Мероприятия Adobe Connect

Мероприятие — это собрание, семинар, презентация, курс, учебная программа, виртуальная аудитория или запись, перемещенные в библиотеку содержимого, с функциями управления параметрами, применяемыми до и после проведения мероприятия. Функции управления мероприятием включают регистрацию, напоминания, а также опросы и отчеты для отслеживания мероприятия.

Рассмотрим пример создания мероприятия в следующих ситуациях.

• Требуется, чтобы все участники регистрировались. Также необходимо наличие возможности сортировать участников различных мероприятий, основываясь на их сведениях о регистрации.

• Требуется создать страницы мероприятий с фирменной символикой, например страницы со списками и описанием, анонсирующие проведение мероприятия, а также страницы регистрации и входа с фирменной символикой.

• Требуется настроить собранные об участниках сведения для создания отчетов. Так как в основе этих данных лежат сведения о регистрации, они дополняют отчеты по содержимому мероприятия, например ответы на вопросы теста во время прохождения курса обучения или ответы на опрос во время собрания.

• Требуется привлечь к участию людей из других организаций. Мероприятия очень часто размещаются на общедоступных веб-сайтах, так что они не остаются без внимания, а все желающие принять участие могут заполнить форму для регистрации на вашем сайте.

• Требуется отправлять автоматически созданные электронные письма, например приглашения, напоминания, подтверждения регистрации и благодарственные письма.

• Требуется отслеживать отдельные кампании, например предложения, приходящие по электронной почте, кампании поисковых систем, а также рекламные кампании.

  Мероприятие состоит из трех фаз.

• В задачи до проведения мероприятия входит: определение числа доступных лицензий, создание содержимого, назначение прав доступа, включая также приглашения, регистрации и напоминания для участников.

• Для действий, выполняемых во время мероприятий, требуется присутствие участников. Присутствие докладчиков требуется на мероприятиях в записи или в случае, если мероприятие содержит собрание или семинар.

• В задачи после проведения мероприятия входит: переадресация браузеров участников на заданный URL-адрес, ответы на оставшиеся вопросы участников, а также отслеживание различных действий в связи с проведенным мероприятием посредством проведения опросов и составления отчетов.

Задачи до проведения мероприятия

Тщательное планирование до проведения мероприятия и выполнение определенного круга задач позволяет обеспечить беспрепятственное проведение этого мероприятия и быстрее справиться с выполнением необходимых задач после его проведения.

Определение числа доступных лицензий

Перед организацией мероприятия необходимо подсчитать число доступных лицензий. В зависимости от лицензии вашей учетной записи можно установить предел регистрации для определенного мероприятия при его создании. По вопросам, касающимся предоставления лицензий, свяжитесь с администратором Adobe Connect Central.

Указание содержимого для мероприятия

Все содержимое для мероприятия должно быть готово до его проведения и находиться в Adobe Connect Central. (При настройке мероприятия с помощью мастера «Мероприятия» следует указать содержимое, собрание, курс, учебную программу, виртуальную аудиторию или семинар, которые составят основу мероприятия.) В следующем списке представлено несколько примеров.

• Для создания мероприятия по обучению на основе курса или учебной программы такие курс или учебная программа должны находиться в библиотеке обучения.

• Для представления содержимого в виде мероприятия необходимо сохранить его в библиотеке содержимого.

• Что касается собраний или семинаров, то при использовании их в качестве основы для проведения мероприятия они также должны находиться в библиотеке собраний или семинаров соответственно.

• Чтобы использовать виртуальную аудиторию в качестве основы для проведения мероприятия, она должна находиться в библиотеке обучения.

Назначение прав доступа для мероприятий

Процесс назначения прав доступа является важным этапом, на котором определяется круг лиц, участвующих в мероприятии, и их права на просмотр и управление мероприятиями. Функции и роли посетителей определяются правами, связанными с посещением. Менеджер мероприятия назначает роли всем посетителям при создании мероприятия на вкладке «Управление участниками».

Для посетителей предусмотрены следующие роли и права.

Пользователь, которому было отправлено письмо с приглашением пройти регистрацию для принятия участия в мероприятии.

Пользователь, который прошел регистрацию, но не получил права принять участие в мероприятии по решению организатора.

Пользователь, который прошел регистрацию, но еще не получил одобрения организатора мероприятия.

Посетитель, который принимает участие в мероприятии в качестве гостя или зарегистрированного пользователя из вашей организации. Его права доступа ограничены.

Посетитель, который представляет содержимое другим посетителям мероприятия. Он обладает правами докладчика.

Посетитель, который обладает полным набором прав для управления собранием или комнатой семинара, используемыми при проведении мероприятия. Организатор имеет права докладчика, а также права на управление мероприятием и может назначать права доступа остальным.

Права доступа в библиотеке мероприятий определяют, кто может создавать и изменять мероприятия, а также выполнять задачи, связанные с файлами и папками библиотеки мероприятий, например, добавлять или удалять файлы. Права на доступ к управлению файлами бывают двух видов: «Управление» и «Отклонено».

Регистрация и одобрение регистраций посетителей

Регистрация на мероприятие требуется всегда, а вот одобрение регистрации можно пропустить. По умолчанию регистрация на мероприятие не требует одобрения, однако эту настройку можно изменить на этапе создании мероприятия. Если одобрение не требуется, то любой зарегистрированный пользователь получает одобрение автоматически. В этом случае все зарегистрированные пользователи могут посетить мероприятие при наличии достаточного количества мест в лицензии. (Организатор мероприятия может запретить любому пользователю принимать участие в мероприятии до момента его начала.) Обязательное одобрение регистрации позволяет осуществлять отбор посетителей мероприятия. Кроме того, можно разрешить вход на собрание в реальном времени сразу же после регистрации.

Задачи во время мероприятия

Большинство задач по организации мероприятия выполняется во время создания содержимого и при подготовке к мероприятию. При наличии готового содержимого, а также при условии успешного выполнения всех поставленных задач до проведения мероприятия, само мероприятие пройдет гладко. Однако во время мероприятия, особенно если оно проводится в реальном времени, может потребоваться выполнить ряд задач.

Мероприятия, не проходящие в режиме реального времени. Участники могут перейти по URL-адресу для просмотра презентации или самостоятельно пройти курс обучения или учебную программу. Уведомить потенциальных участников о мероприятии можно, отправив им сообщение по электронной почте, или разместив объявление о проведении данного мероприятия на странице мероприятий веб-сайта организации. И том, и в другом случае всем потенциальным участникам предлагается пройти регистрацию на веб-странице, на которую приведена ссылка. Часто в мероприятиях, не проходящих в режиме реального времени, отсутствуют задачи, выполняемые во время проведения мероприятия.

Запланированные мероприятия в реальном времени. Во время мероприятия может потребоваться организовать выступления нескольких докладчиков или одобрить тех или иных посетителей.

Задачи после проведения мероприятия

После проведения мероприятия наступает время для выполнения ряда административных задач.

Отправьте всем участвовавшим в мероприятии благодарственные письма. Не забудьте отправить электронные сообщения и тем, кто не смог принять участие в мероприятии.

Просмотрите отчеты по мероприятиям для ознакомления со статистическими данными и сведениями об участниках. Содержащиеся в отчетах данные помогут оценить эффективность проведенного мероприятия и учесть некоторые моменты при проведении мероприятий в будущем.

Панель аналитики мероприятия обеспечивает графическое представление статистических данных о последних десяти мероприятиях с наибольшей активностью. Здесь представлены десять последних мероприятий с наибольшей активностью за последние 6 месяцев из папки «Мои мероприятия».

Систематизируйте файлы мероприятия, находящихся в вашей библиотеке.

Наилучшие методы работы с мероприятиями

Вот несколько советов по задачам, выполняемым на мероприятиях в реальном времени , а также в ходе собраний и семинаров, связанных с мероприятиями.

• Создайте приемную. Приемной может быть модуль чата для собрания и общения участников до начала проведения мероприятия.

• Используйте анимации PowerPoint. Грамотное использовании анимации позволит разнообразить живое общение элементами видео и аудио. Однако при добавлении анимации не стоит делать упор на количество, так как нагромождение мультимедийных объектов отвлекает внимание.

• Активно используйте голосования. Опросы дают мгновенные результаты, поэтому сразу становится понятно, насколько успешно участники воспринимают информацию. Опросы представляют собой удобный способ активного участия слушателей в мероприятии.

• Активно используйте видеоматериалы. При наличии подходящие видеофильмов, включите их в программу мероприятия.

• Постарайтесь как можно эффективнее контролировать выступления докладчиков. Для включения дополнительных элементов, таких как программа с примечаниями и модуль вопросов, выберите «Собрание» > «Включить область только для докладчика». Рассмотрите вариант предоставления докладчикам расширенных прав участника вместо прав докладчика.

• При наличии предварительно загруженного содержимого отрепетируйте мероприятие именно в то время суток, когда планируется его провести (объем сетевого трафика меняется в зависимости от времени суток). Во время репетиции используйте только те аппаратные средства и сетевые подключения, которыми вы будете пользоваться во время самого мероприятия.