Объединение данных

С помощью панели Объединение данных в InDesign можно с легкостью создавать различные варианты документа, объединяя файл источника данных (CSV или TXT) с документом InDesign. Например, воспользуйтесь функцией объединения данных, чтобы быстро создать сотни вариантов писем, конвертов и почтовых ярлыков высокого качества. Объединение данных также называется объединением почты.

Необходимые условия

Все, что необходимо для объединения данных, — это файл источника данных и целевой документ. 

• Файл источника данных содержит сведения, которые различаются в разных экземплярах целевого документа, например имена и адреса получателей в стандартном письме. Файл источника данных состоит из полей и записей. Поля содержат определенные данные, например имена компаний или почтовые индексы, а записи — это строки с полным набором данных, например с именем компании, адресом, городом, областью и почтовым индексом. Файлом источника данных может быть файл с разделителями-запятыми (.csv), разделенный табуляцией (.txt) или файл с разделителями-точками и запятой, в котором каждый фрагмент данных разделен запятой или табуляцией соответственно.

• Целевой документ — это документ InDesign, который содержит заполнители полей данных, а также содержимое шаблона (текст и другие элементы, которые остаются неизменными в каждом объединенном документе).

Объединенный документ — это итоговый документ InDesign, содержащий шаблонные элементы целевого документа, которые повторяются столько раз, сколько необходимо для обработки каждой записи в источнике данных.

Панель «Объединение данных»

Для перехода на панель «Объединение данных» выберите Окно > Утилиты. На панели отображаются имя и тип каждого поля данных. При вставке полей данных в документ также отображаются номера страниц, на которые были добавлены поля данных.

Основные этапы объединения данных

1. Определите поля данных, которые планируется применять в исходном и целевом документах.

Определите, как должен выглядеть итоговый документ, и выясните, какие поля необходимы для выполнения объединения. Например, при создании почтовой открытки, рассылаемой клиентам, можно воспользоваться следующими полями данных:

<<Название компании>><<Адрес>><<Город>><<Область>><<Почтовый индекс>>

Электронная таблица или база данных может выглядеть следующим образом.

2. Сохраните файл источника данных — как правило, это файл электронной таблицы или базы данных — как текстовый файл с разделителями-запятыми (.csv), табуляцией (.txt) или точкой с запятой.

Убедитесь, что файл источника данных структурирован таким образом, что необходимые поля доступны для включения в целевой документ. Например, верхняя строка электронной таблицы должна содержать имена полей, используемых в целевом документе («Компания», «Адрес» и др.).

Дополнительные сведения см. в разделе Сведения о файлах источника данных.

3. Создайте целевой документ, содержащий текст и другие элементы, которые остаются неизменными в каждой версии целевого документа.

Дополнительные сведения см. в разделе Сведения о целевых документах.

4. Выберите источник данных с помощью панели «Объединение данных».

Дополнительные сведения см. в разделе Выбор источника данных.

5. Вставьте поля с панели «Объединение данных» в целевой документ.

Вы можете добавлять поля данных на страницу документа или на страницу-шаблон. У Вас есть дополнительные возможности при добавлении поля данных на страницу-шаблон.

Дополнительные сведения см. в разделе Вставить поля данных и Добавление заполнителей полей данных на страницы-шаблоны.

6. Путем предварительного просмотра записей убедитесь в том, что оформление целевого документа соответствует замыслу.

Дополнительные сведения см. в разделе Предпросмотр записей в целевом документе.

7. Объедините целевой документ с файлом источника данных или экспортируйте его в формат PDF.

Дополнительные сведения см. в разделе Объединение записей.

Сведения о файлах источника данных

Обычно источник данных создается в приложениях по работе с электронными таблицами или базами данных, но можно создать собственный файл источника данных при помощи InDesign или любого текстового редактора. Файлы источников данных следует сохранять в текстовом формате с разделителями-запятыми (.csv), разделителями-табуляциями (.txt) или точками с запятой, табуляцией (.txt) или точкой с запятой. Обратитесь к пользовательскому руководству приложения, в котором создавался файл источника данных, за дополнительными сведениями об экспорте в эти форматы.

В текстовом файле, разделенном запятыми, табуляцией или точкой с запятой, записи разделяются разрывами абзаца; поля разделяются запятыми или табуляциями. Файл источника данных может также содержать текст или пути к изображениям на диске.

Пример файла источника данных с разделителями-запятыми

В поля файла источника данных нельзя вставлять разрыв строки. Если требуется разделить поле на несколько строк, создайте два разных поля, например <<Адрес1>> и <<Адрес2>>.

Чтобы исключить пустые строки, выберите параметр «Удалить пустые строки в пустых полях» при объединении документа. Однако если строка содержит какие-либо символы, включая пробелы, она не будет удалена.

Добавление полей изображений в файл источника данных

При добавлении полей изображений в файл источника данных можно сделать так, что в каждой из объединенных записей будет помещено отдельное изображение. Например, при объединении документов, содержащих сведения о различных компаниях, можно включить в объединенные данные изображение логотипа каждой компании.

Пример ссылок на изображения в файле источника данных:

Сведения о целевых документах

После создания файла источника данных необходимо подготовить целевой документ и вставить поля из файла источника данных. Целевой документ содержит поля данных шаблонного текста и графики (например, это может быть макет почтовой открытки). Эти поля становятся доступными для добавления после выбора источника данных.

При объединении данных InDesign создает новый документ, в котором поля заменяются соответствующими данными из файла источника данных. Вы можете разместить поля данных на страницу-шаблон или на странице документа.

Выбор источника данных

Перед вставкой полей в целевой документ на панели «Объединение данных» необходимо выбрать источник данных. Для одного целевого документа может быть выбран только один источник данных.

После выбора источника данных и загрузки полей в палитре «Объединение данных» изменения источника данных не будут отражены в целевом документе до обновления источника данных.

Вставка полей данных

При выборе источника данных на панели «Объединение данных» отображается список имен полей данных. Эти имена идентичны заголовкам столбцов в файле источника данных. Значки указывают, является это поле текстом или изображением. При добавлении поля данных в документ он превращается в заполнитель (например, <<Компания>>). Заполнители доступны для выделения и форматирования точно таким же образом, как и любой другой текст и графика.

Для создания плавающего изображения поле изображения может быть назначено существующему фрейму. Либо, если точка ввода находится в текстовом фрейме или при вставке поля изображения выделен текст, вставляется маленький заполнитель в виде текста в строке. Размер заполнителя изображения, определяющего размер изображений при объединении, может быть изменен.

При вставке поля данных InDesign запоминает соответствующий ему источник данных. Все ошибки в списке полей (пустые поля, опечатки и неверные типы данных) должны быть исправлены в приложении источника, а затем обновлены при помощи палитры «Объединение данных».

Вставка текстового поля данных в целевой документ

Заполнители текстового поля появляются в целевом приложении в двойных угловых скобках (например, <<Имя>>) с текущими атрибутами форматирования (например, шрифтом и размером).

Вставка поля данных изображения в целевой документ

• Чтобы вставить новый заполнитель вложенного изображения, перетащите поле изображения в текстовый фрейм или поместите точку ввода в текстовый фрейм и щелкните поле изображения.
• Чтобы вставить новое плавающее изображение, перетащите поле изображения в пустой фрейм или существующий графический фрейм. При перетаскивании поля изображения в пустой фрейм он становится графическим.
• Чтобы вставить поле в элементы группы, ячейки таблицы или вложенные объекты, перетащите на них поле изображения.

  Заполнители поля изображения отображаются в виде фреймов, содержащих имена полей.

Добавление QR-кода

В объединенный документ можно встроить QR-код. Ниже указаны типы QR-кодов, которые можно добавлять с помощью рабочего процесса объединения данных.

• Неформатированный текст
• Гиперссылка на веб-страницу
• Текстовое сообщение
• Электронная почта
• Визитка

Для создания QR-кодов записи данных в файлах .txt или .csv, используемых в качестве источников данных, имеют следующий формат со знаком # в имени столбца:

• Обычный текст: в столбце «QR-код» введите текст без каких-либо изменений.
• Гиперссылка на веб-страницу: URL:<url> (например, URL:http://www.google.com)
• Текстовое сообщение: SMSTO:<номер телефона>:<текст сообщения> (например, SMSTO:9818143551:Привет)
• Сообщение электронной почты: MATMSG:\nTo:<адрес электронной почты> (например, MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Привет;\nBODY:;;)
• Визитная карточка: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Записи данных могут представлять собой комбинацию сообщений электронной почты, сообщений SMS, гиперссылок и обычного текста. Ниже приведены инструкции по созданию кодов QR.

Добавление заполнителей полей данных на страницы-шаблоны

Вставка заполнителей полей данных на страницы-шаблоны предоставляет возможности, которые недоступны при вставке заполнителей на страницы документа.

• Результирующий объединенный документ содержит исходные заполнители на страницах-шаблонах, а на страницах документа — результаты объединения в виде измененных элементов страницы-шаблона.

• Объединенный документ сохраняет связь с источником данных, поэтому при изменении записей в источнике данных содержимое объединенного документа может быть обновлено по команде Обновить содержимое в полях данных. Эта функция особенно полезна при изменении макета объединенного документа и последующем добавлении новых данных в источник данных.

• Параметры диалогового окна «Создать объединенный документ» идентичны используемым в целевом документе, поэтому текущий документ может быть быстро создан заново в таком же виде. Кроме того, эти общие параметры могут быть использованы для создания идентичного документа с другим источником данных либо для создания нового документа с немного измененным макетом.

Размещать поля данных и на страницах-шаблонах, и на страницах документа нельзя. Для правильной работы функции объединения необходимо применить шаблон, содержащий поля данных, к первой странице документа.

Обновление, удаление и замена файлов источников данных

• Чтобы обновить файл источника данных, измените и сохраните его в формате с разделителями-запятыми или разделителями-табуляциями, а затем выберите Обновить источник данных на панели Объединение данных.

  Изменения будут отражены на панели «Объединение данных». Если после обновления изменения не отражаются в документе, отмените выбор и повторно выберите параметр «Предпросмотр».

• Чтобы удалить связь с файлом источника данных, выберите пункт Удалить источник данных в меню панели «Объединение данных».
• Чтобы переключиться на новый файл источника данных, в меню панели «Объединение данных» выберите пункт Выбрать источник данных и укажите другой файл. InDesign может не распознать некоторые поля. В этой ситуации рекомендуется удалить и повторно вставить поля заполнителей.

Предпросмотр записей в целевом документе

Перед выполнением объединения целевого документа и файла источника данных рекомендуется предварительно просмотреть записи и убедиться, что при слиянии данные будут отображаться правильно. При предпросмотре записей на панели «Объединение данных» вместо заполнителей полей отображаются фактические данные из файла источника данных. Например, вместо <<Компания>> может отображаться Adobe. Для перехода между записями можно воспользоваться кнопками навигации палитры «Объединение данных».

При возникновении проблем с записями (опечаток, лишних пробелов и т. д.) рекомендуется в исходном приложении внести исправления в файл источника данных. (см. раздел Сведения о файлах источника данных).

Включение и выключение режима предпросмотра

Некоторые проблемы могут возникать и разрешаться при переключении между режимами предпросмотра. Необходимо учитывать следующие моменты.

• Если не выбран параметр «Предпросмотр записей», то заполнители заменяют содержимое окна просмотра. Если удалить изображение и содержащий его фрейм или удалить всю строку текста, то при отмене параметра «Предпросмотр записей» заполнители отображаться не будут, поскольку они также будут удалены.

• Изменения в диалоговом окне «Параметры размещения содержимого» не отражаются до тех пор, пока не нажата кнопка «ОК». Кроме того, если выбран параметр «Предпросмотр записей», то обновление параметров размещения не отражается в данных до тех пор, пока этот параметр не будет отменен и выбран повторно.

• При попытке сохранения документа в режиме предпросмотра выдается сообщение, указывающее на то, что перед сохранением документа следует выключить режим просмотра.

Редактирование заполнителей полей данных

Когда в документ добавляются текстовые поля данных, к шаблонному тексту применяются атрибуты форматирования (шрифт, размер и т. д.), действующие в точке ввода. Впоследствии, чтобы изменить форматирование фактических данных, измените атрибуты текста заполнителя.

Настройка параметров размещения содержимого

Диалоговое окно «Параметры размещения содержимого» позволяет задать параметры по умолчанию для текущего документа или всех последующих проектов слияния данных. Можно указать, как помещается изображение, будут ли изображения связываться или встраиваться, будут ли удаляться пустые строки для пустых полей, а также определить максимальное число записей для каждого объединенного документа.

Объединение записей

После форматирования целевого документа и вставки полей из файла источника данных можно произвести объединение содержимого из источника данных и целевого документа. Можно объединить записи с записями другого документа InDesign или добавить их непосредственно в документ PDF. При объединении InDesign создает новый документ или файл PDF на основе целевого документа и заменяет поля целевого документа соответствующим содержимым из файла источника данных.

Если заполнители полей данных определены на страницах-шаблонах, то они будут скопированы на страницы-шаблоны нового документа.

Объединение одной или нескольких записей

Если файл источника данных содержит указание на какие-либо неподдерживаемые форматы файла или недоступные изображения, возможно, потребуется внести исправления в файл источника данных, указав поддерживаемый формат файла, исправить путь к ненайденному файлу или просто переместить файл в нужную папку, чтобы программа InDesign могла найти и поместить его.

Ограничения при объединении нескольких записей

Параметр «Несколько записей» позволяет создавать более одной записи на страницу. Например, на одной странице может быть напечатано несколько почтовых наклеек. Внешний вид записей в объединенной публикации зависит главным образом от параметров макета. Ниже представлен список ограничений, которые следует учитывать при применении параметра «Несколько записей»:

• Нельзя выполнить объединение нескольких записей, если поля данных отображаются на страницах многостраничного документа или если поля данных отображаются на нескольких страницах-шаблонах.

• Объединение данных допускает только один размер заполнителей.

• При удалении записи из итоговой публикации оставшиеся записи в пустой заполнитель не перекомпоновываются.

Объединение в файл PDF

При объединении данных в файл PDF все параметры аналогичны используемым при создании объединенного документа InDesign. В полученном файле PDF для статических частей страницы используются объекты XObject PDF, что позволяет уменьшить его размер.

Обновление полей данных

После объединения документа с заполнителями данных, расположенными на страницах-шаблонах, макет объединенного документа может быть изменен, при этом возможность обновления значений полей в источнике данных сохранится. Функция «Обновить поля данных» позволяет обновлять поля данных с сохранением макета документа. Этот параметр доступен только в объединенном документе, где заполнители данных находятся на страницах-шаблонах.

Внесенные при обновлении полей данных изменения отразятся в файле журнала.

Отчеты о переполнении текстовых фреймов

Отчет о переполнении текстовых фреймов выводится, если в диалоговом окне «Создать объединенный документ» выбран параметр «Создавать отчет о вытесненном тексте при создании документа» и одно или несколько полей после объединения содержат вытесненный текст.

Отчет содержит записи о каждом случае вытеснения текста в виде нумерованного списка, в котором указаны номер страницы, количество вытесненных символов и слов, а также фрагмент вытесненного текста.

Если в отчете указана дата создания объединенного документа, используйте этот отчет для исправления условия вытеснения текста. Например, может потребоваться увеличить размер текстового фрейма, уменьшить размер шрифта или отредактировать текст.

Параметры размещения содержимого

В диалоговом окне «Параметры размещения содержимого» задаются следующие параметры.

Сохраняет пропорции изображения, но изменяет его масштаб, чтобы уместить внутри фрейма (по умолчанию).

Изменяет размер изображения таким образом, чтобы его пропорции совпадали с пропорциями фрейма.

Сохраняет размер изображения, но настраивает под него размер фрейма.

Помещает изображение внутрь фрейма, сохраняя его размер с выравниванием по верхнему левому углу фрейма. Если изображение не помещается во фрейм, оно обрезается.

Помещает изображение таким образом, чтобы его высота или ширина заполняла фрейм, остальная часть изображения обрезается.

Автоматически подгоняет изображение под размер поля на основании содержимого изображения и размера поля.

Применяет существующий параметр подгонки отдельной рамки для рамок изображений. Эта опция полезна, если Вы хотите выбрать уже существующий фитинг в необходимом фрейме.

Выравнивает центр изображения по центру фрейма. Эта опция отключена, если в качестве варианта подгонки выбрана «Подгонка с учетом содержимого».

Создает связь с исходным файлом изображения (путь к файлу). Если этот параметр не выбран, то данные изображения целиком встраиваются в документ InDesign.

Удаляет символы начала нового абзаца, вставленные для пустых полей. Это особенно полезно при отправке сообщений электронной почты, когда имеется дополнительное поле адреса. Этот параметр игнорирует мягкие переносы. Если строка содержит какие-либо символы, включая пробелы, она не будет удалена.

Задает максимальное количество записей для каждого объединенного документа. По достижении этого порогового значения создается новый документ. Этот документ содержит достаточное количество страниц для размещения оставшихся записей, подлежащих объединению (с учетом ограничения для каждой записи). Этот параметр доступен только в том случае, если выбран параметр «Одна запись».

Задает максимальное количество страниц для каждого документа. При достижении порогового значения создается новый документ с необходимым для размещения оставшихся объединяемых записей количеством страниц (не более установленного лимита страниц на документ). Этот параметр доступен только в том случае, если при объединении в меню «Кол-во записей на страницу документа» выбран пункт «Несколько записей».

Связанные материалы

• Экспорт в формат Adobe PDF

У вас есть вопросы или идеи?