Руководство пользователя Отмена

Журнал действий с документом и отчет об аудите

Поиск

Последнее обновление 12 авг. 2024 г.

Adobe Sign

Открыть приложение

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Обзор Admin Console
Управление пользователями
1. Добавление пользователей
2. Создание пользователей, ориентированных на функции
  1. Технические учетные записи — управляемые API
  2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
3. Проверка пользователей с ошибками подготовки
4. Изменение имени и адреса электронной почты
5. Изменение участия в группе
6. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
7. Повышение роли пользователя до роли администратора
8. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
9. Смена удостоверения пользователя
10. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
11. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
12. Профили продуктов
13. Интерфейс входа
Параметры учетной записи/группы
1. Обзор параметров
2. Глобальные настройки
  1. Идентификатор и уровень учетной записи
  2. Новый интерфейс для получателей
  3. Рабочие процессы самостоятельного подписания
  4. Пакетная отправка
  5. Веб-формы
  6. Настраиваемые рабочие процессы отправки
  7. Рабочие процессы Power Automate
  8. Документы библиотеки
  9. Сбор данных формы с соглашениями
  10. Ограниченная видимость документа
  11. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF
  12. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
  13. Добавление изображения в сообщение электронной почты
  14. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
  15. Прикрепление отчета об аудите к документам
  16. Объединение нескольких документов в один
  17. Загрузка отдельных документов
  18. Добавление подписанного документа
  19. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
  20. Предоставление права делегирования внешним получателям
  21. Право на подпись
  22. Право на отправку
  23. Полномочия на добавление электронных печатей
  24. Установка часового пояса по умолчанию
  25. Установка формата даты по умолчанию
  26. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
    1. Переход на использование UMG
  27. Разрешения администратора группы
  28. Замена получателя
  29. Отчет об аудите
    1. Обзор
    2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
    3. Включение напоминаний
    4. Включение событий представления
    5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
  30. Нижний колонтитул транзакции
  31. Сообщения и инструкции в приложении
  32. Файлы PDF с расширенным доступом
  33. Новый интерфейс авторинга
  34. Клиент в области здравоохранения
3. Настройка учетной записи
  1. Добавление логотипа
  2. Настройка названия и URL-адрес компании
  3. Добавление названия компании
  4. URL-адрес перенаправления после завершения работы с соглашением
4. Настройки подписи
  1. Корректно отформатированные подписи
  2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
  3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
  4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
  5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
  6. Перемещение между получателями по полям форм
  7. Перезапуск процесса работы с документом
  8. Отклонение подписания
  9. Предоставление разрешения на использование штампов
  10. Добавление требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
  11. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
  12. Отображение сообщений при электронном подписании
  13. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
  14. Запрос IP-адресов подписантов
  15. Исключение названия компании и должности из штампа участника
5. Цифровые подписи
  1. Обзор
  2. Загрузка и подписание в Acrobat
  3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
  4. Включение метаданных для поставщиков идентификационных данных
  5. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
6. Электронные печати
7. Цифровое удостоверение
  1. Шлюз цифрового удостоверения
  2. Политика проверки личности
8. Параметры отчета
  1. Новый интерфейс для работы с отчетами
  2. Настройки классических отчетов
9. Параметры безопасности
  1. Параметры единого входа
  2. Настройки «Запомнить меня»
  3. Политика пароля для входа
  4. Надежность пароля для входа
  5. Продолжительность веб-сеанса
  6. Тип шифрования PDF
  7. Программный интерфейс
  8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
  9. Допустимые диапазоны IP-адресов
  10. Общий доступ к учетной записи
  11. Полномочия на совместное использование учетных записей
  12. Средства управления совместным использованием соглашений
  13. Проверка личности подписывающей стороны
  14. Пароль для подписания соглашения
  15. Надежность пароля для документа
  16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
  17. Аутентификация по телефону
  18. Аутентификация на основе данных (KBA)
  19. Разрешение на извлечение страниц
  20. Истечение срока действия ссылки на документ
  21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
  22. Метка времени
10. Параметры отправки
  1. Отображение страницы отправки после входа
  2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
  3. Блокировка значений имени для известных пользователей
  4. Допустимые роли получателей
  5. Разрешение электронного заверения
  6. Группы получателей
  7. Получатели в копии
  8. Доступ получателя к соглашению
  9. Обязательные поля
  10. Прикрепление документов
  11. Сведение полей
  12. Изменение соглашений
  13. Название соглашения
  14. Языки
  15. Личные сообщения
  16. Разрешенные типы подписей
  17. Напоминания
  18. Защита паролем для подписанных документов
  19. Отправлять уведомления о соглашении через
  20. Параметры идентификации подписывающей стороны
    1. Обзор
    2. Пароль для подписания
    3. Одноразовый пароль по электронной почте
    4. Аутентификация Acrobat Sign
    5. Аутентификация по телефону
    6. Цифровые подписи в облаке
    7. Аутентификация на основе знаний
    8. Удостоверение личности
    9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
  21. Защита контента
  22. Включение операций Notarize
  23. Истечение срока действия документа
  24. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
  25. Порядок подписания
  26. Режим Liquid Mode
  27. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
  28. Возможности для отправки на странице эл. подписания
  29. URL перенаправления при подтверждении после подписания
11. Шаблоны сообщений
12. Требования биофармацевтической отрасли
  1. Обзор
  2. Запрос аутентификации
  3. Основания для подписания
13. Интеграция с рабочим процессом
14. Настройки нотариального заверения
15. Интеграция платежной системы
16. Сообщения для подписывающих сторон
17. Параметры SAML
  1. Конфигурация SAML
  2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Установка Okta
  4. Установка OneLogin
  5. Установка Oracle Identity Federation
18. Управление данными
19. Настройки меток времени
20. Внешний архив
21. Языки учетной записи
22. Параметры эл. почты
  1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
  2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
  3. Настройка письма «Запрос на подписание»
  4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
  5. Включение уведомлений без ссылок
  6. Настройка шаблонов электронных писем
23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
24. Настройка параметров для получателей
Руководство по нормативным требованиям
1. Специальные возможности
2. Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
5. Клиенты в области здравоохранения
6. Поддержка IVES
7. Хранящиеся соглашения
8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
Массовая загрузка документов
Подтверждение домена
Ссылки на сообщения о нарушениях

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Веб-формы
Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки)
Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
Рабочие процессы Power Automate
1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
2. Включение интеграции Power Automate
3. Контекстные действия на странице «Управление»
4. Отслеживание использования Power Automate
5. Создание потока (с примерами)
6. Триггеры, используемые для потоков
7. Импорт потоков извне Acrobat Sign
8. Управление потоками
9. Редактирование потоков
10. Общий доступ к потокам
11. Отключение и включение потоков
12. Удаление потоков
13. Полезные шаблоны
  1. Только администратор
  2. Архивирование соглашений
    1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
    2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
    5. Сохранение заполненных документов в Box
  3. Архивирование соглашений веб-форм
    1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
    2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
    3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
    4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
  4. Извлечение данных соглашения
    1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
  5. Уведомления о соглашениях
    1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
    2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
    3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
    4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
  6. Создание соглашения
    1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
    2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
    3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
Настраиваемые рабочие процессы отправки
Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
1. Предоставление доступа к пользователю
2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Обзор

Каждый документ в Acrobat Sign проходит через несколько «контрольных точек», определяющих ход выполнения транзакции.

Эти контрольные точки могут включать следующие события:

Создание документа
Внесение изменений в отправленную транзакцию
Отправка сообщений электронной почты получателям
Просмотр сообщений электронной почты получателями
Делегирование полномочий получателя
Подписи/утверждения, применяемые к документам
Состояние завершения/отклонения/отмены

Контрольные точки регистрируются в двух форматах с похожими данными, но эти форматы используются в разных целях:

В списке Действия в приложении Acrobat Sign отображается краткая сводка, в том числе этап, на котором находится транзакция в общем процессе.

Список действий содержит минимальное количество информации. В нем отображается только само событие, пользователь/получатель, зарегистрировавший это событие (идентифицированный по адресу электронной почты), а также метка времени/даты события (настраивается в соответствии с часовым поясом и локальными настройками устройства).
Каждое событие, связанное с изменением документа (например, редактирование, действие получателя) содержит ссылку, при нажатии которой отображается документ в том состоянии, в котором он находился сразу после этого события.
События списка действий охватывают всю транзакцию. В результате можно увидеть информацию, не включенную в отчет об аудите (в отчете отображается более сжатая информация о действиях с документом).
- Если транзакция еще выполняется, в нижней части списка действий отображается список предполагаемых получателей, оставшихся в процессе обработки документа.
- События хранения и архивирования электронных копий, происходящие после завершения работы с документом.

Список действий является частью соглашения; он удаляется действиями по удалению соглашения (например, в соответствии с требованиями GDPR). Если документ удален из учетной записи пользователя, данные истории в этом объекте будут потеряны без возможности восстановления.

Отчеты об аудите содержат те же контрольные точки соглашения, что и панель «История», но, кроме того, включают ID транзакции привилегированного документа на сервере Acrobat Sign.

При необходимости администраторы могут опционально включать коллекцию IP-адресов.

Отчеты об аудите считаются привилегированными документами, которые содержат информацию о действиях с документом с момента его создания до полного завершения обработки. Их можно сохранять в виде файлов PDF и распечатывать для внутреннего использования.

Основное различие заключается в том, что в отчетах об аудите все события отображаются в часовом поясе GMT. Это позволяет вероятность появления ошибок при проверке транзакций, инициированных пользователями из разных часовых поясов.
- Список действий динамически создается для пользователя и отображает все события в соответствии с часовым поясом локальной системы пользователя.
- Метка времени видимого поля подписи, встроенная в соглашение, показывает часовой пояс локальной системы подписывающей стороны в момент добавления подписи. Код часового пояса отображается в ознакомительных целях при просмотре PDF.
Метка даты отображается в формате ГГГГ-ММ-ДД.
Отчеты об аудите хранятся независимо от объектов документа, просматриваемых на вкладке «Управление» в веб-приложении. Удаление объекта со страницы «Управление» не приводит к его удалению из отчета об аудите.
- Если вы знаете идентификатор транзакции документа, вы можете посмотреть отчет об аудите для этой транзакции на веб-сайте: https://secure.echosign.com/verify (разрешение параметров безопасности).

Отчет об аудите проходит два этапа:

«Промежуточный» отчет. Когда транзакция еще выполняется, отчет об аудите создается на основе событий, зарегистрированных для документа на момент запроса. Этот отчет по определению неполный и будет изменен, когда следующий получатель зафиксирует зарегистрированное событие.

В верхней части промежуточного отчета отображается специальная пометка, чтобы этот отчет не приняли за итоговый при сохранении или печати.

«Итоговый» отчет. Когда документ переходит на завершающую стадию (подписано, отменено, отклонено или просрочено), создается и сохраняется итоговый отчет об аудите. В этот отчет нельзя добавить дополнительные события, связанные с транзакцией (например, хранение). Это полный отчет о событиях, возникающих в процессе подписания документа, и никакие другие данные в него не включаются.

После входа в систему выберите Управление > Состояние документа, который нужно просмотреть > Выбор имени документа, затем выберите «Загрузить отчет об аудите» на панели справа.

Выполните вход в Acrobat Sign

Способ применения

Чтобы открыть список действий на странице Управление, нажмите ссылку «Действия» в нижней части панели параметров справа.

Отчет об аудите доступен на вкладке Управление.

Выберите соглашение и нажмите Загрузить отчет об аудите.

Конфигурация

Доступность

Журнал действий и отчет об аудите доступны для всех учетных записей Acrobat Sign.

Диапазон настроек

Журнал действий и отчеты об аудите включены по умолчанию и не могут быть отключены.

Многие настройки могут влиять на события (и используемую терминологию) в отчетах об аудите. Если есть события, которые нужно включить в отчет об аудите, обратитесь к администратору группы или учетной записи, чтобы узнать, можно ли это сделать.

Есть четыре метода, которые предоставляют пользователям доступ к отчету об аудите:

Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты Подписано и сохранено.
Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление».
Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции.
Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument.

Adobe

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?