Перед началом работы
Мы добавили новый и более интуитивно понятный интерфейс. Если показанный здесь экран не соответствует вашему интерфейсу, перейдите к справке по текущему интерфейсу.
Перед началом работы
Мы добавили новый и более интуитивно понятный интерфейс. Если показанный здесь экран не соответствует вашему интерфейсу, перейдите к справке по текущему интерфейсу.
Чтобы ускорить процесс поиска в длинном файле PDF, можно добавить в документ индекс слов. В Acrobat поиск по этому индексу выполняется гораздо быстрее, чем по текущему документу. Индекс добавляется во все копии файла PDF. Пользователи могут выполнять поиск в файлах PDF с индексами так же, как и в файлах PDF, в которых нет встроенного индекса.
В меню Все инструменты нажмите Добавить поисковый индекс.
На левой панели отобразится набор инструментов «Индекс».
На панели инструмента «Индекс» нажмите Управление встроенным индексом.
В диалоговом окне Управление встроенным индексом нажмите Встроить индекс.
Прочтите появившиеся сообщения и нажмите ОК.
В Outlook и Lotus Notes есть возможность встраивания индекса при преобразовании сообщений электронной почты или папок в файлы PDF. Особенно это рекомендуется для папок, содержащих много сообщений электронной почты.
В меню Все инструменты нажмите Добавить поисковый индекс.
На левой панели отобразится набор инструментов «Индекс».
На панели инструмента «Индекс» нажмите Управление встроенным индексом.
Нажмите Обновить индекс или Удалить индекс.
Можно сделать определенную группу документов PDF каталогом и создать общий индекс для всех входящих в него документов. Индекс позволяет гораздо быстрее осуществлять процедуру поиска определенных данных в каталогизированных документах PDF.
Индекс можно поместить вместе с документами PDF в коллекцию файлов, распространяемую на компакт-диске.
Каталогизировать можно документы, написанные латинскими, китайскими, японскими или корейскими символами. Каталогизируемыми элементами могут быть: текст документа, комментарии, закладки, поля форм, теги, метаданные объектов или документа, вложения, сведения о документе, цифровые подписи, метаданные изображений XIF (расширенный формат файлов-изображений) и пользовательские свойства документа.
Чтобы индексировать файлы PDF, создайте папку, содержащую файлы PDF с такими элементами, как ссылки, закладки и текст с возможностью поиска. Для отсканированных документов убедитесь, что текст доступен для поиска. Для повышения производительности поиска рекомендуется разбивать длинные документы на файлы меньшего размера, которые будут представлять собой главы. Возможности поиска также улучшает добавление информации в свойствах документа.
Перед индексированием коллекции документов определите структуру документа на диске или томе сетевого сервера и проверьте межплатформенные имена файлов. Межплатформенные имена файлов могут быть усечены, что затрудняет их поиск. Для предотвращения этой проблемы следуйте приведенным ниже рекомендациям.
Чтобы облегчить поиск документа PDF, в свойства документа можно добавить сведения о файле, называемые метаданными (свойства открытого в настоящий момент документа PDF можно просмотреть, выбрав меню Файл > Свойства и перейдя на вкладку Описание).
При добавлении данных в свойства документа придерживайтесь следующих рекомендаций Adobe:
При построении нового индекса Acrobat создает файл с расширением .pdx и новую вспомогательную папку, в которой содержится один или несколько файлов с расширением .idx. IDX-файлы содержат записи индекса. Все эти файлы должны быть доступны пользователям, которые хотят осуществлять поиск по индексу.
В меню Все инструменты нажмите Добавить поисковый индекс.
На левой панели отобразится набор инструментов «Индекс».
На панели «Индекс» нажмите Полнотекстовый индекс для каталога.
В диалоговом окне Каталог нажмите Новый индекс.
Откроется диалоговое окно Новое определение индекса.
В поле Заголовок индекса введите имя файла индекса.
В поле Описание индекса введите несколько слов, описывающих тип индекса и его назначение.
Нажмите Параметры и выберите дополнительные параметры, которые необходимо применить к индексу. По завершении нажмите ОК.
В области Включить эти каталоги нажмите кнопку Добавить, выберите папку, содержащую некоторые или все файлы PDF для индексирования, и затем нажмите кнопку ОК. Чтобы добавить другие папки, повторите этот шаг.
В процесс индексирования будут включены все подпапки выбранной папки. Если не планируется перемещать индекс или любые элементы коллекции документов, к данному списку можно добавлять папки, расположенные на разных серверах или дисковых накопителях.
В разделе Исключить эти подкаталоги нажмите Добавить и выберите любую вложенную папку, содержащую файлы PDF, которую необходимо исключить из процесса индексирования. Нажмите кнопку OK и при необходимости повторите действия.
Просмотрите выбранные папки. Для внесения изменений в список включаемых и исключаемых из индексирования папок выберите папку, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.
Нажмите кнопку Создать и укажите местоположение файла индекса. Нажмите кнопку Сохранить и затем выполните следующие действия.
Нажмите кнопку Закрыть по окончании процесса индексирования.
Нажмите кнопку Остановить для отмены процесса индексирования.
При остановке процесса индексирования возобновить тот же сеанс индексирования нельзя, однако повторять все предварительные действия уже не нужно. Выбранные параметры и папки сохраняются. Можно выполнить команду «Открыть индекс», выбрать частично завершенный индекс и исправить его.
Если при использовании параметров «Включить эти каталоги» и «Исключить эти подкаталоги» длинные имена путей окажутся усеченными, наведите указатель на символ многоточия (...) и подождите, пока не появится подсказка, отображающая полный путь к включенной или исключенной папке.
При создании в приложении Microsoft® Office пользовательских полей, для которых в приложении PDFMaker установлен параметр «Преобразовывать информацию о документе», поля будут преобразовываться для любых создаваемых файлов PDF.
Чтобы пользователи напрасно не вводили поисковые запросы, содержащие эти слова, список неиндексируемых слов приведен в файле Readme каталога.
Параметры «Заказные свойства», «Исключения» и «Теги структуры» применяются только к текущему индексу. Чтобы применить эти параметры для всех создаваемых индексов, можно изменить настройки по умолчанию для пользовательских полей, стоп-слов и тегов в панели «Каталог» диалогового окна «Установки».
Зачастую хорошим решением оказывается создать отдельный файл Readme и поместить его в папку с индексом. В файле Readme могут содержаться полезные сведения об индексе, например, следующие:
Типы индексируемых документов.
Поддерживаемые параметры поиска.
Контактные данные (имя, номер телефона) лица, которое может ответить на интересующие вопросы.
Список чисел или слов, исключаемых из индекса.
Список папок, содержащих документы, которые включены в индекс, построенный в локальной сети, или список документов, которые включены в индекс, построенный по отдельному диску. Сюда можно также включить краткое описание содержимого каждой папки или документа.
Список значений по каждому документу, если заполнены поля «Сведения о документе».
Если каталог содержит очень большое число документов, в файл Readme можно включить таблицу, описывающую значения, присвоенные каждому документу. Эта таблица может входить в состав файла Readme, либо ее можно сохранить в отдельном документе. При создании индекса эту таблицу можно использовать для сохранения согласованности.
Существующий индекс можно обновить, перестроить или удалить.
В меню Все инструменты нажмите Добавить поисковый индекс.
На левой панели отобразится набор инструментов «Индекс».
На панели «Индекс» нажмите Полнотекстовый индекс для каталога.
Отобразится диалоговое окно «Каталог».
В диалоговом окне Каталог нажмите Открыть индекс.
Найдите и выберите файл определения индекса (PDX), затем нажмите Открыть.
В диалоговом окне Определение индекс внесите необходимые изменения, затем выберите действие, которое хотите выполнить в Acrobat:
Можно задать установки индексирования, которые будут применяться глобально ко всем создаваемым впоследствии индексам. Некоторые из этих установок можно переопределить для конкретного индекса, выбрав для него новые параметры во время построения индекса.
В диалоговом окне Установки в разделе Категории выберите Каталог. Многие параметры совпадают с теми, которые были описаны для процесса построения индекса.
Параметр «Принудительная совместимость с ISO 9660 для папок» полезно использовать, если при подготовке документов для индексирования нет необходимости менять длинные имена файлов PDF на имена MS-DOS®. Тем не менее имена папок должны быть преобразованы в стандарт именования файлов MS-DOS® (не более 8 символов), даже если такое преобразование не является необходимым для имен файлов.
Чтобы автоматизировать процесс создания, перестроения, обновления и очистки индекса, можно использовать функцию «Каталог» вместе с PDX-файлом пакета каталога (.Bpdx). Этот файл содержит список флагов и путей к индексному файлу каталога. Время и частоту автоматического выполнения этих задач можно запланировать с помощью приложения планирования, такого как Планировщик Windows®. Для этого просто отобразите файл BPDX в Acrobat, и Acrobat пересоздаст индекс согласно флагам в файле BPDX.
Чтобы использовать файлы BPDX, выберите Установки > Каталог и установите флажок Разрешить запуск пакетных файлов каталога Bpdx).
Разработанную и протестированную на локальном жестком диске индексированную коллекцию документов можно затем переместить в виде законченной коллекции на сетевой сервер или диск. Определение индекса содержит относительные пути от файла определения индекса (PDX) к папкам, содержащим индексированные документы. Если эти относительные пути не изменятся, перестраивать индекс после перемещения коллекции документов не потребуется. Если файл PDX и папки, содержащие индексированные документы, расположены в одной папке, сохранение относительного пути достигается простым перемещением этой папки.
Если относительный путь изменится, то после перемещения индексированной коллекции документов необходимо создать новый индекс. Однако в любом случае можно использовать исходный файл PDX. Чтобы использовать исходный файл PDX, вначале следует переместить индексированные документы. Затем необходимо скопировать файл PDX в папку, в которой планируется создать индекс, и при необходимости изменить списки включенных или исключенных каталогов и подкаталогов.
Если индекс располагается на сетевом диске или сервере отдельно от любой части файлов коллекции, то перемещение либо коллекции, либо индекса приведет к повреждению индекса. Если коллекция документов перемещается в другое сетевое местоположение или на компакт-диск, индекс для нее необходимо создавать и строить в том же месте, куда перемещается коллекция.