Veri birleştirme

InDesign'da Veri Birleştirme panelini kullanarak bir veri kaynağı dosyasını (CSV veya TXT dosyası) bir InDesign belgesiyle birleştirdiğinizde belgenizin birden fazla versiyonunu kolayca oluşturabilirsiniz. Örneğin, hızlı ve doğru bir şekilde yüzlerce çeşit mektup, zarf veya posta etiketleri oluşturmak için veri birleştirme işlevini kullanın. Veri birleştirme, posta birleştirme olarak da bilinir.

Ön koşullar

Veri birleştirme için ihtiyacınız olan yalnızca veri kaynağı dosyası ve hedef belgedir. 

• Veri kaynak dosyası hedef belgenin her tekrarında değişen, form mektubu alıcılarının adları ve adresleri gibi bilgileri içerir. Veri kaynağı dosyası alanlar ve kayıtlardan oluşur. Alanlar, şirket adları veya posta kodları gibi özel bilgilerdir. Kayıtlar ise şirketin adı, sokak adresi, şehri, ülkesi ve posta kodu gibi tam bilgi kümesi satırlarıdır. Veri kaynağı dosyası bir virgülle ayrılmış dosya (.csv), sekmeyle ayrılmış dosya (.txt) veya her veri parçasının sırasıyla bir virgül ya da sekme ile ayrıldığı noktalı virgülle ayrılmış dosya olabilir.

• Hedef belge, veri-alan yer tutucularını ve birleştirilen belgenin her tekrarında aynı kalan şablon malzemesini, metinleri ve diğer öğeleri içeren bir InDesign belgesidir.

Birleştirilmiş belge, hedef belgeden alınan ve veri kaynağındaki her kaydı içerebilmesi için gerekli sayıda tekrarlanan şablon bilgileri içeren son InDesign belgesidir.

Veri Birleştirme paneli

Veri Birleştirme paneline Pencere > Yardımcı Programlar alanından erişilebilir. Her bir veri alanının adı ve türü panelde görüntülenir. Veri alanlarını belgenize eklediyseniz veri alanlarının yerleştirildiği sayfa numaraları da görüntülenir.

Verileri birleştirmek için temel adımlar

1. Kaynak ve hedef belgelerinizde hangi veri alanlarını kullanacağınızı belirlemek için plan yapın.

Birleştirmeyi gerçekleştirirken hangi alanların gerekli olduğunu bilmek için son belgenin nasıl görünmesini istediğinizi belirleyin. Örneğin, müşterilere postalanacak bir kartpostal oluşturuyorsanız aşağıdaki veri alanlarını kullanabilirsiniz:

<<Şirket Adı>><<Adres>><<İlçe>>, <<Şehir>><<Posta Kodu>>

Elektronik tablonuz veya veritabanınız aşağıdaki gibi görünebilir:

2. Genellikle bir elektronik tablo veya veritabanı dosyası olan veri kaynağı dosyasını virgülle ayrılmış (.csv), sekmeyle ayrılmış (.txt) veya noktalı virgülle ayrılmış metin dosyası olarak kaydedin.

Veri kaynağı dosyanızın uygun alanları hedef belgenize dahil edeceğiniz bir şekilde yapılandırıldığından emin olun. Örneğin, elektronik tablonuzun üst satırı hedef belgenizde kullanacağınız “Şirket” ve “Adres” gibi alan adlarını içermelidir.

Daha fazla bilgi için bkz. Veri kaynağı dosyaları hakkında.

3. Hedef belgenin her sürümünde aynı kalan metinler veya başka öğeler içeren bir hedef belge oluşturun.

Daha fazla bilgi için bkz. Hedef belgeler hakkında.

4. Veri Birleştirme panelini kullanarak veri kaynağını seçin.

Daha fazla bilgi için bkz. Veri kaynağını seçme.

5. Veri Birleştirme panelinden hedef belgeye alanlar ekleyin.

Belge sayfasına veya ana sayfaya veri alanları ekleyebilirsiniz. Ana sayfaya veri alanları eklerken ek seçenekler sunulur.

Daha fazla bilgi için bkz. Veri alanları ekleme ve Ana sayfalara veri alanı yer tutucuları ekleme.

6. Hedef belgenin istediğiniz şekilde göründüğünden emin olmak için kayıtların önizlemesini görüntüleyin.

Daha fazla bilgi için bkz. Hedef belgedeki kayıtların önizlemelerini görüntüleme.

7. Hedef belgeyi veri kaynağı dosyasıyla birleştirin ya da PDF'ye dışa aktarın.

Daha fazla bilgi için bkz. Kayıtları birleştirme.

Veri kaynağı dosyaları hakkında

Veri kaynağı genellikle bir elektronik tablo veya veritabanı uygulamasında bulunur ancak InDesign yazılımını veya herhangi bir metin düzenleyiciyi kullanarak kendi veri kaynağı dosyanızı oluşturabilirsiniz. Veri kaynağı dosyaları, virgülle ayrılmış (.csv), sekmeyle ayrılmış (.txt) veya noktalı virgülle ayrılmış metin formatında kaydedilmelidir. Bu formatları dışa aktarma hakkında daha fazla bilgi için kaynak uygulamanızın kullanıcı kılavuzunu okuyun.

Virgülle, sekmeyle veya noktalı virgülle ayrılmış bir metin dosyasında kayıtlar paragraf kesmeleriyle ayrılır; alanlarsa virgül veya sekmelerle ayrılır. Veri kaynağı dosyası, diskteki görüntüleri okuyan metin veya yollar da içerebilir.

Virgülle ayrılmış veri kaynağı dosyası örneği

Veri kaynağı dosyasındaki alanda satır kesmesi ekleyemezsiniz. Farklı satırlarda alan bölmek için bu gerekliyse <<Adres1>> ve <<Adres2>> gibi iki farklı alan oluşturun.

Boş satırları korumak için belgeyi birleştirdiğinizde Boş Alanlar İçin Boş Satırları Kaldır'ı seçebilirsiniz. Ancak satırda boşluklar da dahil olmak üzere herhangi bir karakter görünüyorsa satır silinmez.

Veri kaynağı dosyasına görüntü alanları ekleme

Veri kaynağı dosyasına görüntü alanları ekleyerek her birleştirilen kayıtta farklı bir görüntünün görünmesini sağlayabilirsiniz. Örneğin, çeşitli şirketlerin bilgilerini içeren belgeleri birleştirdiğinizde, birleştirmenin bir parçası olarak her şirketin logosunun bir görüntüsünü ekleyebilirsiniz.

Veri kaynak dosyasındaki görüntü referanslarına örnek:

Hedef belgeler hakkında

Veri kaynağı dosyanız oluşturulduktan sonra hedef belgeyi ayarlamanız ve veri kaynağı dosyasından alanları eklemeniz gerekir. Hedef belge, her kartpostalda görünmesini istediğiniz tasarım gibi veri alan yer tutucu metin ve grafiklerini içerir. Bu alanlar veri kaynağını seçmenizden sonra eklenmesi için kullanılabilir.

Verileri birleştirdiğinizde InDesign, veri kaynağı dosyasında atadığınız alanları değiştiren yeni bir belge oluşturur. Ana sayfaya veya belge sayfasına veri alanları yerleştirebilirsiniz.

Veri kaynağı seçme

Hedef belgenize alanlar eklemeden önce Veri Birleştirme panelinde bir veri kaynağı seçin. Hedef belge başına sadece bir veri kaynağı dosyası seçilebilir.

Veri kaynağı seçildikten ve alanlar Veri Birleştirme paneline yüklendikten sonra, veri kaynağını güncelleyene kadar veri kaynağında yapılan değişiklikler hedef belgeye yansıtılmaz.

Veri alanları ekleme

Veri kaynağını seçtiğinizde, Veri Birleştirme panelinde veri alan adlarının bir listesi görünür. Bu adlar, veri kaynağı dosyasındaki sütun başlıklarıyla aynıdır. Simgeler, alanın metin veya görüntü olduğunu belirtir. Veri alanları belgenize eklendiğinde bunlar <<Şirket>> gibi yer tutucular olur. Bu yer tutucuları diğer metin veya grafikler gibi seçebilir ve formatlayabilirsiniz.

Kayan görüntü oluşturmak için mevcut bir çerçeveye görüntü alanı atayabilirsiniz. Ekleme noktası bir metin çerçevesindeyse veya görüntü alanı eklediğinizde metin seçiliyse bunun yerine satırla hizalı çerçeve olarak küçük bir yer tutucu eklenir. Birleştirilen görüntülerin boyutunu belirlemek için görüntü yer tutucusunu yeniden boyutlandırabilirsiniz.

Veri alanı eklendikten sonra InDesign alanın veri kaynağını hatırlar. Alanlar listesinde bulunan yazım hatası, boş alan ve istenmeyen alan türleri gibi hatalar, kaynak uygulamada düzeltilmeli ve Veri Birleştirme paneli kullanılarak güncellenmelidir.

Hedef belgeye metin veri alanı ekleme

Metin alanı yer tutucuları, hedef uygulamada geçerli formatlama niteliklerini (font ve boyut gibi) kullanarak çift köşeli parantez içinde (<<Ad>> gibi) görünür.

Hedef belgeye görüntü veri alanı ekleme

• Yeni bir satırla hizalı grafik yer tutucu eklemek için görüntü alanını metin çerçevesine sürükleyin veya ekleme noktasını metin çerçevesine yerleştirin ve görüntü alanını tıklatın.
• Yeni bir kayan görüntü eklemek için görüntü alanını boş bir çerçeveye veya mevcut grafik çerçevesine sürükleyin. Görüntü alanını boş bir çerçevenin üzerine bırakırsanız boş çerçeve, grafik çerçevesine dönüşür.
• Gruplanmış öğelere, tablo hücrelerime veya iç içe öğelere alan eklemek için görüntü alanını hedefe sürükleyin.

  Görüntü alanı yer tutucuları, alan adını içeren çerçeveler olarak görünür.

QR kodu ekleme

Birleştirilen bir belgeye bir QR kodu entegre edebilirsiniz. Veri Birleştirme iş akışı ile eklenebilecek farklı türde QR kodu alanları aşağıda belirtilmiştir:

• Düz Metin
• Web Köprü Bağlantısı
• Metin Mesajı
• E-posta
• Kartvizit

QR kodları oluşturmak üzere Veri Kaynakları olarak kullanılan txt ya da .csv dosyalarındaki veri girişleri şu formatlarda, sütün adlarında # sembolüyle bulunur:

• Düz Metin: QR kodu sütununa metni olduğu gibi girin.
• Web Köprüsü: URL:<url> (Örneğin "URL:http://www.google.com")
• Metin Mesajı: SMSTO:<Telefon numarası>:<Mesaj> (Örneğin: "SMSTO:9818143551:Hi")
• E-posta: MATMSG:\nTo:<e-posta adresi> (örnek: "MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;")
• Kartvizit: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Veri girişleri e-posta, sms ve köprüden oluşabilir ya da düz metin türünde olabilir. QR kodları oluşturmak için aşağıdaki talimatları uygulayın:

Ana sayfalara veri alanı yer tutucuları ekleme

Ana sayfalara veri alanı yer tutucuları eklemeniz halinde, yer tutucuları belge sayfalarına eklerken kullanamadığınız avantajlara sahip olursunuz:

• Sonuçta elde edilen birleştirilmiş belge, ana sayfalarda orijinal yer tutucuları içerir ve belge sayfalarındaki birleştirilmiş sonuçları üzerine yazılmış ana sayfa öğeleri olarak içerir.

• Birleştirilmiş belge, veri kaynağına bir bağlantı içerir; böylece veri kaynağındaki kayıtlar değiştirilirse Veri Alanlarındaki İçeriği Güncelleştir'i seçerek, birleştirilmiş belge içeriğini güncelleyebilirsiniz. Bu seçenek özellikle birleştirilmiş belgedeki mizanpajı değiştirip veri kaynağından yeni veriler eklemeniz gerektiğinde kullanışlıdır.

• Birleştirilmiş Belge Oluştur iletişim kutusundaki ayarlar hedef belgede kullanılan ayarlarla aynıdır, böylece geçerli belgeyi aynı görünümle hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz. Ayrıca farklı bir veri kaynağına sahip eşdeğer bir belge oluşturmak için bu ortak ayarları kullanabilir veya kısmen değiştirilmiş bir mizanpajla yeni bir belge oluşturabilirsiniz.

Veri alanlarını hem ana sayfalara hem de belge sayfalarına yerleştiremezsiniz. Uygun şekilde birleştirmek için veri alanlarını içeren bir ana sayfayı belgenin ilk sayfasına uygulamanız gerekir.

Veri kaynağı dosyalarını güncelleme, kaldırma veya değiştirme

• Veri kaynağı dosyalarını güncellemek için veri kaynağı dosyasını virgülle ayrılmış, sekmeyle ayrılmış veya noktalı virgülle ayrılmış bir formatta düzenleyin ve Veri Birleştirme panelinde Veri Kaynağını Güncelleştir'i seçin.

  Değişiklikler Veri Birleştirme paneline yansıtılır. Değişiklikler güncelleştirmeden sonra belgeye yansıtılmazsa, kapatmak için Önizleme'nin seçimini kaldırın ve tekrar açmak için Önizleme'yi işaretleyin.

• Veri kaynağı dosyasının bağlantısını kaldırmak için Veri Kaynağı paneli menüsünden Veri Kaynağını Kaldır'ı seçin.
• Yeni bir veri kaynağı dosyasına geçmek için Veri Birleştirme panel menüsünden Veri Kaynağı Seç'i belirleyin ve yeni veri kaynağı dosyasını belirleyin. InDesign bazı alanları tanımayabilir. Bu durumda en doğrusu yer tutucu alanlarını silmek ve yeniden eklemektir.

Hedef belgedeki kayıtların önizlemesini görüntüleme

Hedef belgeyi ve veri kaynağı dosyasını birleştirmeden önce, bilgiler birleştirildiğinde veri alanının düzgün göründüğünden emin olmak için kayıtların önizlemesini görüntülemek iyi bir uygulamadır. Kayıtların önizlemesini görüntülediğinizde, Veri Birleştirme panelinde alan yer tutucuları yerine veri kaynağı dosyasındaki gerçek veriler görüntülenir. Örneğin, <<Şirket>> yerine Adobe yazısını görebilirsiniz. Kayıtlarda dolaşmak için Veri Birleştirme panelindeki gezinme düğmelerini kullanabilirsiniz.

Kayıtlarda yazım hatası veya ek boşluk gibi herhangi bir soruna rastlarsanız, kaynak dosyayı orijinal uygulamasında düzenlemeniz önerilir. (Bkz. Veri kaynağı dosyaları hakkında.)

Önizlemeyi açma veya kapatma

Bazı sorunlar önizleme modları arasında geçiş yaptığınızda ortaya çıkabilir veya kendi kendine düzelebilir. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Yer tutucular, Kayıt Önizleme seçeneği işaretlenmediğinde önizleme içeriğinin yerini alır. Görüntünün yanı sıra görüntüyü içeren çerçeveyi de silerseniz veya metin dizesinin tamamını silerseniz yer tutucular da kaldırıldığı için, Kayıt Önizleme seçeneğini belirlediğinizde yer tutucular görüntülenmez.

• İçerik Yerleşim Seçenekleri iletişim kutusundaki değişiklikler Tamam'ı tıklatana kadar geçerli olmaz. Ayrıca, Kayıt Önizleme seçeneği işaretliyse, güncellenmiş yerleşim ayarları seçeneğinin işaretini kaldırıp yeniden işaretleyene kadar verilere yansıtılmaz.

• Belgeyi önizleme modunda kaydetmeye çalışırsanız belgenizi kaydetmeden önce önizleme modunu kapatmanızı isteyen bir mesaj alırsınız.

Veri alanı yer tutucularını düzenleme

Belgeye metin veri alanı eklediğinizde alanın yer tutucu metni, ekleme alanında etkin olan formatlama nitelikleri (font ve boyut gibi) kullanılarak girilir. Daha sonra gerçek verilerin görünümünü denetlemek için yer tutucu metninin niteliklerini düzenleyebilirsiniz.

İçerik yerleşim seçeneklerini ayarlama

Geçerli belge veya gelecekteki tüm veri birleştirme projeleri için varsayılan ayarları belirtmek için İçerik Yerleşim Seçenekleri iletişim kutusunu kullanın. Görüntünün nasıl yerleştirildiğini, görüntülerin bağlantılı mı yoksa gömülü mü olduğunu, boş alanlar için boş satırların kaldırılıp kaldırılmadığını ve birleştirilmiş her belge için en fazla kayıt sayısını belirleyebilirsiniz.

Kayıtları birleştirme

Hedef belgeyi formatlayıp veri kaynağı dosyasından alanlar ekledikten sonra veri kaynağındaki bilgileri hedef belgedeki bilgilerle birleştirmeye hazırsınız demektir. Kayıtları başka bir InDesign belgesi veya doğrudan PDF'yle birleştirebilirsiniz. Bilgileri birleştirdiğinizde InDesign hedef belgeyi temel alan yeni bir belge veya PDF oluşturur; hedef belgedeki alanları veri kaynağı dosyasındaki uygun bilgilerle değiştirir.

Ana sayfalarda veri alanı yer tutucuları içeren bir belgeyi birleştirdiğinizde, söz konusu ana sayfa öğeleri yeni oluşturulan belgedeki ana sayfalara kopyalanır.

Tek veya birden çok kaydı birleştirme

Veri kaynağı dosyası kullanılamayan desteklenmemiş dosya formatları veya görüntüleri belirtiyorsa, veri kaynağı dosyasını desteklenen bir dosyayı belirtecek şekilde düzeltmeniz, herhangi bir eksik dosyanın yolunu düzeltmeniz veya InDesign'ın bulup yerleştirebilmesi için dosyayı doğru klasöre taşımanız gerekebilir.

Birden çok kaydı birleştirmeyle ilgili sınırlamalar

Sayfa başına birden çok kayıt oluşturmak için Birden Çok Kayıt'ı seçebilirsiniz. Örneğin, posta etiketleri yazdırıyorsanız sayfa başına birden çok etiket yazdırmak isteyebilirsiniz. Kayıtların birleştirilen yayında görünme biçimi temel olarak mizanpaj seçeneklerine bağlıdır. Birden Çok Kayıt seçeneğini kullanırken karşılaşabileceğiniz bazı sınırlamaların listesi aşağıda verilmiştir:

• Veri alanları birden çok sayfası olan bir belge sayfasında görünüyorsa veya veri alanları birden çok ana sayfada görünüyorsa birden çok kaydı birleştiremezsiniz.

• Veri Birleştirme sadece tek yer tutucu boyutuna izin verir.

• Birleştirilmiş yayındaki bir kaydı silmek, kalan kayıtları boş yer tutucuya yeniden aktarmaz.

PDF dosyasında birleştirme

PDF dosyasıyla birleştirdiğinizde tüm seçeneklerin birleştirilmiş InDesign belgesi oluşturduğunuzdakiyle aynıdır. Elde edilen PDF dosyası küçültülmüş boyutta PDF elde ederek sayfanın sabit bölümleri için PDF XObjects avantajlarından yararlanır.

Veri alanlarını güncelleme

Ana sayfalarda veri yer tutucuları olan bir belgeyi birleştirdikten sonra, birleştirilmiş belgenin mizanpajını değiştirebilir ve veri kaynağındaki veri alanlarının değerlerini yine de güncelleyebilirsiniz. Belgenin mizanpajını koruyarak veri alanlarını güncellemek için Veri Alanlarını Güncelleştir seçeneğini kullanın. Bu seçenek yalnızca veri yer tutucularının ana sayfalarda göründüğü birleştirilmiş bir belgede kullanılabilir.

Veri alanlarını güncelleştirerek yapılan değişiklikler günlük dosyasında görünür.

Taşan metin raporları

Taşan Metin Raporu, Birleştirilmiş Belge Oluştur iletişim kutusunda Taşan Metin Raporu Oluştur seçeneği işaretliyse ve veriler birleştirildikten sonra bir veya daha çok alanda taşan metin varsa görünür.

Rapor her taşma örneğini metnin göründüğü sayfa numarasını, taşan karakter/sözcük sayısını ve taşan metnin görüntüsünü içeren bir numaralı liste görüntüler.

Rapor, birleştirilmiş belge oluşturduğunuzda görüntülenirse taşma koşullarını düzeltmek için raporu kullanın. Örneğin, metin çerçevesi boyutunu artırmayı, font boyutunu azaltmayı veya metni düzenlemeyi isteyebilirsiniz.

İçerik yerleşim seçenekleri

Aşağıdaki seçenekler, İçerik Yerleşim Seçenekleri iletişim kutusunda görünür:

Görüntünün boyut oranını korur ancak görüntüyü çerçeveye sığacak şekilde (varsayılan) ölçeklendirir.

Boyut oranı, çerçevenin boyut oranıyla aynı olacak şekilde görüntüyü ölçeklendirir.

Görüntünün boyutunu korur ancak çerçeve boyutunu bununla eşleşecek şekilde ayarlar.

Görüntüyü çerçevenin sol üst köşesine hizalayarak gerçek boyutunda çerçeveye yerleştirir. Görüntü, çerçeve için çok büyükse kırpılır.

Görüntüyü, yüksekliği veya genişliği çerçeveyi dolduracak ancak geri kalan kısmı kırpılacak şekilde yerleştirir.

Görüntü içeriğine ve çerçeve boyutuna bağlı olarak öğeyi karenin içine otomatik olarak sığdırır.

Görüntü çerçeveleri için mevcut bağımsız çerçeve sığdırma seçeneğini uygular. Bu seçenek, hedef çerçevede zaten var olan bir sığdırma seçeneğini belirlemek istediğinizde kullanışlıdır.

Görüntünün merkezini, çerçevenin merkeziyle hizalar. Bu seçenek, sığdırma seçeneği olarak İçeriğe Uygun Sığdırma'yı seçmeniz durumunda devre dışı bırakılır.

Orijinal görüntü dosyasına bir bağlantı veya dosya yolu oluşturur. Bu seçenek işaretli değilse tüm görüntü verileri InDesign belgesine gömülür.

Boş alanlar için eklenen paragraf sonlarını kaldırır. Bu özellikle isteğe bağlı adres alanı olan posta gönderimleriniz için kullanışlıdır. Bu seçenek, esnek satır sonlarını yok sayar. Satırda boşluklar da dahil olmak üzere herhangi bir karakter görünüyorsa satır silinmez.

Her birleştirilmiş belge için maksimum kayıt sayısını belirler. Bu eşiğe ulaşıldığında yeni bir belge oluşturulur. Bu belge, kalan kayıtların birleştirilmesini önlemek için (kayıt başı sınırına kadar) gereken sayıda sayfa içerir. Bu seçenek yalnızca Tek Kayıt işaretlendiğinde kullanılabilir.

Her belge için maksimum sayfa sayısını belirler. Eşiğe ulaşıldığında birleştirilen geri kalan kayıtları tutmak için gerekli sayfa sayısı (sayfa başına sınırına kadar) ile yeni bir belge oluşturulur. Bu seçenek yalnızca birleştirme sırasında Belge Sayfası Başına Kayıt seçeneğinde Birden Çok Kayıt seçildiğinde kullanılabilir.

Benzer konular

• Adobe PDF'ye dışa aktarma

Bir sorunuz ya da fikriniz mi var?