Повторно используемые группы получателей

Поиск

Последнее обновление 30 нояб. 2023 г.

Обзор

Повторно используемые группы получателей позволяют пользователям создавать постоянные группы получателей, которые можно использовать при создании соглашения на странице Отправить или при создании настраиваемого рабочего процесса отправки в средстве создания настраиваемых рабочих процессов.

Для группы получателей можно задать до 100 адресов электронной почты и сохранить ее как частную группу получателей или управляемую (владельцем) группу получателей на уровне группы или учетной записи (в зависимости от уровня прав создателя).

Примечание.

Группы получателей должны быть включены, чтобы возможность их использования появилась на странице Отправить.

Способ применения

Можно создавать повторно используемые группы получателей и предоставлять доступ к ним в зависимости от уровня полномочий пользователя в среде Acrobat Sign, как описано ниже.

Пользователи, не являющиеся администраторами, могут создавать только частные (управляемые самим пользователем) группы получателей для собственного использования.
Администраторы на уровне группы могут создавать частные группы получателей и группы получателей, которыми могут управлять находящиеся в их ведении группы пользователей.
Администраторы на уровне учетной записи могут создавать частные группы получателей, группы, которыми могут управлять отдельные группы пользователей, и группы, управляемые учетной записью, то есть доступные для всех групп.

Примечание.

Группы получателей, управляемые группой пользователей, могут быть связаны только с одной группой. Здесь строго соблюдается отношение один к одному.

Группы получателей, управляемые учетной записью, всегда распространяются на все группы. Не существует механизма для исключения одной или нескольких групп.

Созданная и сохраненная группа получателей становится доступной для использования при составлении соглашения, а также при разработке (или редактировании) настраиваемого рабочего процесса отправки.

Существуют некоторые ограничения, связанные с конфликтами разрешений между группой получателей и шаблоном рабочего процесса:

настраиваемый рабочий процесс, доступный для всей учетной записи, может использовать только группы получателей, управляемые учетной записью;
настраиваемый рабочий процесс, доступный для одной группы, может использовать группы получателей, управляемые этой группой или учетной записью;
настраиваемый рабочий процесс, доступный отдельному пользователю, может использовать группы получателей, управляемые пользователем, группой или учетной записью.

Добавьте повторно используемые группы получателей в свои соглашения:

Откройте страницу Отправить.
Нажмите Добавить группу получателей в правом верхнем углу списка получателей.
В поле Введите название группы начните вводить название нужной группы.

Адресная книга отобразит все существующие группы, которые соответствуют введенной последовательности символов. Помните, что повторно используемые группы получателей имеют области разрешений, которые обеспечивают доступ пользователя (или запрещают его). Если ожидаемая группа не отображается, убедитесь, что пользователь включен в область группы получателей.
Выберите группу в списке адресной книги.

Если подходящая повторно используемая группа получателей не существует, можно использовать уникальное название группы, а получателей-участников добавить вручную.
Когда выбрана повторно используемая группа получателей, вставляется список ее участников, для каждого из которых можно индивидуально настроить метод аутентификации.

Примечание.

Невозможно изменить имя или адрес электронной почты участника повторно используемой группы получателей, если он вставляется как получатель. Можно изменить только метод аутентификации.

Откройте рабочий процесс.
Перейдите к разделу Получатели.
Выберите получателя, чтобы открыть конфигурацию получателя.
Нажмите кнопку Добавить группу получателей и выберите нужную группу.

Примечание.

Если нужная группа получателей недоступна, установите флажок Кто может пользоваться этим рабочим процессом в области Сведения о рабочем процессе в шаблоне рабочего процесса.
Нажмите кнопку Добавить, чтобы вставить группу получателей.

После добавления группы получателей ее имя отобразится в области настройки получателей.

Чтобы удалить установленную группу получателей, нажмите значок удаления справа от имени группы получателей.

Конфигурация

Доступность

Повторно используемые группы получателей доступны только для плана Решения Acrobat Sign.

Диапазон настроек

Эта возможность включена по умолчанию для всех пользователей учетных записей с планом «Решения Acrobat Sign».

Чтобы применить ее, нажмите значок аватара в правом верхнем углу окна, выберите Настройки профиля в меню, а затем нажмите вкладку Адресная книга на панели параметров слева.

Создание новой повторно используемой группы получателей

Выберите Адресная книга в разделе Профиль.
Нажмите кнопку Добавить группу получателей.
Настройте группу получателей со следующими параметрами:
- Название группы получателей — имя, которое будет отображаться и которое можно искать при выборе группы получателей в средстве создания настраиваемых рабочих процессов.
- Владелец этой группы — объект, который станет владельцем этой группы получателей после сохранения. Доступные варианты зависят от уровня прав пользователя, создающего группу.
  
  Пользователи, не являющиеся администраторами, видят только одни вариант: Только вы.
  
  Администраторы на уровне группы видят вариант Только вы и список групп, в которых у них есть права администратора.
  
  Администраторы на уровне учетной записи видят варианты Только вы, Вся организация и список всех групп в учетной записи.
Примечание.

Владелец группы не может быть изменен после сохранения группы.
После сохранения группы получателей отобразится страница участия в этой группе, где пока нет ни одного участника.

Чтобы добавить участников в группу, нажмите кнопку Добавить участника и введите адреса электронной почты, которые должны быть включены в эту группу получателей.

Примечание.

В группу получателей можно добавить любых участников, а не только пользователей вашей учетной записи или получателей в адресной книге. Подойдет любой адрес электронной почты.
После добавления всех получателей на странице группы получателей отобразится следующее:
- Название группы получателей
- Владелец группы получателей
- Дата последнего изменения
- Список участников в группе
Отдельных пользователей можно удалить, выбрав многоточие справа от имени получателя.

Поиск повторно используемых групп получателей

Искать получателей можно по названию группы получателей или по адресу электронной почты участника.

После ввода значения в строку поиска возвращаются результаты. По умолчанию возвращаются Все результаты, но их можно отфильтровать по названию группы или по электронной почте пользователя в зависимости от того, что вы ищете.

Примечание.

Строка поиска соответствует только началу (с первого символа). Совпадения, найденные в середине строки, не возвращаются. Например, нельзя выполнить поиск по домену электронной почты (caseyjones.dom) и получить результаты.

Выберите Адресная книга > Группы получателей
В поле поиска введите первую часть искомого названия группы и нажмите Enter.
Возвращается список групп получателей, Название группы которых соответствует введенному значению:
Нажмите кнопку Название группы.
Выберите группу, она автоматически откроется, и вы сможете отредактировать ее и изменить состав участников.

Выберите Адресная книга > Группы получателей
В поле поиска введите полный адрес электронной почты искомого участника и нажмите Enter.
Нажмите кнопку Отдельный участник.
Возвращается список групп получателей, в которых есть один или несколько Отдельных участников, соответствующих строке поиска:
Выберите группу, она автоматически откроется, и вы сможете отредактировать ее и изменить состав участников.