Yeni bir gönderim iş akışı yapılandırma

İş Akışı Tasarımcısı açılır ve İş Akışı Bilgileri paneli görüntülenir:

İş Akışı Bilgileri sayfasında aşağıdaki bilgileri girin:

• İş Akışı Adı: İş akışınız için bir ad girin. Bu ad; İş Akışı Tasarımcısı banner'ında, Ana Sayfadaki İş Akışı Kullan açılır menüsünde ve iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasının üst tarafında görüntülenir. 
• Gönderen İçin Talimat: İş akışını kullanma talimatlarını girin. Bu talimatlar, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasının üst tarafında görüntülenir.

• Bu iş akışını kullanabilenler: Bu iş akışını kimlerin kullanabileceğini belirtin. Seçenekler şunlardır:
  
  • Sadece ben: İş akışı yalnızca iş akışını oluşturan kişi tarafından kullanılabilir.
    
    • "Sadece ben" seçeneği yalnızca tüm kullanıcılara özel iş akışlarına erişim sağlandığında kullanılabilir.
    • Birden fazla gruba erişimi olan kullanıcılar, iş akışını hangi gruba sunacağını seçebilir.
      
  • Seçili Grup: Oluşturanın erişime sahip olduğu tüm grupları görüntüleyen bir açılır liste alanı.
    
    • Birden Fazla Gruptaki Kullanıcılar hesap için etkinleştirildiğinde, kullanıcılar üyesi oldukları tüm gruplar için iş akışları oluşturabilir.
    • İş akışları yalnızca bir grupla ilişkilendirilebilir. Gönder sayfasındaki grup seçici gizlenir.
      • Birden fazla grubun iş akışına erişmeye ihtiyacı varsa iş akışı testini tamamlayın, ardından erişim gerektiren her grup için iş akışının bir kopyasını klonlayın.
        
    • Bir grup seçildiğinde, bu grubun bir üyesi olan herhangi bir kullanıcı iş akışını kullanmak için erişime sahip olur.
      
      • Tüm kullanıcılara özel iş akışı erişimi verilirse diğer kullanıcılar sözleşmeyi klonlama ve iş akışının kendi sürümlerini oluşturma seçeneğine sahip olur.
        
    • Grup düzeyindeki yöneticiler, yönetim yetkisine sahip oldukları bir grupla paylaşılan herhangi bir iş akışını düzenleme yetkisine sahiptir. (Hesap düzeyindeki yöneticiler de tüm gruplar üzerinde yetkiye sahip oldukları için grupla paylaşılan iş akışlarını düzenleme yetkisine sahiptir.)
      
  • Kuruluşumdaki herhangi bir kullanıcı: Acrobat Sign hesabındaki herhangi bir kullanıcı iş akışını kullanabilir.
    • Hesap düzeyinde iş akışları, gönderenin üyesi olduğu herhangi bir gruptan gönderilebilir.
    • Hesap düzeyindeki yöneticiler, hesap düzeyinde paylaşılan herhangi bir iş akışını düzenleyebilir.
      

 13.3 Sürüm 10-21

Aşağıda bir İş Akışı Bilgileri örneği bulunmaktadır: 

Sol bölmedeki Sözleşme Bilgileri'ni tıklatın.

Gönder sayfasında doldurulması gereken sözleşme bilgilerini tanımlayın:

• Sözleşme Adı: Sözleşmenin adını girin. Bu ad, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasında ve "Lütfen imzalayın/Lütfen onaylayın" e-posta başlığında görüntülenir.
  
• Mesaj: Alıcılar için bir mesaj girin. Bu mesaj, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasında görüntülenir.
  
• Cc: Gerekiyorsa cc'ye eklenecek tarafların e-posta adresini girin. E-posta adresleri, virgül veya noktalı virgül ile ayrılmalıdır
  • En az: Cc'ye eklenebilecek e-posta adreslerinin minimum sayısını belirleyin.
  • En fazla: Cc'ye eklenebilecek e-posta adreslerinin maksimum sayısını belirleyin.
  • Düzenlenebilir: Gönderenlerin iş akışı cc adreslerini Gönder sayfasında düzenlemelerine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
• Alıcı Dili: Gönderen alıcının dilini belirlemek için bu ayarı kullanabilir.  Bu ayar, dil seçicinin Gönder sayfasında görüntülenip görüntülenmeyeceğini ve görüntülenecekse hangi varsayılan dilin görüntüleneceğini tanımlar.
  • Dil seçiciyi gösterme seçeneği belirlenmişse hesap/grup düzeyinde tanımlanan varsayılan alıcı dili kullanılır.
• Gönderme Seçenekleri
  • İndirilen PDF'yi açmak için kullanılacak parolayı belirle: Gönderenin indirilen PDF için parola belirlemesine izin vermek istiyorsanız bu seçeneği etkinleştirin.
    
    • Gerekli: İndirilen PDF için parolanın her zaman gerekli olmasını istiyorsanız bu seçeneği etkinleştirin. Bu seçenek etkinleştirildiğinde gönderenler Gönder sayfasında bu seçeneği devre dışı bırakamaz ve bir parola sağlamaları gerekir.
  • Son tamamlanma tarihi: Son tamamlanma tarihinin Gönder sayfasında belirlenmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
    • Sözleşmenin tamamlanması için gereken gün sayısı: Alıcılara imza sürecini tamamlamak için verilen varsayılan gün sayısını seçin. Belirlenen gün sayısı her zaman Gönder sayfasında düzenlenebilir.
  • Göndermeden önce belge içeriği oluşturulmasına izin ver: Gönderenlerin Gönder sayfasında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle seçeneğini kullanarak belge form alanlarını içerik oluşturma ortamında değiştirmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
    • Varsayılan olarak içerik oluşturmayı etkinleştir: Gönder sayfasında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle seçeneğini otomatik olarak etkinleştirmek için bu seçeneği belirleyin.

 13.3 Sürüm 10-21

Aşağıda bir Sözleşme Bilgileri örneği bulunmaktadır:

Alıcı Yönlendirme bölümüne erişmek için sol bölmedeki Alıcılar'ı tıklatın

Alıcı Yönlendirme bölümünde alıcıları ve yönlendirme sırasını gereksinimlerinize göre belirleyebilirsiniz. Seri, paralel, hibrit veya iç içe hibrit yönlendirme ile çok karmaşık iş akışları oluşturabilirsiniz.  Aşağıdaki talimatlar Alıcı Yönlendirmeleri için mevcut işlevleri vurgulamaktadır.

• Mevcut bir alıcıdan önce veya sonra başka bir alıcı eklemek için:
  • Ekle simgesini tıklatın
  • Kullanmak istediğiniz rolü seçin (hesap için etkinleştirilen tüm roller kullanılabilir).

 13.3 Sürüm 10-21

• Bir paralel taraf belirlemek için alıcının üzerindeki ekle simgesini tıklatın ve Paralel Taraflar'ı seçin. 

• Bir alıcıyı silmek için imleci alıcı baloncuğunun üzerine getirin ve sil simgesini seçin.

• Bir alıcıyı özelleştirmek için imleci baloncuğun üzerine getirin ve düzenle simgesini seçin.

Alıcıyı düzenlerken aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz:

• Alıcı Etiketi: Alıcının etiketini özelleştirin. Örneğin, varsayılan Alıcı etiketini Satın Alan olarak değiştirin. 
  • Alıcıların etiketleri iş akışı içinde benzersiz olmalıdır.
• Alıcı: Alıcının varsayılan e-posta adresini girin.
• Alıcı Grubu Ekle: Sizin için mevcut olan alıcı grupları listesinden yeniden kullanılabilir bir alıcı grubu eklemek için bu düğmeyi seçin.
• Alıcı grubu olarak işaretle: Bu seçenek işaretlendiğinde standart alıcı e-posta kaydı yerine, Alıcı alanında listelenen e-posta adreslerinden bir alıcı grubu oluşturulur. Alıcı grubu boş bırakılabilir veya E-posta alanından bir veya daha fazla e-posta adresiyle doldurulabilir (virgülle ayrılmış).
• Bu alıcı, gönderen kişidir: Bu seçenek işaretlendiğinde gönderen alıcı olarak eklenir.
• Gerekli: Alıcının imzası gerekiyorsa bu seçeneği etkinleştirin.
  
• Düzenlenebilir: Gönderenin Gönder sayfasında bu alıcının e-posta adresini güncellemesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
• Özel Mesaj Ekle: Alıcıya özel bir mesaj sunmak için bu seçeneği belirleyin. Özel mesajlar alıcının e-postasına (genel mesaja ek olarak) ve e-imzalama sayfasına eklenir.
• Rol: Alıcının rolünü güncelleyin (İmzalayan, Onaylayan, Form Dolduran vb.).
• Kimlik Doğrulaması: İmzalayan için gereken kimlik doğrulaması türünü seçin. Yalnızca etkinleştirilmiş seçenekler görünür.
  
  • Tek faktörlü kimlik doğrulamaları: Yok (E-posta), Acrobat Sign, E-posta ile OTP.
  • İki faktörlü kimlik doğrulamaları: Telefon, KBA, Parola ve Resmi Kurum Kimliği.

Yapılan alıcı yapılandırmalarını kaydetmek için Kaydet'i tıklatmayı unutmayın.

Aşağıda hem imzalayan (Satın Alan ve Satış Direktörü) hem de onaylayan (Satış Müdür Yardımcısı) etiketlerinin özelleştirildiği bir Alıcı bilgileri ve yönlendirme örneği bulunmaktadır. 

E-postalar bölümüne gitmek için sol bölmedeki E-postalar'ı tıklatın.

• E-postalar bölümünde, imza/onaylama süreci sırasında farklı olaylara göre hangi e-postaların gönderileceğini kontrol edebilirsiniz. 
• Örneğin, sözleşme iptal edildiğinde alıcılara ve CC'ye eklenen kişilere bilgilendirme e-postaları gönderilmesini belirtebilirsiniz. 13.3 Sürüm 10-21

E-posta bildirimini tetikleme istediğiniz olayların kutularını işaretleyin ve yapılandırmayı kaydedin.

Belgeler bölümüne gitmek için sol bölmedeki Belgeler'i tıklatın.

Belgeler bölümünde aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz

• Belge Başlığı: Belge için bir başlık girin. Bu başlık Gönder sayfasının Belgeler alanında görüntülenir.
  
• Dosyalar: Acrobat Sign Şablon kitaplığınızdan belge eklemek için Dosya Ekle simgesini  tıklatın. Bu iş akışı kullanılarak belge gönderilirken bu belge otomatik olarak eklenir
  • Hiçbir dosya seçilmezse iş akışı, gönderenin sözleşmeyi gönderirken bir dosya sağlamasına izin verir
  • Bir belge Gerekli olarak işaretlenirse iş akışı başlatıldığında otomatik olarak sözleşmeye eklenir
  • Dosyayı Sil: Yanlış dosyayı eklerseniz dosya adının yanındaki sil simgesini (X) tıklatarak dosyayı kaldırabilirsiniz
• Belge Adı: Gönderen için belgeyi tanımlayan anlamlı bir ad girin. Güncellenen kitaplık belgesinin adı varsayılan ad olur ancak üzerine yazılabilir
• Gerekli: Belgenin gerekli olup olmadığını belirler
• Belge Ekle: Ek belgeler için satır eklemek istediğinizde Belge Ekle düğmesini tıklatın
  •  Belge başlıkları benzersiz değerler olmalıdır
• Satırı Sil: Tüm satırı silmek için satırı sil simgesini (X) tıklatın

Aşağıda yapılandırılmış bir Belgeler bölümü örneği bulunmaktadır:

Gönderen Giriş Alanları bölümüne erişmek için sol bölmedeki Gönderen Giriş Alanları'nı tıklatın.

Bu giriş alanları, (iş akışı tasarımının parçası olarak ya da gönderenin yüklediği dosya olarak) eklenmiş belgelerdeki tanımlanmış form alanlarıyla eşleştirilir.

Gönderen sözleşmeyi alıcıya göndermeden önce içeriği doldurmak için bu alanları kullanabilir.

Gönderen Giriş Alanları panelinde Alan Ekle'yi tıklatın

Daha sonra, eklenen her satır için aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz:

• Alan Başlığı: Alan için bir başlık girin. Bu değer gönderen için başvuru amacıyla Gönder sayfasında görüntülenir
• Belge Alanı Adı: Eklenmiş kitaplık belgesindeki bir alan için alan adını girin
  • Buraya girilen alan adı, belgedeki form alanı adı ile aynı olmalıdır
• Varsayılan Değer: Varsa bir varsayılan değer girin.
• Gerekli: Sözleşme gönderilmeden önce bu alana bir değer girilmesi gerekiyorsa bu seçeneği etkinleştirin
• Düzenlenebilir: Sözleşmeyi gönderenin varsayılan değeri değiştirmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin
• Tüm satırı silmek için satırı sil simgesini (X) tıklatın

 13.3 Sürüm 10-21

Aşağıda bir Gönderen Giriş Alanları örneği bulunmaktadır: