Руководство пользователя Отмена

Электронное хранение с eOriginal

Поиск

Последнее обновление 18 сент. 2024 г.

Adobe Sign

Открыть приложение

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Обзор Admin Console
Управление пользователями
1. Добавление пользователя
2. Массовое добавление пользователей
3. Добавление пользователей из каталога
4. Добавление пользователей из службы MS Azure Active Directory
5. Создание пользователей, ориентированных на функции
  1. Технические учетные записи — управляемые API
  2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
6. Проверка пользователей с ошибками подготовки
7. Изменение имени и адреса электронной почты
8. Изменение участия в группе
9. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
10. Повышение роли пользователя до роли администратора
11. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
12. Смена удостоверения пользователя
13. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
14. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
15. Профили продуктов
16. Интерфейс входа
Параметры учетной записи/группы
1. Обзор параметров
2. Глобальные настройки
  1. Идентификатор и уровень учетной записи
  2. Рабочие процессы самостоятельного подписания
  3. Пакетная отправка
  4. Веб-формы
  5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
  6. Рабочие процессы Power Automate
  7. Документы библиотеки
  8. Сбор данных формы с соглашениями
  9. Ограниченная видимость документа
  10. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF
  11. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
  12. Добавление изображения в сообщение электронной почты
  13. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
  14. Прикрепление отчета об аудите к документам
  15. Объединение нескольких документов в один
  16. Загрузка отдельных документов
  17. Добавление подписанного документа
  18. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
  19. Предоставление права делегирования внешним получателям
  20. Право на подпись
  21. Право на отправку
  22. Полномочия на добавление электронных печатей
  23. Установка часового пояса по умолчанию
  24. Установка формата даты по умолчанию
  25. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
    1. Переход на использование UMG
  26. Разрешения администратора группы
  27. Замена получателя
  28. Отчет об аудите
    1. Обзор
    2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
    3. Включение напоминаний
    4. Включение событий представления
    5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
  29. Сообщения и инструкции в приложении
  30. Файлы PDF с расширенным доступом
  31. Новый интерфейс авторинга
  32. Клиент в области здравоохранения
3. Настройка учетной записи
  1. Добавление логотипа
  2. Настройка названия и URL-адрес компании
  3. Добавление названия компании
  4. URL-адрес перенаправления после завершения работы с соглашением
4. Настройки подписи
  1. Корректно отформатированные подписи
  2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
  3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
  4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
  5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
  6. Перемещение между получателями по полям форм
  7. Отклонение подписания
  8. Предоставление разрешения на использование штампов
  9. Добавление требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
  10. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
  11. Отображение сообщений при электронном подписании
  12. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
  13. Запрос IP-адресов подписантов
  14. Исключение названия компании и должности из штампа участника
5. Цифровые подписи
  1. Обзор
  2. Загрузка и подписание в Acrobat
  3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
  4. Включение метаданных для поставщиков идентификационных данных
  5. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
6. Электронные печати
7. Цифровое удостоверение
  1. Шлюз цифрового удостоверения
  2. Политика проверки личности
8. Параметры отчета
  1. Новый интерфейс для работы с отчетами
  2. Настройки классических отчетов
9. Параметры безопасности
  1. Параметры единого входа
  2. Настройки «Запомнить меня»
  3. Политика пароля для входа
  4. Надежность пароля для входа
  5. Продолжительность веб-сеанса
  6. Тип шифрования PDF
  7. Программный интерфейс
  8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
  9. Допустимые диапазоны IP-адресов
  10. Общий доступ к учетной записи
  11. Полномочия на совместное использование учетных записей
  12. Средства управления совместным использованием соглашений
  13. Проверка личности подписывающей стороны
  14. Пароль для подписания соглашения
  15. Надежность пароля для документа
  16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
  17. Аутентификация по телефону
  18. Аутентификация на основе данных (KBA)
  19. Разрешение на извлечение страниц
  20. Истечение срока действия ссылки на документ
  21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
  22. Метка времени
10. Параметры отправки
  1. Отображение страницы отправки после входа
  2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
  3. Блокировка значений имени для известных пользователей
  4. Допустимые роли получателей
  5. Группы получателей
  6. Обязательные поля
  7. Прикрепление документов
  8. Сведение полей
  9. Изменение соглашений
  10. Название соглашения
  11. Языки
  12. Личные сообщения
  13. Разрешенные типы подписей
  14. Напоминания
  15. Защита паролем для подписанных документов
  16. Отправлять уведомления о соглашении через
  17. Параметры идентификации подписывающей стороны
    1. Обзор
    2. Пароль для подписания
    3. Одноразовый пароль по электронной почте
    4. Аутентификация Acrobat Sign
    5. Аутентификация по телефону
    6. Цифровые подписи в облаке
    7. Аутентификация на основе знаний
    8. Удостоверение личности
    9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
  18. Защита контента
  19. Включение операций Notarize
  20. Истечение срока действия документа
  21. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
  22. Порядок подписания
  23. Режим Liquid Mode
  24. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
  25. Возможности для отправки на странице эл. подписания
  26. URL перенаправления при подтверждении после подписания
11. Шаблоны сообщений
12. Требования биофармацевтической отрасли
  1. Обзор
  2. Запрос аутентификации
  3. Основания для подписания
13. Интеграция с рабочим процессом
14. Настройки нотариального заверения
15. Интеграция платежной системы
16. Сообщения для подписывающих сторон
17. Параметры SAML
  1. Конфигурация SAML
  2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Установка Okta
  4. Установка OneLogin
  5. Установка Oracle Identity Federation
18. Управление данными
19. Настройки меток времени
20. Внешний архив
21. Языки учетной записи
22. Параметры эл. почты
  1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
  2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
  3. Настройка письма «Запрос на подписание»
  4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
  5. Включение уведомлений без ссылок
  6. Настройка шаблонов электронных писем
23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
24. Настройка параметров для получателей
Руководство по нормативным требованиям
1. Специальные возможности
2. Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
5. Клиенты в области здравоохранения
6. Поддержка IVES
7. Хранящиеся соглашения
8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
Массовая загрузка документов
Подтверждение домена
Ссылки на сообщения о нарушениях

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Веб-формы
Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки)
Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
Рабочие процессы Power Automate
1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
2. Включение интеграции Power Automate
3. Контекстные действия на странице «Управление»
4. Отслеживание использования Power Automate
5. Создание потока (с примерами)
6. Триггеры, используемые для потоков
7. Импорт потоков извне Acrobat Sign
8. Управление потоками
9. Редактирование потоков
10. Общий доступ к потокам
11. Отключение и включение потоков
12. Удаление потоков
13. Полезные шаблоны
  1. Только администратор
  2. Архивирование соглашений
    1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
    2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
    5. Сохранение заполненных документов в Box
  3. Архивирование соглашений веб-форм
    1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
    2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
  4. Извлечение данных соглашения
    1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
  5. Уведомления о соглашениях
    1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
    2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
    3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
    4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
  6. Создание соглашения
    1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
    2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
    3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
Настраиваемые рабочие процессы отправки
Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
1. Предоставление доступа к пользователю
2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Архивирование документов Adobe Acrobat Sign с помощью сервисов хранения eOriginal

Управление цифровыми документами и их защита

Adobe Acrobat Sign объединяется с eOriginal и помогает организациям соблюдать требования регуляторов, согласно которым важные подписанные документы должны архивироваться и храниться в защищенном цифровом хранилище. После подписания документа eOriginal может поместить его в надежное хранилище с высочайшим уровнем защиты, что позволяет выполнять требования регуляторов в полностью цифровой среде. Организации могут архивировать все документы в определенной учетной записи, все документы, созданные определенной группой (или подгруппой пользователей), а также отдельные документы.

После создания документа его исходная версия, добавленная в Acrobat Sign, считается привилегированной копией. Привилегированная копия остается на серверах Adobe на протяжении всего цикла подписания. После завершения цикла подписания привилегированная копия архивируется и помещается в хранилище eOriginal. Таким образом документ превращается в юридический инструмент. Копия документа в формате PDF остается в Acrobat Sign, но на нее наносится водяной знак «Копия», указывающий, что единственная подлинная версия документа находится в хранилище eOriginal.

Принципы хранения

После завершения цикла подписания любая операция архивирования запускает сервис хранения eOriginal, и начинается передача привилегированной копии. Процесс выполняется асинхронно, по принципу вызова и отклика. После получения уведомления сервис хранения запрашивает информацию у Acrobat Sign, и Acrobat Sign предоставляет требуемые данные.

Последовательные запросы выполняются в режиме, приближенном к реальному времени. Это необходимо для того, чтобы сервис хранения отправил привилегированную копию в хранилище после завершения процесса подписания.

После применения итоговой подписи выполняется указанная ниже последовательность действий.

Отчет об аудите обновляется, и в нем регистрируется событие «Документ подготовлен к хранению».
- Отчет об аудите создается, когда документ переходит в завершающую стадию, а процесс архивирования начинается только после завершения процесса подписания, поэтому в отчет об аудите невозможно добавить сведения о завершении процесса архивирования. Сведения о завершении процесса архивирования регистрируются в журнале транзакций, хранящемся на серверах Acrobat Sign.
На документ и на все связанные изображения наносятся водяные знаки.
- Одна копия итогового документа без водяных знаков сохраняется для передачи в хранилище электронных копий.
- На этом этапе только поставщик хранилища электронных копий может извлечь версию без водяных знаков с помощью проверенного маркера доступа
Сервису хранения направляется ping-запрос на обратный вызов хранилища, уведомляющий о том, что документ подготовлен к хранению.
- Acrobat Sign отправляет сервису хранения уникальный идентификатор документа, так называемый функциональный ключ документа.
Сервис хранения запрашивает журнал регистрации событий для данного документа, чтобы создать профиль документа.
Acrobat Sign предоставляет журнал регистрации событий.
- Журнал регистрации событий содержит сведения о всех событиях, возникших в процессе подписания, включая идентификационные данные подписантов, дату и время каждого события, IP-адрес и сведения о местоположении (если они доступны).
Сервис хранения запрашивает документ без водяных знаков.
Acrobat Sign предоставляет сервису хранения документ без водяных знаков.
Сервис хранения подтверждает получение документа и уведомляет Acrobat Sign о том, что процесс архивирования завершен.
Копия итогового документа без водяных знаков удаляется из системы Acrobat Sign.

Примечание.

Сервис хранения использует только итоговую (привилегированную) копию и связанные изображения.

Промежуточные версии документа, предшествующие добавлению итоговой подписи, не участвуют в процессе архивирования.

Эти неофициальные версии остаются на серверах Acrobat Sign без водяных знаков, если они не удаляются каким-либо другим процессом (например, в соответствии с политикой хранения или Общим регламентом защиты данных (GDPR)).

На этом этапе Acrobat Sign хранит только копию итогового документа без водяных знаков. На миниатюры, отображаемые в Acrobat Sign, также наносятся водяные знаки. Таким образом, существует только одна версия без водяных знаков, которая контролируется сервисом хранения.

После архивирования документа Adobe не хранит копии итогового документа с водяными знаками.

Настройка сохранения соглашения в хранилище

Возможность сохранения соглашений в хранилище отображается для пользователей только после завершения настройки службы в учетной записи.

Пользователи могут сохранять соглашение в хранилище, установив флажок для параметра Хранить это соглашение в разделе Параметры документа в интерфейсе настройки соглашения (Параметры в классическом интерфейсе).

Значение по умолчанию для параметра Хранить это соглашение определяется в настройках службы. Служба поддержки Acrobat Sign может изменить значение при необходимости.