика проверки личности
8. Параметры отчета
  1. Новый интерфейс для работы с отчетами
  2. Настройки классических отчетов
9. Параметры безопасности
  1. Параметры единого входа
  2. Настройки «Запомнить меня»
  3. Политика пароля для входа
  4. Надежность пароля для входа
  5. Продолжительность веб-сеанса
  6. Тип шифрования PDF
  7. Программный интерфейс
  8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
  9. Допустимые диапазоны IP-адресов
  10. Общий доступ к учетной записи
  11. Полномочия на совместное использование учетных записей
  12. Средства управления совместным использованием соглашений
  13. Проверка личности подписывающей стороны
  14. Пароль для подписания соглашения
  15. Надежность пароля для документа
  16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
  17. Аутентификация по телефону
  18. Аутентификация на основе данных (KBA)
  19. Разрешение на извлечение страниц
  20. Истечение срока действия ссылки на документ
  21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
  22. Метка времени
10. Параметры отправки
  1. Отображение страницы отправки после входа
  2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
  3. Блокировка значений имени для известных пользователей
  4. Допустимые роли получателей
  5. Разрешение электронного заверения
  6. Группы получателей
  7. Получатели в копии
  8. Доступ получателя к соглашению
  9. Обязательные поля
  10. Прикрепление документов
  11. Сведение полей
  12. Изменение соглашений
  13. Название соглашения
  14. Языки
  15. Личные сообщения
  16. Разрешенные типы подписей
  17. Напоминания
  18. Защита паролем для подписанных документов
  19. Отправлять уведомления о соглашении через
  20. Параметры идентификации подписывающей стороны
    1. Обзор
    2. Пароль для подписания
    3. Одноразовый пароль по электронной почте
    4. Аутентификация Acrobat Sign
    5. Аутентификация по телефону
    6. Цифровые подписи в облаке
    7. Аутентификация на основе знаний
    8. Удостоверение личности
    9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
  21. Защита контента
  22. Включение операций Notarize
  23. Истечение срока действия документа
  24. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
  25. Порядок подписания
  26. Режим Liquid Mode
  27. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
  28. Возможности для отправки на странице эл. подписания
  29. URL перенаправления при подтверждении после подписания
11. Шаблоны сообщений
12. Требования биофармацевтической отрасли
  1. Обзор
  2. Запрос аутентификации
  3. Основания для подписания
13. Интеграция с рабочим процессом
14. Настройки нотариального заверения
15. Интеграция платежной системы
16. Сообщения для подписывающих сторон
17. Параметры SAML
  1. Конфигурация SAML
  2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Установка Okta
  4. Установка OneLogin
  5. Установка Oracle Identity Federation
18. Управление данными
19. Настройки меток времени
20. Внешний архив
21. Языки учетной записи
22. Параметры эл. почты
  1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
  2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
  3. Настройка письма «Запрос на подписание»
  4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
  5. Включение уведомлений без ссылок
  6. Настройка шаблонов электронных писем
23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
24. Настройка параметров для получателей
Руководство по нормативным требованиям
1. Специальные возможности
2. Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
5. Клиенты в области здравоохранения
6. Поддержка IVES
7. Хранящиеся соглашения
8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
Массовая загрузка документов
Подтверждение домена
Ссылки на сообщения о нарушениях

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Веб-формы
Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки)
Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
Рабочие процессы Power Automate
1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
2. Включение интеграции Power Automate
3. Контекстные действия на странице «Управление»
4. Отслеживание использования Power Automate
5. Создание потока (с примерами)
6. Триггеры, используемые для потоков
7. Импорт потоков извне Acrobat Sign
8. Управление потоками
9. Редактирование потоков
10. Общий доступ к потокам
11. Отключение и включение потоков
12. Удаление потоков
13. Полезные шаблоны
  1. Только администратор
  2. Архивирование соглашений
    1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
    2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
    5. Сохранение заполненных документов в Box
  3. Архивирование соглашений веб-форм
    1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
    2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
  4. Извлечение данных соглашения
    1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
  5. Уведомления о соглашениях
    1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
    2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
    3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
    4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
  6. Создание соглашения
    1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
    2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
    3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
Настраиваемые рабочие процессы отправки
Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
1. Предоставление доступа к пользователю
2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

В библиотеке шаблонов Adobe Acrobat Sign представлены три налоговых документа США в качестве примера создания форм. Они полностью действительные и функциональные, но недоступны для редактирования пользователями, поскольку являются общими для всех учетных записей. В данной статье описывается процедура сохранения шаблона Acrobat Sign в личную библиотеку для последующего редактирования полей (при необходимости) и отправки в локальную учетную запись. Этот процесс основан на использовании шаблонов полей форм, поэтому он доступен только для уровней обслуживания «Команды», «Бизнес» и «Организация».

Обзор

Создание копии шаблона из библиотеки занимает 2–3 минуты. В результате пользователь получает редактируемую версию документа.

Перед тем как начать описанную ниже процедуру, рекомендуется загрузить с веб-сайта IRS.gov версию формы IRS в формате PDF, которая впоследствии будет скопирована. Правительственные органы регулярно изменяют эти формы, поэтому необходимо убедиться, что вы работаете с последней версией.

После загрузки формы PDF процедуру можно выполнить за два простых шага.

Скопируйте шаблон путем отправки документа.
Измените свойства шаблона, чтобы обеспечить доступ к документу для других пользователей (необязательно).

Кроме того, в конце статьи описываются действия по отправке новой версии базовой формы и применению наложения полей к форме.

Внимание.

Для учетных записей, использующих API-интерфейсы, необходимо иметь в виду, что у каждого шаблона свой идентификатор documentID, поэтому при копировании шаблона из библиотеки Acrobat Sign необходимо обновить documentID в вызовах API-интерфейса, чтобы использовать новую копию.

Копирование шаблона

Чтобы скопировать шаблон, необходимо отправить документ с помощью существующего шаблона Acrobat Sign через среду авторинга, при этом сохранив копию.

Перейдите на страницу Отправка в Acrobat Sign и начните работу с документом.
Выберите двух получателей документа.
- Эти получатели могут быть недействительными, поскольку подписание документа не требуется (требуется только копия).
- Документ будет отправлен, поэтому рекомендуется указать несуществующий адрес электронной почты.
  
  Например: noreply@myDomain.dom
Примечание.

Необходимо указать двух получателей, поскольку копируемый шаблон содержит поля для двух получателей. Если для документа указан только один получатель, то можно будет импортировать поля только для первого получателя.
Прикрепите шаблон Acrobat Sign, который требуется скопировать.
- Прикрепляйте шаблоны по одному.
- В примере внизу используется шаблон I-9, однако процедура является одинаковой для всех шаблонов.
Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи, затем нажмите Далее.
- Откроется среда авторинга с формой.
В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Установите флажок Сохранение в библиотеке документов.
- Нажмите кнопку Отправить.
Появится запрос о присвоении имени новому шаблону, который будет сохранен в личную библиотеку документов.
- Можно сохранить имя или изменить его на любое другое.
- После указания имени шаблона нажмите кнопку Сохранить и отправить.
После нажатия кнопки Сохранить и отправить документ будет сохранен в качестве документа в личной библиотеке.
- Документ также будет отправлен на подпись. Это не будет иметь значения, если пользователь указал «безопасные» адреса электронной почты.

Обновление свойств шаблона

Копия формы теперь существует в личной библиотеке пользователя, однако чтобы разрешить использовать ее другим пользователям, необходимо расширить доступ к ней.

Нажмите ссылку Управление в верхней части окна, чтобы открыть страницу Управление.

Две новых записи будут отображены на странице «Управление»:
- Фиктивный отправленный документ в разделе Отправлено на подпись.
- Шаблон документа в разделе Шаблоны библиотеки.
Примечание.

На этом этапе рекомендуется отменить и удалить фиктивный документ, который был использован для копирования шаблона.
Нажмите ссылку Редактировать шаблон для шаблона документа.
- Откроется среда авторинга.
После открытия среды авторинга разверните раздел Свойства шаблона в правом верхнем углу окна.

В этом разделе доступны следующие функции:
- Переименовать шаблон
- Изменить «ТИП ШАБЛОНА» (рекомендуется выбрать значение Оба)
- Изменить область доступа («ИСПОЛЬЗУЕТСЯ») для группы или всей организации (при необходимости)
Нажмите Сохранить, чтобы сохранить измененные свойства шаблона.
- Откроется страница «Успешно» с указанием того, что шаблон был успешно сохранен.

Поздравляем! Шаблон Acrobat Sign был скопирован в личную учетную запись!

Создание другой версии документа с помощью существующего наложения полей

Если клиентам необходимо отправить новую версию формы (поскольку формы регулярно изменяются), можно быстро создать новый шаблон документа и применить наложение полей из существующего шаблона.

Для этого требуется выполнить два действия:

Отправить новую форму
Применить наложение полей

Для этого необходимо иметь копию версии документа, к которой требуется применить наложение полей. Документы IRS можно получить на веб-сайте IRS.gov.

Пользователь также должен быть владельцем шаблона, который требуется использовать для наложения полей в новой форме.

Отправка формы

Перейдите на главную страницу в Acrobat Sign.
Нажмите кнопку Создание шаблона для многократного использования.
- Откроется страница Создание шаблона библиотеки.
На странице Создание шаблона библиотеки можно выполнить следующие действия:
- Введите Имя шаблона.
  
  Рекомендуется использовать уникальное имя шаблона (имя может быть изменено в дальнейшем).
- Отправьте новый файл, на базе которого создается новый шаблон документа.
- Нажмите кнопку Предпросмотр и добавление полей.
  
  Откроется среда авторинга.

Применить наложение полей

В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Нажмите раскрывающийся список Шаблоны полей в левом верхнем углу экрана.
- Выберите нужный шаблон.
После выбора шаблона нажмите кнопку Применить.

Документ будет обрабатываться некоторое время (будет применено наложение полей).

После завершения форма будет обновлена и все поля будут применены.
Если структура страницы была похожей (как правило, такими являются формы IRS), размещение полей будет выполнено с почти максимальной точностью.

Однако рекомендуется потратить немного времени и просмотреть шаблон, чтобы убедиться, что поля размещены нужным образом.

Теперь можно настроить поля и их свойства в соответствии с предпочтениями пользователя.

После получения нужного результата нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу, чтобы сохранить шаблон документа.

После сохранения документа новый шаблон будет добавлен на страницу Управление в разделе Шаблоны.
Протестируйте документ внутри системы, чтобы убедиться, что все работает нужным образом.

Если вы уверены в правильности формы, выполните следующие действия:
- Отредактируйте новый шаблон на странице Управление.
- Установите окончательное Имя шаблона для отображения.
- Измените Свойства шаблона, чтобы предоставить доступ вашей группе или организации.
Примечание.

При необходимости можно изменить Свойства шаблона устаревшей формы, чтобы установить значение доступа Только я. Это позволит сохранить форму в безопасности на случай, если потребуется вернуться к прежнему шаблону.