Adobe Acrobat Sign för ServiceNow: Installations- och konfigurationshandbok (V 2.2)

Med applikationen Adobe Acrobat Sign för ServiceNow kan du skicka dokument för underskrift med hjälp av de inbyggda funktionerna i ServiceNow-plattformen. Acrobat Sign-integreringen med ServiceNow ger dig tillgång till följande funktioner:

• Skicka dokument för signering till flera mottagare. 
• Spåra signeringsprocessen under dess livscykel och identifiera de förväntade signerarna i varje steg.
• Hämta det signerade dokumentet med ett inbäddat eller separat granskningsspårdokument.
• Alla formulärdata som anges i dokumentet före eller under signeringsprocessen hämtas också.
• Skapa signaturprocessutkast för en inledande granskning och efterföljande inlämning. Eventuella ändringar av signerarna innan de skickas in synkroniseras med ServiceNow.
• Generera och skicka e-postmeddelanden till personer under signeringsprocessen.
• Hämta dokumenten för signering från de lokala filerna i ServiceNow eller från en extern källa.
• Använd dokumentmallar med fält som kan fyllas i med data från ServiceNow-poster innan det skickas. Detta gör att du kan använda en enda mall för att generera användarspecifika dokument baserade på en vald ämnespost, t.ex. en incident eller en serviceförfrågan.
• Använd ditt Acrobat Sign-kontos biblioteksmallar, som synkroniseras med ServiceNow och är tillgängliga för val under inlämningsprocessen.

Adobe Acrobat Sign för ServiceNow: Installations- och anpassningshandbok innehåller instruktioner om hur du gör:

• Installera programmet Acrobat Sign för ServiceNow
• Anslut till Acrobat Sign
  • Commercial Cloud-kunder
  • Government Cloud-kunder
• Konfigurera Acrobat Sign för applikationen ServiceNow
  • Ange programegenskaper
  • Konfigurera anpassade komponenter
  • Konfigurera tjänstportalkomponenter
  • Skapa dokumentmallar
  • Synkronisera biblioteksmallar
  • Skapa lokala mallar
  • Skapa ett servicekatalogobjekt
  • Skapa avtal från arbetsflödesaktivitet
• Använd Acrobat Sign med avtalshantering
• Använd skript-API:er

När du har installerat och konfigurerat Acrobat Sign för ServiceNow-applikationen kan du använda det för att skicka, signera, spåra och hantera avtal. Se Adobe Acrobat Sign för ServiceNow: användarhandbok.

Installera Acrobat Sign för ServiceNow-programvaran

Du måste vara Adobe Acrobat Sign-administratör och ServiceNow-systemadministratör (admin) för att kunna installera applikationen på ServiceNow.  

Du kan begära ett gratis provkonto av Adobe Acrobat Sign för ServiceNow.

Anslut till Acrobat Sign

Programvaran Adobe Acrobat Sign för ServiceNow är utformad för att fungera med både kommersiella och offentliga (FedRAMP) konton. Följ instruktionerna för kommersiella molnkunder om du är osäker på vilket konto du har.

För kommersiella molnkunder:

När Adobe Acrobat Sign-programmet har installerats i ServiceNow måste grupp- eller kontoadministratörerna för Adobe Acrobat Sign ansluta ServiceNow till Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud med hjälp av stegen nedan:

För Government Cloud-kunder:

När Adobe Acrobat Sign-programmet har installerats i ServiceNow kan en Adobe Acrobat Sign Government Cloud-grupp eller kontoadministratör ansluta ServiceNow till Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Konfigurera programmet Acrobat Sign för ServiceNow

För att se hur du konfigurerar Acrobat Sign för ServiceNow-programmet kan du se följande konfigurationsinställningar:

• Ange programegenskaper
• Konfigurera anpassade komponenter
• Konfigurera tjänstportalkomponenter
• Skapa dokumentmallar
• Synkronisera biblioteksmallar
• Skapa lokala mallar
• Skapa ett servicekatalogobjekt
• Skapa avtal från arbetsflödesaktivitet

Ange programegenskaper

Om du vill komma åt och ange programegenskaper går du till Adobe Acrobat Sign > Administration > Egenskaper.

Det visar följande standardinställningar:

• Värdnamn [x_adosy_as.redirect_host]: Om du har en anpassad instans-URL anger du den fullt kvalificerade värd som ska användas i redirect URI för OAuth och API callbacks (t.ex. webhooks).
  Som standard är detta värde tomt och värden är det värde som hålls av systemegenskapen "glide.servlet.uri".
  Det gäller endast omdirigering av ServiceNow-instansen. För att omdirigera undertecknarens postsignatur till en annan värd anger du den värden i egenskapen URI för omdirigering av undertecknare (post_sign_uri).
• Standard-URL efter signering [x_adosy_as.post_sign_uri]: Standardplatsen för omdirigering av en användare efter signering av ett dokument i Acrobat Sign. Används när URI efter signering inte anges när avtalet skapas. Denna URI är relativ till det angivna instansnamnet, men detta kan åsidosättas genom att inkludera ett protokoll (t.ex. https://www.adobe.com/), vilket gör att omdirigeringen efter signering kan gå någon annanstans än till denna ServiceNow-instans. Det skapade avtalets sys_id kan infogas med {sys_id} i URL:en. Standardvärdet är "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on" vilket visar användaren en lista över slutförda avtal.
• Omdirigeringsfördröjning för signerare [x_adosy_as.post_sign_delay]: Fördröjningen (i sekunder) innan en användare omdirigeras efter att de har signerat ett dokument i Acrobat Sign. Standardvärdet är 3.
• Klickkapning, försvar [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Ange en kommaavgränsad lista med överordnade domän-URL:er där dokument som har skickats för signering kan inkluderas i en iframe, t.ex. service-now.com.
  Detta krävs för Government Cloud-kunder. Om det här fältet lämnas tomt kan det leda till att Acrobat Sign visar tomma sidor i en ram.
• Tillåt e-postmeddelanden från Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Kontrollera om Acrobat Sign ska skicka e-postmeddelanden under signeringsprocessen. Standardvärdet är falskt.
• Popup-avtalsutkast [x_adosy_as.popout_draft]: Som standard öppnas utkastet i Acrobat Sign i samma webbläsarfönster när du klickar på Granska information i ett avtal.
  Ställ in detta alternativ på sant för att öppna ett nytt fönster istället. Standardvärdet är falskt.
• Inkludera granskning [x_adosy_as.include_audit]: Kontrollera granskningsspåret som inkluderas i signerade dokument. Standardvärdet är sant.
• Använd Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: Adobe Government Cloud-kunder måste aktivera den här egenskapen för att Acrobat Sign för ServiceNow ska kunna använda Acrobat Sign Government Cloud-tjänster. Standardvärdet är falskt.
• Ledtråd för anslutningsinloggning [x_adosy_as.login_hint]: Login_hint-värdet som används vid första anslutningen till Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Då fylls sidan Anslut till Acrobat Sign i automatiskt, som vanligtvis är kontoadministratörens e-postadress. Standardvärdet är tomt.
• Fält för aktivitetsformat för avtal [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Ställ in vilka fält som ska visas i aktivitetsformatet som visas på avtalsposten.
  Standardvärdet är "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag".
• Fråga för "Mina avtal" [x_adosy_as.my_agreements_query]: Frågan som ska användas när mina avtal visas på platser som portalen. Standardvärdet är "requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe" som returnerar avtal där användaren är den som har begärt eller en signerare.
• Filtillägg för flerpartsfiler [x_adosy_as.multipart_extension]: Filnamnstillägget för de tillfälliga bilagorna till flerpartsfilen. Standardvärdet (rekommenderas) är "mpfd".
• Programloggning [x_adosy_as.logging.verbosity]: Loggning av styrsystem. Standardvärdet är "info".
• Felsök anslutning [x_adosy_as.connect_debug]: Visa diagnostiska varningar vid anslutning till Acrobat Sign. Standardvärdet är falskt.

Standardegenskapen för omdirigerings-URL gäller för alla avtal där värdet i fältet "URI efter signering" inte har angetts.

De återstående egenskaperna hanterar om meddelanden skickas av Acrobat Sign under signeringsprocessen (standard = Nej) och om granskningsspåret inkluderas i de signerade dokumenten (standard = Ja).

Konfigurera anpassade komponenter

Adobe Acrobat Sign-programmet innehåller anpassade komponenter som kan konfigureras enligt dina krav. Se listan med komponenter nedan för att se hur du ändrar dem.

Konfigurera tjänstportalkomponenter

I programmet Acrobat Sign för ServiceNow finns följande tjänstportalelement som kan användas eller kopieras med dina egna tjänstportaler.

Skapa dokumentmallar

En dokumentmall definierar en mall som kan läggas till i ett avtal.  En mall kan användas för att erbjuda ett standarddokument som kan återanvändas för många enskilda avtal. Posten Källdokument refererar till en mall för att göra funktionerna i den mallen tillgängliga för det associerade avtalet.

Mallen kan vara lokal i ServiceNow-instansen eller en biblioteksmall med information som synkroniseras via det anslutna Adobe Acrobat Sign-kontot.

Synkronisera biblioteksmallar

När programmet har installerats och konfigurerats kan administratörer synkronisera biblioteksmallarna. En Adobe Acrobat Sign-biblioteksmall definieras i Adobe Sign-kontot och informationen synkroniseras med ServiceNow.  Det definierande dokumentet i en biblioteksmall lagras också på det anslutna Acrobat Sign-kontot, därför krävs ingen uppladdning för inlämning.

Så här synkroniserar du biblioteksmallar med ServiceNow:

1. Gå till Adobe Acrobat Sign > Administration > Dokumentmallar.
2. Välj Uppdatera bibliotek.

Detta uppdaterar listvyn med biblioteksmallar från det anslutna Acrobat Sign-kontot.

Skapa lokala mallar

Det definierande dokumentet för en lokal mall lagras som en bilagepost i ServiceNow och måste laddas upp till Acrobat Sign som en del av inlämningsprocessen.

En malls dokument kan innehålla formulärfält som måste fyllas i på förhand med data från ett avtals ämnespost. Du måste använda en mall om ett dokument innehåller sådana formulärfält.

Skapa ett servicekatalogobjekt

Med Acrobat Sign för ServiceNow kan du skapa nya avtal som användare kommer åt via tjänstkatalogen genom att skapa en posttillverkare. Du kan konfigurera posttillverkaren så att den samlar in alla data du vill sammanfoga i dokumentet och automatiskt skapar och skickar avtalet till användaren. 

Användare med catalog_admin eller admin kan skapa ett katalogobjekt. Stegen nedan visar hur du skapar ett katalogobjekt som heter Posttillverkare. Du kan replikera stegen för att skapa andra katalogobjekt.

Obs: Se till att programmet Adobe Acrobat Sign inte är valt när du konfigurerar din instans.

Processen för att skapa varje posttillverkare kan skilja sig åt beroende på de specifika kraven för dokumentfält, mall, variabel med mera, men samma principer gäller.  Exemplet i den här guiden visar hur du skapar ett avtal om parkeringstillstånd. 

Så här skapar du en objektredigerare:

Skapa ett avtal från en arbetsflödesaktivitet

Om du vill lägga till dokument för signering i befintliga katalogobjekt kan du lägga till en uppgift i arbetsflödet som genererar avtalet och en kataloguppgift som tilldelar den till en användare för deras signatur.

I följande exempel visas hur du kan använda Acrobat Sign-programmet. De specifika detaljerna i konfigurationsstegen kan dock skilja sig åt beroende på processens krav.

Om du vill skapa ett avtal från en arbetsflödesaktivitet måste du konfigurera följande komponenter: 

• Kataloguppgift: Avtalet skapas, skickas för signering och en uppgift tilldelas signeraren.
• Skriptåtgärd: Svarar på händelsen som utlöses när avtalet undertecknas och stänger sedan uppgiften, vilket ger återkoppling och gör att arbetsflödet kan fortsättas. 

Skapa en kataloguppgift:

1. I Redigerare för arbetsflöden väljer du fliken Bas.
2. Gå till Basaktiviteter > Uppgifter och dra sedan aktiviteten Kataloguppgift till lämplig plats i ditt arbetsflöde.
3. Ge uppgiften ett namn och ange dess prioritet.
4. Ställ in Vänta på slutförande på sant.
5. I avsnittet Skript sätter du flaggan Avancerat på sant och sedan skriver du din kod i fältet Avancerat skript. En exempelkod visas nedan.
6. Klicka på Uppdatera.

Du kan nu ställa in en skriptåtgärd för att automatiskt ställa in kataloguppgiften på läget Stängd slutförd när avtalet har slutförts. Du måste konfigurera skriptåtgärden som ska utlösas av händelsen x_adosy_as.agreement.complete i avtalstabellen.

Så här skapar du en ny skriptåtgärd:

1. Gå till Systempolicy > Händelser > Skriptåtgärder och klicka på Ny.
2. På den nya sidan Skriptåtgärd:
   1. Ge skriptåtgärden ett namn.
   2. Ställ in händelsenamnet till x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Markera kryssrutan Aktiv. 
   4. I skriptfältet kopierar och klistrar du in skriptet från Skriptåtgärd: exempelkod nedan.
3. Högerklicka i rubrikfältet och välj Spara.

Skriptåtgärd: exempelkod

// Skriptåtgärd för att ställa in katalogaktivitetsstatus som Stängd slutförd

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Stängd slutförd

  catalog_task.update();

})();

Använd Acrobat Sign med avtalshantering

Du kan använda Acrobat Sign med andra poster än de uppgiftsbaserade posterna enligt beskrivningen ovan i Anpassade komponenter. Instruktionerna nedan visar hur du använder Acrobat Sign för avtalshantering. De specifika detaljerna i konfigurationsstegen kan variera beroende på kraven i din process.

Om du vill använda Acrobat Sign för avtalshantering måste du konfigurera följande två komponenter:

• Användargränssnittsåtgärd: Skapar avtalet och överlämnar det för signering.  När avtalet har signerats utlöses en händelse. 
• Script Action: Svarar på händelsen och skapar en återkopplingsslinga som för processen framåt och uppdaterar kontraktet. 

Obs: Endast användare med rollerna 'ui_action_admin' eller 'admin' kan definiera användargränssnittsåtgärder. Användare med rollen admin kan bara definiera en skriptåtgärd.

Använd skript-API:er

Du kan enkelt utöka Adobe Acrobat Sign-programmet så att det fungerar med alla dina processer med de interna API:erna. API är tillgängligt via namnrymnden x_adosy_as.