(Yerinde) SharePoint için Adobe Sign - Kullanıcı Kılavuzu

Microsoft SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için entegre bir çözüm sunar. Microsoft SharePoint 2013 veya 2016 SharePoint Yerinde sürümü için entegrasyon mevcuttur. Microsoft SharePoint için bir grup çözümü olarak geliştirilen bu çözüm şu işlemlerin yapılmasını sağlar:

• Adobe Sign Yönet sayfasını, SharePoint kullanıcıları tarafından Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanılabilen SharePoint web bölümü olarak ekleme
• Bir SharePoint belge kitaplığındaki herhangi bir belgeyi imza için gönderme
• SharePoint listelerini kullanarak tek bir alıcıya veya alıcı gruplarına belge gönderme ve belgeler imza için gönderilirken SharePoint listelerindeki verileri belgelere eşleme özelliği
• İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleme

Bu belgede "Sözleşme" terimi imza/onay için gönderilmiş (veya gönderilecek) işlemleri veya belgeleri ifade etmek için geniş anlamda kullanılmaktadır.

"Alıcı", bir Sözleşmeyi tüm imzalayanlar, onaylayanlar veya delege edenler için kullanılan genel terimdir (temel olarak belirli bir işlem için belge gönderdiğiniz kişidir).

Önceki bir sürümden güncelleyen Kullanıcılar için

SharePoint için Adobe Sign'ın önceki bir sürümünden güncelleme yapıyorsanız önceki Sözleşme şablonu varsayılanlarının Kişisel Ayarlarınızı Tanımlama bölümünde açıklanan şekilde yeniden oluşturulması gerekir.

Adobe Sign Özelliklerine Erişme

Adobe Sign, SharePoint Yöneticisi tarafından yüklenen bir grup çözüm paketidir. Kullanıcı olarak Adobe Sign sekmesini SharePoint sitenizin üst kısmında görebilirsiniz.

Adobe Sign sekmesi tıklatıldığında, mevcut tüm Adobe Sign özelliklerinin bulunduğu şerit görüntülenir.

Şerit beş simgeden oluşur:

• İmza için Gönder
• Sözleşme Durumu
• Kitaplık Şablonu
• Sözleşmeleri Yönet
• Ayarlar

Bunların arasındaki ilk dört simge, sözleşme oluşturmak ve göndermek için düzenli olarak kullanabileceğiniz eylemleri gösterir.

Son simge olan Ayarlar, Sözleşme şablonunuzu tanımlayabileceğiniz alandır. Şablon tanımlandıktan sonra, şablonu düzeltmek istemediğiniz sürece sayfaya geri dönmeniz mümkün değildir.  Şimdi bu konuyla başlayalım.

Kişisel Ayarlarınızı Tanımlama

Kişisel ayarlarınız, Adobe Sign uygulamasını kullanarak SharePoint'ten gönderdiğiniz tüm sözleşmeler için varsayılan bir sözleşme adı ve bir mesaj tanımlamanızı sağlar.

Sözleşme Adı alanına (en fazla 255 karakter) sözleşmeyi tanımlayan herhangi bir dize girebilirsiniz.  Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Tüm alıcılara gönderilen Lütfen İmzalayın başlıklı e-postada görüntülenen mesaj, her alıcı için ekleyebileceğiniz kişisel notlar olarak kullanılmamalıdır.

Özel Listeler Belge Şablonları

Varsayılan sözleşme adı ve mesajı alanlarının hemen altında, Listedeki bir sözleşme gönderilirken belgelerin nasıl eklenebileceğini belirleyen iki ayar vardır.

Varsayılan davranış, gönderenin SharePoint'in içinden bir belge seçmesine olanak sağlamaktır.

Kullanıcıya varsayılan deneyimi değiştirmek için iki seçenek sunulur:

► Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan: Bu seçenek etkinleştirildiğinde gönderen SharePoint'in içinden belge ekleme seçeneğini atlar. Bunun yerine kullanıcıya Adobe Sign sisteminde yapılandırılmış dosya ekleme seçenekleri sunulur.  Bu seçenekler arasında aşağıdakilerden biri veya birkaçı bulunabilir:

o Yerel sistemden ekleme

o Adobe Sign şablon kitaplığından ekleme

            Seçenek etkinleştirilmediğinde SharePoint belge listesinden bir belge şablonu seçmeniz istenir.

► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan: Bu seçenek etkinleştirildiğinde SharePoint eklediğiniz dosyayı hatırlar ve bir listeden oluşturduğunuz bir sonraki sözleşmede dosya seçimi adımını atlayarak otomatik olarak bu dosyayı ekler.  Aynı belgeyi birçok kez kullandığınız durumlar için ideal bir seçenektir.

Sözleşme gönderme

Sözleşme başlatma

Sözleşme göndermek ve imza almak Adobe Sign'ın konusudur ve SharePoint ortamında bu süreci başlatmanın üç yöntemi bulunur:

• Şeritten gönderme
• Sağ tıklatarak gönderme
• Listelerden gönderme

Bu üç seçeneğin tümü, birden çok imza gereken durumlarda Alıcılar listesini ve imza sırasını tanımlamanızı sağlayan yapılandırma sayfasını açar.

Şeritten gönderme

Şeritten gönderme, birkaç SharePoint belgesi eklemeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz bir yöntemdir:

1. Belge adının sol tarafındaki onay işaretini tıklatarak gönderilecek belgeleri seçin
2. Sayfanın üst kısmındaki şeritte yer alan sekmeyi tıklatın
   • Seçilen tüm belgeler otomatik olarak eklenir
3. İmza için Gönder simgesini tıklatın

Sağ tıklatarak gönderme

Sağ tıklatarak gönderme, bir belge listesindeki herhangi bir belgeyi hızla göndermenizi sağlar ancak Sözleşmeye yalnızca o dosyayı ekler:

1. İmza için göndermek istediğiniz belgeyi sağ tıklatın
2. Bağlam menüsünü açmak için üç nokta (…) simgesini seçin
3. Menüden İmza için Gönder'i seçin

Listelerden gönderme

Listeden gönderme, şeritten veya sağ tıklatarak gönderme yöntemini kullanılarak gönderebileceğiniz bir Belge gönderme işlemiyle aynıdır.

İki önemli fark vardır:

• Hiçbir belge otomatik olarak eklenmez. Kişisel ayarlarınıza bağlı olarak aşağıdakilerden birini yapmanız gerekir:
  • SharePoint'ten açıkça dosya ekleme
  • Sözleşme sayfasında dosya ekleme
• Geri gönderilen imzalı kopya (ve olasılıkla Denetim Kaydı) PDF'si, yeni bir klasöre yerleştirilmek yerine liste öğesine eklenir.
  • SharePoint Yöneticisi tarafından bir Belge Saklama klasörü tanımlanmamışsa PDF bu klasöre gönderilir.

Sözleşmeyi Yapılandırma

Yeni bir Sözleşme açıldığında, göreve özel dört bölüm halinde görüntülenebilen yapılandırma sayfası görünür:

A. Alıcılar: Sözleşmeyi imzalayan veya onaylayan kişiler

B. Mesaj Ayrıntıları: Sözleşmenin adı ve genel mesajı

C. Seçenekler: Sözleşmeyle ilgili isteğe bağlı özellikler

D. Dosyalar: İmzalamanız veya onaylamanız gereken güncel belgeler ya da dosyalar

○ Sözleşmeyi açmak için kullandığınız Belge otomatik olarak Sözleşmeye eklenir.

Alıcılar Bölümü

Alıcılar bölümünde en üstteki düğme ile temel imza sırası iş akışını seçmeniz istenir:

• Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde (aşağıda görüldüğü gibi), alıcılar katılım sırasını belirtecek şekilde numaralandırılır ve sırayla bir imzalama adımından diğerine geçilen imza süreci uygulanır

○ Sıralı adımlar içinde aşağıdakileri sağlayan "kapsayıcı" adımlar tanımlamak mümkündür:

► Paralel olarak imzalamak için imzalayanların alt kümesi (Hibrit İş Akışı)

► Her biri bütün grup için imzalayabilecek kişilerden oluşan bir grup (Alıcı Grubu)

• Herhangi Bir Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde alıcılara numara atanmaz ve paralel imzalama süreci uygulanır.

İmza sırası düğmesinin sağında iki bağlantı görüntülenir:

• Beni Ekle: Kendinizi bir sonraki imzalayan olarak imzalama sırasına eklemek için bu bağlantıyı tıklatın
• Alıcı Grubu Ekle: Her biri imzalayabilecek imzalayanlardan oluşan bir grup tanımlayabileceğiniz "kapsayıcı" bir adım oluşturmak için bu bağlantıyı tıklatın. Ör. İK ekibi için aslında İK'dan yalnızca bir kişinin imzalayacağı bir grup oluşturabilirsiniz.

Her alıcı beş öğe ile oluşturulur:

A. İmza Adımı: Alıcının sürecinin hangi kısmında Sözleşmeye erişim sağlayacağını tanımlar (Sırayla Tamamlanan etkinleştirildiğinde)

B. Rol: Alıcının belgeyle nasıl etkileşim kuracağını tanımlar

○ İmzalayanlar (varsayılan): En az bir imza uygulaması beklenen alıcılar

○ Onaylayanlar: Belgeyi inceleyip onaylayan ancak yasal olarak imzalaması gerekmeyen alıcılar

○ Delege Edenler: Belgeyi imzalaması veya onaylaması beklenmeyen alıcılardır. İmza veya onay yetkisini bir başka tarafa delege ederler

C. E-posta adresi: Alıcının kim olduğunu belirtir. Bu adres, kişisel bir e-posta adresi olmalıdır

D. Doğrulama süreci: Alıcının nasıl inceleneceğini belirtir.

○ E-posta (varsayılan): Kimlik doğrulama, e-posta kutusuna erişime dayalıdır

○ Parola: Alıcıya harici olarak gönderilmesi gereken, gönderen tarafından oluşturulmuş alfasayısal paroladır

○ Sosyal: Facebook veya LinkedIn gibi üçüncü taraf bir sosyal ağ üzerinde kimlik doğrulama

○ KBA (yalnızca ABD): Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama, alıcının Sosyal Güvenlik Numarasını girmesini gerektirir, ardından genel veritabanlarına dayalı klasik olmayan birkaç soru oluşturur

○ Telefon: Alıcının imzası gerektiğinde SMS ile kod gönderilebilmesi için gönderenin alıcıya ait telefon numarasını sağlamasını gerektirir

E. Özel not (isteğe bağlı): Gönderen, her alıcıya sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel yönergeler verebilir

Alıcı listesinin altında bulunan CC'yi Göster bağlantısı, imzalama/onaylama erişimi sağlamadan sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girmenizi (CC) sağlar.

Hibrit İş Akışları

"Hibrit" iş akışı, bir veya daha fazla imza adımında, belgeye aynı anda erişim sağlayan iki veya daha fazla alıcı olduğu bir sırayla imzalama düzenidir. Sıralı süreçte bir sonraki imza adımına geçilebilmesi için "paralel" adımındaki tüm imzalayanların kendi görevlerini tamamlamış olmaları gerekir.

Örneğin, yukarıdaki görüntüde üç adımlı bir imza döngüsü gösterilmektedir:

1. Adım fclarke@gmail.com alıcısıdır. Sözleşme imza için gönderildiğinde yalnızca fclarke adlı alıcıya bildirim ulaştırılır. fclarke belgeyi imzaladıktan sonra bir sonraki adıma geçilir.

2. Adım, hibrit iş akışı adımıdır. Üç alıcıya da aynı numaranın (2) verildiği görülmektedir. Bu, Adobe Sign'ın bu alıcıların hepsine aynı anda bildirim göndereceği anlamına gelir.  Alıcılar imzalarını herhangi bir sırayla uygulayabilirler ama imza döngüsünün bir sonraki adıma geçebilmesi için hepsinin üzerine düşen görevi tamamlamaları gerekir.

3. Adım ayrı bir alıcıdır ancak bu sefer bu alıcı Onaylayan olarak tanımlanmıştır (kalem ucu yerine onay işareti simgesi). "3. Adım"daki alıcı onayı uyguladıktan sonra sözleşme tamamlanır, belgenin tüm işlemleri yapılmış olur ve tüm taraflara belgenin PDF formatındaki kopyasını içeren bir bildirim gönderilir.

Hibrit grup oluşturmak için her bir tarafın adreslerini ayrı alıcılarmış gibi girin, ardından alıcı alanını tıklatıp hibrit gruptaki bir diğer alıcı alanının üzerine sürükleyin. Ekranda paralel grup oluşturduğunuzu belirten bir mesaj görüntülenir

Alıcı Grupları

Alıcı Grupları, bir grup içindeki belirli bir kişiden değil, bir organizasyondan onay almanız gereken durumlarda kullanışlıdır.  

Örneğin, yukarıdaki görüntüde üç adımlı bir imza döngüsü gösterilmektedir:

1. Adım (Can Doruk) bir imzalayandır ve sözleşme gönderildikten sonra imzalaması gerektiğinde bildirim alacaktır.  JohnDoe imzasını uyguladıktan sonra sözleşme 2. adıma geçer

2. Adım "İK Grubu" adı verilen bir onaylayan Alıcı Grubudur. Gruba dört imzalayan girilmiş, bunların her birine farklı bir kimlik doğrulama süreci verilmiştir (yalnızca örnek amaçlı). Tanımlanan alıcılardan herhangi bir onayını uyguladığında sözleşme üçüncü adıma geçer

3. Adım ayrı bir imzalayandır. Bu son imza tamamlandıktan sonra belgenin tüm işlemleri yapılmış olur ve tüm taraflara belgenin PDF formatındaki kopyasını içeren bir bildirim gönderilir.

Alıcı Grubu oluşturmak için alıcı alanının sağ üst kısmındaki Alıcı Grubu Ekle bağlantısını tıklatın. Bu şekilde kapsayıcı oluşturulur, grup adını ve olası alıcıları girmeniz istenir

Mesaj Bölümü

Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur. Ayrıca, kişisel şablonunuzu yapılandırdıysanız bu alanlar tanımladığınız değerlerle otomatik olarak doldurulur.

Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar.

Not: Bu değer, sözleşme gönderilene kadar düzenlenebilir.

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır.

• Hesabınız Mesaj Şablonları kullanacak şekilde yapılandırılmışsa mesaj bölümünün sağ üst kısmında şablonlara erişim bağlantısı görüntülenir

Seçenekler Bölümü

Seçenekler bölümü, belge gönderildikten sonra daha iyi denetlemenizi sağlar:

• Parola Koruması: Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir.  Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Adobe Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir!
• Son Tamamlanma Tarihi: Anlaşma süresinin kaç gün sonra dolacağını ve anlaşmanın kaç gün sonra artık tamamlanamayacağını belirleyin.
  •  Son Tamamlanma Tarihi yalnızca yöneticiniz tarafından etkinleştirilmişse görünür
• Hatırlatıcı Ayarla: Anlaşma tamamlanana kadar gönderilecek hatırlatıcıların sıklığını belirleyin. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir
• Alıcı Dili: Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar

Dosyalar Bölümü

Dosya bölümü işleme dosya eklediğiniz bölümdür. Sözleşmeyi başlatmak için kullandığınız orijinal belge zaten eklenmiş olmalıdır.

Adobe Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF dosyası hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.

Dosyalar Adobe Sign kitaplığı, Google docs, Box.net ve Dropbox'tan eklenebileceği gibi, dosya arama veya sürükleyip bırakma yöntemlerinden biriyle yerel sisteminizden de yüklenebilir.

İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

İmza Alanlarını Önizle ve Ekle

Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle onay kutusu bulunur.  Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde belgeye yerleştirmenizi sağlar.

En azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir; ancak isterseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz başka birçok alan vardır.

Sözleşmeleri Takip Etme

Sözleşme Durumu

Gönderilen bir Sözleşmenin ilerleme durumunu takip etmenin en iyi yolu, Adobe Sign şeridinde bulunan Sözleşme Durumu simgesinden erişilen Sözleşme Durumu sayfasını kullanmaktır

Sözleşme Durumu sayfası SharePoint ortamından gönderilen ve görüntüleme yetkisine sahip olduğunuz tüm Sözleşmeleri gösterir.

Varsayılan listeleme sırası gönderilme tarihine göre yapılır ve en son gönderilen belge listenin en üstünde yer alır: 

Görünümünüzdeki sözleşmeleri filtrelemek için sayfanın sağ üst köşesindeki Arama alanını kullanabilirsiniz.  Bu arama alanı kullanılarak alanlardaki tüm dize grupları aranabilir ve eşleşen tüm sonuçlar gösterilir:

Belgeye veya Listeye göre Sözleşme Durumu arama

Bir SharePoint belgesi veya listesi kullanarak gönderilen tüm Sözleşmeleri kolayca aratabilirsiniz:

1. Arama yapmak istediğiniz belge/liste öğesini bulup seçin
2. Sözleşme Durumu seçeneğini (şeritten veya sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsünden) tıklatın

Sözleşme Durumunu Yenileme

Sözleşme Durumu tablosunun en sağındaki sütun, Adobe Sign'da sözleşme durumu güncellemesi için aktif sorgulama yapılan "Yenile" eylemine ayrılmıştır.  SharePoint, Alıcı eylemi bekleyen tüm Sözleşmeleri düzenli ve otomatik olarak günceller. Yenile eylemi, gerçek zamanlı durumu öğrenmeniz gerektiğinde sözleşmeyi bu döngünün dışında güncellemenize olanak verir.

Sözleşme Kaydını Silme

Sözleşme Durumu sayfasının en sağındaki son simge Sil simgesidir.  Bu eylemle SharePoint'teki Sözleşme kaydı silinir ancak Sözleşme Adobe Sign'da iptal edilmez veya silinmez.  Bu eylem geri alınamayacağı için dikkatli kullanılmalıdır.

İmzalanan Belgeler

SharePoint Yöneticisinin Adobe Sign paketini nasıl yapılandırdığına bağlı olarak imzalanan belgeler tekrar şu konumlara gönderilir:

• Genel klasörü: Tamamlanan tüm belgeler, bu şekilde yapılandırılmışsa bu klasöre yerleştirilir
• Kaynak kitaplığında bulunan yeni bir klasör: Genel klasörü tanımlanmamışsa Sözleşmenin oluşturulduğu/gönderildiği Belge kitaplığında "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur. Aynı kitaplıktan gönderilmiş tamamlanan tüm Sözleşmelerin PDF'leri aynı İmzalanan Sözleşmeler klasörüne gönderilir
• Liste öğesine eklenmiş: Sözleşmeyi bir liste öğesinden gönderdiyseniz eklentiler listede yer alır

Sözleşmeleri Yönetme

Sözleşmeleri Yönet simgesi, kullanıcınızla ilişkili Sözleşmelerin farklı ve daha etkin bir görünümünü açar.  Sözleşme Durumu sayfasında tüm sözleşmelerin durumlarını güncelleme seçeneğiyle birlikte daha basit bir görünümü görüntülenirken Sözleşmeleri Yönet sayfasında Sözleşmelerin daha ayrıntılı bir görünümü ve Sözleşme özelliklerinin değiştirilebileceği ek seçenekler sunulur.

Yönet sayfasının yapısı

Yönet sayfasında keşfedilecek birçok yerleşik özellik bulunur. Sayfa, sadeleştirmek amacıyla üç işlevsel alana ayrılabilir:

A. İçerik ve filtreler

B. Sözleşme listesi

C. Sözleşme araçları

İçerik filtreleri

Yönet sayfasında dört içerik/filtre seçeneği bulunur:

Sözleşme listesi

Sözleşme listesi, seçtiğiniz içerikle uyumlu olan ve kullandığınız filtrelere göre seçilmiş sözleşmeleri görüntüler.

Her sözleşme şunları görüntüler:

Alıcı: Geçerli alıcı (sözleşme devam ediyorsa) veya ilk alıcı (sözleşme tamamlandığında, iptal edildiğinde veya süresi dolduğunda).

• Alıcı Adı biliniyorsa görüntülenir. Ad bilinmiyorsa alıcının e-postası görüntülenir

Gönderen: Sözleşmeyi gönderen kullanıcı.

Başlık: Sözleşmenin adı.

Durum: İmza döngüsüne bağlı olarak sözleşmenin geçerli durumu. (Aşağıdaki örnekte Tümü seçeneği kullanıldığından, birden çok durum görüntülenmektedir)

Değiştirme Tarihi: Sözleşmenin son değiştirilme tarihi.

İçerik için varsayılan sıralama düzeni, sözleşmelerin Son Değiştirme Tarihi'dir.

Ancak veri kümesini bu değere göre sıralamak için herhangi bir sütun başlığını tıklatabilirsiniz.

Sözleşme listesi

Sözleşme araçları, bir sözleşme veya şablonu bir kez tıklatılarak görüntülenir:

Sağ taraftaki açılır pencere, sözleşmeye (veya kitaplık belgesi/web formu/toplu halde gönder) erişmek veya sözleşmeyi kullanmak için gerekli ilgili araçları gösterir:

Görüntüle ve İmzala: Yalnızca Sizi bekliyor durumundaki sözleşmeler için kullanılabilir.

Sözleşme/Şablon/Web Formu/Toplu göndermeyi aç: Belgeyi tam olarak görüntülemek için ilgili nesneyi açar.

• Sözleşmeler sözleşmenin geçerli durumunu ve imza döngüsünde nerede olduğunu gösterir.
• Şablonlar şablonu oluşturmak için kullanılan temel belgeleri gösterir

Şablonu Kullan: Yalnızca şablonlar (Kitaplık belgeleri).  Bu seçenek, daha önce eklenmiş şablonla yeni bir sözleşme başlatılır

Kodu Al: Yalnızca Web Formları. Bu seçenek, kullanıcının web formu için HTML veya komut dosyası kodunu kopyalayabileceği bir sayfa açar

Şablonu/Web Formunu Düzenle: Kullanıcının şablonu düzenlemesini sağlar

Hatırlatıcı: Kullanıcının geçerli alıcı için bir hatırlatıcı ayarlamasını sağlar

İptal: Sözleşmeyi iptal eder

PDF İndir: Geçerli durumdaki sözleşmenin bir kopyasını indirir.

• Üst şablonlar, şablonu oluşturmak için kullanılan orijinal belgelerin bir PDF kopyasını indirir

Denetim Raporu İndir: Sözleşmenin denetim raporunu indirir

Form Alanı Verilerini İndirin: Tamamlanmış bir sözleşme için alan içeriğini csv dosyası türünde indirir

• Üst şablon nesneleri, tamamlanan tüm alt sözleşmeler için alan düzeyinde içerik bulunduran bir csv doyası indirir

Sözleşmede Değişiklik Yap: Kullanıcının bir sözleşmedeki belgeleri ve/veya belgeye yerleştirilen alanları düzenlemesini sağlar.

• Bu seçenek, yalnızca ilk alıcı eylemini gerçekleştirene kadar kullanılabilir.

Sil: Yalnızca şablonlar (kitaplık belgeleri). Şablonu sistemden siler. Bu eylem geri alınamaz

Sözleşme/Web Formu/Toplu göndermeyi gizle: Nesneyi kullanıcı görünümünden gizler.  Bu eylem yalnızca nesneyi görünümden kaldırır, başka bir işlem gerçekleştirilmez

Paylaş: Kullanıcının nesneyi açık bir şekilde başka bir kullanıcıyla paylaşmasını sağlar.  Bu işlem geri alınamaz

Notlar: Kullanıcının nesneye kişisel notlar ekleyebilmesini sağlar

Dosyaları Tek Tek İndirin: Kullanıcının sözleşmeyi/şablonu oluştururken kullanılan dosyaları tek tek seçerek indirebilmesini sağlar

Etkinlik Raporunu Görüntüle: Sadece Toplu Halde Gönder. Bu seçenek, alıcı listesini sözleşmenin imza durumuyla eşleşen kategoriler halinde bölümlendirerek Toplu Halde Gönder ilerleme durumunun bir özetini sunar

Geçerli Alıcıyı Değiştir: Yalnızca kullanıcının gönderdiği sözleşmeler için kullanılabilir. Kullanıcının bir sözleşmenin geçerli alıcısını değiştirmesine izin verir

Etkinlik: Sözleşmeye ilişkin olarak gerçekleşen olayların bir listesi. Bir Oluşturma olayından başlayarak, her alıcının etkinliklerini kaydeder ve tamamlanma/iptal edilme/süresi dolma durumlarıyla kaydı kapatır

Sık kullanılan görevler için hızlı bağlantılar

Aşağıda, yönetim sayfasına ve özelliklere ilişkin genel kapsamlı bir anket ile en sık kullanılan görevler için kullanabileceğiniz hızlı bir referans verilmiştir.

• Hatırlatıcı Ayarlama
• Sözleşmede İmzalayanı Değiştirme
• Gönderilen bir sözleşmenin alanlarını veya belgelerini düzenleme
• Sözleşme paylaşma
• Sözleşme Denetim Kaydını Görüntüleme

Kitaplık (Belge) Şablonları

Adobe Sign şeridinde bulunan Kitaplık Şablonları simgesi, bir SharePoint belgesini, form alanları yerleştirdikten sonra alan özellikli formu Adobe Sign kitaplığınıza kaydedebileceğiniz Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamına göndermenizi sağlar.

Belge şablonu oluşturmak için:

1. Bir şablonunu oluşturmak istediğiniz belgeyi tıklatın
2. Şeritteki Kitaplık Şablonu simgesini tıklatın (veya sağ tıklatarak menüden seçin)
   • Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamı açılır ve belgenin tamamı görüntülenir
3. Belgede gerekli olan alanları yerleştirin
   • İki kişiden giriş/imza alınması gereken bir şablon oluşturuyorsanız tüm alanları ilk alıcı için yerleştirin.  Ardından Alıcılar alanını Katılımcı 2 olarak değiştirin ve ikinci imzalayan/onaylayan için yerleştirin.

4. Şablon tamamlandıktan sonra, sağ alt köşedeki Kaydet düğmesini tıklatın.

• Bu şekilde şablon Adobe Sign kitaplığına kaydedilir.  

İndirilebilir PDF kopyası