Form oluşturmak için sürükle ve bırak araçlarını kullanma

Adobe Acrobat Sign'ın en güçlü yönlerinden biri, yeniden kullanılabilir formlar ve form kaplamaları oluşturarak imzalayan kişilerin doldurması gereken alanları tanımlama özelliğidir.

İmza sürecinde biraz düşünerek formlarınızı dikkatle oluşturduğunuzda, imzalayan kişilere zaman kazandırmış, imzalayanların süreci daha fazla benimsemelerini ve belgelerinizin daha kısa sürede tamamlanmasını sağlamış olursunuz.

Bir form oluştururken tamamlamanız gereken dört aşama aşağıda ayrıntılarıyla açıklanmaktadır:

Yeniden kullanılabilir belgeler ya da alan kaplamaları

Yeniden Kullanılabilir Belgeler mi, Alan Katmanları mı? Size en uygun seçenek hangisi?

Bu karar, büyük olasılıkla formlarınıza ve belgelerinizi nasıl ürettiğinize göre verilir.

Belge içeriğinin değişmeden kalacağı standart bir belge hazırlıyorsanız yeniden kullanılabilir bir belge oluşturmayı düşünebilirsiniz.

Bu tip belgeler arasında kredi kartı tahsil formları, vergi formları, başvurular ve benzeri belgeler sayılabilir.

Bu örneklerde, imzalayan kişinin alanlara girdiği bilgiler dışında imzalayana ait başka herhangi bir içerik olmaz.

Öte yandan, form alanı katmanı, yüklenen bir form veya dosyaya yerleştirilmiş bir alanlar katmanından başka bir şey değildir. Bu seçeneği, değişken içeriği olan bir formunuz olduğunda kullanabilirsiniz. Belge içeriğinde özel bilgilerin yer alması gereken, ancak müşteri alanlarının değişmediği ve aynı yerde kaldığı kiralık araç/ev sözleşmesi gibi belgeler bu seçeneğe örnek olarak verilebilir.

Bu durumda, yüklediğinizden farklı bir belge oluşturup belgenin üst kısmına alan katmanı uygulayabilirsiniz.

Görevler: Katılımcılar ve katılımcıları gereken şekilde tanımlama

Görevler, tarafların (imzalayanlar, gönderen, vb.) belge veya işlemle nasıl etkileşim kurabileceğini tanımlar. Formlar (özellikle birden çok kişinin imzalayacağı formlar) söz konusu olduğunda, alanların her imzalayana nasıl atanacağı hakkında görevlerin Sözleşme'de nasıl bilgilendirme yapacağını bilmek önemlidir. 

Her alanın kendisine atanan bir görevi vardır.  Sadece ilgili göreve sahip olan imzalayan kendisine atanan alanlara erişebilir. 

Buradaki kavram çok karmaşık olmasa da mantık olarak bilgisayar mantığı kullanılmaktadır. Yani, prosedürü tam olarak anlayabilmek için insan mantığıyla düşünmemeniz gerekir. Görevler hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklatın.

Bilinmesi gereken üç temel görev bulunur:

Önceden Doldur (Gönderen tarafından): Bu görev, ilk imzalayan kişiden önce belgeyi gönderen kişinin doldurmasını istediğiniz alanları tanımlar.  Belgeye o anda girilecek fiyat veya indirim bilgileri olduğunda Önceden Doldur görev tanımlı alanlar işinize çok yarayabilir.

Önceden Doldur görev tanımlı alanlar, sadece belgeyi gönderecek olan kişi tarafından gönderim işlemi sırasında doldurulabilir. Önceden doldurulması gereken Zorunlu alanlar olması halinde gönderen bu alanları doldurana kadar belge gönderilemez.

Önceden Doldur görev tanımlı alanlar, Ön Dolum aşamasından sonra düzenlenemez. Önceden Doldur görev tanımlı alanlar, belgeyi imzalayacak olan hiçbir katılımcı düzenleyemez. Önceden Doldurma prosedürü hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklatın.

Katılımcı N (burada N, 1'den başlayarak artarak ilerleyen bir sayıdır): Bu aşamada unutmamanız gereken birkaç nokta vardır….

Katılımcı 1, İmza veya onay için belge gönderdiğiniz birinci kişidir (e-posta adresi). 

Katılımcı 2, belgeyi onaylayacak veya imzalayacak olan ikinci kişidir

Belgeyi imzalayacak olan kişilerin görevlerinin, Gönder sekmesindeki Alıcı: alanına girdiğiniz e-posta adreslerinin sırasına göre tanımlandığını unutmayın.

Alıcı: alanındaki birinci e-posta adresi Katılımcı 1 olacaktır. İkincisi Katılımcı 2 olacak ve sıralama bu şekilde devam edecektir.

Gayet basit, değil mi?

Gönderim prosedürü hakkında bilgi edindiğinize göre, Gönder sekmesinde Ben imzalayacağım etiketli isteğe bağlı bir onay kutusunun olduğunu fark edeceksiniz. Bu onay kutusu, göndereni de imza iş akışına katar. 

Varsayılan seçenekle devam ederseniz gönderen son imzalayan olacaktır.

Sözgelimi, belgeyi ilk sırada imzalaması gereken iki müşteriniz Katılımcı 1 ve Katılımcı 2, gönderen ise Katılımcı 3 olacaktır.

Bu ayarı, belgeyi gönderen kişinin ilk imzalayan olacağı şekilde değiştirmeyi tercih ederseniz gönderen kişi Katılımcı 1, yukarıdaki örnekte belirtilen müşterilerse Katılımcı 2 ve 3 olacaktır.

Şimdi, üç kişinin imzalayacağı bir belgeyi paralel imza iş akışıyla göndermek istediğiniz bir durumu düşünelim.  Tüm taraflar aynı anda bilgilendirilir ve ilk imzalayacak kişinin kim olacağı konusunda herhangi bir istisna uygulanmaz.  Katılımcı 1 kim olur?

Kısa yanıt: Olasılıkla Alıcı: alanındaki birinci e-posta adresi

Biraz uzun yanıt: Alıcı: alanındaki birinci e-posta adresi (burada, Ben imzalayacağım kutusunu işaretlemediğiniz ve ilk imzalayacak olan kişiyi gönderen olarak tanımlamadığınız varsayılmaktadır).

Herkes: Bu görev, tüm imzalayanların alana erişebilmelerini sağlar (Önceden Dolduran taraf da dahil).

Herkes görev tanımlı alan, herkes tarafından doldurulana kadar herkese açıktır.  Alan doldurulduktan sonra, içerikleri kilitlenir ve bu aşamadan sonra belgeyi imzalayan hiçbir kişi bu alanı düzenleyemez.

Alan türleri

Birçok alan türü vardır. Bunlardan birçoğu çok özel işlevler için kullanılır (İmza alanı gibi); bazılarıysa genel amaçlıdır (Metin alanı gibi).

Bu alanlar beş sekmeye ayrılmıştır:

İmza Alanları: Bu alanlar, elektronik imzalama prosedürünün temeli olan asıl imza alanlarıdır!

İmza alanları, sadece imzalayanın imza değerini alır. Bir imzalayana birden çok imza alanı atanmış olması halinde, katılımcı ilk alanı doldurduğunda sonraki alanları sadece tıklatarak değeri uygulayabilir.

Tıpkı imza alanlarında olduğu gibi Paraf alanını da bir kez doldurmak yeterlidir. Diğer alanlar sadece tıklatılarak doldurulabilir.

İmza Blokları, aslında imza aşamasını tamamlamak için hesabınızın gerektirdiği tüm alanları barındıran kapsayıcı nesnelerdir.  İmza bloğu, varsayılan olarak İmza alanı ve e-posta alanı içerir.  Hesap yöneticisi, isteğe bağlı olarak imza tercihlerini unvan ve/veya şirket değeri girilmesini zorunlu tutacak şekilde yapılandırabilir. Bu değerler zorunlu değerler olduğu takdirde İmza bloğunda yer alacaktır.

İmzalayan Bilgisi Alanları: Bu alanlar, imzalayan/imza hakkında bilgi toplar veya görüntüler.

Bu alanlar, belgeyi tekrar imzalaması gereken kullanıcılar için imzalama sürecini kolaylaştırma gibi özel amaçlara hizmet eder.

Büyük olasılıkla adınız, unvanınız ve şirketinizin adının belirtildiği kişisel tercihler sayfasını görmüşsünüzdür.

Bu alanlarda, imzalayan kişinin profil bilgileri bulunur.

Not: Şirket alanı, şirketin adının girildiği genel bir alan değildir.  Alana bir görev atanmış olmalıdır ve bu alana girilen içerik katılımcıya atanan görevin bağlı olduğu şirket bilgileri olarak saklanır.

Bir katılımcı için unvan ve/veya şirket alanı eklediğinizde, hizmet bu içeriği imzalayan için unvan/şirket bilgisi olarak kaydeder ve imzalayandan bu alanları bir daha imzalaması istendiğinde alanlar otomatik olarak doldurulur.

İmzalayan adı alanında, imzalayanın kendi imza alanına yazdığı içeriklerin karakter dizisi versiyonu görüntülenir. Alan, imza uygulanana kadar formun boş bölümü olarak görünür; ardından doldurulur.

Bu bölümü, çoğu formda imza satırının hemen altında "Adınızı yazın" satırında bulunmasını istediğiniz alan gibi düşünün.

E-posta (adres), imzalayanın e-posta adresiyle otomatik olarak doldurulur. E-posta adresi bilinen bir değerdir; yani bu alana girebilirsiniz.

Not: Unvan ve şirket alanlarında olduğu gibi, bu alanı e-posta adresi almaya çalışmak için kullanmamalısınız.  Bir e-posta adresi almak istiyorsanız Metin alanını kullanmanız gerekir (aşağıya bakın).

Tarih: Bu alanda, katılımcının imzasını belgeye uyguladığı tarih gösterilir.  Bu bölüm, tarih için genel bir giriş alanı değildir.  Bir giriş alanı istiyorsanız Metin alanını kullanmalısınız.

Veri Alanları–: Veri alanları, imzalayanı tanımlamanın dışında belge hakkında bilgi toplanmasını sağlar.Bunlar, müşterilerinizden bilgi almak için kullanılan araçlardır ve en çok kullanılan alan türleridir.

Metin alanları, imzalayan kişiden almanız gereken içerik için genel giriş alanlarıdır. Bu alanlara örnek olarak, kredi kartı bilgileri, adresler, telefon numaraları, notlar, açıklamalar ve sözleşme prosedürünü tamamlamak için gereken her şey sayılabilir.

Bir dizi seçenek sunduğunuzda çok kullanışlı olan Açılır alanlarda, müşteriler seçeneklerden birini işaretleyebilir.

Onay kutuları, bir dizi seçenek olduğunda ve müşterinin uygun olan tüm seçenekleri işaretlemesini istediğinizde kullanabileceğiniz nesnedir.

Radyo düğmeleri, onay kutularının karşıtlarıdır. Radyo düğmeleriyle bir dizi seçenek sunabilirsiniz, ancak imzalayan sadece tek bir seçeneği işaretleyebilir.

Daha Fazla Alan: Tam olarak veri alanları gibi olmasa da "Daha Fazla Alan" sekmesinde Dosya eki seçeneği veya belgede bir köprü "etkin noktası" tanımlama özelliği bulunur.

Damgalar: Acrobat Sign hizmetleri tarafından doldurulan bu tür alanlarda normalde belgede olmayan işlemsel veriler gösterilir.

Katılım Damgası, alanın atandığı katılımcının (görev) adını, e-postasını ve tarihi gösterir.

İşlem Numarası, işlem numarasını gösterir (bir sorununuz olduğunda ve işleminizi takip etmeniz gerektiğinde kullanışlıdır).

Mizanpaj / Hizalama Araçları

Tüm alanları yerleştirdikten sonra, son adım olarak formlara düzgün ve profesyonel bir görünüm kazandırmak için her şeyi gereken şekilde hizalamanız gerekir.

Alan şeridinin en solunda bir cetvel simgesi bulunur.  Bu simgeyi tıklatarak hizalama araçlarını açın.

Bir alan seçin ("model" olmasını istediğiniz bir alanı tercih edin), ardından CTRL (veya Command) tuşunu basılı tutarak başka bir alan seçin.  Simgelerin aydınlandığını göreceksiniz. Bundan sonra, simgelerden herhangi birini tıklatarak alanları simgede gördüğünüz küçük çizgiye göre hizalayabilirsiniz.  İlk simgenin çizgiyi iki alanın üst kısmında gösterdiğini varsayalım; bu durumda, alanların üst kenarlarına göre hizalanması gerekir.

Boyut seçenekleri, birden çok alan seçip aynı boyuta getirmenizi sağlar.

İlk simge alanların yüksekliği, ikincisi genişliği, üçüncüsüyse her iki boyut için kullanılır. Alanlar, seçilen ilk alanın tam boyutuna göre boyutlandırılır.