Основные рабочие процессы с управляемыми файлами

Модули рабочих процессов Adobe InCopy LiveEdit позволяют авторам и редакторам создавать копию в InCopy в то время, когда дизайнеры готовят макеты в Adobe InDesign. В этих рабочих процессах используются контейнерные файлы, которые называются подборками и используются для группирования связанных фрагментов содержимого, а также инструменты блокировки файлов и уведомления для обмена файлами и их обновления в InCopy или InDesign. Файлы для этого могут передаваться по локальной сети или в виде сжатых пакетов по электронной почте.

В совместных рабочих процессах пользователи InDesign экспортируют текст и изображения в общую папку файловой системы. Файлы в этой папке становятся доступными пользователям InCopy, которые могут записывать и редактировать содержимое. Выбранные текстовые и графические фреймы экспортируются либо в подборку, либо в виде отдельных файлов InCopy, где они становятся частью управляемого процесса и связаны с документом InDesign с помощью ссылок. Эти общие файлы называются управляемыми файлами. Когда пользователи работают в файле подборки или в файле InDesign на локальном сервере, изменения соответствующего макета или содержимого передаются всем пользователям, участвующим в рабочих процессах по этому документу.

Один и тот же файл содержимого может быть одновременно открыт несколькими пользователями InCopy или InDesign, так же как и файл подборки может быть одновременно открыт несколькими пользователями InCopy. Однако в каждый момент времени только один пользователь может извлечь с сервера (check out) файл InCopy для изменения. Другие пользователи могут просматривать файл в режиме «только для чтения». Пользователь, извлекающий управляемый файл InCopy для изменения, может использовать его одновременно с другими пользователями, сохранив файл на общем сервере или вернув его пользователю InDesign, но другие пользователи не могут вносить изменения в этот файл до тех пор, пока файл не будет возвращен в общее пользование (check in). Эта система позволяет нескольким пользователям обращаться к одному и тому же файлу, но пользователи не могут перезаписать изменения, внесенные другим пользователем.

Дополнительные сведения см. в руководстве по рабочим процессам InCopy LiveEdit (PDF) по адресу www.adobe.com/go/learn_liveedit_ru.

Способы работы с содержимым в InCopy

Содержимое представляет собой либо основной текст, расположенный в одном или нескольких фреймах, либо импортированную графику. Есть пять основных способов работы с содержимым в программе InCopy: открыть файл подборки, открыть пакет подборки, открыть связанный файл InCopy, открыть файл InDesign со связанными файлами InCopy или создать все содержимое в InCopy.

Открытие файлов подборки, созданных в InDesign

Пользователи InDesign могут создать файл подборки и определить содержимое для совместного использования. Этот метод позволяет пользователю InDesign связать соответствующие компоненты (заголовок, основной текст, графику, сопроводительные подписи и т. д.), а затем назначить их разным пользователям InCopy для записи и редактирования. Пользователи InCopy открывают файл подборки и работают только с теми компонентами, которые были им назначены. В режиме быстрого просмотра пользователи InCopy могут видеть, как их отредактированная копия связана с макетом InDesign, и для этого не нужно открывать весь документ InDesign. Но если макет меняется, пользователь InDesign должен обновить подборки, чтобы уведомить пользователей InCopy об изменениях. Файлы подборки можно совместно использовать на сервере или с помощью пакетов подборки.

Открытие пакетов подборки

Использование пакетов подборок особенно удобно в тех случаях, когда дизайнеры и авторы текстов работают над одним проектом, но не имеют доступа к локальному серверу. В таких случаях пользователь InDesign может создать один или несколько пакетов и отправить сжатые файлы назначенным пользователям InCopy по электронной почте. Пользователи InCopy могут открыть пакеты подборки, отредактировать их содержимое и вернуть эти пакеты пользователю InDesign, который затем может обновить документ.

Открытие связанных файлов InCopy, экспортированных из InDesign

В некоторых рабочих процессах пользователи InDesign могут экспортировать текст и графику в виде отдельных файлов, а не включать их в файл подборки. Экспорт отдельных файлов удобен, если пользователь работает с несвязанной графикой или несвязанными частями текста. Но в этом случае пользователи InCopy не могут видеть, как содержимое вписывается в макет InDesign.

Открытие документов InDesign со связанными файлами InCopy

Чтобы видеть все элементы страницы в контексте всего макета, пользователи InCopy могут открыть и редактировать документ InDesign в InCopy. Это может быть удобно при редактировании и вгонке текста, если пользователю важно видеть весь макет, а также в случаях, когда редактируются почти все материалы в документе, а не только некоторые. Когда пользователь InCopy отредактирует материалы, пользователь InDesign может обновить связи с измененными файлами. Если пользователь InDesign меняет макет, пользователь InCopy получает уведомление об этом в момент сохранения документа InDesign.

Создание всего содержимого в InCopy

В программе InCopy можно создавать содержимое, не связанное с файлом InDesign. Эти автономные документы допускают ввод текста, назначение шрифтов и стилей, а также импорт графики из других приложений (таких как Adobe Illustrator и Adobe Photoshop) для улучшения текста. Можно также встроить теги для последующего использования в формате XML. Этот хороший вариант для редакционного рабочего процесса, где содержимое создается раньше структуры. Для автономных документов InCopy можно также задать и изменить текстовую область, размер страницы и ориентацию. Но если позже материал связывается с документом InDesign, настройки, используемые в InCopy, заменяются настройками InDesign.

Управляемые файлы

Чтобы сделать файл управляемым, необходимо включить его в файл подборки, экспортировать из InDesign в качестве содержимого InCopy или разместить как содержимое InCopy в InDesign. Управляемые файлы информируют как о состоянии содержимого, так и о владельце. С помощью управляемых файлов можно делать следующее:

• блокировать и разблокировать материалы для обеспечения сохранения целостности файлов;

• уведомлять пользователей InCopy об устаревании макета InDesign;

• определить пользователя, работающего с файлом;

• уведомлять пользователей о том, что файл содержимого InCopy устарел, используется кем-то или доступен для редактирования. К методам уведомления относятся предупреждения, значки фреймов, значки состояния в палитре «Связи» и значки состояния в палитре «Подборки».

Файлы «только для чтения»

Если файл содержимого получил статус управляемого, он доступен всем участникам рабочих процессов в режиме только для чтения. Вносить изменения в файл может только пользователь, извлекший этот файл для изменения. Когда пользователь извлекает файл содержимого для изменения, программный модуль создает файл блокировки (*.idlk), предоставляя этому пользователю исключительный контроль над внесением изменений. Файл «только для чтения» имеет следующие характеристики.

• Пользователь InCopy не может вручную форматировать текст в этом файле. Но если тексту были присвоены стили шрифта или абзаца, пользователь InDesign может изменить определение этих стилей и таким образом изменить форматирование текста, даже если файл был извлечен для изменения кем-то еще. Эти изменения в определениях стилей будут заметны в тексте, как только пользователь InDesign обновит файл.

• Вообще, ни пользователь InCopy, ни пользователь InDesign не могут менять в заблокированном содержимом такие объекты, как текст и применяемые стили. Некоторые объекты, например стили символов или абзаца, используются только этим содержимым. Например, в заблокированном содержимом нельзя изменить способ применения стиля символа к объектам, но можно изменить сам символьный стиль, изменив таким образом внешний вид текста.

• Пользователь InDesign может изменить поля и колонки текстового содержимого, а также его форму, размещение и количество текстовых фреймов, занимаемых материалом.

• Пользователь InDesign может изменить геометрию и форматирование графического фрейма, не извлекая графику для изменения. Пользователь InCopy не может изменить графический фрейм или формат фрейма. Но чтобы изменить саму графику (например, повернуть или масштабировать ее), как пользователь InDesign, так и пользователь InCopy должны извлечь с сервера графический фрейм для изменения.

Рекомендации по работе с управляемыми файлами

Чтобы быть уверенным в том, что вы работаете с самым новым содержимым и не перезаписываете работу другого пользователя, используйте следующие методы.

• Храните файлы подборки на сервере, доступном для всех членов команды. Если члены команды не имеют доступа к серверу, можно создать и распределить пакеты подборки.

• При создании подборки создается специальная папка для хранения файла подборки и его содержимого. Используйте эти папки подборки для хранения файлов подборки и файлов содержимого. Они облегчают управление общими файлами в рабочей группе и обеспечивают открытие пользователями правильных файлов.

• В InCopy откройте файл подборки вместо отдельного материала InCopy. Таким образом можно просмотреть данные о вгонке и макете в режимах «Гранки» и «Макет». Если содержимое экспортируется без файлов подборки, для просмотра данных о вгонке и макете необходимо открыть файл InDesign.

• Открыв файл подборки, откройте документ InDesign или извлеките с сервера содержимое для изменения в программе InDesign или InCopy; убедитесь, что края фреймов отображаются («Просмотр» > «Вспомогательные элементы» > «Показать края фреймов»), тогда вы сможете видеть значки фреймов, когда они появятся.

• В InDesign, если требуется удалить файлы из рабочих процессов (например, из-за запланированной даты начала производства), можно удалить связи с этими файлами или отменить пакет подборки.

Примеры рабочих процессов с управляемыми файлами

Если организовано управление рабочими процессами между программами InCopy и InDesign, авторы и редакторы могут создавать, перезаписывать, расширять и редактировать документы, пока дизайнеры готовят макет. Типичные рабочие процессы включают управление файлами на локальном сервере, совместное использование файлов путем пересылки пакетов по электронной почте или комбинацию этих двух способов.

Эти рабочие процессы предполагают, что у вас есть основной шаблон InDesign с геометрией макетов, стилями и шаблонным текстом. Геометрия макетов включает размеры страницы, а также текстовые и графические фреймы. Программа InCopy использует эти элементы для вывода данных о вгонке.

Рабочий процесс локального сервера

1. В InDesign создайте подборки и заполните их содержимым.

В этом шаге экспортированные текстовые и графические фреймы включаются в управляемый процесс, где они становятся доступны пользователям InCopy для записи и редактирования.

2. Сделайте файлы подборки доступными для пользователей InCopy.

Сохраните файлы на сервере, доступном для всех участников рабочих процессов.

3. В InCopy откройте файл подборки, извлеките с сервера материал или графику для изменения и отредактируйте этот материал или графику.

В InCopy на палитре «Подборки» отображаются файлы только с тем содержимым, которое назначено данному пользователю. Каждый раз, когда файл сохраняется на локальном сервере, изменения сохраняются в файловой системе, и все, кто работает с этим документом (с макетом InDesign или другим файлом управляемого содержимого в документе), получают уведомление об изменениях. Эти пользователи могут обновить содержимое, чтобы увидеть последние изменения. Содержимое остается извлеченным для изменения до тех пор, пока вы не вернете его в общее пользование.

4. Выполните необходимую работу с макетом в InDesign.

Независимо от того, редактируются ли файлы содержимого в InCopy, пользователи InDesign могут работать с макетом документа. Извлекать с сервера документ для изменения в этом случае не нужно. Когда пользователь InCopy сохраняет содержимое, извлеченное для изменения, пользователь InDesign может обновить это содержимое в макете, чтобы увидеть последние изменения.

5. Продолжите работу в InCopy.

Закончив редактирование, верните содержимое в общее пользование. После этого другие пользователи смогут извлечь с сервера содержимое для изменения и работать с ним. Если одновременно какой-то пользователь изменяет макет в InDesign, вы можете обновлять и просматривать геометрию макета в ходе работы.

6. В InDesign убедитесь в том, что все содержимое, извлеченное для изменения, было возвращено.

Управляемые рабочие процессы позволяют узнать, кто извлек файлы для изменения. Когда файлы содержимого возвращены с сервера, пользователи InDesign смогут извлечь с сервера эти файлы для окончательного оформления макета.

Рабочий процесс с использованием электронной почты

1. В InDesign создайте и отправьте пакеты подборок.

Создайте пакеты подборок и назначьте содержимое нужным пользователям InCopy, а затем перешлите пакеты пользователям InCopy. Во избежание конфликтов редактирования файлы пакета автоматически извлекаются из общего пользования.

2. В InCopy откройте пакет подборки, извлеките его с сервера и отредактируйте материал или графику.

Получив пакет подборок по электронной почте, дважды щелкните его, чтобы открыть в InCopy. Изменения файла сохраняются только локально. Другие пользователи не будут уведомлены об изменениях.

3. Выполните необходимую работу с макетом в InDesign.

Пользователи InDesign могут работать с макетом документа, независимо от того, упакованы ли файлы содержимого. Извлекать с сервера документ для изменения в этом случае не нужно. Если требуется обновить макет или подборки, можно переслать обновленный пакет пользователям InCopy.

4. В InCopy верните отредактированный пакет.

Закончив редактирование, верните содержимое для общего пользования, а затем перешлите измененный пакет пользователю, от которого вы его получили. После этого другие пользователи смогут извлечь с сервера содержимое, посмотреть последнюю редакцию и работать с файлом.

5. В InDesign убедитесь в том, что все содержимое, извлеченное для изменения, было возвращено.

Управляемые рабочие процессы позволяют узнать, кто извлек файлы для изменения. После возврата пакетов подборок материалы этих пакетов становятся доступными для изменения. Когда файлы возвращены в общее пользование, пользователи InDesign могут извлечь их с сервера для окончательного оформления макета.

Ввод идентификации пользователя

У каждого пользователя, участвующего в рабочих процессах, должно быть имя. Эта идентификация позволяет выяснить, кто извлек конкретный файл для изменения, и сделать эту информацию доступной для других пользователей. Идентификация необходима также для того, чтобы извлечь с сервера файл для изменения.

Если вы уже указали имя пользователя, но хотите его изменить, необходимо прежде вернуть все извлеченное вами содержимое. В противном случае, изменив свой идентификатор пользователя во время сеанса редактирования, вы не сможете редактировать излеченное содержимое, так как оно будет заблокировано под другим именем пользователя.

Идентификация пользователя зависит от конкретного приложения. Ни один пользователь не может иметь несколько идентификаторов для одного приложения.

Если имя пользователя не было указано этим способом, при первой попытке выполнить действие в рабочем процессе вам предложат ввести имя пользователя.

Значки рабочих процессов

Значки могут появляться в текстовых и графических фреймах, в палитре «Подборки» и на панели материалов (только в InCopy). Значки состояния редактирования появляются рядом с управляемым файлом в палитре «Связи» и «Подборки» и обозначают состояние содержимого. Значки появляются во фреймах, содержащих связанный материал InCopy (в режиме просмотра «Макет» как в InDesign, так и в InCopy). Эти значки обозначают также состояние содержимого и могут использоваться для различения управляемого и неуправляемого содержимого. Соответствующая подсказка указывает состояние редактирования и владельца. Чтобы значки фреймов отображались, необходимо убедиться в том, что в InDesign и InCopy включен параметр отображения краев фрейма («Просмотр» >«Вспомогательные элементы» > «Показать края фреймов»).