Работа с файлами и шаблонами

Правильная организация рабочего процесса для приложения Adobe InDesign позволяет предотвратить целый ряд проблем и повысить производительность.

Поддержание компьютерной системы в исправном состоянии

Со временем в программном и аппаратном обеспечении происходят изменения, которые могут привести к снижению производительности и возникновению проблем в системе. Дефрагментация жесткого диска, удаление старых версий программного обеспечения, обновление драйверов устройств, оптимизация памяти, использование программ антивирусной защиты и другие действия по техническому обслуживанию позволяют защитить приложения и файлы от повреждения. Регулярное выполнение этих действий обеспечивает правильное открытие, отображение и печать документов в программе InDesign.

Создание папки проекта

Прежде чем начинать проект, выясните, какие файлы потребуются и как они будут храниться. При возникновении проблем с утраченными связями рекомендуется хранить связанные файлы в той же папке, что и документ. InDesign создает и обслуживает связи с файлами, помещенными в документ, но, если связь не работает, поиск файла производится в папке документа. Хранение документа и связанных с ним файлов в одной и той же папке упрощает их перемещение с одного компьютера на другой. Можно также быть уверенным в том, что InDesign найдет оригиналы графических файлов во время печати документа. Если InDesign не сможет найти связанные графические объекты, то изменения, внесенные в исходные графические файлы, не будут учтены, а печать может оказаться некачественной или вообще невозможной.

Если проект состоит из нескольких документов (например, глав книги), можно создать папку проекта, в которой будет находиться по отдельной папке для каждого документа и связанных с ним файлов.

Возможность использования шаблонов

Если вы часто создаете похожие проекты, пользуйтесь шаблонами. Шаблоны позволяют быстрее создавать схожие документы, вместе с тем защищая исходный файл. Если, например, создается ежемесячный информационный бюллетень, можно включить в шаблон направляющие линейки, номера страниц, титульные данные и стили, которые должны использоваться в каждом выпуске (ознакомьтесь с информацией в разделе Использование шаблонов документов).

Открытие документов на локальном компьютере

Прежде чем открыть документ, находящийся на сетевом диске или съемном носителе, скопируйте его и все связанные с ним графические объекты на локальный жесткий диск. Более продолжительное время доступа и более низкие скорости передачи сетевых дисков и съемных носителей могут вызвать потерю или повреждение данных, что в свою очередь может привести к повреждению документа. Однако следует иметь в виду возможность перезаписи работы другого пользователя при копировании локальных файлов обратно на сетевой сервер.

Устранение проблем до преобразования файла

Поврежденные файлы Adobe PageMaker или QuarkXPress® после открытия в InDesign обычно остаются поврежденными. Если во время работы с преобразованным файлом возникла ошибка или другое неожиданное поведение, откройте оригинал файла в исходном приложении, найдите и устраните повреждения.

Если с преобразованным файлом возникла проблема, экспортируйте его в формат IDML, а затем откройте IDML-файл и сохраните его как документ InDesign.

Сохранение документов

Следует чаще сохранять документы и создавать резервные копии важных файлов. Удалить ненужные данные из документа можно с помощью команды «Сохранить как». Если используется команда «Сохранить», InDesign присоединяет новые данные к документу, но устаревшие данные (например, удаленные графические объекты) не удаляются. Если используется команда «Сохранить как», InDesign полностью перезаписывает документ, включая только информацию об объектах и страницах, содержащихся в документе на данный момент. Такой документ занимает меньше места на жестком диске, а его отображение и печать происходят быстрее.

Рекомендации по правильному оформлению

• Создавайте стили в документе. Если стили создаются без открытых документов, при создании новых документов могут появиться дубликаты стилей. Чтобы использовать одни и те же стили в документах, следует сохранять стили, а затем загружать.

• Используйте подходящие шрифты. Шрифт для документа следует выбирать с учетом способа форматирования и печати текста. InDesign лучше всего работает со шрифтами OpenType®, Type 1 (называемыми также PostScript) и TrueType. Поврежденные и плохо разработанные шрифты могут вызвать повреждение документа InDesign или привести к неожиданным результатам во время печати, поэтому следует пользоваться надежными шрифтами от проверенных поставщиков. При работе с поставщиком услуг печати необходимо выяснить его требования к шрифтам.

• Старайтесь не использовать слишком много текстовых фреймов. Их должно быть минимальное количество, чтобы файл был меньше, а макет — проще для работы.

Продуманное использование иллюстраций

• Используйте нужный формат графических файлов. Создавая графику для проекта, заранее продумайте, как будет осуществляться печать документа. Если печатью документа будет заниматься поставщик услуг печати, узнайте, какие графические форматы лучше всего подойдут для его печатного оборудования. Поставщик услуг печати может также порекомендовать оптимальное разрешение для изображений.

• Храните графику вне документа. Когда импортируется графический файл, программа InDesign по умолчанию создает с ним связь. Использование связей помогает уменьшить размер файла документа и способствует повышению производительности InDesign. Во время печати документа оригинал графического файла должен быть доступен и связан с документом. Если программа InDesign не сможет найти оригинал, то графика будет напечатана в виде эскиза с низким разрешением или серого прямоугольника.

Проверка связей и шрифтов до начала печати

Чтобы документ правильно печатался, убедитесь, что связи не нарушены и все шрифты доступны. Связь перестает работать, если оригинал графического файла удален, перемещен или переименован. Прежде чем передать файлы поставщику услуг печати, воспользуйтесь функциями «Предпечатная проверка» и «Пакет».

Открытие документов в InDesign

Файлы документов и шаблонов открываются точно так же, как и в других программах. По умолчанию шаблон InDesign открывается как новый документ без имени. Файлы документов имеют расширение .indd, файлы шаблонов — расширение .indt, файлы сниппетов — расширение .idms, файлы библиотек — расширение .indl, файлы Interchange — расширение .inx, файлы разметки — расширение .idml, а файлы книг — расширение .indb.

Можно также применить команду «Файл» > «Открыть» для открытия файлов более старой версии InDesign, файлов InDesign Interchange (.inx), файлов InDesign Markup (.idml), Adobe PageMaker 6.0 и более новых версий, QuarkXPress 3.3 и 4.1, а также файлов QuarkXPress Passport 4.1. Кроме того, другие разработчики программного обеспечения могут создавать плагины, позволяющие открывать файлы других форматов.

Использование команды «Открыть»

При открытии документа InDesign могут отображаться следующие сообщения:

Сообщение о новой версии InDesign

В InDesign CS6 и CC можно отправлять документы любому пользователю, используя предыдущие версии InDesign, не выполняя дополнительных действий, таких как экспорт в формат IDML. Встроенная совместимость позволяет открывать документы в том виде, в котором вы их сохранили.

При открытии документа, созданного в более поздней версии InDesign, отображается сообщение о том, что вы используете более раннюю версию. Чтобы преобразовать документ для просмотра в текущей версии InDesign, выполните следующие действия.

Сообщение о том, что настройки цветов в документе отличаются от настроек в приложении

В случае появления предупреждения о том, что настройки цветов в документе отличаются от настроек в приложении, выберите параметр и нажмите кнопку «OK».

Сообщение об отсутствующих или измененных связях

В случае появления предупреждения о том, что документ содержит измененные или отсутствующие связи, воспользуйтесь для их восстановления панелью «Связи». Ознакомьтесь с информацией в разделе Обновление, восстановление или замена связей.

Сообщение об отсутствующих шрифтах

Если появится предупреждение о том, что в документе отсутствуют некоторые шрифты, выполните одно из следующих действий.

• Нажмите кнопку «ОК». InDesign автоматически отформатирует текст, выполнив подстановку шрифтов.

• Нажмите «Найти шрифт» для поиска и вывода списка шрифтов, используемых в документе.

  Дополнительные сведения о поиске отсутствующих шрифтов представлены в разделе Поиск и замена шрифтов.

Открытие последнего документа

Чтобы указать число отображаемых последних документов, выберите «Редактирование» > «Установки» > «Обработка файлов» (Windows) или «InDesign» > «Установки» > «Обработка файлов», а затем укажите число в поле «Количество последних файлов для отображения». Максимальное количество составляет 30.

Выбор списка слов при открытии документа

При открытии документа на экране может появиться вопрос о том, какой список исключенных слов вы хотите использовать: список слов в документе или список исключенных слов в пользовательском словаре. Список исключенных слов содержит слова, добавленные в пользовательский словарь во время работы с документом. Если вам известно, какой список исключенных слов вы используете, нажмите соответствующую кнопку. Если вы не уверены, нажмите любую кнопку, выберите «Редактирование» > «Орфография» > «Словарь», чтобы просмотреть списки слов, а затем, если потребуется, выберите «Редактирование» > «Установки» > «Словарь» (Windows) или «InDesign» > «Установки» > «Словарь» (Mac OS), чтобы загрузить список слов, используемый при подготовке текста документа. Ознакомьтесь с информацией в разделе Словари для расстановки переносов и проверки орфографии.

Преобразование документов предыдущих версий InDesign

Использование Adobe Bridge с InDesign

Adobe Bridge — это межплатформенное приложение, входящее в число компонентов Adobe Creative Suite. С помощью этого приложения можно искать, упорядочивать и просматривать ресурсы, необходимые для создания печатных документов, веб-файлов, видео- и аудиосодержимого. Программу Adobe Bridge можно запустить из любого компонента Creative Suite (за исключением программы Adobe Acrobat®) и использовать для доступа к ресурсам Adobe и прочим ресурсам.

Программа Adobe Bridge предоставляет пользователю следующие возможности.

• Управление изображениями, видео- и аудиофайлами: возможность просмотра, поиска, систематизации и обработки файлов в Adobe Bridge без необходимости запуска отдельных приложений. Редактирование метаданных файлов и вставка файлов посредством Adobe Bridge в документы, проекты и композиции.

• Просмотр связей документа InDesign в виде миниатюр с помощью Adobe Bridge без необходимости открывать документ в InDesign.

• Перетаскивание мышью ресурсов из Adobe Bridge в окно документа InDesign и из окна документа в Adobe Bridge для создания сниппетов. Ознакомьтесь с информацией в разделе Использование сниппетов.

• Выполнение автоматизированных задач, например пакетных команд.

• Синхронизация настроек цвета во всех компонентах Creative Suite, включающих управление цветом.

• Возможность начать веб-конференцию в реальном времени для совместного использования рабочего стола и рецензирования документов.

Использование шаблонов документов

Шаблоны полезны в качестве заготовок для создания стандартных документов, так как макет, графические объекты и текст могут быть заданы в них заранее. Например, при подготовке к печати ежемесячного журнала можно сформировать шаблон для создания макета типового номера, который включает направляющие линейки, сетки, заглавные страницы, заказные стили и образцы, фреймы, слои, а также все стандартные графические объекты и текст. После этого достаточно будет открыть шаблон один раз в месяц и импортировать в него новое содержимое.

Шаблон создается так же, как и обычный документ. Единственное различие заключается в способе сохранения документа. Если это шаблон, с которым будут работать другие пользователи, можно добавить слой с инструкциями по использованию шаблона. Перед печатью документа этот слой можно скрыть или удалить. Ознакомьтесь с информацией в разделе Слои.

Сохранение документа как шаблона

Создание нового документа по шаблону

Редактирование существующего шаблона

Редактирование документов в InDesign

Adobe предлагает несколько способов редактирования документов InDesign.

Отслеживание изменений

При редактировании текста с включенным параметром «Отслеживание изменений» InDesign выделяет добавленный текст и вычеркивает удаленные фрагменты текста. Изменения можно просматривать в редакторе материалов. Владельцу документа доступны функции пошагового просмотра, принятия и отклонения изменений. Ознакомьтесь с информацией в разделе Отслеживание и просмотр изменений.

Редактирование файла PDF в Acrobat

Документ InDesign можно экспортировать в формат PDF, а затем открыть в программе Adobe Acrobat для редактирования по электронной почте либо совместного редактирования на сайте Acrobat.com или другом сервере. Редакторы могут оставлять комментарии с помощью записок и других инструментов создания пометок. Затем владелец документа может ознакомиться с комментариями, оставленными редактором в файле PDF, и внести изменения в исходный документ InDesign. Дополнительные сведения представлены в разделах справки Acrobat.

Использование CS Review

CS Review — это онлайн-сервис подписки, позволяющий размещать свои проекты в сети и получать отзывы коллег. При создании проекта на редактирование с помощью панели CS Review один или несколько снимков файла передаются в рабочую среду Acrobat.com. Затем редакторы смогут добавлять комментарии.

При создании проекта на редактирование его можно разделить на отдельные части, каждая из которых будет содержать область для комментариев. В проект на редактирование можно включать части из различных файлов и приложений. Основным преимуществом процесса редактирования является его динамичность. Это позволяет добавлять или удалять части проекта непосредственно в ходе редактирования.

Создание календарей и визитных карточек при помощи шаблонов

Один из способов создания календарей, визитных карточек, резюме и других специализированных документов — это использование шаблонов.

Несколько шаблонов Adobe представлены на веб-сайтах Adobe Marketplace и Exchange:

www.adobe.com/go/exchange_ru

Воспользуйтесь поиском, чтобы получить дополнительные ресурсы для специализированных документов.