Создание пользовательской страницы «Новый шаблон» с помощью средства создания настраиваемых рабочих процессов

При открытии средства создания рабочих процессов отобразится панель Информация о рабочем процессе:

На странице Информация о рабочем процессе укажите следующие сведения:

• Имя рабочего процесса — укажите уникальное имя рабочего процесса.
• Кто может пользоваться этим рабочим процессом — укажите, какие пользователи могут получать доступ к рабочему процессу использовать его.
• Инструкции для отправителя — добавьте отображаемые на экране указания для отправителей, использующих рабочий процесс.

Эти настройки определяют, как рабочий процесс будет представлен в меню и пользовательском интерфейсе, обеспечивают доступ к нему пользователей или групп с соответствующими правами, а также дают возможность добавления инструкций для отправителя (при необходимости).

Настройка параметра «Информация о документе» для пользовательской страницы Новый шаблон

При настройке параметра Информация о документе укажите сведения, которые необходимо ввести на странице Новый шаблон при использовании рабочего процесса.

Информация о документе

• Название документа — введите название соглашения. Отображается на странице Управление и в заголовке сообщения электронной почты Для подписания / для утверждения.
• Сообщение — введите сообщение для получателей. Отображается на странице Новый шаблон.

Параметры копий

• Копия — введите адреса электронной почты получателей в копии. При вводе нескольких адресов отделяйте их запятыми (,) или точками с запятой (;).
• Минимум — задайте максимальное количество разрешенных адресов электронной почты в копии.
• Максимум — задайте максимальное количество разрешенных адресов электронной почты в копии.
• Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять адреса получателей копий на странице Новый шаблон.

Язык получателя

• Этот параметр определяет, доступно ли средство выбора языка на странице Новый шаблон, и задает язык получателя по умолчанию.
  • Не отображать средство выбора языка — используется язык, установленный для пользователя по умолчанию на уровне группы.

Параметры отправки

• Установить пароль для открытия загруженных файлов PDF — позволяет отправителю устанавливать пароль для загружаемых файлов PDF.
  • Обязательно — если параметр включен, отправители должны установить пароль; этот параметр нельзя отключить на странице Новый шаблон.
• Срок выполнения — позволяет задать срок выполнения на странице Новый шаблон.
  • Дни до завершения работы с документом — определяет количество дней по умолчанию, отведенных получателям на подписание соглашения. Это значение можно изменить на странице Новый шаблон.
• Разрешить авторинг документов перед отправкой — позволяет отправителям изменять поля формы в среде авторинга с помощью параметра Предпросмотр и добавление полей подписи.
  • Включить авторинг по умолчанию — автоматически активирует параметр Предпросмотр и добавление полей подписи на странице «Новый шаблон».

Настройте необходимые параметры, чтобы оптимизировать процесс отправки, сохранив гибкость для отправителей.

Выберите Получатели на панели слева, чтобы открыть раздел Последовательность получателей.

В разделе Последовательность получателей можно указать получателей и их последовательность в соответствии со своими требованиями. Можно создать очень сложные рабочие процессы с последовательным, параллельным, гибридным или взаимосвязанным гибридным порядком получателей.  Следующие инструкции демонстрируют доступные функции для определения последовательности получателей.

• Добавление нового получателя до или после существующего:
  • Выберите значок «Добавить» .
  • Выберите нужную роль (будут доступны все роли, подключенные для данной учетной записи).

• Для создания параллельной последовательности нажмите значок «Добавить» над получателем и выберите Параллельные последовательности. 

• Чтобы удалить получателя, наведите курсор на выноску получателя и нажмите значок «Удалить» .

• Чтобы изменить получателя, наведите курсор на выноску и нажмите значок «Изменить» .

Следующие данные о получателе могут быть изменены:

• Метка получателя. Измените метку получателя. Например, измените метку получателя по умолчанию на значение «Покупатель». 
  • Метки получателей должны быть уникальными в пределах каждого рабочего процесса.
• Получатель — введите адрес электронной почты получателя по умолчанию.
• Добавить группу получателей — нажмите эту кнопку, чтобы добавить повторно используемую группу получателей из списка доступных вам групп получателей.
• Отметить как группу получателей — если этот флажок установлен, группа получателей создается на основе адресов электронной почты, указанных в поле Получатель, вместо стандартной записи адреса электронной почты получателя. Группу получателей можно оставить пустой или заполнить адресами из поля Адрес эл. почты (через запятую).
• Получатель является отправителем — если флажок установлен, отправитель будет вставлен в поле получателя.
• Обязательно — включите этот параметр, если подпись этого получателя является обязательной.
  
• Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю изменять адрес электронной почты данного получателя на странице Отправка.
• Добавить личное сообщение — выберите этот параметр, чтобы отправить личное сообщение для получателя. Личные сообщения вставляются в электронные письма получателям (в дополнение к глобальному сообщению) и на страницу электронного подписания.
• Роль — измените роль получателя (подписывающая сторона, утверждающая сторона, заполняющий форму и т. д.).
• Аутентификация — выберите метод проверки личности для подписывающей стороны. Отображаются только включенные параметры.
  
  • Однофакторная аутентификация: нет (электронная почта), Acrobat Sign, одноразовый пароль по электронной почте.
  • Двухфакторная аутентификация: по телефону, на основе знаний, по паролю и удостоверению личности.

Необходимо сохранить все внесенные настройки.

Ниже представлен пример сведений о получателе и последовательности получателей; в этом примере метки подписывающих сторон (подписанта и соподписанта), а также внутренних получателей (менеджер по продажам и руководитель, утверждающий документ) изменены. 

Выберите пункт Сообщения электронной почты на панели слева, чтобы перейти в раздел Сообщения электронной почты.

В разделе Сообщения электронной почты можно указать, какие сообщения будут отправлены во время подписания и утверждения документа с учетом различных событий.

Например, можно указать, что уведомления будут отправляться получателям и пользователям в копии в случае отмены соглашения.

Выберите пункт Документы на панели слева, чтобы перейти в раздел Документы.

В разделе Документы вы можете определить, как прикреплять документы и управлять ими в рамках рабочего процесса.

• Заголовок документа — введите заголовок документа. Этот заголовок отображается в разделе Документы на странице Новый шаблон.
• Файлы — выберите значок Добавить файл, чтобы прикрепить документ из библиотеки шаблонов Acrobat Sign. Документ автоматически добавляется при использовании рабочего процесса.
  • Если файл не выбран, отправителю потребуется добавить документ при отправке соглашения.
  • Если документ помечен как Обязательный, он всегда будет прикрепляться при запуске рабочего процесса.
  • «Удалить файл» — чтобы удалить прикрепленный файл, выберите значок (X) рядом с именем файла.
• Имя документа — введите значимое для отправителя имя для идентификации документа. Имя по умолчанию присваивается на основе добавленного файла, но может быть изменено.
• Обязательный — укажите, должен ли документ быть включен в соглашение.
• Добавить документ — нажмите Добавить документ, чтобы добавить дополнительные файлы. Каждый документ должен иметь уникальный заголовок.
• Удалить строку — чтобы удалить документ, выберите значок (X) в соответствующей строке.

Ниже представлен пример раздела Документы.

Выберите пункт Поля ввода отправителя на панели слева, чтобы открыть раздел Поля ввода отправителя.

Эти поля ввода сопоставляются с полями форм в прикрепленных документах (заданы заранее в рабочем процессе или загружены отправителем).

Отправители могут использовать эти поля для предварительного заполнения информации перед отправкой соглашения получателям.

На панели Поля ввода отправителя нажмите кнопку Добавить поле для каждого поля, которое отправителю потребуется просмотреть и, возможно, заполнить.

Для каждой добавленной строки настройте следующие параметры:

• Отображаемое имя — введите заголовок поля. Он отображается на странице Новый шаблон в качестве справки для отправителя.
• Имя поля документа — введите имя поля для прикрепленного документа из библиотеки. Имя должно соответствовать полю формы в документе.
• Значение по умолчанию — (необязательно). Введите значение по умолчанию для поля.
• Обязательно — включите этот параметр, если поле должно быть заполнено перед отправкой соглашения.
• Доступно для редактирования — включите этот параметр, чтобы отправитель мог изменить значение по умолчанию.
• Удалить строку — нажмите значок (X), чтобы удалить строку.

Ниже представлен пример раздела Поля ввода отправителя: