(Yeniden) SharePoint için Adobe Sign: Yükleme Kılavuzu

Microsoft SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için entegre bir çözüm sunar. Microsoft SharePoint 2013 ve SharePoint'in 2016 Yerinde sürümü için entegrasyon mevcuttur. Microsoft SharePoint için bir grup çözümü olarak geliştirilen bu çözüm şu işlemlerin yapılmasını sağlar:

• Adobe Sign Yönet sayfasını, SharePoint kullanıcıları tarafından Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanılabilen SharePoint web bölümü olarak ekleme
• Bir SharePoint belge kitaplığındaki herhangi bir belgeyi imza için gönderme
• Bir belge kitaplığı ya da özel SharePoint listelerinde bulunan belgeleri tek bir alıcıya veya bir alıcı grubuna gönderme
• SharePoint listelerindeki ve bir belge kitaplığındaki verileri, belgeler imza için gönderildiğinde birleştirerek eşleme yoluyla belgelere eşleme
• İmzalanan sözleşmenin form alanlarındaki verileri, belge imzalandığında ve durumu Sözleşme Durumu sayfasından otomatik ya da manuel olarak yenilendiğinde veri eşleme yoluyla SharePoint listelerindeki metin sütunlarına ve bir belge kitaplığına eşleme
• İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleme

Gereksinimler

Adobe Sign çözümü yalnızca bir Microsoft SharePoint Grup yöneticisi tarafından yüklenebilir ve yapılandırılabilir; ayrıca çözümü yüklemek için SharePoint sunucusunda yönetim ayrıcalıklarına da ihtiyacınız olacaktır. SharePoint site çözümlerini yüklemek için gerekebilecek diğer sistem izinleri için lütfen SharePoint belgelerinize ve kuruluşunuzun SharePoint yöneticisine başvurun. Çözümü yapılandırmak için Adobe Sign'da hesap yöneticisi olmanız ve Adobe Sign hesabı Entegrasyon Anahtarınıza erişim sahibi olmanız gerekir. Aşağıdaki sistem gereksinimleri, SharePoint için Adobe Sign'ı başarıyla yükleyip çalıştırmak için gereken sunucu ve istemci bileşenlerini kapsamaktadır.

• Microsoft Yerinde SharePoint 2013, Yerinde SharePoint 2016 veya Yerinde SharePoint 2019
  

Farkında olunması gereken bilinen sorunlar

Özel/Gizli tarayıcı oturumları Adobe Sign paketi tarafından desteklenmez.

SharePoint'te, özellikle dosyaları adlandırırken aklınızda tutmanız gereken karakter sınırlamaları vardır:

• URL yolları en fazla 260 karakterden oluşabilir
• Dosya adları en fazla 128 karakterden oluşabilir

Herhangi bir site koleksiyonunda oturum açarken "Sistem Hesabı" olarak tanımlanan yöneticiler, AdobeSignUserInfo Listesine kendi bilgilerini aşağıdaki şekilde girmelidir:

Önceki çözümlerde, normal SharePoint kullanıcılarının site koleksiyonuna erişmesini engelleyebilecek bir durum vardır.

Sorun şu durumlarda oluşur:

• Site koleksiyonunda EchoSign çözümü (sürüm 4'ten önce) yüklenmiştir
• SharePoint Yöneticisi, çözümü herhangi bir SharePoint sayfasına bir web bölümü olarak gömmüştür
• SharePoint kullanıcısı, site koleksiyonunun sahip/ziyaretçi/üye grubunun bir üyesidir
• SharePoint kullanıcısı EchoSign yöneticisi veya kullanıcı grubunun bir üyesi değildir

Sorunu düzeltmek için web bölümünü SharePoint sayfasından kaldırın. 

Yükleme

SharePoint için Adobe Sign paketinin Yerinde sürümünü yüklemek için:

1. Yeni Adobe Sign for SharePoint.zip dosyasını indirin
   
2. SharePoint sunucunuzda Yönetici olarak oturum açın
3. Adobe Sign for SharePoint.zip dosyasını sunucuya yükleyin
4. Yürütülebilir dosyayı almak için sıkıştırılmış dosyayı çıkarın
5. SharePoint için Adobe Sign.exe dosyasını tıklatın
6. Kurulum sihirbazı açılır.  İleri'yi tıklatın

  7. Komut dosyası bir sistem kontrolü yürütür. Her şey olması gerektiği gibiyse İleri'yi tıklatın

  8. Son Kullanıcı Lisans Sözleşmesi sunulur.

○ Lisans sözleşmesindeki koşulları kabul ediyorum kutusunu işaretleyin

○ İleri'yi tıklatın

  9. Web Uygulaması / Site Koleksiyonları sayfası yüklenir.  Çözümü yüklemek istediğiniz Site Koleksiyonlarını seçin

  10. Kurulum tamamlandıktan sonra İleri'yi tıklatın

  11. Dağıtımın Ayrıntılar sayfası görüntülendiğinde Kapat'ı tıklatabilirsiniz

Seçenekleri etkinleştirme/kaldırma

Kurulum komut dosyasının yeniden çalıştırılması aynı sihirbazı ve sistem kontrol işlemini başlatır. 

Sistem kontrolünden sonra, EULA sayfasına gitmek yerine komut dosyası aşağıdakilerden birini yapmanızı isteyecektir:

○ Etkinleştir: Etkinleştir, Yöneticinin SharePoint ortamındaki diğer Sitelerde Adobe Sign çözümünü etkinleştirmesine olanak tanır. Seçildiğinde Web Uygulaması / Site Koleksiyonları sayfası yüklenir ve Adobe Sign çözümünün etkin olmadığı tüm siteler görüntülenir (yukarıdaki 9. Adım).

○ Kaldır: Bu seçenek, Adobe Sign'ın etkinleştirildiği tüm site koleksiyonlarından çözümü tamamen kaldırır. Tamamlanan belge dosyaları SharePoint'te kalır.

Devam eden sözleşmeler Adobe Sign'da etkin olmaya devam edecektir ve normal bir şekilde tamamlanacaktır. Tamamlanan belgeler artık SharePoint'e gönderilmeyecektir.

Yüklemeden Sonra Yapılandırma

Paket yüklendikten sonra tamamlanması gereken dört ek yapılandırma adımı daha vardır:

• Entegrasyon Anahtarını Yükleme
• Kullanıcıları nasıl eklemek istediğinize karar verin
• İmzalanan belgelere Denetim Kayıtları eklemek isteyip istemediğinize karar verin
• İmzalanan sözleşmelerin nereye kaydedileceğine karar verin

Entegrasyon Anahtarını Yükleme

Yeni yüklemeler için Adobe Sign'da bir Entegrasyon Anahtarının oluşturulması ve SharePoint'e girilmesi gerekir. Bu anahtar, Adobe Sign ve SharePoint ortamlarının kimliğini doğrulayarak birbirilerine güvenmelerini ve içerik paylaşmalarını sağlayan erişim belirtecidir.

Adobe Sign'da Entegrasyon Anahtarı oluşturmak için:

• Adobe Sign hesabınızda yönetici kullanıcı kimliğinizle oturum açın
• Hesap > Adobe Sign API > API Bilgileri alanına gidin
• Sayfanın ortasındaki Entegrasyon Anahtarı bağlantısını tıklatın

Entegrasyon Anahtarı Oluştur arabirimi yüklenir:

Anahtarınız için sezgisel bir ad girin (ör. SharePoint)

Entegrasyon Anahtarında şu öğelerin etkinleştirilmiş olması gerekir:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Anahtar yapılandırıldığında Kaydet seçeneğini tıklatın.

Erişim Belirteçleri sayfası, hesabınız da tanımlanan anahtarlarla birlikte görüntülenir.

• SharePoint için oluşturulan anahtar tanımını tıklatın

○ Entegrasyon Anahtarı bağlantısı tanımın üst kısmında görüntülenir.

• Entegrasyon Anahtarı bağlantısını tıklatın

Entegrasyon anahtarı görüntülenir:

• Bu anahtarı kopyalayıp bir sonraki adım için güvenli bir yere kaydedin
• Tamam'ı tıklatın

Entegrasyon anahtarını SharePoint'e yüklemek için:

• SharePoint sitesi için yönetici kullanıcı kimliğinizle oturum açın
• Ayarlar sayfasını açmak için Adobe Sign Ayarları simgesine gidin

1. Ayarlar sayfasında Hesap Ayarları sekmesini tıklatın
2. Entegrasyon Anahtarınızı verilen alana yapıştırın
3. Kaydet'i tıklatın

Kullanıcı Ekleme

Kullanıcı eklemenin ilk adımı, kullanıcılara Adobe Sign çözümüne erişim hakkı vermektir. Bunun için şu adımları uygulamanız gerekir:

1. Site Ayarları > Kullanıcılar ve İzinler > Kişiler ve gruplar alanına gidin
2. Adobe Sign gruplarını gereken şekilde düzenleyin:

○ Adobe Sign Yöneticisi: Adobe Sign çözümünü yapılandırma izni olan kullanıcılar (ör. Ayarlar sayfasını tamamlama ve AdobeSignUserInfo listesini doldurma). Bu grubu yalnızca ilgili site koleksiyonu veya web uygulaması yöneticilerinin yapılandırmasına izin verilir. Bu grubun üyesi olan kullanıcılar Ayarlar sayfasının altındaki Kişisel Ayarlar, Hesap Ayarları, Sözleşme Depolama ve Şablon Eşlemeleri sekmelerine erişebilir.

○ Adobe Sign Kullanıcısı: Site koleksiyonu yöneticileri tarafından yapılandırılmış Çözümü kullanması gereken kullanıcılardır. Bu grubun üyesi olan kullanıcılar yalnızca Ayarlar sayfasının altındaki Kişisel Ayarlar sekmesine erişebilir.

Adobe Sign'da Kullanıcıları Otomatik Olarak Yetkilendirme

Adobe Sign, Sözleşme gönderen tüm kullanıcıların Adobe Sign sisteminde bunun için lisans sahibi olmasını gerektirir. İlk kullanımda, kullanıcı Adobe Sign'da zaten mevcut değilse otomatik olarak yetkilendirilir. Kullanıcı varsayılan olarak kullanıcının SharePoint profilinde bulunan bilgiler kullanılarak yetkilendirilir.

AdobeSignUserInfo listesinden kullanıcı bilgilerini alma

Bu özellik etkinleştirildiğinde, SharePoint'e AdobeSignUserInfo listesindeki değerleri kullanarak yeni kullanıcılar oluşturması ve Adobe Sign'daki mevcut kullanıcı oturumlarını anlaması için bilgi verir.

Özellik etkinleştirilmezse SharePoint, SharePoint'te tanımlanan SharePointUser ile ilişkili değerleri kullanır.

Açık bir e-posta adresi olmayan veya SharePoint e-posta değerinden farklı bir e-posta adresi kullanması gereken SharePoint Kullanıcılarıyla e-posta adresleri (ve dolayısıyla Adobe Sign erişimi) ilişkilendirebilirsiniz. (ör. Bob@MyDomain.dom bir SharePoint kullanıcısıdır ancak HumanResources@MyDomain.dom e-posta değerini kullanarak sözleşme göndermesi gerekir)

Otomatik yetkilendirme amaçlı liste değerlerini kullanmak için tamamlanması gereken iki adım vardır:

1. AdobeSignUserInfo listesini güncelleme
2. AdobeSignUserInfo listesinden kullanıcı bilgilerini al özelliğini etkinleştirme

AdobeSignUserInfo listesini güncellemek için

1. Site İçeriği > AdobeSignUserInfo alanına gidin
2. İstediğiniz kullanıcı değerlerini içerecek şekilde listeyi düzenleyin

AdobeSignUserInfo listesinden Kullanıcı oluşturmayı etkinleştirmek için:

1. SharePoint hesabınızda Yönetici olarak oturum açın
2. Adobe Sign Ayarları arabirimine gidin
3. Hesap Ayarları sekmesini tıklatın
4. AdobeSignUserInfo listesinden kullanıcı bilgilerini al kutusunu işaretleyin
5. Kaydet'i tıklatın

İmzalanan sözleşmeler için denetim kaydı alma

Bu seçenek etkinleştirildiğinde, herhangi bir Sözleşme tamamlandığında son belgeyle birlikte bir Denetim Kaydı PDF'si getirilir. Denetim Kaydı, sözleşmeyle ilgili Gönderme, Görüntüleme, İmzalama gibi tüm önemli olayların (bu olaylarla ilişkili saat/tarih, IP adresi gibi kullanıcı meta verileri de dahil olmak üzere) özet belgesidir

Denetim Kaydı gönderimini etkinleştirmek için:

1. SharePoint hesabınızda Yönetici olarak oturum açın
2. Adobe Sign Ayarları arabirimine gidin
3. Hesap Ayarları sekmesini tıklatın
4. İmzalanan sözleşmeler için denetim kaydını al kutusunu işaretleyin
5. Kaydet'i tıklatın

İmzalanan sözleşmenin hedef klasörünü tanımlama

Tamamlanan belgeler, tüm (genel) site koleksiyonu için belirli bir klasöre yerleştirilecek şekilde yapılandırılabilir.

Genel klasör belirtilmezse imzalanan son belge, belgenin gönderildiği belge kitaplığında oluşturulacak İmzalanan Sözleşmeler alt klasörüne geri gönderilir.

Genel imzalanan Sözleşmeler klasörünü yapılandırmak için:

1. SharePoint hesabınızda Yönetici olarak oturum açın
2. Hedef klasörü istediğiniz yerde oluşturun
3. Adobe Sign Ayarlar sayfasına gidin
4. Sözleşme Depolama sekmesini tıklatın
5. Kullanılabilir klasörler listesinden klasörü bulun ve seçmek için bir kez tıklatın
6. Kaydet düğmesini tıklatın

Şablon Eşleme

Adobe Sign, SharePoint Listeleri ile Sözleşme form alanları arasındaki verilerin ilişkilendirilmesini destekler.

İş akışlarını ve liste alanlarını form alanlarıyla eşleme işlevini kullanarak belgeleri göndermeden önce otomatik olarak doldurabilir, gönderenlerin ve/veya imzalayanların formu tamamlamak için daha zaman harcamalarını sağlayabilir ve verilerin hatalı anahtarlanma riskini azaltabilirsiniz.

Bunun yerine, imzalı bir Sözleşmedeki form alanı verilerini çıkartan ve bir SharePoint listesini dolduran bir eşleme de oluşturabilirsiniz.

Şablon eşleştirmelerini yapılandırma kılavuzunun tamamını burada bulabilirsiniz.