Создание семинаров и управление ими

Используйте семинары Adobe Connect, чтобы создать собрание особого типа. Семинары позволяют посетителям входить в комнату собрания в назначенный день в любой момент между временем начала и конца. Семинар существует только в течение этого времени. (Сравните комнату собрания, в которой проводится семинар, до, во время и после семинара).

В отличие от собраний, количество участников в которых обычно невелико и которые могут проводиться повторно, в семинаре может участвовать до 1500 человек. Как правило, семинары проводятся один раз или редко, взаимодействие с аудиторией ограничено. В комнате должен присутствовать как минимум один докладчик или организатор семинара, чтобы в нее могли войти другие пользователи, даже если семинар проводится открыто. Комната семинара по умолчанию отличается от комнаты собрания по умолчанию. Кроме того, семинары могут создаваться только в комнатах семинаров, а собрания могут создаваться как в общих, так и в пользовательских папках.

Adobe рекомендует

Большие и малые семинары

Семинары с числом участников более 600 считаются большими. Семинары с числом участников менее 600 считаются малыми. На определенный момент можно запланировать только один большой семинар. Однако для одного обычного семинара можно запланировать несколько мероприятий.

Предлагаются 2 типа лицензий на семинары: для небольших семинаров, проводимых как обычные мероприятия, и для больших семинаров, проводимых как крупномасштабные мероприятия. Размеры сессий семинаров соответствуют вашей лицензии и не зависят от количества посетителей. 

Комната для проведения семинаров и сеансы семинаров

В Adobe Connect лицензия на семинары доступна на вкладке «Семинары» > «Общие семинары». Каждая приобретаемая лицензия отображается в виде папки на вкладке «Общие семинары». Чтобы запланировать семинар, нужно создать экземпляр общего семинара на основе комнаты семинара. Такие различные экземпляры общих семинаров называются сеансами семинаров. Каждый сеанс представляет собой автономный веб-семинар, посещаемый участниками.

Если используется эта лицензия, пользователям доступны вкладки «Семинары пользователей» и «Мои семинары», что позволяет управлять собственными веб-семинарами. 

Различные проводимые веб-семинары являются индивидуальными экземплярами доступных общих семинаров. Эти экземпляры называются сеансами семинаров и доступны на вкладке «Семинары» > «Сеансы семинаров».

Задачи для подготовки к семинару

Тщательное планирование семинара способствует успешному проведению мероприятия и упрощает выполнение последующих действий.

Определение предполагаемого числа участников семинаров

Если организация приобрела приложение Seminars, она получила определенное число лицензий на семинары. Количество посетителей семинара не должно превышать числа одновременных пользователей, разрешенного по лицензии. Администратор семинаров обладает информацией о том, сколько лицензий приобрела организация и сколько семинаров может проводится одновременно. Если вы считаете, что требуется больше лицензий, заранее сообщите об этом администратору. В календаре семинаров указывается расписание для всех имеющихся лицензий на проведение семинаров. Можно просмотреть назначенное время, чтобы определить, доступна ли для этого времени лицензия на семинар.

Если в учетной записи есть лицензия на семинары для больших собраний, выберите один из следующих вариантов для параметра «Ожидаемое количество участников»:

• Обычное, если участников меньше 600

• Большое, если участников больше 600

Доступ к библиотеке семинаров

Файлы и папки семинаров хранятся в библиотеке семинаров. Пользователи, имеющие соответствующие права, могут управлять этими файлами и папками. В библиотеку семинаров можно перейти через вкладку «Семинары».

Назначение прав доступа

Права на посещение определяют роли посетителей в семинаре, такие как участник, докладчик или организатор. Права доступа назначаются при создании семинара. Администраторы семинаров могут также изменять их во время и после семинара путем редактирования списка участников.

Права доступа к библиотеке семинаров определяют, кто может управлять папками библиотеки. Из шести встроенных групп только администраторы имеют права на управление папкой общих семинаров. Авторы, менеджеры по обучению, организаторы собрания, администраторы семинаров, менеджеры веб-семинаров и менеджеры мероприятий по умолчанию имеют право доступа «Отклонено». Администратор может переопределять эти права по умолчанию и разрешать другим доступ к общей папке семинаров. (В этой библиотеке нет прав на публикацию и просмотр, как в библиотеке содержимого.) Для управления другими папками (кроме общей папки семинаров) необходимо иметь права на управление определенной папкой в библиотеке семинаров.

Регистрация и одобрение регистраций посетителей

В зависимости от типа и назначения семинара его администратор может потребовать, чтобы гости семинара проходили регистрацию. В таком случае организатор должен установить компонент Adobe Connect Events приложения Adobe Connect Central. Регистрацию для собрания, обучения, презентации или семинара можно осуществлять только через вкладку «Управление мероприятиями». Если у организатора есть эта вкладка, сначала ему нужно создать семинар на вкладке «Семинары» с помощью мастера создания семинара. Затем он создает мероприятие и выбирает в качестве мероприятия созданный семинар.

Создание семинара

Получив соответствующие права доступа, вы можете создать семинар при помощи мастера создания семинара.

Запуск мастера семинаров

Создайте новый или найдите существующий общий семинар в библиотеке семинаров, в которой будет сохранен семинар (необходимо иметь право доступа к этой папке). Указав местоположение, нажмите кнопку «Создать сеанс семинара», чтобы открыть мастер.

Ввод сведений о семинаре

На первой странице мастера введите общие сведения о семинаре, такие как имя и краткое описание, и выберите шаблон. (Необходимо указать имя и язык семинара. Остальные поля являются необязательными.) Эту информацию можно изменить после создания семинара. Различные сеансы планируются с использованием единой комнаты семинаров и единого URL-адреса.

Планирование сеансов семинаров

Общий семинар является местом проведения всех сеансов. После создания новой комнаты семинара запланируйте различные экземпляры семинара как сеансы. URL-адрес семинара не меняется, поскольку основная комната семинара остается той же самой. Однако длительность и время проведения сеансов могут отличаться. Максимальное число участников определяется имеющейся лицензией.

Выбор участников семинара

Если семинар открыт только для приглашенных гостей, сейчас необходимо выбрать его участников. Если в семинаре принимают участие только зарегистрированные гости и пользователи, чьи регистрации были одобрены, то можно отобрать пользователей и группы и назначить им роли докладчиков или участников. Эти пользователи могут осуществить вход для непосредственного участия в семинаре. Все неприглашенные участники, знающие URL-адрес проведения данного семинара, могут попробовать войти в качестве гостей. В этом случае, будучи организатором, можно осуществлять отбор гостей в индивидуальном порядке.

Отправка приглашений

Последний этап — это отправка по электронной почте приглашений, в которых указаны дата и время проведения, длительность и место проведения семинара. Можно создать и отправить приглашения непосредственно на этапе создания семинара, либо в любое другое время.

Запланировать семинар

Сеансы семинара планируются с использованием одной комнаты семинара. URL-адрес семинара (определяемый комнатой семинара) не изменяется, а время и длительность сеансов могут меняться.

Сеанс семинара создается заранее, до его начала. Для созданных сеансов используется URL-адрес соответствующей комнаты семинара. Запись и отчеты для сеанса доступны при открытии завершенного сеанса на вкладке «Сеансы семинаров».

Можно создать произвольный сеанс семинара внутри комнаты семинара. Для этого нажмите «Создать мгновенный сеанс» во всплывающем окне уведомления в верхнем правом углу.

Устранение конфликтов в расписании семинаров

Adobe Connect запрещает создание нового семинара в случае, если его расписание накладывается на уже существующий семинар. Для устранения конфликтов рекомендуется проверить календарь семинаров. Проверка календаря семинаров:

1. Перейдите на вкладку «Семинары» > «Календарь семинаров». Все лицензии на семинары имеют собственные записи на панели слева.

2. Выберите определенную дату. В окне появятся все экземпляры семинаров, запланированные на выбранную дату, в представлении календаря.

3. Выберите определенный сеанс. Появится диалоговое окно «Данные мероприятия» со сведениями об этом сеансе.

Также можно просмотреть список всех семинаров. запланированных на более длительный период времени. Для этого выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Семинары» > «Сеансы семинаров».

2. Выберите даты начала и окончания временного интервала. Будут показаны все сеансы семинаров, запланированные во всех общих семинарах с использованием всех ваших лицензий.

3. Для обнаружения конфликтов проверьте параметры «Время начала» и «Длительность» всех экземпляров.

Продление семинаров

Сеанс семинара, который заканчивается после запланированного времени, автоматически продлевается дважды, каждый раз на 30 минут. Семинар продлевается, только если он не мешает проведению другого предварительно запланированного семинара. Если предварительно запланированный семинар перекрывается по времени с продлеваемым семинаром, то продлеваемый семинар будет завершен через 10 минут. Организаторы получают уведомление о том, что текущий сеанс продлить невозможно и он будет завершен через 10 минут.

Семинар, который заканчивается после запланированного времени, автоматически продлевается дважды, каждый раз на 30 минут. В дальнейшем организатор будет видеть в ходе собрания сообщение о необходимости вручную продлить семинар на 30 минут единовременно. Семинар продлевается только в том случае, если продление не вызовет конфликтов с предварительно настроенными семинарами. Администратор семинара уведомляется о каждом продлении.

Режим ожидания и планирование произвольного сеанса семинара

Если открыть класс семинара вне запланированного сеанса семинара, класс будет открыт в режиме ожидания. Режим ожидания позволяет ведущим подготовить класс к семинару, проверить работоспособность класса и ознакомиться со средой семинаров Adobe Connect. В комнате семинара могут находиться только 10 участников (по порядку): создатель сеанса, организаторы в алфавитном порядке, докладчики в алфавитном порядке.

Администратору семинара показывается уведомление о количестве пользователей, которым отказано во входе в текущий сеанс семинара из-за достижения установленной квоты. После того как владелец комнаты семинаров создаст мгновенный сеанс, посетители могут присоединиться к нему, вновь открыв сеанс семинара.

Выполните эти действия для создания произвольного сеанса семинара.

Отправка приглашений на семинар

При создании сеанса семинара можно отправить приглашения по электронной почте. После начала семинара можно связаться с приглашенными, отправив им электронное или мгновенное сообщение со вкладки «Данные сеанса семинара» или из комнаты семинара. Дополнительную информацию о последней функции см. в пункте «Связь с приглашенными во время собрания» в разделе Приглашение посетителей, разрешение или запрещение доступа. Для использования первой функции выполните следующие действия.

Просмотр сведений о семинаре

Чтобы просмотреть или изменить существующий семинар, необходимо иметь следующие типы прав.

Вы должны иметь права на управление папкой или файлом семинара, так как изменяя созданный вами семинар в действительности вы изменяете файл или папку в библиотеке семинаров.

Вы должны быть организатором семинара, поскольку вы также изменяете параметры самого семинара.

Просмотр профиля семинара

Просмотр списка участников семинара

При наличии прав на управление семинаром можно просматривать список приглашенных участников для каждой комнаты семинара.

Просмотр списка содержимого, загруженного из семинара

Если у вас есть права на управление папкой семинара, вы можете просмотреть список всего содержимого этой папки, загруженного на сервер из комнаты семинара.

Просмотр списка записей семинара

Можно просматривать список записанных семинаров.

Просмотр записей определенных сеансов семинара

Сеансы семинара создаются с использованием одной комнаты семинара. Доступ к записям всех комнат семинаров описан выше. Кроме того, доступны записи определенных сеансов семинара.

Просмотр сведений о лицензиях для папки семинара

Можно узнать, сколько лицензий для семинаров приобрела ваша организация. Это полезно при планировании количества приглашенных на семинар.

Редактирование семинаров

При наличии прав администратора или прав на управление папкой данного семинара можно добавлять и удалять участников, а также изменять их роли (организатор, докладчик или участник). Администраторы могут получать доступ к комнатам семинаров и к соответствующему содержимому или записям и отчетам, а также имеют право перемещать или удалять любое содержимое или удалять саму комнату семинаров. 

Тем не менее, администраторы не могут планировать сеансы или создавать комнаты семинаров в пользовательских папках. Это поведение аналогично правам администраторов учетной записи, которые могут получать доступ к папкам собраний пользователя, к собранию и содержимому, но не могут создавать новые собрания.

Перемещение семинаров

Можно перемещать семинары между лицензиями. Можно переместить несколько комнат семинаров за один прием, но невозможно переместить следующие объекты:

• Папки
• Комнату семинара в процессе сеанса семинара
• Комнату семинара с запланированным сеансом большого семинара, который начинается менее чем через 45 минут (буфер сеанса большого семинара)
• Комнату семинара с запланированным сеансом семинара, который начинается менее чем через 45 минут (буфер сеанса крупного семинара) в большую лицензию семинара.

При возникновении конфликта между существующим сеансом комнаты и лицензии, в которую он перемещается, Adobe Connect отобразит предупреждение со списком конфликтующих сеансов. При перемещении семинара такого рода конфликтующие сеансы будут удалены из исходной лицензии семинара.  

Изменение сведений о семинаре

Добавление или удаление участников семинара

Можно в любое время добавлять или удалять участников семинара.

Изменение роли участника семинара

Участникам семинара можно назначить следующие роли: докладчик, участник или организатор.

Просмотр сведений о семинарах

Панель инструментов семинаров обеспечивает графическое представление всех статистических данных о семинарах. Щелкните ссылку «Панель инструментов семинаров» под вкладками в верхней части окна семинара.

Данные обо всех созданных семинарах представлены в трех столбчатых диаграммах. Щелкните любую из них, чтобы просмотреть сводный отчет по этому семинару.

Определяется по числу сеансов.

Определяется по числу участников.

Определяется по числу просмотров (т. е. по числу просмотров каждого семинара из архива).

Щелкните отдельный семинар в любой из трех диаграмм, чтобы просмотреть более подробные сведения.

Отчеты по семинарам

Пользуйтесь функцией «Отчеты» в Adobe Connect Central, чтобы создавать отчеты, в которых вся информация по семинарам рассматривается с разных точек зрения. Чтобы создать отчет, щелкните ссылку «Отчеты» на странице сведений о семинаре.

Для доступа к отчетам комнат семинаров откройте комнату и щелкните ссылку «Отчеты». Отчеты комнаты содержат совокупные данные о пользователях и приглашенных участниках. Отчеты о комнатах для проведения семинаров доступны в виде сводных данных и отдельных отчетов по участникам, по сеансам и по вопросам.

Сеансы семинара создаются с использованием одной комнаты семинара. Кроме того, доступны отчеты по определенным сеансам семинара. Откройте сеанс на вкладке «Сеансы семинаров» и щелкните «Отчеты». Появится страница с отчетами об участниках и ответах на опросы.

Вход на семинар из Adobe Connect Central

Если вы записаны на семинар, то его название отображается в списке «Мои собрания» на вкладке «Главная» в окне Adobe Connect Central. Кроме того, если у вас есть Outlook и вы приняли приглашение на семинар, он будет отображен в календаре Outlook. (Создаваемые вами семинары отображаются на вкладке «Семинары».)

Чтобы определить, активен ли семинар, в который вы собираетесь войти, проверьте указанные для него дату и время. Если дата в прошлом, семинар отображается в списке собраний вместе с устаревшими собраниями, тем не менее, вы все равно можете войти в комнату и просмотреть содержимое.