Запрос подписей у других пользователей

Выберите вкладку Отправка на верхней панели навигации.

Автоматически запустится первый этап процесса — сбор файлов для соглашения.

Выберите правильную группу, из которой будет отправлено соглашение (если возможно). Если поле выбора групп неактивно, у вас есть доступ только к одной группе.

Поле выбора группы активно на протяжении всего процесса настройки соглашения, поэтому группу можно изменить в любой момент. Однако будут предоставлены следующие возможности:

• при изменении группы все конфигурации отменяются, и придется начинать сначала;
• при изменении группы логотип на экране отправителя не изменяется. В последующих сообщениях электронной почты и в процессе подписания будет использоваться правильный логотип группы, из которой отправляется соглашение.

Перетащите файл из локальной системы в поле Добавить файл или нажмите ссылку Выбрать файлы. Откроется окно выбора файлов.

Выберите файл для использования в соглашении в локальной системе, библиотеке шаблонов или на синхронизированном диске Microsoft OneDrive.

• При выборе локального файла процесс сразу переходит ко второму этапу.
• С помощью шаблонов можно выбрать несколько файлов.
  • Если используются шаблоны, нажмите Подтвердить для перехода ко второму этапу.
• Облачное хранилище позволяет выбрать несколько файлов из подключенной учетной записи OneDrive.

На втором этапе создания соглашения заполняются и настраиваются или проверяются сведения и параметры соглашения.

Сначала убедитесь, что все файлы прикреплены к соглашению в правильном порядке.
Соглашения с несколькими файлами объединяют все файлы в один документ PDF. Порядок перечисления файлов в поле файлов определяет порядок их отображения в конечном документе PDF.

Чтобы добавить больше файлов, перетащите их в поле «Добавить файл» или нажмите ссылку Выбрать другие файлы, чтобы открыть окно выбора файлов.

Чтобы изменить порядок файлов, нажмите файл и перетащите его в нужное место в списке файлов.

Проверьте или обновите Название соглашения.

Изначально соглашению присваивается название первого прикрепленного к нему файла.

В этом поле можно указать любое значение, достаточно установить курсор и ввести новое название.  
Помните, что название соглашения вставляется в строку темы письма получателя и является самым заметным полем на вашей странице Управление.

Обновите поле Сообщение.

Введенный в поле сообщения текст будет отображаться в письме, отправленном всем получателям. Это может быть общее приветственное сообщение, набор инструкций или любое другое содержимое, которое вы сочтете наиболее подходящим. 

• Максимальное количество символов в сообщении — 10 000
• Пользователи с уровнем обслуживания «Организация» и «Бизнес» могут добавлять в текст сообщения активные ссылки. 
  • Текст сообщения, отображаемый на странице электронного подписания соглашения и управления им, содержит интерактивные ссылки.
  • Форматы ссылок, которые автоматически конвертируются:
    • Полностью квалифицированные URL-адреса: https://adobe.com
    • URL-адреса, содержащие только домен: adobe.com
    • URL-адреса, содержащие путь: adobe.com/foo
    • URL-адреса с параметрами запроса и хеша: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • Адреса эл. почты: echosign@adobe.com
  • При нажатии на URL-адрес открывается новое окно браузера.
  • При нажатии ссылки на адрес электронной почты открывается новое электронное сообщение в используемом почтовом клиентском приложении. Адрес в поле Кому: добавляется автоматически.

Настройте параметры соглашения.

Этап 3. Изучите цикл подписания и добавьте получателей.

Раздел получателей определяет цикл подписания, участников, включенных в соглашение, их взаимодействие с соглашением и их представление в журнале аудита соглашения. Это проще, чем кажется на первый взгляд, но требуется понимание процесса подписания, который будет выполняться (например, клиент-подписант > внутренняя встречная подпись > внутреннее утверждение менеджером > сертифицированный получатель в процессе добавления).

Как только вы поймете процесс подписания, начинайте добавлять получателей.

Определите процесс подписания — последовательный или параллельный.

Процесс подписания задается при установке флажка Получатели должны подписывать документ по порядку.

• Если флажок установлен, выполняется последовательное подписание. Получателям по очереди отправляется уведомление по мере выполнения участниками записей получателей цикла подписания соглашения. Работа над соглашением завершается, когда последний получатель выполняет свое действие.
  
  • Для гибридного порядка подписания требуется последовательное подписание.
  • Если вы не уверены в том, какой процесс выбрать, или вам кажется, что нужен гибридный процесс подписания, используйте последовательный.
    
• Если флажок не установлен, используется параллельный процесс подписания. Всем получателям отправляются уведомления одновременно, а работа над соглашением завершается, когда все получатели выполнят требуемые действия.

Определите свою запись получателя.

Получатель определяется в одной строке (записи), содержащей несколько настраиваемых параметров. Можно использовать один адрес электронной почты в нескольких записях получателей (например, в семье три подписывающие стороны, но используется один адрес электронной почты). В Acrobat Sign каждая запись получателя рассматривается как уникальный участник.

Определение получателя

• Предоставление адреса электронной почты получателя
  • По мере ввода адреса электронной почты раскрывающийся список показывает адреса электронной почты из адресной книги, которые совпадают с тем, который вводите вы. Можно в любое время выбрать из этого списка адрес электронной почты, чтобы вставить его в поле получателя.
• Назначение роли. Роли обеспечивают контекст и ясность инструкций для получателя и в отчете об аудите. Некоторые роли ограничивают действия получателя (например, роли Передающая сторона дают право только на делегирование).
• Выберите метод доставки. Ссылки на подпись можно отправить по электронной почте или SMS на смартфон, а также можно воспользоваться обоими вариантами. Обратите внимание, что отправка по SMS — это премиум-сервис, за использование которого необходимо платить заранее.
  • Если выбран параметр SMS, отправитель должен предоставить номер телефона для получателя.

Задайте Настройки получателя.

При необходимости добавьте дополнительных получателей и определите для них порядковый номер.

Если в процессе подписания участвует несколько получателей, добавляйте их с помощью значка плюса под списком получателей. 

Записи получателей можно добавить следующим образом:

• Себя — добавляет отправителя в качестве записи следующего получателя.
• Индивидуальный пользователь — один конкретный получатель, определенный адресом электронной почты.
• Группа — Группа получателей или группа параллельного процесса подписания (используется для определения гибридного процесса подписания).
• Электронная печать — если у отправителя есть доступ к размещению электронных печатей, параметр отображается, и печать может быть добавлена так же, как, например, получатель..
• Копия — позволяет добавлять пользователя в качестве стороны, получающей копию. Получатели копии не работают над соглашением, только получают уведомление о завершении работы над ним.

Определяйте запись каждого получателя с помощью электронной почты, роли, метода аутентификации и личного сообщения.

Запись получателя можно удалить, нажав корзину справа в конце записи.

При необходимости настройте порядок подписания.

Если выбран последовательный процесс подписания, цифровой индекс подписи отображается непосредственно перед окном выбора роли в записи получателя.

Чтобы скорректировать положение записи получателя, используйте стрелки вверх и вниз для ее соответствующего перемещения в списке получателей. Индекс подписи обновляется соответственно.

Выполните предварительный просмотр соглашения и добавьте поля подписи.

После добавления всех получателей нажмите кнопку Предварительный просмотр и добавление полей, чтобы открыть среду авторинга.

Если используются шаблоны документов с уже настроенными полями и вы уверены, что размещение полей точно соответствует списку получателей, можно нажать Отправить, чтобы отправить соглашение сразу.

Этап 4 — авторинг

Среда авторинга, в которой поля размещаются нажатием кнопки мыши, автоматически пытается обнаружить поля и правильно их расположить. Успешное выполнение этого действия зависит от базовой структуры документа.

• По умолчанию все размещенные поля являются текстовыми.
• Все размещенные поля по умолчанию назначаются первому получателю.
• Возможно, некоторые поля придется удалить, переместить, переназначить либо придется изменить тип поля или размер.

Сначала удалите все автоматически добавленные поля, а затем поместите новые поля по своему усмотрению.

Удалите ненужные поля.

1. Нажмите внутри поля, чтобы открыть контекстное меню.
2. Нажмите значок удаления.

Переместите все поля, для которых необходимо выполнить это действие.

Наведите курсор на поле, дождитесь, пока отобразится значок стрелок, направленных в разные стороны, затем перетащите поле в нужное место.

Измените размеры полей.

Выделите поле, наведите курсор на любой край или угол, дождитесь, пока отобразится двунаправленная стрелка, затем перетащите край поля до нужного размера.

Измените назначение получателя поля (при наличии нескольких получателей).

Необходимо указать для системы Adobe Sign доступные для получателей поля. Это можно сделать, назначив каждое поле получателю (или всем пользователям, но необходимо явно выбрать Все в качестве получателя). Как уже упоминалось, все автоматически распознаваемые поля назначаются первому получателю.

Обратите внимание, что поля для каждого получателя имеют цветовую кодировку, что упрощает поиск нужных полей.

• При открытии списка получателей в левом верхнем углу отображаются все получатели с цветными точками рядом с их адресами электронной почты.
• В выбранном поле получателя отображается цветная рамка вокруг имени/адреса электронной почты получателя.
• Поля, перечисленные на панели слева, получают цвет (слегка блеклый) выбранного получателя.

Измените тип поля.

Поскольку все автоматически распознанные поля являются текстовыми, может понадобиться изменить некоторые поля на поля подписи.

Разместите все необходимые поля.

Убедитесь, что всем получателям, которые должны поставить подпись в документе, назначено поле подписи.

Размещение поля:

1. Выберите нужного получателя в окне выбора получателей.
2. Выберите в списке полей на панели слева поле, которое нужно поместить. В этом случае Электронная подпись.
3. Нажмите документ в том месте, где необходимо поместить поле.
4. Скорректируйте размещение полей и их размер.
5. Выберите следующего получателя и повторяйте процедуру размещения полей, пока все поля не будут размещены.

Сохраните или отправьте соглашение.

При сохранении соглашения сохраняются все настройки поля, а документ хранится в состоянии Черновик на странице Управление.

Отправка соглашения позволяет начать процесс подписания, когда у первого получателя появляется письмо (или у всех получателей, если выбран параллельный процесс подписания).