Руководство по установке Adobe Sign для кадровых специалистов (ServiceNow)

Приложение Adobe Sign для кадровых специалистов позволяет отправлять запросы на подпись документов в учетную запись Adobe Sign через платформу ServiceNow с помощью встроенных функций служб HR. Службы HR могут быть созданы на основе запроса подписи через Adobe Sign путем простого добавления параметра к службе HR.

В этом документе приведено описание установки основного приложения, описание параметров и советы по устранению распространенных неполадок:

• Установка приложения из магазина ServiceNow Store
  • Установка набора обновления «Adobe Sign — HR Core Update»
  • Добавление виджета для подписи к страницам портала HR «Задача» и «Запрос»
  • Привилегии пользователей (роли)
  • Установка подключения OAuth между Adobe Sign и ServiceNow
  • Проверьте конфигурацию
• Установленные компоненты кейса/задачи
• Конфигурация дополнительных настроек
  • Добавление поля «Состояние подписи» к списку кейсов HR
  • Пользовательский вид / правило для кейсов HR
  • Добавление связанного списка «Подписывающие стороны Adobe» к записи кейса HR
• Службы
  • Примеры служб
  • Добавление функций Adobe Sign к службе HR
• Добавление новых документов/шаблонов
  • Модуль «Управляемые документы» — PDF
  • Шаблоны кадровых документов на основе HTML
• Отчеты
• Поддержка и устранение неполадок

Предварительные условия

Ниже указаны зависимости для установки Adobe Sign для кадровых специалистов:

• Необходимые плагины

  • Приложение для кадровых специалистов с ограничением доступа: основное приложение

  • Приложение для кадровых специалистов с ограничением доступа: портал служб

• Корпоративная лицензия Adobe Sign — для использования приложения требуется корпоративная лицензия Adobe Sign.
  • Нажмите здесь, чтобы воспользоваться бесплатной пробной версией
  • Для установки соединения через OAuth требуется администратор уровня учетной записи Adobe Sign
• Всплывающие окна в браузере включены — убедитесь, что всплывающие окна не заблокированы в браузере. Для доступа к OAuth требуется доступ к всплывающим окнам

Процесс установки

Как и любое другое приложение, интегрированное с ServiceNow, приложение Adobe Sign для кадровых специалистов необходимо приобрести (или оформить подписку на него) в магазине ServiceNow Store перед установкой.

Установка приложения Adobe Sign для кадровых специалистов

После приобретения приложения Adobe Sign для кадровых специалистов или оформления подписки на него оно будет отображаться в меню Системные приложения -> Приложения экземпляра ServiceNow.

Меню:

После завершения установки на левой панели навигации будет доступно новое меню приложения: Adobe Sign для кадровых специалистов

Установка набора обновления «Adobe Sign — HR Core Updates»

После успешной установки приложения Adobe Sign для кадровых специалистов необходимо применить набор обновления Adobe Sign - HR Core Updates.

Добавление виджета для подписи к страницам портала HR «Задача» и «Запрос»

Было создано два виджета портала служб, чтобы позволить подписывающей стороне подписать соглашение:

• Виджет Страница запроса HR Adobe Sign предназначен для использования на странице запроса HR (hrj_ticket_page)
• Виджет Сведения о задаче HR Adobe Sign можно использовать на странице сведений о задаче HR (hri_task_details)

Точно тот же процесс можно использовать для добавления виджета Сведения о задаче HR Adobe Sign с помощью страницы «hri_task_details» (обратите внимание на снимке экрана вверху под виджетом документа).

• Дополнительная информация о страницах портала служб

Привилегии пользователей (роли)

В приложении HR доступны две роли:

• Администратор (x_adosy_sign_hr.admin)
  • Пользователи ServiceNow с ролью x_adosy_sign_hr__admin имеют полный доступ ко всем функциям, а также к обоим меню пользователя (как показано в разделе Установка).
• Пользователь (x_adosy_sign_hr.sender)
  • Пользователям ServiceNow с ролью x_adosy_sign_sender предоставляется доступ к определенным функциям приложения.
  • Роль отправителя должна быть добавлена ко всем группам HR, которые должны иметь возможность использовать приложение Adobe Sign для отправки документов на подпись.

Установка подключения OAuth между Adobe Sign и ServiceNow

Для подключения приложения Adobe Sign к ServiceNow у пользователя должна быть роль администратора группы или учетной записи Adobe Sign. 

• Создайте бесплатную пробную учетную запись, если у вас нет корпоративной учетной записи Adobe Sign

Связь между ServiceNow и Adobe Sign можно установить, нажав на ссылку Подключение к Adobe в меню Adobe Sign для кадровых специалистов.

После входа в окне аутентификации отобразятся необходимые разрешения приложения.

Нажмите Allow Access (Разрешить доступ), чтобы предоставить эти разрешения и установить соединение между ServiceNow и Adobe Sign.

Примечание. Аутентификация выполняется во всплывающем окне. Если всплывающие окна заблокированы в браузере, их необходимо разблокировать.

Проверка конфигурации

Проверку можно выполнить, использовав один из примеров служб.

Если подключение установлено и вошедший пользователь играет соответствующую роль, пример должен выполняться правильно. Приложению Adobe Sign для работы нужно только действующее подключение к Adobe Sign.

Справочные сведения приведены в разделе «Поддержка и устранение неполадок».

Установленные компоненты кейса/задачи

Для приложения Adobe Sign для кадровых специалистов было разработано несколько специальных пользовательских компонентов:

• Связанный список Подписывающие стороны Adobe — содержит все подписывающие стороны текущего кейса HR
  • Можно добавлять новые подписывающие стороны
  • Порядок подписания может быть изменен

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот связанный список должен быть добавлен к виду кейсов HR, как объясняется в разделе «Ручные параметры».

• Действие интерфейса Отправить в Adobe Sign — кнопка, которая отправляет прикрепленный файл PDF в Adobe Sign на подпись.

ПРИМЕЧАНИЕ. Параметр кейса «Adobe Sign: включить для кейса» активирует/деактивирует эту кнопку.

Если этот параметр кейса отсутствует в службе HR, эта кнопка будет отсутствовать. Это подробнее объясняется в разделе «Службы».

• Проверить сведения Adobe Sign — эта кнопка позволяет кадровому агенту добавить подписывающие стороны к соглашению или поменять их порядок.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта кнопка активируется путем добавления параметра кейса Adobe Sign: отправить с предварительным просмотром к записи Конфигурация службы HR.

После нажатия агент перенаправляется на страницу «Отправить» Adobe Sign, где может внести изменения.

Конфигурация дополнительных настроек

Добавление поля «Состояние подписи» к списку кейсов HR

По умолчанию кейс HR остается в состоянии Работа выполняется, даже после получения подписи.

Чтобы кадровому агенту было проще узнать, что кейс готов для проверки/закрытия, состояние подписи соглашения может быть добавлено к виду списка кейсов HR по умолчанию.

Это поле реагирует на состояние соглашения Adobe Sign и показывает соответствующее состояние подписи Adobe Sign.

Чтобы добавить поле к виду по умолчанию, перейдите к виду списка кейсов HR в качестве администратора

Щелкните правой кнопкой на заголовке и выберите Настройка > Макет списка

Добавьте поле Состояние подписи соглашения в список Выбранные

Пользователям следует нажать на значок шестеренки и выбрать Сбросить столбцы по умолчанию, чтобы обновить вид и увидеть новое поле.

Пользовательский вид / правило для кейсов HR

Указанные выше действия добавляют поле состояния подписи к виду по умолчанию, но можно также создать пользовательский вид и правило, которое будет создавать вид, доступный только для пользователей с ролями ServiceNow.

Перейдите к форме Настройка макета списка, как указано выше, но в этот раз выберите Создать в раскрывающемся поле Имя вида.

Дайте новому виду имя и сохраните его. Вы должны перейти в новый вид.

По умолчанию, поля, используемые в виде по умолчанию, уже выбраны.

Измените поля по своему усмотрению и сохраните вид.

Теперь вы должны увидеть новый вид в качестве варианта для выбора в раскрывающемся списке заголовков видов

Можно создать правило вида, чтобы скрыть новый вид от всех, кроме пользователей Adobe Sign

Выберите Интерфейс системы > Правила вида

Создайте новое правило рядом с таблицей Основной кейс HR (убедитесь, что вы находитесь в области «Кадровые ресурсы: основная») и ограничьте доступ к виду по роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ограничение доступа по роли выполняется с помощью сценария с использованием параметра «advanced» (дополнительно). Описание процесса и пример фрагмента кода можно найти здесь

Конечный результат / сценарий должен выглядеть примерно как на снимке экрана ниже.

Добавление связанного списка «Подписывающие стороны Adobe» к записи кейса HR

Щелкните правой кнопкой на заголовке и выберите Настройка > Связанные списки

Переместите связанный список Подписывающие стороны Adobe из столбца Доступные в столбец Выбранные.

Вам также понадобится добавить роль Отправитель ко всем группам, которым необходимо видеть этот связанный список.

После добавления к кейсу HR можно добавлять новые подписывающие стороны и менять порядок подписания.

Службы

Службы HR Adobe Sign созданы для демонстрации того, как работают их функциональные возможности и как их можно использовать для создания новых служб или добавлять к существующим. Это полноценные примеры настройки служб HR для использования приложения Adobe Sign для кадровых специалистов.

Примеры служб

В комплект поставки входят три примера служб HR, демонстрирующих функциональные возможности Adobe Sign. Они перечислены в меню Службы HR Adobe Sign. Каждая служба имеет собственный шаблон кейса и документ, как объясняется ниже.

• Adobe Sign — служба приобретения акций: пример службы, предоставляющей документ PDF Document для электронной подписи Adobe и данные заполняемой формы.
• Adobe Sign — служба разрешения на парковку: это пример шаблона документа, содержащего предварительно заполненные данные о сотруднике ServiceNow, а также заполняемые поля данных и подписи Adobe Sign. Он создается в HTML и преобразуется в PDF с помощью ServiceNow во время этапа создания в процессе предварительного просмотра.
• Adobe Sign — пример политики в отношении домашних животных с 2 подписывающими сторонами: пример формы политики в отношении домашних животных в формате PDF для 2 подписывающих сторон. Включает сопоставление данных сотрудника ServiceNow, а также сбор данных подписывающей стороны в заполняемой форме.

Ссылки на документацию ServiceNow по каждому компоненту приведены ниже.

• Службы HR — то, что может видеть и с чем может взаимодействовать пользователь. Документация
• Управляемые документы — место, где выполняется загрузка и управление документами PDF. Документация
• Шаблоны документов HR — определение используемого документа, который должен быть подписан. Документация
• Шаблоны кейсов и задач HR — определение параметров создаваемых кейсов и задач HR. Документация
• Действия служб — определение того, какие действия создаются и выполняются службой. Документация

Добавление функций Adobe Sign к службе HR

Добавлены «параметры кейса» службы HR, которые вызывают отображение связанных с Adobe Sign компонентов во время процесса.

• Adobe Sign: включить для кейса — это основной параметр, который нужно добавить к службе HR, чтобы использовать возможности Adobe Sign. Кнопка Подписать с помощью Adobe Sign будет добавлена в поток кейса HR, а виджеты Adobe Sign будут доступны для подписывающей стороны через портал служб HR (после того, как они будут вручную добавлены на страницы).
• Adobe Sign: отправить с предварительным просмотром — этот параметр позволяет кадровому агенту, обрабатывающему запрос, выполнять предварительный просмотр документа Adobe Sign, добавлять подписывающие стороны и изменять их порядок.

Добавление новых документов/шаблонов

Новые документы можно добавлять через модуль «Управляемые документы» (документы PDF) и через модуль «Шаблоны документов HR» (на основе HTML). Оба метода позволяют использовать документ с Adobe Sign для получения подписей.

Модуль «Управляемые документы» — PDF

Модуль «Управляемые документы» позволяет загрузить новый документ PDF, который можно использовать в качестве основы новой службы HR.

Основные действия описаны ниже, а дополнительную информацию об управляемых документах можно найти здесь

Заполните сведения о документе и отправьте запись.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы документ был виден для HR и использовался с Adobe Sign, для поля Отдел должно быть установлено значение HR.

Кроме того, обратите внимание, что это поле должно быть заполнено перед отправкой. После отправки записи поле «Отдел» будет доступно только для чтения.

После отправки файл PDF можно загрузить с помощью действия интерфейса Загрузить / Проверить в версии в нижней части записи.

Загрузите нужный файл PDF и сохраните его с помощью всплывающего окна.

ПРИМЕЧАНИЕ. Имя загруженного документа будет изменено на имя, указанное на этапе Загрузить/Проверить ниже.

Создается запись Версия документа, которая включает вложение в режиме Черновик.

Поскольку документ все еще находится в режиме Черновик, он еще не готов к использованию. Его необходимо отправить на проверку, а затем опубликовать.

Откройте запись версии и нажмите кнопку Отправить версию

Это переместит документ далее на этап Готов к публикации.

Снова откройте запись версии и нажмите кнопку Опубликовать версию

Появится всплывающее окно, в котором при желании можно изменить название или номер версии.

Нажмите Опубликовать

Выберите Администрирование HR > Шаблоны документов

Управляемый документ должен быть доступен для создания шаблона документа, чтобы использовать его как основу для службы HR.

Нажмите кнопку Создать.

Выберите Шаблон документа PDF

Поле Версия документа может быть заполнено с помощью вновь созданного документа

Шаблоны кадровых документов на основе HTML

Шаблон документа HR также может быть основанным на HTML и использоваться для получения подписей через Adobe Sign таким же образом, как и управляемый документ.

Имеется несколько готовых примеров, включенных для справки в состав модуля HR, таких как шаблон «Образец соглашения об образовании», которые демонстрируют основную идею документа HTML.

Выберите Администрирование HR > Шаблоны документов

Выберите Документ на основе HTML.

ПРИМЕЧАНИЕ. Убедитесь, что выбран шаблон Шаблон документа HR, чтобы увидеть HTML.

Тип Шаблон PDF HR создается из документа PDF, как описано в предыдущем разделе, и не имеет связанного с ним файла HTML.

Любое поле, связанное с выбранной таблицей, может быть добавлено к документу в качестве переменной.

В приведенном ниже примере простого документа добавляется subject_person как переменная из таблицы Кейс HR.

Когда этот шаблон используется, эта переменная заполняется именем из поля subject_person в кейсе.

Прочая информация о пользователе может быть извлечена из профиля Пользователь HR.

Добавление возможности подписания через Adobe Sign к шаблону HTML-документа HR

Чтобы добавить подпись Adobe Sign к шаблону документа на основе HTML, необходимо добавить теги Adobe Sign.

Этот процесс описан ниже с использованием того же примера документа, что и выше.

Обратите внимание на выделенную строку на снимке экрана выше.

При отправке в Adobe Sign она становится полем подписи и размещается в документе точно на этом месте.

Существуют разные типы тегов для создания разных видов полей с широким спектром параметров конфигурации.

Дополнительная информация о текстовых тегах.

Отчеты

После подписания соглашения оно загружается в виде PDF и прикрепляется к записи родительского кейса HR.

Кроме PDF, данные формы транзакции включаются в запись соглашения и помещаются в таблицу Данные формы Adobe Sign.

Эту таблицу может использовать администратор для создания подробных отчетов на основе данных, содержащихся в подписанных записях.

Для более подробных отчетов могут быть созданы таблицы, расширяющие базовую таблицу, по которым могут создаваться отчеты (например, на основе конкретного шаблона документа).

Выберите Определение системы > Таблицы и столбцы

Нажмите Создать таблицу.

Создайте новую таблицу, расширяющую таблицу Данные формы Adobe Sign, и снимите флажок Создать модуль

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот шаг не является обязательным. Если вы хотите, чтобы администраторы могли переходить к этой таблице через левое меню навигации, создайте модуль и поместите его в меню Adobe Sign для кадровых специалистов.

После создания таблицы добавьте столбцы, соответствующие именам полей документа.

ПРИМЕЧАНИЕ. Имена столбцов должны точно соответствовать именам полей документа и иметь тип «строка», так как данные, возвращаемые для этого поля, будут помещены в столбец как строки. Если данные не находятся в столбцах ожидаемым образом, убедитесь, что имена точно совпадают и имеют тип «строка».

Затем можно перейти к Шаблону документа HR, на основе которого вы хотите создать отчет, и добавить таблицу в поле Таблица данных формы, которое будет видимым, если установлен флажок Разработано для Adobe Sign.

Теперь любая служба HR, использующая этот шаблон, будет передавать данные в таблицу, указанную в поле Таблица данных формы, а на основе кейса будет создан отчет и/или кейс будет добавлен к информационной панели.

Поддержка и устранение неполадок

Контактные данные службы поддержки

Справочная документация включена в меню администратора. Указанный ниже веб-сайт также содержит контактные данные службы поддержки

• Способы связи: веб-сайт, телефон или электронная почта (все способы указаны на веб-странице)
• Контактные данные: https://echosign.zendesk.com/hc/ru-ru

Устранение неполадок

Ниже представлено несколько распространенных проблем, которые могут возникнуть при настройке и использовании приложения Adobe Sign для кадровых специалистов:

Кнопки и компоненты, относящиеся к Adobe Sign, не отображаются или не работают

Убедитесь, что новые параметры кейса Adobe Sign службы HR добавлены к службе HR. Они включают функциональные возможности Adobe Sign для любой конкретной службы HR.

Ошибка соединения при переходе по ссылке «Подключение к Adobe Sign»

Окно Adobe Sign не отображается при подключении к учетной записи Adobe Sign

Окно подключения является всплывающим окном и может блокироваться некоторыми браузерами. Убедитесь, что всплывающие окна не заблокированы.

Всплывающее окно подключения не обновляется

В Apple Safari есть известная ошибка, из-за которой это окно может не отвечать или не обновляться. При использовании Safari закройте всплывающее окно и вручную обновите окно. После обновления вы должны увидеть новое состояние подключения.

Для записей задач/участников не устанавливается состояние «Готово» или «Отправлено на подпись»

Убедитесь, что ваша учетная запись Adobe Sign подключена. Изменения состояния записей зависят от получения данных назад от Adobe Sign. Если подключение отсутствует, вы не получите сигнал на изменение состояния.

Пункты меню отображаются / не отображаются для пользователей

Убедитесь, что всем пользователям, которым необходим доступ к приложению, присвоены правильные роли. При использовании групп они также должны иметь прикрепленные роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. С модулями HR и «Управляемые документы» связаны их собственные соответствующие роли. Для выполнения определенных функций пользователю Adobe могут также быть необходимы дополнительные роли из этих модулей.

Большинство действий могут быть выполнены пользователем с ролью «Администратор HR».

Когда агент использует кнопку «Отправить в Adobe Sign», он получает ошибку адреса электронной почты

Убедитесь, что пользователь, указанный как подписывающая сторона, имеет действительный адрес электронной почты. При отправке выполняется проверка имени пользователя и адреса электронной почты.

Задачи HR находятся в режиме черновика / Кнопка «Отправить в Adobe Sign» не отображается

Убедитесь, что вы выполнили предварительный просмотр и создание документа PDF. Если это так, он будет прикреплен к родительскому кейсу. Этот документ является триггером для отображения кнопки.

После отправки документа в Adobe состояние задачи должно измениться на «Готово», и задача будет доступна на портале HR для действий подписывающей стороны.

Связанный список «Подписывающие стороны Adobe» отсутствует в записи кейса HR

Убедитесь, что пользователь/группа, которые не могут видеть связанный список, играет роль «отправитель». Этот связанный список отображается только при наличии этой роли.