Настройка роли «Заверение по электронной почте» для получателей

Поиск

Последнее обновление 18 сент. 2024 г.

Обзор

Для многих соглашений (таких как налоговые документы, земельный кадастр, доверенность, передача активов и т. д.) требуется, чтобы получатель подписывал соглашение в присутствии заверителя. Заверителем может быть практически любая присутствующая сторона, которая может наблюдать за процессом подписания.

В Acrobat Sign в процессе настройки есть доступная для выбора «роль», которая позволяет добавить получателя с ролью «подписант» и связанного получателя с ролью «заверитель», которого должен определить подписант.

Перед просмотром соглашения подписант должен указать имя и адрес электронной почты заверителя.
После того как подписант завершает процесс подписания, заверитель получает сообщение электронной почты с запросом на подтверждение личности для заверения процесса подписания. Заверителю необходимо проверить свое имя и адрес электронной почты перед работой с соглашением.
Для получения информации, необходимой для соответствия требованиям, можно назначить заверителю дополнительные поля.

Доступность

Возможность Подписать с заверителем доступна только учетным записям с корпоративным планом лицензирования.

Диапазон настроек

Роль заверителя можно включить на уровнях учетной записи и группы.

Примечание.

Роль «Заверитель» отличается от роли «Нотариус».

Заверителем может быть любой человек, отвечающий требованиям:

является совершеннолетним;
находится в здравом уме;
является независимым и непредвзятым, а также не входит в состав участников соглашения;
физически присутствует при подписании соглашения.

Заверители не могут получать оплату за присутствие при подписании.

Пользователь с ролью «Нотариус» обычно нанимается административным органом (например, государственным органом). Процесс нотариального заверения является в значительной степени более формальным, так как фиксируется личность подписанта и обычно взимается плата за обработку.
Сервисы электронного заверения также доступны в Acrobat Sign.

Обратитесь в юридический отдел для подтверждения необходимости в заверителе или нотариусе.

Добавление отправителями заверения по электронной почте в соглашение

После включения роли отправители увидят роль Подписать с заверителем в списке Роль на странице создания.

Когда подписант выбирает роль Подписать с заверителем , под записью получателя появляется дополнительная запись, которая указывает, что требуется заверитель и что подписанту необходимо указать соответствующие данные о нем.

В связи с условиями процесса подписания и индексацией заверителей поддерживается только последовательный порядок подписания.

Примечание.

Параметр Подписать с заверителем в данный момент недоступен в новом интерфейсе Запросить подпись.

Страница создания с развернутым раскрывающимся списком «Роли» и выделенным параметром «Подписать с заверителем».

Аутентификация по телефону доступна для сценариев использования, при которых заверителю необходимо вводить одноразовый пароль на втором этапе аутентификации (например, документы HMLR).

Аутентификация по телефону настраивается отправителем при создании соглашения, но отправителю не требуется вводить номер телефона заверителя. Подписант предоставляет номер телефона заверителя после его идентификации.

Заверителю необходимо использовать мобильный телефон для аутентификации — отправляется текстовое сообщение (функция звонка отключена).
Если используется стационарный телефон, появляется сообщение с ошибкой, в котором говорится, что необходимо использовать мобильный телефон.

Внимание.

Параметр подтверждения использования мобильного устройства находится в разработке. Его добавление ожидается в марте 2024 года.

Страница создания с добавленным в список получателей заверителем и развернутым меню аутентификации.

Примечание.

Аутентификация заверителя с помощью одноразового пароля на втором этапе является необязательной в интерфейсе отправителя, но может быть обязательной для коммерческого использования. Обратитесь в юридический отдел, чтобы узнать, соответствие каким требованиям необходимо обеспечить.

Для заверителей можно также добавлять личные сообщения:

Запись заверителя на странице создания с выделенным личным сообщением

Создание настраиваемых рабочих процессов отправки

Пользователи, которые создают настраиваемые рабочие процессы отправки, видят параметр Подписант с заверителем при выборе нового получателя в диаграмме потока получателей.

При выборе роли Подписант с заверителем устанавливаются оба объекта подписывающей стороны: подписант (Получатель) и заверитель (Заверитель-получатель).

Примечание.

Настройка заверителей в средстве создания рабочих процессов будет добавлена в выпуск от марта 2024 года. Текущая версия Insider Access пока не поддерживает эту функцию.

Интерфейс «Настраиваемый рабочий процесс отправки» с выделенной ролью «Отправить с заверителем» на вкладке «Получатели»

Убедитесь, что обязательные поля для заверителя размещены в соглашении

Поля необходимо добавить в документ, в котором требуется подпись заверителя. Если поле подписи не добавлено для заверителя, оно автоматически размещается в конце документа.

Для некоторых сценариев использования заверителям необходимо предоставлять дополнительную информацию, чтобы корректно выполнить процесс заверения. Обратитесь в юридический отдел, чтобы узнать, какая именно информация требуется. Добавьте поля для ввода этой информации, назначьте их заверителю и пометьте их как обязательные.

Примечание.

Правила ограниченной видимости документа применяются к заверителям, как и к любому другому участнику. Просмотреть можно только файлы, содержащие поля для заверителя.

Встроенные средства авторинга: назначение полей заверителю

В среде авторинга в приложении определяются заверители в последовательности подписания, и им присваиваются цветовые идентификаторы в списке «Получатели».

Среда авторинга с развернутым списком получателей и выделенным участником «Заверитель».

Текстовые теги

Заверители — это получатели, которые индексируются с учетом номеров участников. Если у вас есть два получателя и каждому требуется заверитель:

Первый подписант: _es:signer1
Заверитель, прикрепляемый к первому подписанту: _es:signer2
Второй подписант: _es:signer3
Заверитель, прикрепляемый ко второму подписанту: _es:signer4

Назначение идентификаторов текстовых тегов выполняется в соответствии с порядком подписания в соглашении. Однако индексирование на странице создания не учитывает заверителей в интерфейсе. (Заверители отображаются в качестве вспомогательной записи указанного получателя.)

Страница создания с индексом подписи, используемым текстовыми тегами, добавленными в соответствии с получателями в списке получателей.

Внимание.

Не спешите при создании и тестировании форм, чтобы процесс подписания обрабатывался корректно, а участникам предоставлялся доступ к нужным полям.

Процесс подписания для получателя

Процесс подписания начинается с получения уведомления по электронной почте, в котором сообщается, что соглашение отправлено и требуется заверитель.

Нажав кнопку Просмотреть и подписать и приняв Условия использования, подписант должен предоставить сведения о заверителе. Доступ к соглашению предоставляется только после сбора информации о заверителе.

Запрашиваемые сведения о заверителе:

Полное имя
Адрес эл. почты
Дополнительно: номер мобильного телефона (если для заверителя настроена двухфакторная аутентификация)
- Если используется стационарный телефон, заверитель увидит сообщение об ошибке.

Адрес электронной почты подписанта с полем для ввода данных заверителя

Если процесс подписания прекращается до его завершения и его требуется выполнить снова, информация о заверителе теряется и ее нужно вводить заново.

Обратите внимание, что в поле Подтверждение адреса электронной почты невозможно вставлять скопированные значения. Адрес электронной почты необходимо ввести вручную.

Процесс для заверителя

После того как подписант завершает процесс подписания, на адрес электронной почты заверителя отправляется письмо.

Заверитель получает сообщение электронной почты с запросом на подтверждение личности для работы с соглашением, а также сведениями о подписанте, назначившем заверителя.

После того как заверитель нажимает кнопку Просмотреть и подписать и принимает Условия использования, появляется запрос на подтверждение сведений. Затем предоставляется доступ к соглашению.

Сообщение электронной почты заверителя и интерфейс для ввода адреса и рода деятельности

После получения доступа к соглашению заверитель может заполнять все обязательные для него поля и добавлять подпись.

В процессе подписания заверитель не может изменить значение, указанное подписантом в поле для имени.

Примечание.

Заверитель не может загружать соглашение и не имеет доступа к нему после выполнения назначенных ему действий. Вложение не отправляется, и если у заверителя есть учетная запись Acrobat Sign, соглашение не отображается на его странице Управление.

Поля для заверителя необходимо добавить в документ, в котором требуется их подпись. Если поле подписи не добавлено для заверителя, оно автоматически размещается в конце документа.

Если род деятельности и адрес заверителя не указаны во всплывающем окне подтверждения личности заверителя, необходимо добавить поля для сбора этой информации, пометить их как обязательные и назначить заверителю. Если этого не сделать, требования к процессу заверения соглашения могут быть не соблюдены.

Встроенные средства авторинга: назначение полей заверителю

Текстовые теги

Первый подписант: _es:signer1
Заверитель, прикрепляемый к первому подписанту: _es:signer2
Второй подписант: _es:signer3
Заверитель, прикрепляемый ко второму подписанту: _es:signer4

Назначение идентификаторов текстовых тегов выполняется в соответствии с порядком подписания в соглашении. Однако индексирование на странице создания не учитывает заверителей в интерфейсе. (Заверители отображаются в качестве подчиненной записи указанного получателя.)

Внимание.

Конфигурация

Элементы управления для этой функции можно просмотреть в разделе Параметры учетной записи > Параметры отправки > Допустимые роли получателей

Установите флажок Разрешить отправителям отмечать получателей как подписантов с заверителями.

Роль либо включена, что предоставляет доступ к роли, либо нет. Элементов управления для дальнейшей настройки нет.

Меню администратора «Параметры отправки» с выделенным элементом управления «Разрешить отправителям отмечать получателей как подписантов с заверителями».

Если элемент управления включен, роль Подписать с заверителем отображается в списке ролей, доступных для отправителя, на странице создания и в средстве создания настраиваемого рабочего процесса отправки.

Страница создания и средство создания рабочих процессов с развернутым меню ролей получателя и выделенной ролью «Отправить с заверителем».

Состояние страницы Управление

Соглашение на странице Управление показывает состояние Отправлено для заверения, когда в рамках цикла подписания ожидается завершение процесса подтверждения заверителя.
Обратите внимание, что получатели, которые не являются заверителями, по-прежнему показывают соответствующее для их роли состояние в соглашении («Отправлено на подпись», «Отправлено на подтверждение» и т. д.)

Страница «Управление» с соглашением, ожидающим заверения с состоянием «Отправлено на заверение».

Записи в отчете об аудите и списке «Действия»

Все действия, зарегистрированные в журнале аудита для заверителя, обозначаются соответствующей терминологией, например «Документ подтвержден заверителем»

Журнал об аудите, который показывает, что подписанту требуется заверитель, а также отображает действия заверителя, включая сведения о роде его деятельности и адрес.

В списке Действия указаны те же события журнала об аудите в сжатом формате. Действия заверителя определены явным образом, но событие подписанта не включает требования для заверителя.