Tillägg för Adobe Acrobat Sign för Microsoft Outlook: användarhandbok

Tillägget Adobe Acrobat Sign för Outlook låter dig konfigurera ett nytt avtal från en e-postklient. Du kan skicka avtal med nya e-postmeddelanden, eller svara på ett befintligt e-postmeddelande genom att importera mottagarlistan och automatiskt bifoga filer från källmeddelandet.

Installera Adobe Acrobat Sign från Microsoft AppSource och se följande ämnen för att lära dig hur du:

• Aktivera Adobe Acrobat Sign-tillägget på ditt Outlook-konto – Alla användare kan utföra denna engångsprocess utan förhöjda systembehörigheter.
• Upprätta den autentiserade anslutningen mellan Outlook och Acrobat Sign – När tillägget är aktiverat måste du autentisera till båda miljöerna för att skapa en förtroenderelation.
• Använda Adobe Acrobat Sign-tillägget – här förklaras funktioner och användningsområden för Adobe Acrobat Sign.

Microsoft 365-administratörer kan centralt installera tillägget på klientnivå och kontrollera åtkomst på användarnivå om så önskas. Det här tillåter åtkomst för både Word och PowerPoint för alla användare i klientorganisationen.

Förutsättningar

Se till att ditt system uppfyller följande krav.

Aktivera Adobe Acrobat Sign för Outlook-tillägg

Du kan installera Adobe Acrobat Sign för Outlook-tillägget på både webb- och skrivbordsversionerna av Outlook.Att installera den i en miljö aktiverar den automatiskt i den andra. 

Så här installerar du tillägget:

Etablera den autentiserade relationen

När tillägget är aktiverat i e-postklienten måste du skapa en relation mellan ditt Microsoft-konto och ditt adobe acrobat sign-konto.Detta säkerställer att endast du skickar avtal genom din adobe acrobat sign-användare.

Använd tillägget för Adobe Acrobat Sign för Outlook

När du har upprättat förtroenderelationen till Adobe Acrobat Sign så kan du skicka avtal direkt från din e-postklient.För hantering av e-postmeddelanden har Outlook följande två lägen: Skriv-läge och

Skrivläge

Använd Skriv-läge för att skriva ett e-postmeddelande och lägga till bilagor.

Endast funktionen skicka för signering är tillgänglig i det här läget.

• Välj Nytt för att starta ett nytt e-postmeddelande
• Välj Svara för att svara på en befintlig tråd

När du startar tillägget från ett e-postmeddelande kan det automatiskt återanvända befintliga e-postuppgifter:

• bilaga → läggs till som avtalsdokument
• Till-fält → importeras som mottagare (i order)
• Ämne → används som avtalsnamn
• E-postbrödtext → används som avtalsmeddelande

Alla importerade fält är valfria och kan redigeras manuellt.

Skicka avtal från en grupp

Använd rullgardinsmenyn Skicka från för att välja den grupp du vill skicka avtalet från, eller behåll standardgruppen.

Lägg till dokument

dokument som bifogas avtalet visas i avsnittet dokument.

• E-postbilagor läggs till automatiskt
• Välj + Lägg till resurser för att lägga till fler dokument
• Välj X för att ta bort ett dokument
• dokument skickas till mottagare i den listade ordningen
• Välj Fler options för att lägga till resurser från ditt acrobat sign-bibliotek

Format som stöds: pdf, Word, Excel, PowerPoint, HTML, RTF, TIF/TIFF, JPG/JPEG, PNG, BMP, GIF

Lägg till mottagare

Mottagare visas under dokument-listan.

• Mottagare signerar i den listade ordningen
• E-postmottagare importeras från fältet Till
• Du kan skriva mottagare direkt (kontakter föreslås)
• Alla mottagare är Signerare som standard

För att ange roller, autentisering eller parallella arbetsflöden väljer du Fler options.

⚠️ Obs: Om ditt konto kräver ytterligare autentisering (till exempel telefonverifiering) måste du använda Fler options innan du skickar.

Avtalsnamn och meddelande

Avsnittet Meddelanden innehåller:

• Avtalsnamn – standardvärdet är e-postämnet eller namnet på det första dokumentet
• Avtalsmeddelande – inkluderat i e-postmeddelandet "Vänligen signera"
  • Importerat från e-postens brödtext, om tillgängligt
  • Standardvärdet är "Vänligen granska och fyll i detta dokument."
  • 1000-teckengräns
  • Använd Rensa meddelande för att ta bort innehåll

Förhandsgranska och skicka

• Välj Förhandsgranskning och skicka för att öppna framtagningsmiljön
• Skicka startar signeringsprocessen omedelbart
• Fortsätt öppnar framtagningsvyn för att lägga till fält innan du skickar

När avtalet har skickats mejlas det till den första mottagaren. Du ser en bekräftelse med options att Visa avtal och för att öppna acrobat sign-menyn.

Fler options öppnar den fullständiga sidan Acrobat Sign Skicka med avancerade inställningar. All information från tillägget överförs och kan fortfarande redigeras.

Skrivskyddat läge

I Läsläge kan du visa ett e-postmeddelande men inte redigera det.Det stöder:

• Fyll i och signera – Fyll i och signera ett dokument själv och skicka sedan tillbaka det.
• skicka för signering – Skicka ett avtal till en eller flera mottagare.
• Avtal status – Visa de senaste tio avtalen och deras aktuella status.

Fyll i och signera

Använd detta när endast du behöver fylla i och signera ett dokument.

• E-postbilagor läggs till automatiskt
• Välj + Lägg till resurser för att inkludera fler dokument
• Välj Fortsätt, fyll i formuläret, signera och välj Klar
• Ett svarsmeddelande öppnas med det signerade dokumentet bifogat

Skicka för signering

Använd detta när andra behöver signera.

• Bilagor läggs till automatiskt
• Lägg till mottagare manuellt (importeras inte från e-postadressen)
• Mottagare signerar den order som angetts
• Redigera Avtalsnamn och meddelande vid behov
• Välja Skicka för att skicka omedelbart, eller Förhandsgranskning och skicka för att lägga till fält
• Välja Fler options för Avancerade inställningar

Avtalsstatus

Visa upp till tio primär avtal.

• Expandera ett avtal för att se senaste aktivitet
• Välja Visa avtal eller Signera avtal
• Välja Spåra alla avtal för att öppna hela sidan Hantera

Ändra inställningar för tillägg