ServiceNow için Adobe Acrobat Sign: Yükleme ve Yapılandırma Kılavuzu (V 2.2)

ServiceNow için Adobe Acrobat Sign uygulaması, ServiceNow platformunun yerel işlevlerini kullanarak belgeleri imza için göndermenizi sağlar. Acrobat Sign'ın ServiceNow ile entegrasyonu aşağıdaki özelliklere ve işlevlere erişmenizi sağlar:

• Belgeleri imza için birden çok alıcıya gönderme. 
• İmzalama sürecini yaşam döngüsü boyunca izleme ve her aşamada beklenen imzalayanları belirleme.
• İmzalanan belgeyi gömülü veya ayrı bir denetim kaydı belgesiyle alma.
• İmzalama işlemi sırasında veya öncesinde belgeye girilen tüm form verilerini alma.
• İlk inceleme ve sonraki gönderim için imzalama işlemi taslakları oluşturma. İmzalayanlara gönderilmeden önce yapılan tüm değişiklikler ServiceNow ile senkronize edilir.
• İmzalama işlemi sırasında e-posta bildirimleri oluşturma ve kişilere gönderme.
• ServiceNow'daki yerel dosyalardan veya harici bir kaynaktan imza için belgeleri alma.
• Göndermeden önce ServiceNow kayıtlarındaki veriler kullanılarak doldurulabilecek alanlar içeren belge şablonları kullanma. Bu, bir Olay veya Hizmet Talebi gibi seçilen bir konu kaydına dayalı olarak kullanıcıya özel belgeler oluşturmak için tek bir şablon kullanmanıza olanak tanır.
• Acrobat Sign hesabınızın, ServiceNow ile senkronize edilen ve gönderim işlemi sırasında seçilebilen kitaplık şablonlarını kullanma.

ServiceNow için Adobe Acrobat Sign: Yükleme ve Özelleştirme Kılavuzu, aşağıdakilere ilişkin talimatlar sağlar:

• ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yükleme
• Acrobat Sign'a bağlanma
  • Ticari bulut müşterileri
  • Government Cloud müşterileri
• ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yapılandırma
  • Uygulama özelliklerini ayarlama
  • Özel bileşenleri yapılandırma
  • Hizmet portalı bileşenlerini yapılandırma
  • Belge şablonları oluşturma
  • Kitaplık şablonlarını senkronize etme
  • Yerel şablonlar oluşturma
  • Bir hizmet kataloğu öğesi oluşturma
  • İş akışı etkinliğinden sözleşme oluşturma
• Acrobat Sign'ı Sözleşme Yönetimi ile kullanma
• Komut dosyası oluşturma API'lerini kullanma

ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yükleyip yapılandırdıktan sonra sözleşmeleri göndermek, imzalamak, izlemek ve yönetmek için kullanabilirsiniz. ServiceNow için Adobe Acrobat Sign: Kullanıcı Kılavuzu'nu inceleyin.

ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yükleme

Uygulamayı ServiceNow'a yükleyebilmek için Adobe Acrobat Sign yöneticisi ve ServiceNow Sistem Yöneticisi (yönetici) olmanız gerekir.  

ServiceNow için Adobe Acrobat Sign ücretsiz deneme sürümü hesabı talebinde bulunabilirsiniz.

Acrobat Sign'a bağlanma

ServiceNow için Adobe Acrobat Sign uygulaması, hem ticari hem de resmi kurum (FedRAMP) hesaplarıyla çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Hangi hesap türüne sahip olduğunuzdan emin değilseniz ticari bulut müşterilerine yönelik talimatları izleyin.

Ticari bulut müşterileri için:

Adobe Acrobat Sign uygulaması ServiceNow'a yüklendikten sonra, Adobe Acrobat Sign grubu veya hesap yöneticileri ServiceNow'ı aşağıdaki adımları kullanarak Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud'a bağlamalıdır:

Government Cloud müşterileri için:

Adobe Acrobat Sign uygulaması ServiceNow'a yüklendikten sonra, Adobe Acrobat Sign Government Cloud grubu veya hesap yöneticisi kullanıcısı, ServiceNow'ı Adobe Acrobat Sign Government Cloud'a bağlayabilir.

ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yapılandırma

ServiceNow uygulaması için Acrobat Sign'ı yapılandırma hakkında bilgi için aşağıdaki yapılandırma ayarlarına bakın:

• Uygulama özelliklerini ayarlama
• Özel bileşenleri yapılandırma
• Hizmet portalı bileşenlerini yapılandırma
• Belge şablonları oluşturma
• Kitaplık şablonlarını senkronize etme
• Yerel şablonlar oluşturma
• Bir hizmet kataloğu öğesi oluşturma
• İş akışı etkinliğinden sözleşme oluşturma

Uygulama özelliklerini ayarlama

Uygulama özelliklerine erişmek ve bu özellikleri ayarlamak için Adobe Acrobat Sign > Yönetim > Özellikler alanına gidin.

Aşağıdaki varsayılan ayarları görüntülenir:

• Ana Bilgisayar Adı [x_adosy_as.redirect_host]: Özel bir örnek URL'niz varsa, OAuth için Redirect URI ve API geri çağırmaları (örn. web kancaları) bölümünde kullanılacak tam nitelikli ana bilgisayarı belirtin.
  Varsayılan olarak bu değer boştur ve ana bilgisayar, "glide.servlet.uri" sistem özelliği tarafından tutulan değerdir.
  Yalnızca ServiceNow örneğinin yeniden yönlendirilmesi için geçerlidir. İmzalayanı imza sonrasında farklı bir ana bilgisayara yeniden yönlendirmek istiyorsanız bu ana bilgisayarı Signer Redirect URI (post_sign_uri) özelliğinde belirtin.
• İmza Sonrası Varsayılan URL [x_adosy_as.post_sign_uri]: Acrobat Sign'da bir belge imzaladıktan sonra kullanıcının yeniden varsayılan olarak yönlendirildiği yerdir. Sözleşme oluşturulurken İmza Sonrası URI belirtilmediğinde kullanılır. Bu URI, belirtilen örnek adıyla ilişkilidir ancak imzadan sonra yeniden yönlendirmenin bu ServiceNow örneğinden başka bir yere gitmesine olanak tanıyan bir protokol (ör. https://www.adobe.com/) dahil edilerek geçersiz kılınabilir. Oluşturulan sözleşmenin sys_id değeri, URL'de "{sys_id}" kullanılarak eklenebilir. Varsayılan değer "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on" şeklindedir ve kullanıcıyı tamamlanmış sözleşmelerin listesine götürür.
• İmzalayanı Yeniden Yönlendirme Gecikmesi [x_adosy_as.post_sign_delay]: Acrobat Sign'da bir belge imzaladıktan sonra kullanıcının yeniden yönlendirilmesinden önceki gecikmedir (saniye cinsinden). Varsayılan değer 3'tür.
• Clickjacking Savunması [x_adosy_as.clickjacking_domain]: İmza için gönderilen belgelerin bir iFrame içine yerleştirilebileceği ana etki alanı URL'lerinin virgülle ayrılmış bir listesini sağlar (ör. service-now.com).
  Bu, Government Cloud müşterileri için gereklidir. Bu alanı boş bırakmak, bir çerçeve içerisinde gösterildiğinde Acrobat Sığın'dan boş sayfalar çıkmasına neden olabilir.
• Acrobat Sığın'dan e-postalara izin ver [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: İmzalama işlemi sırasında Acrobat Sign tarafından bildirim e-postalarının gönderilip gönderilmeyeceğini kontrol edin. Varsayılan, "yanlış" değeridir.
• Açılır Taslak Sözleşmeler [x_adosy_as.popout_draft]: Varsayılan olarak, sözleşmedeki "Ayrıntıları İncele" düğmesi tıklatıldığında taslak Acrobat Sign'da aynı tarayıcı penceresinde açılır.
  Bunun yerine yeni bir pencere açmak için bu seçeneği "doğru" olarak ayarlayın. Varsayılan, "yanlış" değeridir.
• Denetimi Dahil Et [x_adosy_as.include_audit]: İmzalanan belgelere dahil edilen denetim kaydını kontrol edin. Varsayılan, "doğru" değeridir.
• Adobe Acrobat Sign Government Cloud'ı kullan [x_adosy_as.fedramp]: Adobe Government Cloud müşterileri, ServiceNow için Acrobat Sign Government Cloud hizmetlerini kullanmak üzere bu özelliği etkinleştirmelidir. Varsayılan, "yanlış" değeridir.
• Bağlantı Oturum Açma İpucu [x_adosy_as.login_hint]: Adobe Acrobat Sign Government Cloud'a ilk kez bağlanırken kullanılan oturum açma ipucu değeri. Bu, genellikle hesap yöneticisi kullanıcısının e-postası olan "Acrobat Sign'a Bağlan" sayfasını otomatik olarak doldurur. Varsayılan değer boştur.
• Sözleşme Faaliyeti Biçimlendirici Alanları [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Hangi alanların sözleşme kaydında gösterilen faaliyet formatında gösterilmesi gerektiğini ayarlayın.
  Varsayılan değer "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag" şeklindedir.
• "Sözleşmelerim" Sorgusu [x_adosy_as.my_agreements_query]: Sözleşmelerimi Portal gibi yerlerde gösterirken kullanılacak sorgudur. Varsayılan değer, kullanıcının istekte bulunan veya imzalayan olduğu sözleşmeleri döndüren "requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe" değeridir.
• Çok Parçalı Dosya Uzantısı [x_adosy_as.multipart_extension]:Geçici Çok Parçalı Dosya ekleri için kullanılacak dosya adı uzantısıdır. Varsayılan (önerilen) değer "mpfd"dir.
• Uygulama kayıt işlemi [x_adosy_as.logging.verbosity]: Sistem kayıt işlemini kontrol edin. Varsayılan değer "info"dur.
• Hata Ayıklama Bağlantısı [x_adosy_as.connect_debug]: Acrobat Sign'a bağlanırken tanılama uyarılarını gösterir. Varsayılan, "yanlış" değeridir.

Varsayılan yeniden yönlendirme URL özelliği, "İmza Sonrası URI" alanındaki değerin ayarlanmadığı tüm sözleşmelere uygulanır.

Kalan özellikler, imzalama işlemi sırasında bildirimlerin Acrobat Sign tarafından gönderilip gönderilmeyeceğini (varsayılan = Hayır) ve Denetim kaydının imzalanan belgelere dahil edilip edilmeyeceğini (varsayılan = Evet) yönetir.

Özel bileşenleri yapılandırma

Adobe Acrobat Sign uygulaması, gereksinimlerinize göre yapılandırılabilen özel bileşenler içerir. Her birinin nasıl değiştirileceğini görmek için aşağıdaki bileşen listesine bakın.

Hizmet portalı bileşenlerini yapılandırma

ServiceNow için Acrobat Sign uygulaması, kendi Hizmet Portallarınızla kullanılabilecek veya kopyalanabilecek aşağıdaki Servis Portalı öğeleriyle birlikte gelir.

Belge şablonları oluşturma

Belge şablonu, sözleşmeye dahil edilmek üzere seçilebilecek bir şablonu tanımlar.  Bir şablon, birçok ayrı sözleşme için yeniden kullanılabilecek standart bir belge sunmak için kullanılabilir. "Kaynak belge" kaydı, şablonun özelliklerini ilgili sözleşmede kullanılabilir hale getirmek için bir şablona referansta bulunur.

Şablon, ServiceNow örneği için yerel olabilir veya ayrıntıları bağlı Adobe Acrobat Sign hesabından senkronize edilen bir Kitaplık şablonu olabilir.

Kitaplık Şablonlarını Senkronize Etme

Uygulama yüklendikten ve yapılandırıldıktan sonra yöneticiler Kitaplık şablonlarını senkronize edebilir. Acrobat Sign hesabında bir Adobe Acrobat Sign Kitaplık şablonu tanımlanır ve ayrıntıları ServiceNow ile senkronize edilir.  Kitaplık şablonunun tanımlayıcı belgesi de bağlı Acrobat Sign hesabında saklanır ve bu nedenle gönderim için yükleme gerekmez.

Kitaplık şablonlarını ServiceNow'a senkronize etmek için:

1. Adobe Acrobat Sign > Yönetim > Belge şablonları konumuna gidin.
2. Kitaplığı Yenile öğesini seçin.

Bu, bağlı Acrobat Sign hesabından liste görünümünü Kitaplık Şablonları ile günceller.

Yerel Şablonlar Oluşturma

Bir Yerel şablonun tanımlayıcı belgesi, ServiceNow'da bir ek kayıt olarak tutulur ve bu kaydın gönderme işleminin bir parçası olarak Acrobat Sign'a yüklenmesi gerekir.

Bir şablonun belgesi, sözleşmenin konu kaydındaki veriler kullanılarak önceden doldurulması gereken form alanlarını içerebilir veya içermeyebilir. Belgede bu tür form alanları varsa şablon kullanmanız gerekir.

Hizmet Kataloğu Öğesi Oluşturma

ServiceNow için Acrobat Sign, bir Kayıt Üreticisi oluşturarak kullanıcıların Hizmet Kataloğu üzerinden erişebilecekleri yeni sözleşmeler oluşturmanıza olanak tanır. Kayıt Üreticisini, belgede birleştirmek istediğiniz tüm verileri toplayacak ve sözleşmeyi otomatik olarak oluşturup kullanıcıya gönderecek şekilde yapılandırabilirsiniz. 

catalog_admin veya admin rolüne sahip kullanıcılar katalog öğesi oluşturabilir. Aşağıdaki adımlarda, Kayıt Üreticisi adlı bir katalog öğesinin nasıl oluşturulacağı açıklanmaktadır. Başka katalog öğeleri oluşturmak için bu adımları tekrarlayabilirsiniz.

Not: Örneğinizi yapılandırırken Adobe Acrobat Sign uygulamasının seçili olmadığından emin olun.

Her Kayıt Üreticisi oluşturma işlemi Belge alanları, şablon, değişken ve diğer özelliklere yönelik gereksinimlere göre farklılık gösterebilir ancak hepsi için aynı prensipler geçerlidir.  Bu kılavuzdaki örnek, Park İzni Sözleşmesi oluşturmayı göstermektedir. 

Kayıt Üreticisi oluşturmak için:

İş Akışı Etkinliğinden Sözleşme Oluşturma

Mevcut Katalog öğelerine imza için belge eklemek üzere iş akışınıza sözleşmeyi oluşturan bir görev ve imzalaması için sözleşmeyi bir kullanıcıya atayan bir katalog görevi ekleyebilirsiniz.

Aşağıdaki örnekte, Acrobat Sign uygulamasını nasıl kullanabileceğiniz gösterilmektedir ancak yapılandırma adımlarının belirli ayrıntıları, sürecinizin gereksinimlerine göre farklılık gösterebilir.

Bir iş akışı etkinliğinden sözleşme oluşturmak için aşağıdaki bileşenleri yapılandırmanız gerekir:

• Katalog Görevi: Sözleşmeyi oluşturur, imza için gönderir ve imzalayana bir görev atar.
• Komut Dosyası İşlemi: Sözleşme imzalandığında tetiklenen etkinliğe yanıt verir ve ardından görevi kapatarak geri bildirim döngüsü sağlar ve iş akışını devam ettirir.

Katalog görevi oluşturmak için:

1. İş Akışı Düzenleyici'de Temel sekmesini seçin.
2. Temel Etkinlikler > Görevler bölümüne gidin ve ardından Katalog Görevi etkinliğini iş akışınızdaki uygun yere sürükleyin.
3. Göreve bir Ad verin ve Önceliğini ayarlayın.
4. Tamamlanması için bekle seçeneğini "doğru" olarak ayarlayın.
5. Komut Dosyası bölümünde, Gelişmiş bayrağını "doğru" olarak ayarlayın ve ardından Gelişmiş komut dosyası alanına kodunuzu yazın. Aşağıda örnek bir kod verilmiştir.
6. Güncelle öğesini seçin.

Artık sözleşme tamamlandığında katalog görevini otomatik olarak "Tamamlanarak Kapatıldı" durumuna ayarlamak için bir Komut Dosyası İşlemi oluşturabilirsiniz. Komut Dosyası İşleminizi Sözleşme tablosundaki x_adosy_as.agreement.complete etkinliği tarafından tetiklenecek şekilde yapılandırmanız gerekir.

Yeni bir Komut Dosyası İşlemi oluşturmak için:

1. Sistem İlkesi > Etkinlikler > Komut Dosyası İşlemleri'ne gidin ve Yeni öğesini tıklatın.
2. Yeni Komut Dosyası İşlemi sayfasında:
   1. Komut Dosyası İşlemine bir ad verin.
   2. Etkinlik adını x_adosy_as.agreement.complete olarak ayarlayın.
   3. Etkin onay kutusunu seçin.
   4. Komut Dosyası alanında, komut dosyasını aşağıdaki Komut Dosyası İşlemi: Örnek Kodu'dan kopyalayıp yapıştırın.
3. Üst bilgi çubuğunu sağ tıklatın ve Kaydet öğesini seçin.

Komut Dosyası İşlemi: Örnek Kodu

// Katalog görevi durumunu "Tamamlanarak Kapatıldı" olarak ayarlamak için Komut Dosyası İşlemi

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Acrobat Sign'ı Sözleşme Yönetimi ile kullanma

Acrobat Sign'ı yukarıda Özel Bileşenler bölümünde açıklanan Görev tabanlı kayıtlar dışındaki kayıtlarla kullanabilirsiniz. Aşağıdaki talimatlar, Acrobat Sign'ın Sözleşme Yönetimi için nasıl kullanılacağını göstermektedir. Yapılandırma adımlarının özel ayrıntıları, sürecinizin gereksinimlerine göre farklılık gösterebilir.

Sözleşme yönetimi için Acrobat Sign'ı kullanmak isterseniz aşağıdaki iki bileşeni yapılandırmanız gerekir:

• Kullanıcı Arabirimi Eylemi: Sözleşmeyi oluşturur ve imza için gönderir.  Sözleşme imzalandıktan sonra bir etkinlik başlatılır.
• Komut Dosyası İşlemi: Etkinliğe yanıt verir ve bir geri bildirim döngüsü sağlayarak işlemi devam ettirir ve Sözleşmeyi günceller.

Not: Yalnızca "ui_action_admin" veya "admin" rolleri olan kullanıcılar Kullanıcı Arabirimi eylemlerini tanımlayabilir. "Admin" rolüne sahip kullanıcılar yalnızca bir komut dosyası işlemi tanımlayabilir.

Komut dosyası oluşturma API'lerini kullanma

Adobe Acrobat Sign uygulamasını dahili API'leri kullanarak tüm işlemlerinizle çalışacak şekilde kolayca genişletebilirsiniz. API'ye x_adosy_as ad alanı aracılığıyla erişilebilir.