Användarhandbok vid installation för Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 On-Premises

Administratörsverktyg

Vanliga verktyg som administratörer använder för att kunna dra ännu mer nytta av tjänsten Adobe Acrobat Sign:

• Skapa ny datamappning – Öppnar gränssnittet Ny datamappning
• Skapa ny avtalsmall – Öppnar gränssnittet Ny avtalsmall
• Ändra användaråtkomst – En kortkommandolänk till konfigureringshandboken – avsnittet Hantera användare

Valfria konfigurationer

• Aktivera automatisk användaretablering – Om den här funktionen är aktiverad etableras nya användare som får tillgång till Adobe Acrobat Sign-enheten automatiskt som användare i Adobe Acrobat Sign-systemet första gången de loggar in.  Etableringen baseras på användarens primära e-postadress, inte på användarnamnet, och sker i bakgrunden utan att ytterligare åtgärder behövs från användaren eller kontoadministratören. 

• Bifoga signerade dokument till avtalsenhet – Med det här alternativet sparas en PDF-kopia av det färdiga dokumentet i Dynamics som bifogas till avtalsposten (under avsnittet Anteckningar). Det är en kopia av det officiella originalet som finns på Adobe Acrobat Signs servrar.
• Bifoga kombinerat granskningsspår till ett undertecknat avtal – När du aktiverar detta bifogas PDF-dokumentet med granskningsspår från Adobe Acrobat Sign till avtalsposterna (under avsnittet Anteckningar) så snart som avtalet har signerats/slutförts. Granskningsspårning räknar tydligt upp avtalets händelser (visat, signerat, delegerat, osv), i vilken ordning de inträffat och vilka IP-adresser som de är knutna till.
• Bifoga granskningsspår – När alternativet är aktiverat bifogas revideringsrapporten till avtalsposten (under avsnittet Anteckningar) som en diskret fil.
  
• Visa bilder av förhandsgranskning av dokument – En bild av det signerade/slutförda dokumentet bifogas till avtalet för att ge en lättillgänglig översikt utan att du behöver hämta och öppna en PDF-fil. Bilden visas längst ned på avtalsposterna.
• Aktivera aktivitetsflöden för avtalsenhet i Adobe - När det alternativet är markerat aktiveras aktivitetsflöden för avtalsenheten.
  

Resurser

En lista över de vanligaste resurserna:

• Konfigurationsguide – Det här dokumentet
• Användarhandbok– Handbok för att hjälpa användare att förstå det grundläggande arbetsflödet för att skicka och hantera sina avtal.
• Adobe Acrobat Sign i Dynamics-arbetsflöden – Användarhandbok till Adobe Acrobat Sign Arbetsflödestillgångar
• Aktuell versionsinformation – Versionsinformationen för den senaste versionen av Adobe Acrobat Sign för MS Dynamics

Datamappning kan avsevärt förbättra genereringsprocessen för avtal och säkerställa att dokumentens fält innehåller rätt information, utan risk för den mänskliga faktorn, genom att samla in data direkt från Dynamics CRM.

Dessutom kan mappning spara ny information från färdiga avtal i Dynamics, vilket betyder att CRM automatiskt uppdateras med värdefulla data.  

Lite information om formulär och texttaggar

Lyckad mappning kräver att du har redan gjorda formulär med definierade fältnamn, så att CRM-fälten kan kopplas till formulärsfälten i Adobe Acrobat Sign. 

Nedan visas ett enkelt formulär. Fälten definieras av klammerparenteser på varje sida (som definierar fältets bredd) och fältnamnet (textsträngen mellan klammerparenteserna). 

Texttaggar kan innehålla fler argument än bara namnets värde, till exempel valideringar, beräkningar och reguljära uttryck. Här hittar du mer ingående information om hur du bygger upp formulär – något som kan förbättra kvaliteten på den information som samlas in under signeringsprocessen.

Det är även möjligt att skapa formulär i PDF-format.

Skapa en datamappningsmall

Det finns två åtkomstpunkter för att konfigurera datamappning.

Det första alternativet är att navigera till: Adobe Acrobat Sign > Datamappning

Detta laddar in sidan Datamappningar, en lista över alla befintliga datamappningar som du kan granska, redigera eller radera.

• Klicka på +Ny i det övre vänstra hörnet för att öppna sidan Ny datamappning

Den andra metoden är att klicka på länken Skapa ny datamappning på sidan Administratörsinställningar.

Denna länk hoppar över listorna med datamappningar och öppnar sidan Ny datamappning direkt.

Det kan ta en stund att ladda in sidan Ny datamappning. När fältet Enhet expanderas har sidan laddat färdigt.

1. Ange ett namn för datamappningen

2. Identifiera datamappningen som standardmappning för enheten (eller inte).

3. Välj CRM-enhet i den nedrullningsbara menyn.

• Det begränsar antalet fält som är tillgängliga för mappning till den valda enheten.
• Det är möjligt att ha flera datamappningar per enhet.
• När enhetsvärdet har angetts kan det inte ändras.

Fliken Datamappning visas när enhetsvärdet har angetts. Klicka på fliken för att komma åt fältmappningsverktygen:

Relatera Dynamics CRM-fälten till Adobe Acrobat Sign fält namnen

Nu kan du start att skapa relationer mellan Dynamics CRM-fältnamn och fältnamnen Adobe Acrobat Sign-formulär som du har definierat. Datamappningar konfigureras baserat på dataflödet :

• MAPPNING AV CRM DATA TILL ADOBE ACROBAT SIGN-AVTAL – fyller i fält i ditt formulär med fältvärden som är kopplade till den definierade Dynamics-enheten.
  • Det är möjligt att skapa en ”jaktgrupp” där omväxlande CRM-fältvärden fyller i Adobe Acrobat Signs formulärfält. Varje värde i gruppen testas då i turordning tills ett värde som inte är ogiltigt hittas och fylls i fältet. (Se nedan)
• MAPPNING AV ADOBE ACROBAT SIGN-AVTAL TILL CRM-DATA – fyller i Dynamics-enhetens tomma fält med formulärfältsvärden från signeringsprocessen (när avtalet är klart).
  • Som standard fyller Adobe Acrobat Sign inte i nya värden i de CRM-fält som redan har innehåll.
  • Det är möjligt att anpassa datamappningen för att åsidosätta innehållsskyddet och ersätta de befintliga fältvärdena med nya värden från det signerade formuläret.

Om datatyper

Datamappning i Adobe Acrobat Sign har stöd för följande datatyper:

• Text – Formulärfält för text stöds som Enskild rad med text i CRM.
• Boolesk (två alternativ) – Kryssrutor har stöd för booleska fält i CRM. 

○ Om formulärfält för listrutor eller alternativknappar används för booleska fält i CRM kan mappningen från CRM till Adobe Acrobat Sign misslyckas.  Mappning från Adobe Acrobat Sign till CRM kommer fortfarande att fungera

• Alternativuppsättning – Formulärfält för listrutor och alternativknappar stöds för alternativuppsättningsfält i CRM

Relatera fält (CRM-data till Adobe Acrobat Sign-avtal):

• Markera CRM-fältet i listrutan för Attribut
• Skriv formulärfältsnamnet för Adobe Acrobat Sign i indatarutan Avtalsfält
• (Valfritt) Markera rutan Lägg till mappning i omvänd riktning om du vill att fältens mappning ska gå från Adobe Acrobat Sign till CRM
• (Valfritt) Markera rutan Åsidosätt om du vill att mallen ska bortse från CRM-fältens befintliga innehåll och att fälten ska fyllas i med nytt innehåll från fälten i Adobe Acrobat Sign.
• Klicka på Lägg till

Det tar några sekunder för de nya inställningarna att bearbetas och sedan fylls de i under konfigurationsinställningarna. 

Om du har valt att lägga till omvänd riktning kan du se hur den nya informationen även fylls i konfigurationsfälten för Adobe Acrobat Sign till CRM. 

Om du har valt att åsidosätta innehållsskyddet kommer det att anges i relationsposterna.

Relatera fält (Adobe Acrobat Sign-avtal till CRM-data):

Processen att skapa en mappning från Adobe till CRM är densamma som ovan, förutom att alternativet Lägg till mappning i omvänd riktning inte finns.

Ta bort mappade relationer

Du kan ta bort en eller flera mappade relationer genom att:

• Markera de poster som ska tas bort genom att markera rutan till vänster om posterna
• Klicka på ikonen Fler kommandon längst upp till höger i listan och klicka sedan på Ta bort

Växla fältmappningsrelationer (sökgrupp)

Om du definierar ett fält på ett Adobe Acrobat Sign-formulär som skulle kunna fyllas i av fler än ett CRM-fält kan du skapa en sorterad lista (sökgrupp) med CRM-attribut som ska fylla i Adobe Acrobat Sign-fältet.

Till exempel kan du mappa CRM-fältet Förnamn till ett formulärfält med namnet Fnamn, och du kan även mappa CRM-fältet Yomi-förnamn till samma formulärfältsnamn. Programmet kommer först att försöka fylla i fältet med innehåll från fältet Förnamn, och om det inte går kommer Adobe Acrobat Sign att försöka använda innehållet från fältet Yomi-förnamn. Om det inte finns något innehåll i något av fälten som ingår i sökgruppen kommer fältet att lämnas tomt.

Så här skapar du en sökgrupp:

• Skapa en CRM till Adobe Acrobat Sign-relation mellan det primära CRM-attributet och formulärfältsnamnet i Adobe Acrobat Sign.
• När den första posten är på plats kan du ändra CRM-attributet till det sekundära CRM-attributet och lägga till den relationen. 

• Klicka på OK när du får en fråga om du vill skapa den alternativa mappningen

När posten har uppdaterats i systemet kommer du att se att posterna har ändrats och att enhetsattributen har ett prefix:

• Primär-/standardattributet markeras med #. Det här fältet kommer alltid att vara det första som avläses
• Följande relationer numreras enligt 1:N. Det första alternativet markeras med (1) och kommer alltid att vara det första alternativa fältet som avläses. (2) är det andra alternativa fältet och så vidare. 

Lägga till bilagor till relaterade enheter

När ett avtal är signerat och färdigställt kommer Adobe Acrobat Sign att skapa en PDF-kopia av dokumentet och en granskningsspårning av signeringsprocessen. Det är möjligt att bifoga de här dokumenten som PDF-filer till andra CRM-enheter som är relaterade till mallens överordnade enhet.

I avsnittet MAPPNING AV SIGNERAT AVTAL OCH GRANSKNINGSSPÅR TILL CRM-ENHET på mallsidan finns tre dokumenttyper som är tillgängliga via en nedrullningsbar listruta:

• Signerad PDF – Det signerade dokumentets fullständiga text. Det här är en kopia av det auktoritativa originalet som finns på Adobe Acrobat Signs servrar.
• Granskningsspårning – En fullständig uppräkning av alla större händelser (signering, delegering, osv.) och associerade metadata (tid/datum, IP-adress, osv.)
• Kombinerad PDF – Båda dokumenten kombineras i en PDF och bifogas

Du kan bifoga en eller flera filer till en relaterad enhet, men du måste mappa dem individuellt.

Så här mappar du en bifogad fil:

• Välj Dokumenttyp i den nedrullningsbara listrutan
• Markera enheten som du vill skicka dokumentet till i den nedrullningsbara listrutan Bifoga till CRM-post.
  • Det är bara enheter som har en definierad relation till den överordnade enheten som visas
• Klicka på Lägg till

De bifogade filernas relationer visas under konfigurationsinställningarna.

Ta bort en bilaga

Så här tar du bort posten för en bilaga:

• Markera de poster som ska tas bort genom att markera rutan till vänster om posterna
• Klicka på ikonen för fler kommandon och välj alternativet Ta bort

Som Adobe Acrobat Sign-administratör i Dynamics-miljön har du behörighet att skapa avtalsmallar som kan förkonfigurera de flesta avtalsfält, bifoga filer och koppla avtalet till relevant datamappning.

Mallar är knutna till en Dynamics-enhet och blir tillgängliga för avtal som skickas från den enheten när de markeras som Aktiva.

Som med datamappning finns det två åtkomstpunkter för att konfigurera en ny avtalsmall:

Det första alternativet är att navigera  till: Adobe Acrobat Sign >Avtalsmallar

Detta laddar in sidan Avtalsmallar, på vilken du kan granska, redigera eller radera alla befintliga mallar.

• Klicka på +Ny i det övre vänstra hörnet av skärmen för att öppna en ny mall.

Den andra metoden är att klicka på länken Skapa ny avtalsmall på sidan Administratörsinställningar.

Denna länk hoppar över listorna med avtalsmallar och öppnar sidan Ny avtalsmall direkt.

När sidan Ny avtalsmall öppnas:

• Ange ett intuitivt namn för mallen, så att användare vet när de ska använda den
• Identifiera vilken enhet som mallen ska knytas till.
  • Det går inte att ändra enhet senare
  • När enheten är vald sparas mallen och den fullständiga avtalsmallen laddas in

Avtalsmallen har fyra flikar med redigerbara värden som du kan konfigurera:

• Mallinformation – Definierar relationen mellan huvudobjekten och om mallen är aktiv
• Mottagare – Möjliggör en förkonfigurerad signaturväg för mallen
• Avtalsinformation – Innehåller elementen i det enskilda avtalet
  
• Relaterat – En lista över relaterade objekt

Mallinformation

Mallinformationen visar relationen mellan mallen, enheten och datamappningen för den här mallen.

Mallens namn visas längst upp i en stor teckenstorlek

• Mallnamn – Mallens namn. Samma namn som visas längst upp på sidan
• Primär enhet – Mallar är kopplade till en enskild enhet i Dynamics. Den angivna enheten är den enda enheten som visar mallen
  • Värdet är låst när avtalet har skapats
• Datamappning – Fältet anger namnet på datamappningen som är bunden till mallen.

• Aktiv – Kryssrutan anger om mallen kan väljas av användare när de skickar från den primära enheten
• Skicka med ett klick – När det här alternativet är aktiverat skickar mallen avtalet automatiskt när mallen väljs. 
  • Till  exempel:  Du har en NDA-mall som är utformad med Kontakt som den primära enheten och mottagarsektionen är konfigurerad för att importera kontaktens e-postadress.
    • Avsändaren behöver bara välja NDA-mallen från den kontakt som de vill skicka den till. Konfigurationsfasen ignoreras och avtalet skickas utan ytterligare åtgärder.
    • Om ingen mottagare har konfigurerats kommer Med ett klick att ignoreras och avtalet öppnas för manuell konfiguration

Mottagare

Avsnittet Mottagare innehåller listan och signeringsordningen för mottagare som du vill konfigurera i förväg för mallen.

Mottagare – Du kan hårdkoda en mottagarlista i en mall genom att klicka på ikonen för Ny mottagare längst upp till höger i fönstret. En nedrullningsbar meny öppnas och visar konfigurationsalternativen.

• Som standard lämnas mottagarlistan tom för att avsändaren ska fylla i den manuellt när avtalet konfigureras
• För att lägga till en standardmottagare måste du uttryckligen klicka på Ny mottagare och sedan spara standardvärdena som visas med alternativet Skapa från primär enhet aktiverat

• Alternativet Åsidosätt standardverifiering gör det möjligt att kringgå standardverifieringsmetoden (anges i avsnittet Säkerhet) och använda en annan verifieringsmetod för en specifik mottagare.

• För att lägga till fler mottagare (t.ex. en intern kontrasignaturprocess) eller mottagare som inte deltar i signeringsprocessen ska du endast avmarkera rutan Skapa från primär enhet och ange mottagaren. Det är ett bra alternativ för att skicka kopior till grupper som endast behöver hantera de slutgiltiga dokumenten

Avtalsinformation

Avsnittet Avtalsinformation innehåller fyra avsnitt:

• Meddelandeinformation – Avtalsnamnet och det globala meddelande som alla mottagare ser i ”Signera”-e-postmeddelandet
• Bifogade filer – Filerna som skickas för signering
  
• Avtalsalternativ – Alternativ för konfigurering av avtalet
  
• Säkerhetsalternativ – Alternativ för att skydda PDF-filen med ett lösenord

Meddelandeinformation

• Avtalsnamn – Avtalsnamnet är viktigt i meddelandeprocessen och finns både i e-postämnesraden, i fetstil i e-postbrödtexten och i ett mindre teckensnitt genom hela den formaterade texten (markerat i gult nedan)
• Meddelande – Meddelandefältet är ett öppet textfält där du kan ange meddelanden eller instruktioner till signeraren (markerat i grönt nedan)

Bifoga filer

I det här avsnittet kan du bifoga en fil till avtalet i förväg. Om du till exempel skapar en mall för en NDA kan du bifoga företagets NDA-fil direkt i mallen, vilket innebär att avsändaren kan hoppa över det steget.

Avtalsalternativ:

• Förhandsvisa och placera signaturer innan avsändande – När det här alternativet är markerat öppnar avtalet automatiskt redigeringsmiljön så att avsändaren kan placera ut formulärfält
• Avtalet förfaller – Om det här alternativet är markerat anger avtalet ett datum när avtalet förfaller
  • Dagar tills avtalet förfaller – Detta definierar antalet dagar som avtalet förblir signerbart när funktionen Avtalet upphör är aktiverad
• Lägg till startsida efter signering – När det här alternativet är aktiverat kan du bestämma vilken webbadress som mottagare omdirigeras till efter att deras interaktion med avtalet är slutförd
  • Startsida efter signering – Det här fältet innehåller webbadressen för sidan som du vill att mottagaren omdirigeras till när alternativet Lägg till startsida efter signering är aktiverat
  • Fördröjning i sekunder för omdirigering – Ange hur många sekunder omdirigeringen ska vänta innan mottagaren dirigeras till din startsida
    
• Kräv vanlig signering – Använd det här alternativet om signeraren måste signera i avsändarens system eller på en surfplatta utan att ta hjälp av e-post
• Kräv Min signatur – Används när avsändaren ska vara delaktig i signeringsprocessen
  • Avsändaren signerar först, sist eller är den enda signeraren
  • Signeringsordningen ska vara Angiven ordning

• Signeringsordning – Välj mellan två arbetsflöden för att få dina dokument signerade
  • Valfri ordning meddelar de som ska signera samtidigt, och signerare behöver inte vänta på alla andra
  • Angiven ordning följer en strikt sekventiell signeringsprocess i den ordning du anger signerare på avtalet
• Typ av signatur – Välj det signeringsformat som du vill att dokumentet ska signeras i
  • E-SIGNATUR skickar avtalen för att signeras elektroniskt via e-post och mottagaren förväntas signera elektroniskt
  • SKRIFTLIGT levererar dokumenten via e-post där mottagaren skriver ut och signerar dokumentet. Mottagaren måste sedan använda samma e-postlänk för att överföra dokumentet till Adobe Acrobat Sign igen
• Schemalägg påminnelser för mottagare – Anger påminnelser för transaktionen. Påminnelser kan konfigureras för att skickas till den aktuella mottagaren dagligen eller veckovis
• Signeringsspråk – Den här inställningen definierar det språk som ska användas när avtalet skickas till signerare. Alla e-postmeddelanden och uppmaningar/instruktioner på skärmen visas på det språk som valts

Säkerhetsalternativ

I det här avsnittet anges standardverifieringsmetoden för mottagarna och det valfria lösenordet för det slutgiltiga PDF-dokumentet

• Lösenordsskydda signerad PDF – Aktivera den här funktionen om du vill lösenordsskydda det slutgiltiga dokumentet för att förhindra otillåten åtkomst
• ID-verifiering – Definierar andrafaktorsverifiering för autentisering av mottagare
  • E-post – Ingen andrafaktorsverifiering appliceras
  • Lösenord – Alfanumeriskt lösenordsfält som standard. Avsändaren måste uppge lösenordet till undertecknaren
  • Kunskapsbaserad  – Kunskapsbaserad autentisering använder publika databaser för att fråga undertecknaren flera frågor om deras bakgrund för att verifiera deras identitet
  • Webbidentitet – Sociala medier används för att tillämpa en andra autentisering

Med navkontrollpanelen får du snabbt en grafisk rapport över avtalen som är kopplade till din användare.

Du kan gå ned på detaljnivå för elementen i rapporterna och skapa nya diagram som är specifika för delmängder av data.

Sidan delas upp i tre standardavsnitt:

• Avtal efter status
• Avtalsstatus efter månad
• Avtal som skickats den här veckan 

Avtalsavsnittet ger dig en fullständig lista över dina avtal samt möjligheten att sortera avtalen på metadata (status, skapelsedatum, signeringsdatum osv.).

Du kan också skapa nya avtal efter behov.

Användare som har åtkomst till datamappningar kan sortera, granska och redigera mappningar för befintliga data.

Nya datakartor kan också skapas.

Användare som har behörighet till mallar kan granska, sortera och redigera befintliga mallar.

Nya avtalsmallar kan också skapas.

Administratörer i Dynamics har åtkomst till och kan redigera inställningarna på administratörsnivå för Adobe Acrobat Sign-integreringen.

Flera inbyggda CRM-enheter som du kan relatera dina avtal till finns med i Adobe Acrobat Sign-paketet:

• Kontakter
• Konton
• Leads
• Säljprojekt
• Offerter
• Fakturor
• Beställningar
• Kontrakt

Så här gör du om du vill lägga till anpassade CRM-enheter (eller andra inbyggda CRM-enheter) till definitionsområdet.

Låt oss anta att det finns en anpassad CRM-enhet med namnet ”Kund”.

• Navigera till Inställningar > Anpassning

Sidan Anpassning visas

• Klicka på alternativet Anpassa systemet

Sidan Standardlösning öppnas i ett nytt fönster

I den vänstra menyn under Komponenter

• Expandera listan Enheter
• Hitta den anpassade enheten (i detta fall ”Kund”) och expandera den
• Enkelklicka på enhetens namn för att se fälten och kontrollerna

• Kopiera värdet från fältet Namn (i detta fall är värdet ”ny_kund”). 
  • Det är den anpassade enhetens namn i det interna systemet.
• Navigera till alternativet 1:N-relationer under din anpassade enhet
  • Klicka på knappen Ny 1:N-relation

Ett nytt fönster för Relation öppnas

Skapa en ny relation:

1. Välj Avtal i fältet Relaterad enhet
   • Fältet Namn ändras till {entityName}_adobe_agreement 

 2. Klistra in namnet på den anpassade enheten (i vårt fall ”ny_kund”) i fältet Visningsnamn.

• Värdet i fältet Namn ändras till ”ny_” + {entityName} + ”ID”. (new_new_customerID)

 3. Klicka på Spara och stäng

• Fönstret Relation stängs
• Klicka på Publicera alla anpassningar överst på sidan 1:N-relationer