Настройки подписи

В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

Первые два параметра управляют автоматическим форматированием линии, над которой располагается подпись, а также данными подписи, которые указываются под линией:

• Использовать форматированные подписи и инициалы
  • В документ добавляется линия и подпись над ней
  • При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной
• Динамически изменять линию под подписью и инициалами 
  • Линия под подписью автоматически изменяется, чтобы быть на несколько пикселей длиннее, чем подпись или инициалы
  • При отключении этого параметра отображается целая линия, длина которой соответствует исходному полю подписи

Разрешить получателям ставить подпись и инициалы с помощью

Следующий раздел параметров управляет тем, как получатели подписывают документы. Если в вашей компании нет конкретных требований к подписанию, рекомендуется предоставлять получателям право самостоятельно выбирать способ подписания.

Предусмотрено несколько вариантов:

• Ввести имя и инициалы с помощью клавиатуры. Для большинства пользователей это самый простой способ, не требующий никаких дополнительных действий. Получатель вводит свое имя, после чего к имени автоматически применяется шрифт, похожий на рукописный текст.
  • Динамически выбирать шрифт подписи. В Acrobat Sign доступны несколько шрифтов, имитирующих рукописный текст. По умолчанию они применяются в определенном порядке.  При выборе этого параметра исходная позиция шрифта определяется в случайном порядке.
• Ставьте подпись и инициалы от руки с помощью мыши, либо проведя стилусом или пальцем по экрану. При выборе этого параметра получатели смогут нарисовать свою подпись на экране.
• Загрузка изображения подписи и инициалов. При выборе этого параметра получатели смогут загружать изображение со своей подписью из локальной системы.

Разрешить получателям использовать свои сохраненные подписи

В данном разделе параметров можно разрешить получателям использовать имеющиеся сохранение подписи (сохраняются биометрические подписи и подписи-изображения).  Если вы предпочитаете отказать получателям в использовании сохраненных подписей, им придется рисовать ее или вводить на клавиатуре либо загружать с устройства (в зависимости от того, какие подписи вы разрешили).

Доступные варианты:

• Все получатели. Все получатели смогут использовать сохраненные подписи.
• Внутренние получатели. Использовать сохраненные подписи смогут только те получатели, которые в вашей учетной записи Acrobat Sign отображаются как пользователи.
• Никто. Никто не сможет использовать свои сохраненные подписи.

В этом разделе имеется следующий дополнительный флажок:

• Разрешить пользователям из моей учетной записи загружать изображения и сохранять их в своих профилях в качестве подписей и инициалов. Пользователи, отображаемые в вашей учетной записи Acrobat Sign, смогут загружать изображение своей подписи в разделе «Личные настройки».

Добавить фирменную символику вашей компании — прекрасный способ оформить документы и транзакции Acrobat Sign пользователей и подписывающих сторон.

Название компании и имя хоста в URL-адресе

В этом разделе можно указать название компании и имя хоста для вашей учетной записи. Это базовая информация, с помощью которой ваша учетную запись будет отражать актуальные сведения о вас. 

Эти два параметра настраиваются для учетной записи и не могут быть изменены на уровне группы.

Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

Название компании

Значение, введенное в это поле, подставляется автоматически в поле «Название компании» для новых пользователей, когда они создаются в учетной записи.

По умолчанию в Acrobat Sign пользователи могут изменять свои персональные настройки, включая параметр «Название компании» для индивидуального пользователя.

Для обновления значения поля Название компании в профиле всех пользователей в вашей учетной записи выполните следующее:

• Установите флажок в поле Задать название компании для всех пользователей в учетной записи.
• Нажмите Сохранить.

Для всех профилей пользователей будет применено значение в поле Название компании в качестве значения Компания в их пользовательских профилях.

Имя хоста

При указании имени хоста для учетной записи изменяется URL-адрес, по которому пользователи входят в систему, а также URL-адреса, по которым подписывающие стороны переходят к соглашениям.

В результате вы получаете URL-адреса с индивидуальным именем хоста.

Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и каждый из параметров подходит для конкретного типа использования.

Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.

• Прикреплять файл CSV с данными формы к электронным сообщениям подписанного соглашения отправителя
  Если вы используете формы и хотите получать файл CSV с данными полей для каждого подписанного документа, установите этот флажок. Однако работать с отдельными файлами CSV для каждой транзакции может оказаться не совсем удобно.
  
  Для сбора данных или их отправки в CRM лучше создать решение API.
  


• Ограниченная видимость документа
  Эта функция позволяет отображать в транзакциях только файлы, назначенные указанным подписывающим сторонам. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами функции «Ограниченная видимость документа», необходимо четкое понимание процесса подписания документов, которые вы отправляете, и того, как вы прикрепляете эти документы.
  
  Эта опция пригодится вам в случае, если вам необходимо отправить большую, многофайловую транзакцию нескольким подписывающим сторонам, и вы хотите скрыть части документа от одной или нескольких подписывающих сторон. Если у вас возникли сомнения, посмотрите небольшой видеоролик.

• Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениям
  После завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Этот параметр позволяет отправлять копии документов только внутренним, только внешним получателям либо и тем, и другим.
  
  Установка этого параметра, скорее всего, будет зависеть от типа ваших документов. Если вы собираете конфиденциальную информацию, не стоит отправлять подписанные копии по электронной почте. Таким образом вы обеспечите безопасность документов. Однако ваши клиенты, возможно, захотят получить копии документов. В таких случаях подписывающей стороне рекомендуется зарегистрировать бесплатную учетную запись Acrobat Sign и получить копию непосредственно из Acrobat Sign.
  


• Приложить отчет аудита к завершенным документам
  Если вам требуются отчеты об аудите, приложенные к копии подписанного документа, отправляемого вам по электронной почте, включите этот параметр как минимум для отправителя.
  


• Объединить несколько документов в один после подписания
  При загрузке нескольких файлов для одной транзакции Acrobat Sign объединяет эти файлы в один документ PDF перед отправкой на подпись.
  
  Этот параметр определяет, содержат ли подписанные и сохраненные сообщения электронной почты один большой документ PDF или этот документ будет разделен на несколько файлов.
  

• Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты

Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для клиентов уровня «Бизнес» и «Организация»). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

• Загрузка подписанного документа
  Необходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Acrobat Sign.
  
• Интеграция с Twitter
  Пользователи могут рассказать о своих успехах! Уведомление Twitter отправляется при каждом выполнении транзакции.
  
• Передача пользователям в моей учетной записи
  В данном случае передача означает разрешение другой подписывающей стороне (адресу эл. почты) подписать документ вместо вас. Передача не отменяет доступ исходного пользователя к документу, а просто предоставляет другому пользователю право на подпись.
  
  Как правило, мы стремимся сделать процесс подписания как можно легче, и поэтому разрешаем передачу. Однако в некоторых случаях документ должен быть подписан только назначенной стороной.
  

• Право на подпись
  Этот параметр определяет доступ к подписанию документа по умолчанию для пользователей в вашей учетной записи Acrobat Sign.
  Обычно рекомендуется разрешить подписание по умолчанию всем. Если вы планируете использовать Acrobat Sign в отделе кадров, то вам определенно нужно разрешить подписание всем.
  Если вы решили не предоставлять право подписания всем по умолчанию, необходимо указать подписывающие стороны, которые могут подписывать документы.
  Совет! Как администратор, вы не являетесь подписывающей стороной. Поэтому, если вам необходимо подписывать документы, и вы отказываетесь от права подписания для всех по умолчанию, следующее, что вам необходимо сделать, — это перейти в раздел «Пользователи и группы», щелкнуть свой адрес электронной почты и предоставить себе право подписания.
• Передача пользователям вне моей учетной записи
  Параметр аналогичен указанному выше, но эта функция предназначена для пользователей, которых нет в вашей учетной записи Acrobat Sign.
  Установите часовой пояс, используемый для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи
  Этот параметр устанавливает часовой пояс для меток даты и времени на транзакциях.
  
• Параметры, связанные с администрированием группы
  Клиенты уровней обслуживания «Бизнес» и «Организация» могут создавать группы. Если у вас есть группы, может потребоваться назначить администраторов только для этих групп.
  Эти два параметра позволяют разрешить или запретить администраторам группы добавлять новых пользователей или изменять уровень группы (эти настройки также доступны в разделе «Глобальные настройки»).
  

Параметры отправки — это функции, отображающиеся при отправке на вкладке «Отправка». Этот раздел посвящен всем настройкам, которые доступны на этой странице.

Как и глобальные параметры, они очень сильно зависят от каждого отдельного случая применения.

Процесс настройки довольно долгий. Не будем терять время и начнем! Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.

• Новый инструмент «Возможности отправки»
  Этот параметр включает новый инструмент «Возможности отправки». Также можно разрешить пользователям переключаться между новым и классическим инструментом «Возможности отправки».
  
• Показывать страницу отправки после входа в систему
  Этот параметр направляет пользователей на вкладку «Отправка» (вместо вкладки «Главная») после входа в Acrobat Sign.
  Если при первом входе в систему возникает нежелательная задержка, это может быть связано с работой сценариев обновления виджетов отчетов на вкладке «Главная». Если пользователям нужно сразу перейти к процессу отправки, не проверяя данные на вкладке «Домашняя», то эта функция вам подойдет.
  
• Отправить документы на утверждение
  Вам требуется утверждение от одного или нескольких пользователей, но не их подписи? Если да, включите эту функцию.
  

• Прикрепление документов
  Этот параметр включает все ресурсы, из которых можно брать документы. Если вы хотите управлять версиями документов, вы можете запретить доступ ко всем ресурсам, кроме библиотеки, где хранятся текущие версии форм.
  
• Автоматически заполнять имя документа
  Автоматическое указание имени документа значительно экономит время, но имейте в виду, что документ называется по имени первого вложенного файла. Если это так, возможно, стоит разрешить отправителю изменять имя документа. На всякий случай.
• Языки
  С помощью этого параметра пользователи выбирают язык подписания для внешних подписывающих сторон на странице «Отправка».
  

• Шаблоны сообщений
  Значительно экономит время для пользователей с большими объемами работы. Шаблоны сообщений позволяют создать новое сообщение по умолчанию, а также определить большой массив других пользовательских шаблонов сообщений. Если вы отправляете одни и те же документы с одинаковым сообщением несколько раз в день, настройте этот параметр.
  
• Личные сообщения получателям
  Этот параметр позволяет отправителям добавлять личные сообщения для каждого получателя.
  
• Разрешенные типы подписи
  По умолчанию включена только электронная подпись. Однако зачастую пользователям требуется выводить документы на печать и передавать их обратно по факсу. Если вы знаете, что некоторые клиенты действуют таким образом, включите параметр «Подпись по факсу».
  
• Настройки подписи отправителя
  Эти настройки предназначены для отправителей, которым необходимо дополнительно подписывать документы. Если отправителям разрешено дополнительно подписывать документы, следует восстановить настройки по умолчанию, чтобы уменьшить количество отправителей, которых необходимо настраивать для транзакции.
  
• Напоминания
  Если для процесса необходимо настроить уведомления, этот параметр позволяет настроить повторную отправку и сообщение напоминания, что дополнительно экономит время отправителям.
  
• Защита паролем подписанных документов
  Если этот параметр включен, пользователю будет необходимо ввести пароль, прежде чем он сможет открыть подписанный файл PDF или просмотреть его в режиме онлайн.
  Настройка стоит ваших усилий и времени, поскольку обеспечит безопасность.
  
• Проверка удостоверений подписывающих сторон в моей учетной записи
  В Acrobat Sign предусмотрено несколько методов двухфакторной аутентификации пользователей. В зависимости от вашего конкретного случая можно разрешить один или несколько из этих параметров. Кроме того, можно разрешить или запретить отправителям выбирать метод аутентификации по желанию.
  

• Истечение срока действия документа
  Если ваш случай предусматривает «периоды специальных возможностей», например специальную цену, которая доступна только в течение следующих дней, вы можете указать этот период в настройках. Если документ не будет подписан за заданное время, срок его действия истечет.
  Если включен этот параметр, рекомендуется также включить параметр Разрешить изменение параметров срока действия документа после его отправки. Вам не нужно продлевать срок действия, однако иметь такую возможность очень полезно.
  
• Новое представление страницы предварительного просмотра и авторинга
  Этот параметр предоставляет доступ к новому представлению страницы «Авторинг». Он также дает пользователям возможность переключаться между новым и классическим представлением страницы «Авторинг».
  
• Просмотр, разм. подп., добавление полей
  Если вы часто добавляете поля в документы в реальном времени, можно включить инструмент перетаскивания полей по умолчанию. Однако при работе с документами с контролем версий вам, скорее всего, потребуется запретить пользователям изменять поля.
  
• Порядок подписи
  Как правило, документы подписываются в последовательном порядке. Такая настройка задана по умолчанию. Однако если в работе вы используете параллельный процесс подписания, можно настроить сервис соответствующим образом, чтобы пользователи подписывали документы одновременно.
  
  Кроме того, вы можете предоставить отправителю возможность самому выбрать, какой порядок подписи лучше всего подходит для его транзакций: одновременный или последовательный.

Параметры безопасности Acrobat Sign аналогичны общим параметрам безопасности с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

• Параметры единого входа
  Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.
  
• Параметр «Запомнить меня»
  С помощью этого параметра система запоминает данные для входа пользователя на определенный период. Выберите период в раскрывающемся списке.
  
• Политика пароля для входа
  Эта настройка указывает, как часто требуется менять пароль и сколько предыдущих паролей будет запоминать Acrobat Sign для предотвращения установки повторяющихся паролей.
  
• Надежность пароля для входа
  Необходимый уровень надежности паролей обеспечивает защиту вашей учетной записи. Рекомендуется установить как можно более надежные пароли.
  
• Тип шифрования PDF
  Ключевым моментом шифрования PDF является полное представление о том, какая версия Reader, вероятнее всего, установлена у подписывающих сторон. Расширенные варианты шифрования требуют более современных версий Reader.
  Если подписывающий пользователь в достаточной мере подкован в технических вопросах, можно использовать значение «128-битовый AES». Программа Acrobat 7 впервые появилась в начале 2005 года, и с тех пор большинство пользователей перешли на более новые версии.
  
• API
  Этот параметр разрешает несертифицированным партнерским приложениям получать доступ к данным этой учетной записи. Он также разрешает другим пользователям (помимо администраторов учетных записей) разрабатывать приложения, использующие Acrobat Sign API.
  
• Допустимые диапазоны IP-адресов
  Если внешние пользователи пытаются получить доступ к вашим пользователям, ограничение диапазона IP-адресов является превосходной мерой защиты. Проверьте, что никто не работает из дома или с мобильного устройства за пределами принадлежащих вам сетей.
  
• Общий доступ к учетной записи
  Общий доступ к учетной записи — это удобная функция для ваших пользователей, однако будет также не лишним контролировать, кому они предоставляют доступ к своим учетным записям. Многие администраторы выбирают общий доступ к учетным записям только при создании новых пользователей и отключают параметр в масштабах учетной записи.
  
• Проверка удостоверения подписывающей стороны
  Должны ли пользователи входить в систему перед подписанием документа? Это может быть хорошей проверкой безопасности.
  
• Пароль для подписания соглашения
  Этот параметр позволяет применить политику паролей при защите документа от подписания или просмотра.
  
• Надежность пароля для подписания соглашения
  Этот параметр определяет надежность пароля.
  
• Аутентификация на основе знаний
  Можно ограничить количество попыток проверки личности подписывающей стороны перед отменой документа.

Планируете использовать API-интерфейс? Если у вас есть разработчик и вы хотите интегрировать Acrobat Sign в существующую систему CRM (или любую другую систему с поддержкой API-интерфейса), вам может потребоваться этот параметр.

Acrobat Sign поддерживает REST API:

Выберите Учетная запись > Acrobat Sign API.

Чтобы использовать API Adobe Document Cloud для доступа к данным клиентов, требуются OAuth Tokens.

Вы можете создать ключ интеграции, если у вас есть старое приложение, не поддерживающее OAuth.

Если вы не видите ссылку для создания ключа интеграции, обратитесь в службу поддержки.

Также на этой странице содержатся

• Ссылка на WSDL
• Ссылка на OAuth Tokens
• Ссылка на документацию по методам
• И ссылка на образцы API REST

Кроме того, после активации API в левой части отобразится новая ссылка на Журнал API-запросов. В данном журнале отображается XML из входящих вызовов API, и он может быть бесценным в устранении неполадок при наличии любых проблем с кодом.

Параметр REST API доступен через приложения API.

Находясь на странице, щелкните ссылку Создайте новое приложение, дайте приложению имя и нажмите на кнопку Создать приложение.

Идентификатор и секретное слово приложения будут созданы и немедленно отобразятся.

Разделение пользователей на функциональные группы может оказаться очень удобным, особенно если у вас имеются различные требования к подписи или структуры отчетности, которые необходимо соблюдать.

К счастью, создать группу в Acrobat Sign очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи или Учетная запись > Группы.

На странице «Группы» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу страницы и введите новое имя группы в соответствующее поле.

На странице также доступна ссылка для настройки параметров группы — нажмите строку для просмотра ссылки «Параметры группы». Эти настройки почти идентичны глобальным параметрам, указанным на уровне учетной записи, но, поскольку группы являются дочерним объектом учетной записи, настройки группы перезаписывают параметры учетной записи.

Вы также увидите, что имя группы всегда доступно для обновления, поэтому, если потребуется изменить имена групп, с этим не возникнет проблем.

Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

В Acrobat Sign создать пользователей можно двумя способами:

По одному

или

Сразу несколько с помощью CSV

Создать одного пользователя очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. Откроется диалоговое окно «Создание».

Введите адрес электронной почты, имя и фамилию, а затем выберите группу для назначения пользователя (при необходимости).

Отобразится флажок «Просмотреть их соглашения». Этот параметр предоставляет администратору доступ к учетной записи нового пользователя. Также установите этот флажок, если требуется контролировать транзакции нового агента.

Если этого не сделать, вы все равно можете предоставить общий доступ, только для этого потребуется воспользоваться функцией общего доступа к учетной записи.

После создания пользователя на указанный адрес электронной почты будет отправлено электронное сообщение с запросом на установку паролей. Когда это будет сделано, пользователь станет активен и сможет отправить свой первый документ!

Для создания нескольких пользователей выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. В диалоговом окне «Создание» нажмите Создать группу пользователей.

Вам потребуется создать файл CSV, содержащий хотя бы два столбца: столбец адреса электронной почты и столбец имени/фамилии. Для ознакомления с форматом просмотрите пример файла CSV — нажмите ссылку Загрузить пример файла CSV. Подготовьте файл в заданном формате. Как только файл будет готов, нажмите Обзор и выберите файл.

Одним из недостатков этого процесса является то, что вы не можете предоставить пользователю доступ к учетной записи администратора.