SharePoint Online için Adobe Sign - Kullanıcı Kılavuzu

Microsoft® SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu; elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için bir çözüm sunar.

Microsoft® SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, SharePoint için eklenti uygulaması olarak geliştirilmiştir ve aşağıdaki işlevleri sunar:

• Herhangi bir SharePoint belge kitaplığı veya listesindeki bir sözleşmeyi imzaya gönderin.
• Bir belge kitaplığı ya da özel SharePoint listelerindeki belgeleri tek bir alıcıya veya bir alıcı grubuna gönderin.
• Belgeler imzaya gönderilirken SharePoint listelerindeki ve bir belge kitaplığındaki verileri birleştirerek eşleme yoluyla belgelerle eşleştirin.
• İmzalı sözleşmenin form alanlarındaki verileri, veri eşleme yoluyla SharePoint listelerinin metin sütunlarına ve belge kitaplığı olarak eşleştirin. Belge imzalandığında durumu otomatik olarak güncellenir. 
• İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleyin.
• Adobe Sign yönet sayfasını, SharePoint kullanıcılarının Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanabileceği SharePoint web bölümü olarak ekleyin.

Microsoft® SharePoint için Adobe Acrobat Sign yükleme kılavuzuna bakın.

Desteklenen tarayıcılar

• Edge - güncel sürüm
• Chrome - geçerli sürüm
• Firefox - geçerli sürüm
• Safari - geçerli sürüm

Edge tarayıcıları

SharePoint eklentilerinin çalışabilmesi için Microsoft® Edge'de bazı güvenilen sitelerin yapılandırılması gerekir.  Internet Explorer 11 ve daha eski sürümler desteklenmez.

Ayrıca, Microsoft® Edge kullanıcılarının güvenilen siteler ayarlarını aşağıdaki URL'leri ekleyerek açıkça düzenlemeleri gerekir:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Güvenilen sitelerinizi düzenlemek için:

1. Edge tarayıcısını açıp klavyede Windows® + S tuşlarına basın.
2. Arama alanlarına İnternet Seçenekleri yazın.
3. İnternet Seçenekleri menüsünden Güvenlik sekmesini seçin.
4. Güvenilen Siteler simgesini seçin.
5. Siteler'i seçin.
6. Yukarıdaki URL'lerden birini girip Ekle'yi seçin.
7. Her URL için 6. adımı tekrarlayın.
8. İşlem tamamlandıktan sonra İnternet Seçenekleri menüsünü kapatın.

Adobe Sign özelliklerine erişim

Adobe Sign, SharePoint yöneticisi tarafından yüklenen bir eklenti uygulamasıdır. Kullanıcı olarak Adobe Sign sekmesini SharePoint sitenizin üst kısmında görebilirsiniz.

Adobe Sign sekmesi tıklatıldığında, mevcut tüm Adobe Sign özelliklerinin bulunduğu şerit görüntülenir.

Bir belge veya Liste web bölümünün içini tıklatana veya bir belge seçene kadar şeritteki simgelere erişilemez.  Web bölümünü tıklattıktan sonra şerit etkinleşir.

Şerit/menü beş simgeden oluşur:

• İmza için Gönder
• Sözleşme Durumu
• Kitaplık Şablonu
• Sözleşmeleri Yönet
• Ayarlar

Bunların arasındaki ilk dört simge, sözleşme oluşturmak ve göndermek için düzenli olarak kullanabileceğiniz eylemleri gösterir.

Son simge olan Ayarlar, kişisel sözleşme şablonunuzu tanımlayabileceğiniz alandır. Şablon tanımlandıktan sonra, şablonu düzeltmek istemediğiniz sürece sayfaya geri dönmeniz mümkün değildir.  Şimdi bu konuyla başlayalım.

Kişisel Ayarları Tanımlama

Kişisel ayarlarınız, Adobe Sign uygulamasını kullanarak SharePoint'ten gönderdiğiniz tüm sözleşmeler için varsayılan bir sözleşme adı ve bir mesaj tanımlamanızı sağlar.

Sözleşme Adı alanına (en fazla 255 karakter) sözleşmeyi tanımlayan herhangi bir dize girebilirsiniz.  Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar.

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm talimat veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Tüm alıcılara gönderilen İnceleyin ve imzalayın başlıklı e-postadaki mesaj, her alıcı için ekleyebileceğiniz kişisel notlar olarak kullanılmamalıdır.

Özel Listeler Belge Şablonları

Varsayılan sözleşme adı ve mesajı alanlarının hemen altında, Listedeki bir sözleşme gönderilirken belgelerin nasıl eklenebileceğini belirleyen iki ayar vardır.

Varsayılan davranış, gönderenin SharePoint'in içinden bir belge seçmesine olanak sağlamaktır.

Kullanıcıya varsayılan deneyimi değiştirmek için iki seçenek sunulur:

► Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan: Bu seçenek etkinleştirildiğinde gönderen SharePoint'in içinden belge ekleme seçeneğini atlar. Bunun yerine kullanıcıya Adobe Sign sisteminde yapılandırılmış dosya ekleme seçenekleri sunulur.  Bu seçenekler arasında aşağıdakilerden biri veya birkaçı bulunabilir:

o Yerel sistemden ekleme

o Adobe Sign şablon kitaplığından ekleme

► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan – Bu seçenek etkinleştirildiğinde, SharePoint eklediğiniz dosyayı hatırlar ve bir listeden oluşturduğunuz bir sonraki sözleşmede dosya seçimi adımını atlayarak otomatik olarak bu dosyayı ekler.  Aynı belgeyi birçok kez kullandığınız durumlar için ideal bir seçenektir.

Sözleşme gönderme

Sözleşmeyi Başlatma

Sözleşme göndermek ve imza almak Adobe Sign'ın konusudur ve SharePoint ortamında bu süreci başlatmanın dört yöntemi bulunur:

• Şerit veya menüden gönderme
• Sağ tıklatarak gönderme
• Şerit veya menü aracılığıyla Listelerden gönderme
• Sağ tıklatarak Listelerden gönderme

Bu dört seçeneğin tümü, birden çok imza gereken durumlarda alıcılar listesini ve imza sırasını tanımlamanızı sağlayan yapılandırma sayfasını açar.

Şeritten/menüden gönderme

Şeritten gönderme, birden fazla SharePoint belgesi eklemeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz bir yöntemdir:

1. Belge adının sol tarafındaki onay işaretini tıklatarak gönderilecek bir veya daha fazla belge seçin.

2. Sayfanın üst kısmındaki şeritte yer alan sekmeyi tıklatın.

3. İmzaya Gönder simgesini tıklatın.

○ Seçilen tüm belgeler otomatik olarak eklenir.

Sağ tıklatarak gönderme

Sağ tıklatarak gönderme, bir belge listesindeki herhangi bir belgeyi hızla göndermenizi sağlar ancak sözleşmeye yalnızca o dosyayı ekler:

1. İmzaya göndermek istediğiniz belgeyi sağ tıklatın.

2. Açılır menüden Gelişmiş'i seçin.

3. Alt menüden İmzaya Gönder'i seçin.

Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmzaya Gönder'i seçin.

Listelerden Gönderme

Bir Listeden belge göndermek için şerit kullanılabilir veya bağlam menüsü sağ tıklatılabilir.

Şerit veya menü aracılığıyla Listelerden gönderme

1. İstediğiniz liste kaydını tıklatın.

2. Şerit veya menüden Adobe Sign'ı tıklatın.

3. Açılır listeden İmzaya Gönder'i seçin.

Sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsü yoluyla Listelerden gönderme

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden İmzaya Gönder'i seçin.

Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmzaya Gönder'i seçin.

Sayfa yenilenir ve Dosya seçimi görünümü açılır:

3. Bir dosya seçin.

4. Ekle'yi tıklatın.

Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan seçeneği etkinse SharePoint dosya ekleme penceresini atlar ve yapılandırma için doğrudan sözleşme sayfasına yönlendirilirsiniz.  Bu durumda, imzalanacak belgeleri eklemek için Dosya Bölümü'nü kullanmanız gerekir.

Unutulmaması gereken iki önemli özellik vardır:

► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini etkinleştirdiyseniz bu liste için en son kullanılan dosya otomatik olarak eklenir.

○ Farklı bir dosya eklemeniz gerekiyorsa Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini devre dışı bırakmanız gerekir.

► Döndürülen imzalı kopya (ve çoğu zaman denetim kaydı) PDF'si, yeni bir klasöre yerleştirilmek yerine ek olarak liste öğesine eklenir.

○ SharePoint yöneticisi tarafından bir belge depolama klasörü tanımlanmışsa PDF bu klasöre gönderilir.

Sözleşmeyi yapılandırma

Yeni bir sözleşme açıldığında göreve özel dört bölüm halinde görüntülenebilen yapılandırma sayfası açılır:

A. Alıcılar: Sözleşmeyle etkileşim kuran kişiler

B. Mesaj: Sözleşmenin adı ve genel mesajı

C. Seçenekler: Sözleşmeyle ilgili isteğe bağlı özellikler

D. Dosyalar: İmzalamanız veya onaylamanız gereken belgeler ya da dosyalar

○ Gönderme sürecini başlatmak için kullandığınız belge otomatik olarak sözleşmeye eklenir.

Alıcılar Bölümü

Her alıcı beş öğe ile oluşturulur:

A. İmzalama Dizini: Bu numara, sıralı bir iş akışı seçildiğinde, imza döngüsündeki alıcının ilgili konumunu belirtir.

B. Rol: Alıcının belgeyle nasıl etkileşim kuracağını tanımlar. Roller hesap yöneticisi tarafından etkinleştirildiği için listedeki tüm seçenekleri göremeyebilirsiniz:

○ İmzalayanlar (varsayılan): En az bir imza uygulaması beklenen alıcılar.

○ Onaylayanlar: Belgeyi inceleyip onaylayan ancak yasal olarak imzalaması gerekmeyen alıcılar.

○ Kabul Edenler: Kabul edenler işlevi, mekanik olarak onaylayanlarla aynıdır. Aralarındaki temel fark, Denetim Raporunda sözleşmeyi Onaylayan yerine Kabul Eden olarak belirtilmeleridir.

○ Onaylı Alıcılar: Onaylı Alıcıların kendilerine atanmış hiçbir form alanı olmayabilir (sıfır form alanı). "İmza" sürecinde, bu kişilerden sözleşmeyi delege etmesi, reddetmesi veya teyit etmesi istenir.

○ Form Dolduranlar: İmza sürecinde form içeriğini doldurması gereken ancak programlı olarak özel belgeler oluşturacak veya veritabanındaki alan içeriğini forma uygulayacak sistemleri bulunmayan müşteriler için özel olarak tasarlanmıştır.

○ Delege Edenler: Delege eden rolü, belgeyi imzalayacak veya onaylayacak bir sonraki kişinin kim olacağına dair son kararı verecek birinin gerektiği iş akışları için tasarlanmıştır. Diğer tüm rollerin her biri için bir delege eden versiyonu vardır.

C. E-posta adresi: Alıcının kim olduğunu belirtir. Bu adres, kişisel bir e-posta adresi olmalıdır.

○ Beni Ekle: Gönderen, Alıcılar bölümünün sağ üst kısmındaki Beni Ekle bağlantısını tıklatarak kendisini imza döngüsüne ekleyebilir.

○ Alıcı Grubu Ekle: Kimi zaman imza döngüsündeki bir alıcı, çeşitli kişilerden biri olabilir. Örneğin, hukuk ekibindeki beş kişiden birinin sözleşmeyi imzalamasını isteyebilirsiniz. Alıcı grupları, Gönderenin olası beş imzalayanı listelemesini ama içlerinden yalnızca bir kişinin imzasını istemesini sağlar. (Yukarıdaki görüntüde 3. alıcıya bakın)

D. Doğrulama süreci: Alıcının nasıl inceleneceğini belirtir.

○ E-posta (varsayılan): Kimlik doğrulama, e-posta kutusuna erişime dayalıdır.

○ Parola: Alıcıya harici olarak gönderilmesi gereken ve gönderen tarafından oluşturulan alfasayısal paroladır.

○ Sosyal: Facebook veya LinkedIn gibi üçüncü taraf bir sosyal ağ üzerinde yapılan kimlik doğrulamadır

○ KBA (yalnızca ABD): Bilgiye dayalı kimlik doğrulama, alıcının sosyal güvenlik numarasını girmesini ve genel veritabanlarına göre klasik olmayan birkaç soru oluşturmasını gerektirir.

○ Telefon: Alıcının imzası gerektiğinde SMS ile kod gönderilebilmesi için gönderenin alıcıya ait telefon numarasını sağlamasını gerektirir.

E. Özel Mesaj (isteğe bağlı): Gönderen, her alıcıya sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel talimatlar verebilir. Bu seçenek, Adobe Sign kullanıcı arabiriminde hesap yöneticisi tarafından etkinleştirilmelidir.

Alıcı listesinin hemen altında bulunan CC'yi Göster bağlantısı, etkileşimli erişim sağlamadan sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girebileceğiniz (CC) bir alan açar.

Alıcı listesinin hemen üstünde temel imza sırası iş akışını seçmenizi belirten bir düğme bulunur:

○ Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde (yukarıda görüldüğü gibi), alıcılar dizine yerleştirilir ve sırayla bir imzalama adımından diğerine geçilen imza süreci uygulanır.

○ Herhangi Bir Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde alıcılara numara atanmaz ve paralel imzalama uygulanır.

Mesaj Bölümü

Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur. Ayrıca, kişisel şablonunuzu yapılandırdıysanız bu alanlar tanımladığınız değerlerle otomatik olarak doldurulur.

Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar.

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır.

Seçenekler Bölümü

Seçenekler bölümü, belge gönderildikten sonra daha iyi denetlemenizi sağlar:

► Parola Koruması: Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir.  Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Adobe Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir.

► Son Tamamlanma Tarihi: Tamamlanma Tarihi alanını tıklattığınızda açılır bir takvim arabirimi görürsünüz. Sözleşmenin süresinin sona ereceği ve artık tamamlanamayacağı tarihi seçebilirsiniz. Bu özelliği kullanmak için hesap yöneticisinin belge sona erme tarihini etkinleştirmesi gerekir.

► Hatırlatıcı Ayarla: Sözleşme tamamlanana kadar hatırlatıcıların gönderim sıklığını (günlük veya haftalık) ayarlamanızı sağlar. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir.

►İmza Türleri: Bu seçenek, beklenen imza sürecini tanımlar:

o Elektronik: Bu seçenek, Sözleşmenin tüm imzalayanlarından elektronik imza almaya çalışır.

o Yazılı: Fiziksel bir imza almanız gerektiğinde bu seçenekle imzalayanlardan belgeyi yazdırıp fiziksel olarak imzaladıktan sonra tekrar Adobe Sign sistemine yüklemelerini isteyebilirsiniz. (İmzalayan sözleşmeyi açtığında talimatlar verilir) Yazılı imza iş akışının kullanılabilmesi için hesap yöneticisi tarafından etkinleştirilmesi gereklidir.

► Alıcı Dili: Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar.

o Bu ayar aynı zamanda hesabınız Mesaj Şablonlarını kullanabileceğiniz şekilde yapılandırılmışsa görülebilir Mesaj Şablonlarını da tanımlar.

Dosyalar Bölümü

SharePoint hesabınız harici belgelere izin verecek şekilde yapılandırılmışsa Dosya bölümünden işleme belge ekleyebilirsiniz. Süreci bir SharePoint belgesiyle başlattıysanız ilgili dosya zaten eklenmiş olur.

Adobe Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF dosyası hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.

Dosyaları Adobe Sign kitaplığından ekleyebilir ya da dosya arama veya sürükleyip bırakma yöntemlerinden biriyle yerel sisteminizden yükleyebilirsiniz.

İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

İmza Alanlarını Önizle ve Ekle

Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle onay kutusu bulunur.  Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde belgeye yerleştirmenizi sağlar.

Tasarlanan şablonları kullanmıyorsanız en azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir. Dilerseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz daha pek çok alan vardır.

Sözleşmeleri takip etme

Sözleşme durumu

Gönderilen bir sözleşmenin ilerleme durumunu takip etmenin en iyi yolu, sözleşme durumu sayfasını kullanmaktır. Bu sayfaya Adobe Sign şeridinde bulunan Sözleşme Durumu simgesinden erişebilirsiniz.

Bir SharePoint belgesi veya listesiyle gönderilen tüm sözleşmeleri kolayca arayabilirsiniz:

1. Arama yapmak istediğiniz belge/liste öğesini bulup seçin.

○ Birden çok belgeyi seçebilirsiniz.

2. Sözleşme Durumu seçeneğini (şeritten veya sağ tıklatarak erişilen bağlam menüsünden) tıklatın

Aranacak belgeleri veya liste öğelerini seçmediğinizde SharePoint, arama sonucu olarak kitaplıkta ya da kullanıcı tarafından başlatılan listede bulunan tüm belgelerdeki/öğelerdeki bütün sözleşmeleri gösterir.

Kullanıcı, ana sayfadaki şeritte bulunan sözleşme durumu simgesini tıklattığında SharePoint arama sonucu olarak tüm site koleksiyonu içinde kullanıcı tarafından başlatılan bütün belgeleri gösterir.

Filtreleme

Görünümünüzdeki sözleşmeleri filtrelemek için sayfanın sağ üst köşesindeki Arama alanını kullanabilirsiniz.  Bu arama alanı kullanılarak alanlardaki tüm dize grupları aranabilir ve eşleşen tüm sonuçlar gösterilir:

Sözleşme Kaydını Silme

Sözleşme Durumu sayfasının en sağındaki son simge Sil simgesidir.  Bu eylemle SharePoint'teki Sözleşme kaydı silinir ancak Sözleşme Adobe Sign'da iptal edilmez veya silinmez.  Bu eylem geri alınamaz ve dikkatli bir şekilde kullanılmalıdır.

İmzalı belgeler

SharePoint yöneticisinin imzalı sözleşmeler depolama alanını nasıl yapılandırdığına bağlı olarak imzalanan belgeler (ve çoğu zaman denetim kayıtları) tekrar şu konumlara gönderilir:

► Genel klasörü: Bu şekilde yapılandırılmışsa tamamlanan tüm belgeler bu klasöre yerleştirilir.

► Kaynak kitaplığında yeni bir "İmzalı Sözleşmeler" klasörü: Genel klasörü tanımlanmamışsa Sözleşmenin oluşturulduğu/gönderildiği Belge kitaplığında "İmzalı Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur. Aynı kitaplıktan gönderilen tüm tamamlanan Sözleşmelerin PDF'leri aynı İmzalı Sözleşmeler klasörüne gönderilir.

► Liste öğesine eklenmiş: Sözleşmeyi bir liste öğesinden gönderdiyseniz eklentiler listede yer alır.

Sözleşmeleri Yönetme

Sözleşmeleri Yönet simgesi, kullanıcınızla ilişkili Sözleşmelerin farklı ve daha etkin bir görünümünü açar.  Sözleşme Durumu sayfasında tüm Sözleşmelerin durumlarını güncelleme seçeneğine sahip daha basit bir görünüm sunulurken Sözleşmeleri Yönet sayfasında Sözleşmelerin daha ayrıntılı bir görünümü ve Sözleşme özelliklerinin değiştirilebileceği ek seçenekler sunulur.

Yönet sayfasının yapısı

Yönet sayfasında keşfedilecek birçok yerleşik özellik bulunur. Sayfa, sadeleştirmek amacıyla üç işlevsel alana ayrılabilir:

A. İçerik ve filtreler

B. Sözleşme listesi

C. Sözleşme araçları

İçerik filtreleri

Yönet sayfasında dört içerik/filtre seçeneği bulunur:

Sözleşme listesi

Sözleşme listesi, seçtiğiniz içerikle uyumlu olan ve kullandığınız filtrelere göre seçilmiş sözleşmeleri görüntüler.

Her sözleşme şunları görüntüler:

Alıcı - Geçerli alıcı (sözleşme devam ediyorsa) veya ilk alıcı (sözleşme tamamlandığında, iptal edildiğinde veya süresi dolduğunda).

• Alıcı Adı biliniyorsa görüntülenir. Alıcının e-postası Ad bilinmediğinde görüntülenir

Gönderen: Sözleşmeyi gönderen kullanıcı.

Başlık: Sözleşmenin adı.

Durum: İmza döngüsüne bağlı olarak sözleşmenin geçerli durumu. (Aşağıdaki örnekte Tümü seçeneği kullanıldığından birden çok durum görüntülenmektedir)

Değiştirme Tarihi: Sözleşmenin son değiştirilme tarihi.

İçerik için varsayılan sıralama düzeni, sözleşmelerin Son Değiştirilme Tarihidir.

Ancak veri kümesini bu değere göre sıralamak için herhangi bir sütun başlığını tıklatabilirsiniz.

Sözleşme araçları

Sözleşme araçları, bir sözleşme veya şablonu bir kez tıklatılarak görüntülenir:

Sağ taraftaki açılır pencere, sözleşmeye (veya Kitaplık belgesi/Web formu/Toplu halde gönder) erişmek veya sözleşmeyi kullanmak için gereken araçları gösterir:

Görüntüle ve İmzala: Yalnızca Sizi bekleyen sözleşmeler için kullanılabilir

Sözleşme/Şablon/Web Formu/Toplu göndermeyi aç: Belgeyi tam olarak görüntülemek için ilgili nesneyi açar.

• Sözleşmeler sözleşmenin geçerli durumunu ve imza döngüsünde nerede olduğunu gösterir.
• Şablonlar şablonu oluşturmak için kullanılan temel belgeleri gösterir

Şablonu Kullan: Yalnızca şablonlar (Kitaplık belgeleri).  Bu seçenek, daha önce eklenmiş şablonla yeni bir sözleşme başlatılır.

Kodu Al: Yalnızca Web Formları. Bu seçenek, kullanıcının web formu için HTML veya komut dosyası kodunu kopyalayabileceği bir sayfa açar

Şablonu/Web Formunu Düzenle: Kullanıcının şablonu düzenlemesini sağlar

Hatırlatıcı: Kullanıcının geçerli alıcı için bir hatırlatıcı ayarlamasını sağlar

İptal: Sözleşmeyi iptal eder

PDF İndir: Geçerli durumdaki sözleşmenin bir kopyasını indirir.

• Üst şablonlar, şablonu oluşturmak için kullanılan orijinal belgelerin bir PDF kopyasını indirir

Denetim Raporu İndir: Sözleşmenin denetim raporunu indirir

Form Alanı Verilerini İndirin: Tamamlanmış bir sözleşme için alan içeriğini csv türünde indirir

• Ana şablon nesneleri, tamamlanan tüm alt sözleşmeler için alan düzeyinde içerik bulunduran bir csv doyası indirir

Sözleşmede Değişiklik Yap: Kullanıcının bir sözleşmedeki belgeleri ve/veya belgeye yerleştirilen alanları düzenlemesini sağlar.

• Bu seçenek, yalnızca ilk alıcı eylemini gerçekleştirene kadar kullanılabilir.

Sil: Yalnızca şablonlar (kitaplık belgeleri). Şablonu sistemden siler. Bu eylem geri alınamaz

Sözleşme/Web Formu/Toplu göndermeyi gizle: Nesneyi kullanıcı görünümünden gizler.  Bu eylem yalnızca nesneyi görünümden kaldırır, başka bir işlem gerçekleştirilmez

Paylaş: Kullanıcının nesneyi açık bir şekilde başka bir kullanıcıyla paylaşmasını sağlar.  Bu işlem geri alınamaz

Notlar: Kullanıcının nesneye kişisel notlar ekleyebilmesini sağlar

Dosyaları Tek Tek İndirin: Kullanıcının sözleşmeyi/şablonu oluştururken kullanılan dosyaları tek tek seçerek indirebilmesini sağlar

Etkinlik Raporunu Görüntüle: Sadece Toplu Halde Gönder'de kullanılır. Bu seçenek, alıcı listesini sözleşmenin imza durumuyla eşleşen kategoriler halinde bölümlendirerek Toplu Halde Gönder ilerleme durumunun özetini sunar

Geçerli Alıcıyı Değiştir: Yalnızca kullanıcının gönderdiği sözleşmeler için kullanılabilir. Kullanıcının bir sözleşmenin geçerli alıcısını değiştirmesine izin verir

Etkinlik: Sözleşmeye ilişkin olarak gerçekleşen olayların bir listesi. Bir Oluşturma olayından başlayarak, her alıcının etkinliklerini kaydeder ve tamamlanma/iptal edilme/süresi dolma durumlarıyla kaydı kapatır

Sık kullanılan görevler için hızlı bağlantılar

Aşağıda, yönetim sayfasına ve özelliklere ilişkin genel kapsamlı bir anket ile en sık kullanılan görevler için kullanabileceğiniz hızlı bir referans verilmiştir.

Kitaplık (Belge) Şablonları

Adobe Sign şeridindeki Kitaplık Şablonları simgesiyle bir SharePoint belgesini bir Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamına gönderebilirsiniz. Burada form alanlarını yerleştirdikten sonra alanların etkin olduğu formu Adobe Sign kitaplığınıza kaydedebilirsiniz.

Belge şablonu oluşturmak için:

1. Bir şablonunu oluşturmak istediğiniz belgeyi tıklatın.

2. Şeritteki Kitaplık Şablonu simgesini tıklatın (veya sağ tıklatarak menüden seçin)

○ Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamı açılır ve belgenin tamamı görüntülenir.

3. Belgede gerekli olan alanları yerleştirin.

○ İki kişiden giriş/imza alınması gereken bir şablon oluşturuyorsanız tüm alanları ilk alıcı için yerleştirin.  Ardından Alıcılar alanını Katılımcı 2 olarak değiştirin ve ikinci imzalayan/onaylayan için yerleştirin.

Not: Bir şablonu İçerik Oluşturma ortamını kullanarak oluştururken belgeyi 99 alıcıya kadar hazırlayabilirsiniz. Katılımcı 3 ve sonraki katılımcıları eklemek için katılımcılar listesinin üst kısmındaki Yeni Katılımcı Ekle seçeneğini tıklatın.

4. Şablon tamamlandıktan sonra, sağ alt köşedeki Kaydet düğmesini tıklatın.

○ Bu şekilde şablon Adobe Sign kitaplığına kaydedilir.  

Adobe Sign eklentisinde SharePoint yöneticinizin yapılandırabileceği iki otomasyon özelliği vardır. Aşağıdaki işlevler, süreciniz açısından önemliyse bu işlevlerden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz hakkında SharePoint yöneticinizle görüşün.

İmzalı sözleşmeler için site genelinde belge depolama

Yöneticiler, imzalanan tüm sözleşmelerin (ve isteğe bağlı olarak ilgili denetim kayıtlarının) depolanabileceği merkezi bir klasör yapılandırabilir. Bu klasörde Kitaplıklardaki ve Listelerdeki belgeler yer alır.

İmzalanan belgeler için merkezi bir klasör tanımlanmamışsa imzalanan tüm belgeler tekrardan gönderildikleri belge kitaplığına yerleştirilir.

Kitaplıkta "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur.

Listelerden gönderilen sözleşmeler için imzalanan Sözleşme PDF'leri (ve olasılıkla ilgili Denetim Kayıtları) Liste öğesine eklenir.

Alan şablonu birleştirme

Adobe Sign, SharePoint Listeleriyle doldurulabilecek alanları bulunan belgeler oluşturulmasını destekler. 

Ayrıca Listelerin içeriğini imzalanan bir sözleşmeden alınan alan içeriğiyle güncelleyen şablonlar da oluşturulabilir.