Belge şablonları oluşturma ve yönetme

Ara

Son güncelleme: 6 Nis 2022

Genel Bakış

Kitaplık şablonları, kullanıcıların yeniden kullanılabilir, etkileşimli belgeler oluşturmasını sağlar. Bu belgeler tek bir imza alanı (gizlilik sözleşmesi gibi) kadar basit olabilir veya son derece karmaşık formlar (vergi/kabul belgeleri gibi) içerebilir.

Bir sözleşme tanımlamak için aynı dosyayı kullandığınız her yerde, belgenin imzalayana gönderilmesini hızlandıran bir şablon oluşturabilir, imzalanan sözleşmenin son halinde tutarlılık sağlayabilir ve ekibinizin her zaman geçerli belge sürümünü kullanmasını ek bir işlem yapmadan sağlayabilirsiniz.

Şablonlar iki şekilde tanımlanabilir: Form Alanı Katmanları ve Belgeler.

Form Alanı Katmanları, yüklenen dosyaya uygulanan alanlardır. Özel içeriklerle dinamik olarak ancak standartlaştırılmış bir formatta sözleşme oluşturan şirketler için idealdir. Dosyayı yükleyin ve tüm alanları birkaç tıklamayla yerleştirmek için alan katmanını uygulayın.
Belgeler, alanlara ek olarak temel dosyayı da içerir. Belgeler menüsünde, dinamik içeriğin olmadığı, vergi formları, uygulamalar ve gizlilik anlaşmaları gibi tekrarlanan belgelerle en verimli şekilde çalışabilirsiniz.

Not:

Şablonu oluşturan kullanıcı nesnenin sahibidir.

Şablon Grup veya Organizasyon ile paylaşılmadığı sürece sadece ilgili öğenin sahibi şablonu düzenleyebilir veya İzin düzeyini ayarlayabilir.

Şablon Organizasyon ile paylaşıldıysa Hesap düzeyindeki yöneticiler, yönetici menülerinin Paylaşılan Kitaplıklar bölümünden şablonu düzenleme yetkisine sahip olur
Şablon Grup ile paylaşıldıysa ilgili Grup yöneticileri, yönetici menülerinin Paylaşılan Kitaplıklar bölümünden şablonu düzenleme yetkisine sahip olur.
- Hesap düzeyindeki yöneticiler de gruplarla paylaşılan tüm belgelere erişebilir

Bir şablonun sahipliği başka bir kullanıcıya devredilemez.

Bu makalede şunlar açıklanmaktadır:

Adobe Acrobat Sign uygulamasında kitaplık şablonu oluşturma
Yönet sayfasında kitaplık şablonunu yeniden adlandırma
Şablon türünü düzenleme
Şablonun erişim izinlerini değiştirme
Yöneticiler grupları/hesapları ile paylaşılan şablonları nasıl düzenleyebilir?

Kitaplık şablonu oluşturma

Kitaplık şablonu oluşturmak için Ana Sayfa sekmesini tıklatın, ardından Yeniden kullanılabilir şablon oluştur öğesini seçin
Kitaplık Şablonu Oluştur yapılandırma sayfası yüklenir.

Şablon Adı alanına şablonunuzun adını girin.

Şablon için açıkça bir ad girmediğinizde, alana eklenen ilk belgenin adı yazılır.
Dosyalarınızı sürükleyerek Dosyalar bölümüne bırakın veya sistemi taramak için Dosyalar alanının sağ üst köşesinde bulunan Dosya Ekle bağlantısını tıklatın.

İstenirse daha büyük bir şablon oluşturmak için birden çok dosya eklenebilir.
Şablon Türü'nü yapılandırma:
- Yeniden Kullanılabilir belge: Bu seçenekle tüm belge, içerikleri ve form alanları kaydedilir
- Yeniden kullanılabilir form alanı katmanı: Bu seçenekle sadece farklı bir belgeye uygulanacak (aynı mizanpajda, farklı içeriğe sahip) form alanı katmanı kaydedilir
- Her İkisi: Her iki şablon türü de kullanılabilir
Not:

Şablon özelliklerini düzenleyerek dilediğiniz zaman şablon türünü değiştirebilirsiniz.
Bu şablonu kullanabilenler'i yapılandırma

Bu ayarla, yükleme yapan kullanıcıya göre şablona erişim izni verilir:
- Yalnızca ben: Bu seçenekle şablonun sadece yükleme yapan kullanıcı tarafından kullanılmasına izin verilir.
- Grubumdaki bir kullanıcı: Şablon grup düzeyinde ayarlandığında, şablon ile yükleme yapan kullanıcının o sırada içinde bulunduğu grup arasında mantıksal bir ilişki kurulur. Gruptaki tüm üyeler şablona erişebilir.
  
  Şablonu yükleyen kullanıcı başka bir gruba geçirildiğinde bu şablon-grup ilişkisi bozulmaz.
  
  Şablon, Paylaşılan Kitaplıklar menüsünde kullanıcı grubunun hesap ve grup düzeyindeki yöneticisine düzenlenmek üzere sunulur.
  
  Birden Fazla Gruptaki Kullanıcılar seçeneğinin etkin olduğu hesaplarda, şablonun ilişkilendirilmesi gereken grubun seçileceği bir açılır alan bulunur.
- Kuruluşumdaki bir kullanıcı: Hesaptaki her kullanıcı kullanmak üzere şablona erişebilir.
  
  Şablon, Paylaşılan Kitaplıklar menüsünde hesap düzeyindeki yöneticiye düzenlenmek üzere sunulur
Not:

Bir şablonun sahibi olan kullanıcı, bu şablonu her zaman silebilir.

Şablonun sahibi olan kullanıcı ve grup/hesap yöneticileri şablonu düzenleyebilir.

Diğer kullanıcılar, gönderme işlemi sırasında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle seçeneğini işaretleyerek bir Sözleşmeye uygulandıktan sonra şablon üzerinde işlem yapabilirler. Bu şekilde, özgün sözleşmenin şablon özellikleri düzenlenir ve asıl şablonda değişiklik yapılmamış olur.
Şablonu içerik oluşturma ortamına göndermek için Alan Önizle ve Ekle'yi tıklatın
Sürüklenip Bırakılabilen içerik oluşturma ortamı açılır. Sağ bölmedeki alanları belgenizde dilediğiniz yerlere sürükleyin.

Not:

Yerleştirilen tüm alanlar varsayılan olarak ilk alıcıya atanır. Alıcılar açılır listesine gidip seçilen alıcıyı değiştirerek yerleştirilen alanların atandığı kişiyi değiştirebilirsiniz.
Alan ekleme işlemlerini tamamladığınızda Kaydet'i tıklatın.

Kitaplık şablonu adını değiştirme

Bir şablonun adını sadece birkaç adımda kolayca değiştirebilirsiniz. Eski şablonlarınızı, revizyonlarla uygun olacak veya saklamak istediğiniz geçersiz şablonları belirtecek şekilde yeniden adlandırın.

Yönet sekmesini seçerek şablonunuza gidin
Soldaki bölmeden Şablonlar filtresini seçin
Seçmek istediğiniz şablonu bir kez tıklatın, ardından şablonu sürükleyip bırakılabilen içerik oluşturma ortamında açmak için sağ bölmedeki Şablonu Düzenle bağlantısını tıklatın
Şablon Özellikleri bölümünü genişletin:
- Şablon Adı alanını tıklatın
- İstediğiniz adı girin
İşlemi bitirdiğinizde Kaydet'i tıklatın

Bir kitaplık şablonunun şablon türünü değiştirin

Şablon türü, şablonunuzun temel belgeyi içerip içermediğini veya yalnızca alanlardan oluşup oluşmadığını tanımlar.

Yönet sekmesini seçerek şablonunuza gidin
Soldaki bölmeden Şablonlar filtresini seçin
Seçmek istediğiniz şablonu bir kez tıklatın, ardından şablonu sürükleyip bırakılabilen içerik oluşturma ortamında açmak için sağ bölmedeki Şablonu Düzenle bağlantısını tıklatın
Şablon Özellikleri bölümünü genişletin:

Şablon Türü bölümünde şablon türünü tanımlayabilirsiniz:
- Yeniden kullanılabilir form alanı katmanı - Yalnızca yüklenen belgeye uygulanabilecek alanları (katman olarak) içerir.
- Yeniden kullanılabilir belge - Alan katmanı uygulanmış, bazı niteliklere sahip bir belgeyi içerir.
  
  İsterseniz hiç alan eklemeyebilirsiniz.
İşlemi bitirdiğinizde Kaydet'i tıklatın

Kitaplık şablonunda izin düzeyini değiştirme

Şablonun izin düzeyi, hesabınızdaki başka hangi kullanıcıların bu şablona erişebileceğini ve şablonu kullanabileceğini belirler.

Yönet sekmesini seçerek şablonunuza gidin.
Soldaki bölmeden Şablonlar filtresini seçin.
Seçmek istediğiniz şablonu bir kez tıklatın, ardından şablonu sürükleyip bırakılabilen içerik oluşturma ortamında açmak için sağ bölmedeki Şablonu Düzenle bağlantısını tıklatın.
Bu şablonu kullanabilenler'i yapılandırma

Bu ayarla, yükleme yapan kullanıcıya göre şablona erişim izni verilir:
- Yalnızca ben: Bu seçenek ile şablonun sadece yükleme yapan kullanıcı tarafından kullanılmasına izin verilir.
- Grubumdaki bir kullanıcı: Şablon grup düzeyinde ayarlandığında, yükleme yapan kullanıcının grubuyla şablon arasında mantıksal bir ilişki kurulur. Gruptaki tüm üyeler şablona erişebilir.
  
  Şablonu yükleyen kullanıcı başka bir gruba taşındığında bu şablon-grup ilişkisi bozulmaz.
  
  Şablon, Paylaşılan Kitaplıklar menüsünde kullanıcı grubunun hesap ve grup düzeyindeki yöneticisine düzenlenmek üzere sunulur.
  
  Şablonun Grup ilişkisi değiştirildiğinde şablonun önceki grup için erişim izni kaldırılır ancak daha önce şablon kullanılarak gönderilmiş olan sözleşmeler etkilenmez.
- Kuruluşumdaki bir kullanıcı: Hesaptaki her kullanıcı kullanmak üzere şablona erişebilir.
  
  Şablon, Paylaşılan Kitaplıklar menüsünde hesap düzeyindeki yöneticiye düzenlenmek üzere sunulur
İşlemi bitirdiğinizde Kaydet'i tıklatın

Şablonunuzda birçok alan varsa sık sık kaydedin! Kaydet seçeneğini tıklattığınızda tekrar Yönet sayfasına yönlendirilirsiniz. Ancak bu işlem, yaptığınız işi kaybetmekten daha iyidir!
Belgenizdeki alanları mantıklı bir şekilde adlandırmak size uzun dönemde yardımcı olabilir. İmzalayan kişilerin girdiği verileri dışa aktarmayı planladığınız durumlarda alanları adlandırmak bu bilgilerin düzenli tutulmasını ve daha kolay okunmasını sağlar.

Yöneticinin paylaşılan kitaplık şablonlarını düzenleme yetkisi

Yöneticiler, ilgili grup veya hesaplarıyla paylaşılan (şablon izinleri aracılığıyla) tüm kitaplık şablonlarını düzenleme yetkisine sahiptir.

Buna yalnızca kitaplık şablonları dahildir. Web formları dahil değildir.
Yalnızca şablon izinleri aracılığıyla paylaşılan kitaplık şablonları dahildir.
- Kullanıcı hesabı paylaşımı (gelişmiş paylaşım dahil) bu listenin doldurulmasını sağlamaz.
Grup düzeyindeki yöneticiler, kendi gruplarının üyeleri tarafından grupla paylaşılan tüm kitaplık şablonlarını düzenleyebilir.
Hesap düzeyindeki yöneticiler, kendi grupları veya organizasyonlarıyla paylaşılan tüm kitaplık şablonlarını düzenleyebilir.
- Hesap düzeyindeki yöneticiler tüm grupların paylaşılan şablonlarını görür.

Bir yönetici, Hesap> Paylaşılan Kitaplıklar öğesine giderek paylaşılan kitaplık listesine erişebilir

Paylaşılan Kitaplıklar menü öğesine gitme

Sayfanın içeriği şu şekildedir:

Şablon adı: Yönet sayfasında listelenen şekliyle kitaplık şablonunun resmi adı.
Tür: Şablon türü. Kitaplık Belgesi veya Form Alanı Katman Şablonu'ndan biri veya Hem Belge Hem Form Alanı Şablonu.
Sahip: Şablonu oluşturan ilk kullanıcı. Kullanıcın gerçek adı ve e-posta adresi de verilir.
Paylaşılan kullanıcılar: Bu değer, şablon izin ayarını gösterir. Değer, Hesap veya Grup (grup adı eklenmiş şekilde) adı olabilir.
Son Değiştirilme Tarihi: Şablonun sisteme kaydedildiği son tarih.