Настройка нового рабочего процесса отправки

Откроется дизайнер рабочих процессов, на панели Информация о рабочем процессе отобразится следующая информация:

На странице Информация о рабочем процессе укажите следующие сведения:

• Название рабочего процесса — укажите название рабочего процесса. Это название отображается на баннере средства создания рабочих процессов, в раскрывающемся списке Использовать рабочий процесс на главной странице, а также вверху страницы отправки (если рабочий процесс используется для отправки соглашения).
• Инструкции для отправителя — введите инструкции по использованию рабочего процесса. Эти инструкции отображаются в верхней части страницы Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки соглашения.

• Кто может пользоваться этим рабочим процессом — укажите, какие пользователи могут использовать рабочий процесс. Доступные варианты:
  
  • Только я. Рабочий процесс доступен для использования только тому, кто его создал.
    
    • Вариант «Только я» доступен только, когда доступ к настраиваемым рабочим процессам предоставлен всем пользователям.
    • У пользователей с доступом к нескольким группам есть возможность выбирать, какой группе будет предоставлен доступ к рабочему процессу.
      
  • Выбранная группа. Раскрывающийся список, отображающий все группы, к которым автор имеет доступ.
    
    • Когда параметр Пользователи в нескольких группах включен для учетной записи, пользователи могут создавать рабочие процессы для любой группы, участниками которой они являются.
    • Рабочие процессы могут быть связаны только с одной группой. Селектор групп на странице Отправка скрыт.
      • Если нескольким группам требуется доступ к рабочему процессу, выполните тестирование рабочего процесса, затем клонируйте его для каждой группы.
        
    • Когда группа выбрана, любой пользователь, являющийся участником этой группы, имеет доступ к рабочему процессу.
      
      • Если доступ к настраиваемому рабочему процессу предоставлен всем пользователям, другие пользователи смогут клонировать соглашение и создать собственную версию рабочего процесса.
        
    • Администраторы на уровне группы имеют право редактировать любой рабочий процесс, к которому они имеют доступ совместно с группой, в которой у них есть права администратора. (Администраторы на уровне учетной записи также имеют право редактировать рабочие процессы, к которым они имеют доступ совместно с группой, поскольку их полномочия распространяются на все группы.)
      
  • Пользователи в организации. Любой пользователь в учетной записи Acrobat Sign может использовать рабочий процесс.
    • Рабочие процессы на уровне учетной записи можно отправлять из любой группы, участником которой является отправитель.
    • Администраторы на уровне учетной записи могут редактировать любой рабочий процесс, доступ к которому предоставлен на уровне организации.
      

Ниже приведен пример информации о рабочем процессе:

Нажмите Информация о соглашении на панели слева.

Укажите сведения о соглашении, которые должны быть заполнены на странице Отправка:

• Название соглашения — введите название соглашения. Это название отображается на странице Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки соглашения, а также в заголовке сообщения электронной почты «Требуется подпись/Требуется утверждение».
  
• Сообщение — введите сообщение для получателей. Это сообщение отображается на странице Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки соглашения.
  
• Копия — при необходимости укажите адреса электронной почты для отправки копий сообщения. Адреса электронной почты должны быть разделены запятой или точкой с запятой
  • Минимально — укажите минимальное количество адресов электронной почты, которые можно добавить в поле копий.
  • Максимально — укажите максимальное количество адресов электронной почты, которые можно добавить в поле копий.
  • Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять адреса получателей копий на странице Отправка.
• Язык получателя — с помощью этого параметра отправитель может указать язык для получателя.  Этот параметр определяет, отображается ли средство выбора языка на странице Отправка, а также (если средство отображается) определяет язык по умолчанию.
  • Если выбран параметр Не отображать переключатель языка, используется язык, установленный для пользователя по умолчанию на уровне учетной записи/группы.
• Параметры отправки
  • Установить пароль для открытия загруженного документа PDF — включите этот параметр, чтобы позволить отправителю устанавливать пароль для загружаемого файла PDF.
    
    • Обязательно — включите этот параметр, чтобы всегда требовать введения пароля для загружаемых файлов PDF. Если этот параметр установлен, отправители не могут отключить его на странице Отправка; для дальнейшего использования рабочего процесса им потребуется ввести пароль.
  • Срок выполнения — включите этот параметр, чтобы разрешить указывать срок выполнения на странице Отправка.
    • дн. для выполнения соглашения — выберите количество дней по умолчанию, в течение которых получатели должны завершить процесс подписания. Указанное количество дней всегда доступно для редактирования на странице Отправка.
  • Разрешить редактирование документов перед отправкой — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять поля форм документов в окне авторинга с помощью параметра Поля предварительного просмотра и добавления подписи на странице Отправка.
    • Включить редактирование по умолчанию — включите этот параметр, чтобы автоматически включить параметр Поля предварительного просмотра и добавления подписи на странице Отправка.

Ниже представлен пример информации о соглашении:

Нажмите Получатели на панели слева, чтобы открыть раздел Последовательность получателей.

В разделе Последовательность получателей можно указать получателей и их последовательность в соответствии со своими требованиями. Можно создать очень сложные рабочие процессы с последовательным, параллельным, гибридным или взаимосвязанным гибридным порядком получателей.  Следующие инструкции демонстрируют доступные функции для определения последовательности получателей.

• Добавление нового получателя до или после существующего:
  • Нажмите значок «Добавить» .
  • Выберите нужную роль (будут доступны все роли, подключенные для данной учетной записи).

• Для создания параллельной последовательности нажмите значок «Добавить» над получателем и выберите Параллельные последовательности.

• Чтобы удалить получателя, наведите курсор на выноску получателя и нажмите значок «Удалить» .

• Чтобы изменить получателя, наведите курсор на выноску и нажмите значок «Изменить» .

Следующие данные о получателе могут быть изменены:

• Метка получателя. Измените метку получателя. Например, измените метку получателя по умолчанию на значение «Покупатель».
  • Метки получателей должны быть уникальными в пределах каждого рабочего процесса.
• Получатель — введите адрес электронной почты получателя по умолчанию.
• Добавить группу получателей — нажмите эту кнопку, чтобы добавить повторно используемую группу получателей из списка доступных вам групп получателей.
• Отметить как группу получателей — если этот флажок установлен, группа получателей создается на основе адресов электронной почты, указанных в поле Получатель, вместо стандартной записи адреса электронной почты получателя. Группу получателей можно оставить пустой или заполнить адресами из поля Адрес эл. почты (через запятую).
• Получатель является отправителем. Если флажок установлен, отправитель будет вставлен в поле получателя.
• Обязательно. Включите этот параметр, если подпись этого получателя является обязательной.
  
• Редактирование разрешено. Включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю изменять адрес электронной почты данного получателя на странице Отправка.
• Добавить личное сообщение — выберите этот параметр, чтобы отправить личное сообщение для получателя. Личные сообщения вставляются в электронные письма получателям (в дополнение к глобальному сообщению) и на страницу электронного подписания.
• Роль. Измените роль получателя (подписывающая сторона, утверждающая сторона, заполняющий форму и т. д.).
• Аутентификация. Выберите метод проверки личности для подписывающей стороны. Отображаются только включенные параметры.
  
  • Однофакторная аутентификация: нет (электронная почта), Acrobat Sign, одноразовый пароль по электронной почте.
  • Двухфакторная аутентификация: по телефону, на основе знаний, по паролю и удостоверению личности.

Необходимо нажать Сохранить, чтобы сохранить все внесенные настройки.

Ниже представлен пример сведений о получателе и последовательности получателей; в этом примере метки двух подписывающих сторон (покупателя и директора по продажам) и утверждающей стороны (вице-президента по продажам) были изменены.

Нажмите Эл. сообщения на панели слева, чтобы переместить раздел Эл. сообщения

• В разделе Эл. сообщения можно указать, какие сообщения будут отправлены во время подписания или утверждения документа на основе различных событий.
• Например, можно указать, что уведомления будут отправляться получателям и пользователям в копии в случае отмены соглашения. 

Установите флажки для событий, в результате которых будут отправлены уведомления, и сохраните конфигурацию.

Нажмите Документы на панели слева, чтобы перейти в раздел Документы.

В разделе Документы можно настроить следующие параметры.

• Заголовок документа — введите заголовок документа. Это название отображается в области «Документы» на странице Отправка.
  
• Файлы — нажмите значок «Добавить файл» , чтобы прикрепить документ из библиотеки шаблонов Acrobat Sign. Этот документ будет автоматически прикреплен при использовании данного рабочего процесса.
  • Если файл не выбран, то рабочий процесс позволяет отправителю добавить файл при отправке соглашения.
  • Если документ помечен как обязательный, он автоматически прикрепляется к соглашению при запуске рабочего процесса.
  • Удалить файл — если прикреплен ненужный файл, нажмите значок «Удалить» (X) рядом с именем файла, чтобы удалить его.
• Имя документа — введите значимое имя, идентифицирующее документ для отправителя. Имя документа, загруженного из библиотеки, устанавливается по умолчанию, но может быть изменено пользователем.
• Обязательно — укажите, является ли документ обязательным.
• Добавить документ — нажмите кнопку Добавить документ, чтобы добавить строки для дополнительных документов.
  •  Названия документов должны быть уникальными.
• Удалить строку — нажмите значок «Удалить строку» (X), чтобы удалить всю строку.

Ниже представлен пример раздела Документы.

Нажмите Поля ввода отправителя на панели слева, чтобы открыть раздел Поля ввода отправителя.

Эти поля для ввода связаны с полями форм, определенных в документах, прикрепленных в качестве составной части рабочего процесса или загруженного отправителем файла.

С помощью этих полей отправитель может предварительно заполнить формы перед отправкой соглашения получателю.

На панели Поля ввода отправителя нажмите Добавить поле.

Затем для каждой добавленной строки можно указать следующие параметры:

• Название поля — введите заголовок поля. Этот заголовок будет отображаться на странице Отправка в качестве сопутствующей информации для отправителя.
• Имя поля документа — введите имя поля для прикрепленного документа из библиотеки.
  • Указанное здесь имя поля должно совпадать с именем поля формы в документе.
• Значение по умолчанию — при необходимости введите значение по умолчанию.
• Обязательно — включите этот параметр, если значение для этого поля должно быть указано перед отправкой соглашения.
• Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю соглашения изменять значение по умолчанию.
• Нажмите значок «Удалить строку» (X), чтобы удалить всю строку.

Ниже представлен пример раздела Поля ввода отправителя: