Adobe Connect Events

Мероприятие — это собрание, семинар, презентация, курс, учебная программа, виртуальный класс или запись, перемещенная в библиотеку содержимого, снабженная функциями управления параметрами, применяемыми до и после проведения мероприятия. Функции управления мероприятием включают регистрацию, напоминания, а также опросы и отчеты для отслеживания мероприятия.

Рассмотрим пример создания мероприятия в следующих ситуациях.

• Требуется, чтобы все участники регистрировались. Также необходимо наличие возможности сортировать участников различных мероприятий, основываясь на их сведениях о регистрации.

• Требуется создание фирменных страниц мероприятий, например страниц со списками и описаниями, предоставляющими сведения о мероприятии, а также фирменных страниц для регистрации и осуществления входа.

• Требуется настроить собранные об участниках сведения для создания отчетов. Так как в основе этих данных лежат сведения о регистрации, они дополняют отчеты по содержимому мероприятия, например ответы на вопросы теста во время прохождения курса обучения или ответы на опрос во время собрания.

• Требуется привлечь к участию людей из других организаций. Мероприятия очень часто размещаются на общедоступных веб-сайтах, так что они не остаются без внимания, а все желающие принять участие могут заполнить форму для регистрации на вашем сайте.

• Требуется отправить автоматически созданные электронные письма, например приглашения, напоминания, подтверждения регистрации и благодарственные письма.

• Требуется отслеживать отдельные кампании, например предложения, приходящие по электронной почте, кампании поисковых систем, а также рекламные кампании.

  Мероприятие состоит из трех фаз:

• В задачи планирования до наступления мероприятия входит: определение числа доступных лицензий, создание содержимого, назначение прав доступа, включая также приглашения, регистрации и напоминания для участников.

• Для действий, выполняемых во время мероприятий, требуется присутствие участников. Требуется присутствие докладчика на мероприятиях по запросу или в случае, если мероприятие содержит собрание или семинар.

• В задачи планирования после наступления мероприятия входит: переадресация обозревателей участников на заданный URL-адрес, ответы на дополнительные вопросы участников, а также отслеживание различных факторов, связанных с данным мероприятием, посредствам составления отчетов и проведения исследований.

Задачи, выполняемые до проведения мероприятия

Тщательное планирование до момента наступления мероприятия и выполнение определенного круга задач позволяет в будущем обеспечить плавное протекание этого мероприятия и быстрее справиться с выполнением необходимых задач по завершении мероприятия.

Определение числа доступных лицензий

Перед организацией мероприятия необходимо подсчитать число доступных лицензий. В зависимости от лицензии вашей учетной записи можно установить предел регистрации для определенного мероприятия при его создании. Свяжитесь с администратором Adobe Connect Central для согласования количества лицензий.

Указание содержимого для мероприятия

Все содержимое для мероприятия должно быть готово до момента наступления мероприятия и находиться в Adobe Connect Central. (При настройке мероприятия с помощью мастера «Мероприятия» следует указать содержимое, собрание, курс, учебную программу, виртуальную аудиторию или семинар, что будет являться основой для мероприятия.) В следующем списке содержится несколько примеров:

• Для создания мероприятия по обучению на основе курса или учебной программы этот курс или учебная программа должны находиться в библиотеке обучения.

• Для представления содержимого в виде мероприятия необходимо сохранить его в библиотеке содержимого.

• Что касается собраний или семинаров, то при использовании их в качестве основы для проведения мероприятия они также должны находиться в библиотеках собраний или семинарах соответственно.

• Чтобы использовать виртуальный класс в качестве основы для проведения мероприятия, он должен находиться в библиотеке обучения.

Назначение прав доступа для проведения мероприятий

Процесс назначения прав доступа является важным этапом, на котором определяется круг лиц, участвующих в мероприятии и их права на просмотр и управление мероприятиями. Функции и роли посетителей задаются правами, связанными с посещением. Менеджер мероприятия назначает роли всем посетителям при создании мероприятия на вкладке «Управление участниками».

Для посетителей предусмотрены следующие роли:

Посетитель, которому было отправлено письмо с приглашением пройти регистрацию для принятия участия в мероприятии.

Посетитель, который прошел регистрацию, но не получил право принять участие в мероприятии по решению организатора.

Посетитель, который прошел регистрацию, но еще не получил одобрения организатора мероприятия.

Тот, кто принимает участие в мероприятии в качестве гостя или зарегистрированного пользователя из вашей организации. Его права доступа ограничены.

Тот, кто представляет содержимое посетителям мероприятия. Он обладает правами докладчика.

Организатор обладает полным набором прав для управления собранием или комнатой для проведения семинаров, которые используются при проведении мероприятия. Организатор имеет права докладчика, а также права на управление мероприятием и может назначать права доступа остальным.

Права доступа, хранящиеся в библиотеке мероприятий, позволяют определенным лицам создавать и изменять мероприятия, а также выполнять задачи, связанные с файлами и папками библиотеки мероприятий, например добавлять или удалять их. Права на доступ к управлению файлами бывают двух видов: «Управление» и «Отклонено».

Регистрация и одобрение регистраций посетителей

Регистрация участников требуется всегда, а вот одобрение регистрации можно пропустить. По умолчанию регистрация для принятия участия в мероприятии не требует одобрения, однако эту настройку можно изменить на этапе создании мероприятия. Если утверждение не требуется, то любой зарегистрированный участник автоматически утверждается. В этом случае все зарегистрированные пользователи могут участвовать в мероприятии при наличии достаточного числа лицензий. (Являясь организатором мероприятия, вы можете запретить любому пользователю принимать участие в мероприятии до момента его начала.) В противном случае можно осуществлять отбор посетителей мероприятия путем утверждения или отклонения регистраций. Также можно разрешить вход на собрание в реальном времени сразу же после регистрации.

Задачи, выполняемые во время проведения мероприятия

Выполнение большинства задач по организации мероприятия должно проходить во время создания содержимого и на предварительных этапах. При наличии готового содержимого, а также успешного выполнения всех предварительных задач, само мероприятие должно пройти гладко. Однако во время проведения мероприятия, особенно в реальном времени, может потребоваться выполнить ряд задач.

Мероприятия, не проходящие в режиме реального времени. Участники могут перейти по URL-адресу для просмотра презентации или самостоятельно пройти курс обучения или учебную программу. Уведомить потенциальных участников о мероприятии можно, отправив им сообщение по электронной почте, или разместив объявление о проведении данного мероприятия на странице мероприятий веб-сайта организации. И том, и в другом случае всем потенциальным участникам предлагается пройти регистрацию на веб-странице, на которую приведена ссылка. Часто в мероприятиях, не проходящих в режиме реального времени, отсутствуют задачи, выполняемые во время проведения мероприятия.

Запланированные мероприятия в реальном времени. Во время проведения мероприятия может потребоваться организовать выступления нескольких докладчиков или одобрить список посетителей.

Задачи, выполняемые после проведения мероприятия

После проведения мероприятия наступает время для выполнения ряда административных задач.

Отправьте всем участвовавшим в мероприятии благодарственные письма. Не забудьте отправить электронные сообщения и тем, кто не смог принять участие в мероприятии.

Просмотрите отчеты по мероприятиям для ознакомления со статистическими данными и сведениями об участниках. Содержащиеся в отчетах данные помогут оценить эффективность проведенного мероприятия и учесть некоторые моменты при проведении мероприятий в будущем.

На панели инструментов мероприятий в графическом виде отображаются статистические данные о последних мероприятиях. Здесь представлены последних мероприятий с наибольшей активностью за последние 6 месяцев из папки «Мои мероприятия».

Систематизируйте файлы мероприятия, находящихся в вашей библиотеке.

Наилучшие методы работы с мероприятиями

Ниже приведены советы по задачам, выполняемым на мероприятиях, а также в ходе собраний и семинаров, связанных с мероприятиями:

• Создайте приемную. Приемной может быть модуль чата для собрания и общения участников до начала проведения мероприятия.

• Используйте анимации PowerPoint. Грамотное использовании анимации позволит разнообразить живое общение элементами видео и аудио. Однако при добавлении анимации не стоит делать упор на количество, так как нагромождение мультимедийных объектов отвлекает внимание.

• Активно используйте голосования. Опросы дают мгновенные результаты, поэтому сразу становится понятно, насколько успешно участники воспринимают информацию. Опросы представляют собой удобный способ активного участия слушателей в мероприятии.

• Активно используйте видеоматериалы. При наличии подходящие видеофильмов, включите их в программу мероприятия.

• Постарайтесь как можно эффективнее контролировать выступления докладчиков. Для включения дополнительных элементов, таких как программа с примечаниями и модуль вопросов, выберите «Собрание» > «Включить область только для докладчика». Рассмотрите вариант предоставления докладчикам расширенных прав участника вместо прав докладчика.

• При наличии предварительно загруженного содержимого отрепетируйте мероприятие именно в то время суток, когда планируется его провести (объем сетевого трафика меняется в зависимости от времени суток). Во время репетиции используйте только те аппаратные средства и сетевые подключения, которыми вы будете пользоваться во время самого мероприятия.