Användarhandbok Avbryt

Skicka massutskick med hjälp av en överordnad mall

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Skicka massutskick med hjälp av en överordnad mall

Att skicka massutskick är en process som använder en ”överordnad” avtalsmall som har skapats av avsändaren för att generera flera ”underordnade” avtal för en eller flera mottagare

Den överordnade mallen konfigureras i tre steg:

  • Definiera avtalsdetaljer – Avtalets namn, globala meddelande och basfiler.
  • Definiera avtalsinställningar – Avtalets stödkonfigurationer, såsom påminnelse, utgångsdatum, lösenord, lokalisering osv.
  • Lägg till mottagare – Listan över mottagare som används för att skapa underordnade avtal, angivna antingen:
    • Manuellt, där varje mottagare skrivs in (eller klistras in) i textfältet. 
    • Uppladdade med en CSV-fil.

Metod för att lägga till mottagare

Definiera avtalsdetaljer och inställningar är samma process oavsett hur du lägger till dina mottagare. Sättet att lägga till mottagare får dock långtgående konsekvenser för underavtalens omfattning och alternativ.
Innan du börjar konfigurera en överordnad mall för massutskick måste du veta och förstå vilken metod du tänker använda för att lägga till dina mottagare. Om du tänker använda dig av alternativen för CSV-import ska du definiera din CSV innan du börjar bygga din mall.

Det manuella inmatningsgränssnittet tillåter:

  • Endast en mottagare per underordnat avtal med en valfri kontrasignering av avsändaren. Det finns ingen möjlighet att lägga till ytterligare externa mottagare, tilldela en annan kontrasignerare eller flytta kontrasigneringen till den första signaturpositionen.
  • Upp till 50 individuella mottagare kan läggas till genom den manuella processen, vilket genererar upp till 50 underordnade avtal.

Dessutom gäller alla konfigurerade avtalsdetaljer och inställningar i den överordnade mallen för alla underordnade avtal. Detta inkluderar:

  • mottagarens roll
  • mottagarens autentiseringsmetod och -värde
  • förfallotiden för de underordnade avtalen
  • det globala meddelandet i e-postmeddelandet
  • språkområdet som används för mottagarupplevelsen

CSV-importmetoden ger flera praktiska förbättringar jämfört med den manuella processen, t.ex:

  • Upp till 1 000 underordnade avtal kan konfigureras genom en massutskickstransaktion.
  • Upp till 100 mottagare kan inkluderas i varje underordnat avtal. Varje mottagare kan ha sina egna:
    • Roll
    • Autentiseringstyp (inklusive e-post (ingen), Acrobat Sign-autentisering, telefon (SMS), lösenord och kunskapsbaserad autentisering)
    • Autentiseringsvärde
    • Privat meddelande (upp till 1 000 tecken)
  • Varje underordnat avtal kan konfigureras att omfatta:
    • Anpassat avtalsnamn
    • Anpassat ”globalt meddelande” i e-postmeddelandet (upp till 1 000 tecken)
    • Anpassad språkinställning
    • Anpassat förfallodatum
    • Komplexa arbetsflödesstrukturer (sekventiella, parallella och hybrida signaturflöden)

Konfigurera den överordnade mallen

Definiera detaljerna i avtalet

  1. Logga in med en användare som har åtkomst till funktionen Massutskick som är aktiverad i deras primära grupp och gå till Startsidan .

  2. Välj panelen Massutskick .

    Om panelen inte finns har användarens primära grupp inte aktiverat massutkick.

    Startsidan med exempel när Massutskick är aktiverat och inaktiverat
    Kontakta Acrobat Sign-administratören för att ge åtkomst till funktionen Massutskick för användarens primära grupp.

    Om ett fel genereras som hävdar att du inte har tillräcklig åtkomst betyder det att användarens primära grupp inte är konfigurerad för att tillåta åtkomst till Massutskick och att användaren är medlem i en grupp med åtkomst.

    Användarhandbok om Massutskick
    För åtkomst till gränssnittet Massutskick måste användaren ha funktionen aktiverad i sin primära grupp.

  3. När gränssnittet för Massutskick läses in:

    1. Välj gruppen som avtalen ska skickas från. Om gruppväljaren inte är tillgänglig har du bara tillgång till en grupp. Gruppen definierar:
      • de mallar som är tillgängliga för transaktionen
      • signaturalternativ och krav
      • den säkerhet som tillämpas på avtalen 
    2. Klicka på knappen Välj fil för att välja filen som ska användas som avtalets grunddokument. Du kan välja en fil från:
      • Den här datorn. Om du väljer en fil från datorn påbörjas konfigurationsprocessen omedelbart. Om du behöver använda flera filer kan du välja fler filer efter att sidan har uppdaterats.
      • Mallbibliotek. Genom att välja från alternativet Mall kan du välja flera filer från biblioteket genom att markera rutan i listan. När alla filer har markerats väljer du knappen Bekräfta för att lägga till dem i transaktionen. Mallbiblioteket har två flikar: 
        • Mallar. Det här är en lista över alla mallar som är tillgängliga för användaren via gruppens mallbibliotek.
        • Senast använda mallar. Det här är en lista över de senast använda mallarna i gruppens mallbibliotek.

     

    Avsnittet Avtalsinformation i gränssnittet Massutskick med Filväljaren markerad
    En länk kan aktiveras i det övre högra hörnet av fönstret, så att användarna kan växla till den klassiska versionen av funktionen massutskick.

    Obs!

    När du använder mallar är det viktigt att du testar och verifierar att mallfälten är korrekt tilldelade och fungerar som förväntat innan du skapar hundratals avtal.

  4. Sidan uppdateras för att visa Avtalsinformationen.

    Det finns tre avsnitt som du kan granska och redigera efter behov:

    • Avtalsfiler – de valda filerna eller mallarna är redan bifogade. Om du behöver fler filer väljer du knappen Välj fler filer och lägger till filer från den lokala datorn eller mallbiblioteket. 
      • Filer kan läggas till från båda källorna efter behov.
      • Filer som väljs från ditt lokala system kan bara läggas till en i taget. Flera mallar kan väljas.
    • Avtalsnamn – namnet på avtalet visas på ämnesraden i mottagarens e-postmeddelande och visas på ett framträdande sätt på sidan Hantera
      • Standardavtalsnamnet importeras från den första bifogade filen.
      • Avtalsnamnet kan redigeras genom att klicka i fältet och skriva.
    • Meddelande – Meddelandefältet innehåller det globala standardmeddelandet som infogas i e-posttexten för alla mottagare. För att redigera meddelandefältet klickar du i fältet och börjar skriva.
    Gränssnittet Massutskick som visar den konfigurerade avtalsinformationen


Konfigurera eller justera inställningarna för avtalet.

Standardvärdena för avtalsinställningar ärvs från gruppinställningarna. Varje inställning kan justeras för att passa syftet med mallen.
Andra alternativ kan ingå beroende på inställningarna för servicenivå och gruppnivå. Nedan är de vanligaste:


Lägg till mottagare

Som tidigare nämnts är det viktigt hur du planerar att lägga till dina mottagare för att få bästa möjliga resultat.
Som standard visas den manuella processen när mallkonfigurationen startas.

Välj den metod du tänker använda för att lägga till mottagare:

Vilken metod vill du använda för att lägga till mottagare?

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?