Чтобы создать шаблон библиотеки, щелкните вкладку Главная, затем выберите Создание шаблона для многократного использования.
Последнее обновление
6 апр. 2022 г.
Обзор
Шаблоны библиотеки позволяют создавать многократно используемые интерактивные документы. Эти документы могут содержать только одно поле подписи (например, документ о неразглашении) или представлять собой очень сложные формы (например, налоговые документы или документы для ввода в должность).
Во всех случаях, когда вы используете один и тот же файл для создания документа, вы можете создать шаблон, который ускоряет доставку документа подписывающей стороне, обеспечивает согласованность данных в итоговом подписанном контракте и гарантирует, что ваши сотрудники используют актуальную версию документа.
Существует два типа шаблонов: «слои полей формы» и «документы».
- Слои полей формы — это только поля, применяемые к загруженному файлу. Это идеальное решение для компаний, которые создают контракты с пользовательским содержимым, но в стандартизированном формате. Просто загрузите файл и примените слой полей, чтобы разместить все поля несколькими щелчками мыши.
- Документы содержат базовый файл в дополнение к полям. Этот параметр удобен для документов, содержимое которых не изменяется и которые не имеют динамического содержимого, например налоговые формы, заявления и документы о неразглашении.
Примечание.
Пользователи, создающие шаблон, являются владельцами объекта.
Редактировать шаблон и уровень прав доступа может только владелец, кроме тех случаев, когда группе или организации предоставлен общий доступ к шаблону.
- Если организации предоставлен общий доступ к шаблону, редактировать шаблон в разделе Общие библиотеки меню администратора имеют право администраторы учетной записи.
- Если группе предоставлен общий доступ к шаблону, в этом случае редактировать шаблон в разделе Общие библиотеки меню администратора имеют право администраторы этой группы.
- Администраторы учетной записи также имеют доступ ко всем документам, к которым группе предоставлен общий доступ.
Право владения шаблоном нельзя передавать другому пользователю.
В этой статье описываются следующие действия.
Создание шаблона библиотеки
-
-
Откроется страница конфигурации Создание шаблона библиотеки.
Введите имя шаблона в поле Имя шаблона.
Если имя шаблона не задано явным образом, в поле будет подставлено имя первого добавленного документа.
-
Перетащите документы в раздел Файлы или откройте ссылку Добавить файлы справа над полем Файлы, чтобы найти документы на компьютере.
Можно прикрепить несколько файлов для создания одного большого шаблона.
-
Настройте Тип шаблона.
- Повторно используемый документ — если выбран этот параметр, будет сохранен весь документ, его содержимое и поля форм.
- Повторно используемый слой полей формы — если выбран этот параметр, будет сохранен только слой полей формы, который будет применен к другому документу (та же компоновка другого содержимого).
- Оба — будут доступны оба типа шаблонов.
Примечание.Тип шаблона можно изменить в любое время, отредактировав свойства шаблона.
-
Выберите значение параметра Кто может использовать этот шаблон.
Этот параметр предоставляет доступ к шаблону в зависимости от того, кто загрузил этот шаблон.
- Только я — шаблон доступен только пользователю, загрузившему шаблон.
- Любой пользователь в моей группе — если доступ к шаблону настроен на уровне группы, создается логическая связь между шаблоном и пользователем, загрузившим шаблон и принадлежащим к этой группе. Доступ к шаблону могут получить все участники группы.
- Если пользователь, загрузивший шаблон, будет перемещен в другую группу, связь между шаблоном и первоначальной группой не нарушится.
- Шаблон доступен для редактирования администратору учетной записи и администратору группы пользователей в меню Общие библиотеки.
- Учетные записи, поддерживающие пользователей в нескольких группах, получат доступ к раскрывающемуся полю выбора группы, с которой должен быть связан шаблон.
- Любой пользователь в моей организации — шаблон будет доступен для всех пользователей в учетной записи организации.
- Шаблон доступен для редактирования администратором учетной записи в меню Общие библиотеки.
Примечание.Пользователь-владелец шаблона всегда может удалить шаблон.
Пользователь-владелец и администраторы группы/учетной записи могут редактировать шаблоны.
Остальные пользователи могут работать с шаблоном, примененным к документу. Для этого необходимо выбрать Предпросмотр и добавление полей подписи в процессе отправки. Эта функция позволяет изменить свойства шаблона для конкретного документа, но не влияет на исходный шаблон.
-
Нажмите Предпросмотр и добавление полей, чтобы открыть шаблон в окне авторинга.
-
Откроется окно авторинга с поддержкой перетаскивания. Перетащите поля с правой панели в нужные области документа.
Примечание.Все размещенные поля по умолчанию назначаются первому получателю. Чтобы изменить назначение размещенных полей, откройте список Получатели и выберите другого получателя.
-
Закончив добавлять поля, нажмите кнопку Сохранить.
Изменение имени шаблона библиотеки
Изменение имени шаблона не вызывает затруднений. Для этого достаточно выполнить несколько простых действий. Переименовывайте старые шаблоны, чтобы поддерживать актуальность версий, и обозначайте устаревшие шаблоны, которые необходимо сохранить.
-
Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.
-
Выберите фильтр Шаблоны на левой панели.
-
Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.
-
Разверните раздел Свойства шаблона.
- Нажмите поле Имя шаблона.
- Введите необходимое имя.
-
По завершении нажмите Сохранить
Изменение типа шаблона библиотеки
Тип шаблона определяет, содержит ли шаблон базовый документ или включает только поля.
-
Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.
-
Выберите фильтр Шаблоны на левой панели.
-
Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.
-
Разверните раздел Свойства шаблона.
В разделе Тип шаблона можно указать тип шаблона.
- Слой полей многократно исп. формы — содержит только поля (в виде слоя), которые можно применить к загруженному документу.
- Многократно исп. документ — содержит документ с примененным слоем полей.
- В этот документ можно не добавлять поля.
-
По завершении нажмите Сохранить
Изменение уровня доступа к шаблону библиотеки
Разрешения шаблона определяют уровень доступа и взаимодействия с шаблоном для других пользователей вашей учетной записи.
-
Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.
-
Выберите фильтр Шаблоны на панели слева.
-
Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.
-
Выберите значение параметра Кто может использовать этот шаблон.
Этот параметр предоставляет доступ к шаблону в зависимости от того, кто загрузил этот шаблон.
- Только я — шаблон доступен только пользователю, загрузившему шаблон.
- Любой пользователь в моей группе — если доступ к шаблону настроен на уровне группы, создается логическая связь между шаблоном и пользователем, загрузившим шаблон и принадлежащим к этой группе. Доступ к шаблону могут получить все участники группы.
- Если пользователь, загрузивший шаблон, будет перемещен в другую группу, связь между шаблоном и первоначальной группой не нарушится.
- Шаблон доступен для редактирования администратором учетной записи и администратором группы группы пользователей в меню Общие библиотеки.
- Изменение связи шаблона с группой сделает его недоступным для предыдущей группы, но не повлияет на соглашения, которые уже были отправлены с помощью шаблона.
- Любой пользователь в моей организации — шаблон будет доступен для всех пользователей в учетной записи организации.
- Шаблон доступен для редактирования администратором уровня учетной записи в меню Общие библиотеки.
-
По завершении нажмите Сохранить.
- Если шаблон содержит большое количество полей, сохраняйте документ как можно чаще! При нажатии кнопки Сохранить вы будете перенаправляться на страницу управления, но это лучше, чем потерять работу.
- Тщательно продумывайте имена полей. В будущем это поможет упростить работу с документом. Если планируется экспортировать данные, введенные зарегистрированными пользователями, присвоение имен полям поможет упорядочить эту информацию и значительно упростить ее чтение.
Права администратора на редактирование шаблонов общей библиотеки
Администраторы имеют право редактировать любые шаблоны библиотеки, к которым их группе или учетной записи предоставлен общий доступ (с помощью прав доступа к шаблонам).
- Сюда входят только шаблоны библиотеки. Веб-формы не входят.
- Сюда входят только шаблоны библиотеки, к которым предоставлен общий доступ с помощью прав доступа к шаблонам.
- Наличие общего доступа к учетной записи пользователя (в том числе расширенных возможностей общего доступа) не указывается в этом списке.
- Администраторы группы могут редактировать все шаблоны библиотек, к которым участникам их группы предоставлен общий доступ.
- Администраторы учетной записи могут редактировать все шаблоны библиотеки, к которым их группе или организации предоставлен общий доступ.
- Администраторы учетной записи видят общие шаблоны всех групп.
Для доступа к списку общих библиотек перейдите в раздел Учетная запись > Общие библиотеки.
На этой странице отображается:
- Имя шаблона — формальное имя шаблона библиотеки, указанное на странице управления.
- Тип — тип шаблона. Документ библиотеки, Шаблон уровня полей формы или Шаблон документа и шаблон полей формы.
- Владелец — первоначальный создатель шаблона. Предоставляются официальное имя и адрес электронной почты пользователя.
- Общий доступ для — настройка прав доступа к шаблону. Значение — это учетная запись или группа (с добавленным именем группы).
- Дата последнего изменения — дата последнего сохранения шаблона в системе.
Чтобы отредактировать шаблон, выполните следующие действия.
- Дважды нажмите на шаблон.
- Или нажмите один раз и выберите действие Изменить.
Откроется среда разработки Adobe Acrobat Sign, в которой можно редактировать свойства, тип, имя и размещение/назначение полей шаблона.
- Внесите необходимые изменения и по завершении нажмите Сохранить.
Внимание.
Администраторы могут изменять права доступа к шаблону.
Изменение прав доступа к шаблону может привести к удалению шаблона из списка Общие библиотеки и, следовательно, из области полномочий администратора.