Adobe Sign för SharePoint online – användarhandbok

Med Adobe Sign-integreringen för Microsoft® SharePoint får du en lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer.

Adobe Sign-integreringen för Microsoft® SharePoint har utvecklats som ett tilläggsprogram för SharePoint som kan användas för att:

• Skicka ett avtal från valfritt SharePoint-dokumentbibliotek eller valfri SharePoint-lista för signatur.
• Skicka dokument till en enskild mottagare eller till en grupp mottagare från ett dokumentbibliotek eller anpassade SharePoint-listor.
• Mappning av data från SharePoint-listor eller ett dokumentbibliotek till dokument med kopplingsmappningen när dokumenten skickas för signering.
• Mappning av data från formulärfält i det signerade avtalet till textkolumner i SharePoint-listor och som ett dokumentbibliotek via datamappning. När dokumentet signeras uppdateras dess status automatiskt. 
• Arkivera alla signerade avtal i SharePoint.
• Lägga till hanteringssidan för Adobe Sign som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal.

Se Installationshandbok för Adobe Acrobat Sign för Microsoft® SharePoint.

Webbläsare som stöds

• Edge – aktuell version
• Chrome – aktuell version
• Firefox – aktuell version
• Safari – aktuell version

Edge-webbläsare

För att SharePoint-tilläggsprogram ska fungera krävs viss konfigurering av betrodda webbplatser i Micorsoft® Edge.  Internet Explorer 11 och tidigare stöds inte.

Dessutom måste användare av Microsoft® Edge uttryckligen redigera betrodda webbplatser för att inkludera följande webbadresser:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Så här redigerar du betrodda webbplatser:

1. Öppna Edge-webbläsaren och tryck sedan på Windows® + S på tangentbordet.
2. I sökfälten skriver du Internetalternativ.
3. Från menyn Internetalternativ väljer du fliken Säkerhet.
4. Välj ikonen Betrodda platser.
5. Välj Webbplatser.
6. Ange en av webbadresserna som anges ovan och välj Lägg till.
7. Upprepa steg 6 för varje webbadress.
8. När du är klar stänger du menyn Internetalternativ.

Använda Adobe Sign-funktionerna

Adobe Sign är ett tilläggsprogram som installeras av SharePoint-administratören. Som användare ser du fliken Adobe Sign längst upp på din SharePoint-webbplats.

Om du klickar på fliken Adobe Sign visas menyfliksområdet med alla funktioner som är tillgängliga i Adobe Sign.

Menyfliksområdets ikoner är otillgängliga tills du klickar inom en dokument- eller listwebbdel eller markerar ett dokument.  När du klickar till webbdelen aktiveras menyfliksområdets ikoner.

Menyfliksområdet/menyraden består av fem ikoner:

• Skicka för signering
• Avtalsstatus
• Biblioteksmall
• Hantera avtal
• Inställningar

Av dessa är de fyra första de åtgärder som du kan komma att använda regelbundet för att skapa och skicka avtal.

Med den sista ikonen, Inställningar, kan du definiera din personliga avtalsmall. När du har definierat den är det inte så troligt att du går tillbaka till sidan, såvida du inte vill ändra mallen. Därför börjar vi där.

Definiera dina personliga inställningar

Med dina personliga inställningar kan du definiera ett standardnamn för avtal och ett standardmeddelande för alla avtal som du skickar från SharePoint med hjälp av Adobe Sign-appen.

I fältet Avtals namn (max. 255 tecken) kan du ange valfri sträng som identifierar avtalet.  Den här strängen fylls i ämnesraden för mottagarens e-postadress (markerat i gult nedan) och används även som namnets värde på sidan Hantera. Att tillhandahålla ett unikt och meningsfullt avtalsnamn hjälper dina mottagare att lättare identifiera din e-post och kan förbättra din förmåga att söka efter avtalet om det behövs.

Avtals meddelandet är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Meddelandet visas på e-postmeddelandet Granska och signera som skickas till alla mottagare och bör inte användas som de personliga anteckningar som du kan bifoga till respektive mottagare.

Dokumentmallar för anpassade listor

Precis under fälten för standardnamn på avtal och standardmeddelande finns två inställningar som styr hur dokument kan bifogas när du skickar ett avtal från en lista.

Som standard kan avsändaren välja ett dokument i SharePoint.

Det finns två tillgängliga alternativ för användare som vill ändra standardinställningen:

► Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor – när det här alternativet är aktiverat åsidosätter avsändaren möjligheten att bifoga ett dokument från SharePoint. I stället visas alternativen för bifogning av filer enligt konfigurationerna i Adobe Sign-systemet.  Det kan inkludera ett eller flera av följande alternativ:

o Bifoga från det lokala systemet

o Bifoga från Adobe Sign-mallbiblioteket

► Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat minns SharePoint vilken fil du bifogar och bifogar automatiskt filen till nästa avtal som du skapar från en lista och åsidosätter steget för val av fil.  Det passar utmärkt om du använder samma dokument många gånger.

Skicka ett avtal

Påbörja avtalet

Att skicka avtal och samla in signaturer är huvudsyftet med Adobe Sign, och i SharePoint-miljön finns det fyra metoder för att påbörja processen:

• Skicka från menyfliksområdet eller menyn
• Skicka via högerklick
• Skicka från listor via menyfliksområdet eller menyn
• Skicka från listor via högerklick

Alla dessa fyra alternativ öppnar konfigurationssidan där du kan definiera mottagare samt signaturordning om mer än en signatur behövs.

Skicka från menyfliksområdet/menyn

Om du vill bifoga flera SharePoint-dokument skickar du från menyfliksområdet:

1. Välj vilka dokument som ska skickas genom att markera kryssrutan till vänster om dokumentnamnet.

2. Klicka på fliken i menyfliksområdet längst upp på sidan.

3. Klicka på ikonen Skicka för signering.

○ Alla markerade dokument bifogas automatiskt.

Skicka via högerklick

Om du skickar genom att högerklicka kan du snabbt skicka valfritt dokument i en lista över dokument, men endast den enskilda filen bifogas till avtalet:

1. Högerklicka på dokumentet som du vill skicka för signering.

2. Välj Avancerat i popup-menyn.

3. Välj Skicka för signering på undermenyn.

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn.

Skicka från listor

Att skicka från en lista kan utföras med antingen menyfliksområdet eller högerklicksmenyn.

Skicka från Listor via menyfliksområdet eller menyn

1. Klicka på listposten som du vill använda.

2. Klicka på Adobe Sign på menyfliksområdet eller menyn.

3. Välj Skicka för signering på rullgardinsmenyn.

Skicka från listor via snabbmeny

1. Högerklicka på listposten som du vill använda

2. Välj Skicka för signering på menyn.

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn.

Sidan uppdateras och visar vyn Filer:

3. Välj en fil.

4. Klicka på Bifoga.

Om du har aktiverat Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor åsidosätter du SharePoint-fönstret för bifogande av filer och går direkt till sidan för konfiguration av avtal.  I det här fallet måste du använda Filavsnittet för att lägga till dokumenten för signatur.

Det finns två viktiga funktioner att komma ihåg:

► Om du har aktiverat Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor bifogas den senaste filen som användes för den här listan automatiskt.

o Om du behöver bifoga en annan fil måste du inaktivera Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor.

► Den returnerade PDF-filen med den signerade kopian (och eventuellt granskningsspåret) bifogas till listobjektet som en bifogad fil, istället för att skickas till en ny mapp.

o Om en dokumentlagringsmapp har definierats av SharePoint-administratören, skickas PDF-filen till den mappen istället.

Konfigurera avtalet

När ett nytt avtal är öppet visas konfigurationssidan, som kan visas i fyra åtgärdsspecifika avsnitt:

A. Mottagare – de personer som interagerar med avtalet

B. Meddelande – namnet och det globala meddelandet för avtalet

C. Alternativ – valfria funktioner som rör avtalet

D. Filer – de faktiska dokument/filer du behöver få signerade/godkända.

o Observera att dokumentet som du använde för att påbörja sändningsprocessen automatiskt bifogas till avtalet.

Avsnittet Mottagare

Varje mottagare skapas med fem element:

A. Signeringsindex – Detta värde anger mottagarens relativa position i signaturcykeln när ett sekventiellt arbetsflöde väljs.

B. Roll – Definierar hur mottagaren kan interagera med dokumentet. Roller aktiveras av kontoadministratören så du kanske inte ser alla alternativ:

○ Signerare (standard) – mottagare som förväntas tillämpa minst en signatur.

○ Godkännare – mottagare som granskar och godkänner dokumentet, men som juridiskt inte behöver signera.

○ Accepterande part – en accepterande part fungerar i praktiken på samma sätt som godkännare, men den huvudsakliga skillnaden är att granskningsrapporter anger att de accepterar avtalet respektive godkänner dokumentet.

○ Certifierade mottagare – certifierade mottagare kan ha noll (0) formulärfält tilldelade till sig. Under signeringsprocessen uppmanas de att antingen delegera, avvisa eller bekräfta avtalet.

○ Formulärifyllare – speciellt utformat för kunder som behöver fylla i formulärinnehåll under signeringsprocessen, men som saknar system för att programmässigt skapa anpassade dokument eller skicka fältinnehåll från en databas till formuläret.

○ Delegerande – rollen som delegerande är utformad för arbetsflöden som kräver att en person bestämmer vem som är rätt person att signera eller godkänna dokumentet. Det finns en delegeringsversion för var och en av de andra rollerna.

C. E-postadress – Vem är mottagaren? Detta bör vara en personlig e-postadress.

○ Lägg till mig – avsändaren kan lägga till sig själv i signaturcykeln genom att klicka på länken Lägg till mig längst upp till höger i avsnittet Mottagare.

○ Lägg till mottagargrupp – Ibland kan en mottagare i signaturcykeln vara en av flera personer. Det kan till exempel vara så att någon från den juridiska avdelningen måste signera, men det kan vara vem som helst utav fem olika personer. Med mottagargrupper kan avsändaren ange alla fem möjliga signerare, men endast en av de fem behöver faktiskt signera. (Se mottagare 3 i bilden ovan.)

D. Verifieringsprocess – Hur bör mottagaren kontrolleras?

○ E-post (standard) – autentiseringen baseras på åtkomst till e-postlådan.

○ Lösenord – ett avsändargenererat alfanumeriskt lösenord som måste kommuniceras till mottagarna utanför bandet.

○ Socialt nätverk – autentisering till ett socialt nätverk som tillhör en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn.

○ KBA (endast USA) – kunskapsbaserad autentisering kräver att mottagaren anger sitt socialförsäkringsnummer och genererar sedan flera icke-triviala frågor baserat på allmänna databaser.

○ Telefon – kräver att avsändaren anger mottagarens telefonnummer så ett en SMS-kod kan skickas när en signatur behövs.

E. Privat meddelande (valfritt) – avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare som visas när mottagaren visar avtalet. Det här alternativet måste aktiveras av kontoadministratören i Adobe Signs användargränssnitt.

Länken Visa kopia precis under mottagarlistan visar ett fält där du kan kopiera (CC) vilken e-postadress som helst som du vill ska kunna se avtalet, utan att de har interaktiv åtkomst.

Precis ovanför listan med mottagare finns ett reglage där du ombeds välja det grundläggande arbetsflödet för signaturordningen:

○ När Slutför i ordning är aktiverat (såsom visas ovan) indexeras mottagarna och en sekventiell signeringsprocess observeras från ett signeringssteg till nästa.

○ Om Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat numreras inte mottagarna och de kan signera parallellt.

Meddelandeavsnitt

Meddelandeavsnittet innehåller två fält som kan förbättra dina resultat betydligt, och om du har konfigurerat din egen mall fylls fälten automatiskt i med de värden som du har definierat.

I fältet Avtals namn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. 

Avtals meddelande är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer.

Alternativavsnitt

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över dokumentet efter att det har skickats:

► Lösenordskyddat – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen.  Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Adobe Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte!

► Tidsgräns för slutförande – klicka i fältet Slutförandedatum för att visa ett popup-kalendergränssnitt. Markera det datum då avtalet förfaller och inte längre kan fyllas i. Dokumentets förfallodatum måste aktiveras av kontoadministratören innan den här funktionen tillgängliggörs.

► Ange påminnelse – Ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna meddelas.

► Signaturtyper – Det här alternativet definierar den förväntade signeringsprocessen:

o Elektronisk – Det här alternativet försöker samla in en elektronisk signatur från avtalets alla signerare.

o Skriven – när du behöver få en fysisk signatur uppmanar det här alternativet signerarna att skriva ut dokumentet, signera det fysiskt och sedan ladda upp det till Adobe Sign-systemet igen. (Instruktioner som skickas till signerare när de öppnar avtalet) Arbetsflödet för skriven signatur måste aktiveras av kontoadministratören innan det tillgängliggörs för användning.

► Mottagarens språk – Välj vilket språk som ska användas under signeringsprocessen och i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna.

o Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.

Filavsnitt

Om ditt SharePoint-konto är konfigurerat för att tillåta externa dokument är det i filavsnittet som du bifogar dokumenten till transaktionen. Om du påbörjade processen med ett SharePoint-dokument bör den filen redan vara bifogad.

Adobe Sign kombinerar alla dokument för signeringsprocessen i en PDF-fil och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från antingen Adobe Sign-biblioteket eller laddas upp från det lokala systemet genom att söka efter filen eller dra och släppa den.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF och HTML.

Förhandsgranska och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält.  Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dokumentet efter behov. 

Om du inte använder utformade mallar ska du åtminstone placera ut signaturfälten. Det finns många andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär om du vill.

Spåra dina avtal

Avtalsstatus

När ett avtal har skickats följer du enklast förloppet på sidan Avtalsstatus, som du når via ikonen Avtalsstatus på Adobe Signs menyfliksområde.

Du kan enkelt söka efter alla skickade avtal med ett SharePoint-dokument eller en lista genom att:

1. Hitta och välj dokumentet/listobjektet du vill söka mot.

○ Flera dokument kan väljas.

2. Klicka på alternativet Avtalsstatus (antingen i menyfliksområdet eller i snabbmenyn).

Om du inte markerar specifika dokument eller listobjekt att söka efter, returnerar SharePoint alla avtal från alla dokument/objekt i biblioteket eller listan som initierats av användaren.

Om användaren klickar på ikonen Avtalsstatus i menyfliksområdet på startsidan returnerar SharePoint alla dokument som initierats av användaren i hela webbplatssamlingen.

Filtrering

Om du vill filtrera avtalen i den aktuella vyn kan du använda fältet Sök längst upp till höger på sidan.  Det här sökfältet söker efter valfri strängstam i alla fält och returnerar alla matchningar:

Ta bort avtalsposten

Allra längst ut till höger på sidan Avtalsstatus finns ikonen Ta bort.  Den här åtgärden tar bort avtalsposten i SharePoint utan att avtalet annulleras eller tas bort i Adobe Sign.  Denna åtgärd bör användas med försiktighet eftersom den kan inte ångras.

Signerade dokument

Beroende på hur SharePoint-administratören har konfigurerat lagringen av signerade avtal skickas signerade dokument (och eventuellt granskningsspår) tillbaka till antingen:

► En global mapp – alla slutförda dokument finns i den här mappen om konfigurationen är gjord på detta sätt.

► En ny mapp för signerade avtal i källbiblioteket – om ingen global mapp identifieras skapas en ny mapp med namnet Signerade avtal i dokumentbiblioteket som avtalet skapades/skickades från. För alla slutförda avtal som skickas från ett visst bibliotek returneras de slutförda PDF-filerna till samma mapp för Signerade avtal.

► Bifogade till listobjektet – om du har skickat ett avtal från ett listobjekt finns de bifogade filerna i listan.

Hantera avtal

Ikonen Hantera avtal öppnar en annan vy över avtalen kopplade till din användare där det finns fler alternativ.  Sidan Avtalsstatus visar en enkel vy av alla avtal med möjlighet att uppdatera deras status medan vyn Hantera avtal visar en djupare inblick i avtalen och fler alternativ för att ändra avtalsegenskaperna.

Struktur på sidan Hantera

Sidan Hantera har många inbäddade funktioner att utforska. För enkelhetens skull kan de delas in i tre funktionsområden:

A. Innehåll och filter

B. Avtalslista

C. Avtalsverktyg

Innehållsfilter

Det finns fyra alternativ för innehåll/filter på sidan Hantera:

Avtalslista

Avtalslistan visar de enskilda avtal som överensstämmer med det innehåll du har valt och som har minskats med de filter du har valt.

Varje avtal visar:

Mottagare - Den aktuella mottagaren (om avtalet bearbetas) eller den första mottagaren (när avtalet har slutförts, avbrutits eller upphört).

• Mottagarens namn visas när det är känt. Mottagarens e-postadress visas när namnet är okänt

Avsändare - Avtalets avsändare.

Titel - Avtalets namn.

Status - Den aktuella statusen som avtalet relaterar till i signaturcykeln. (I exemplet nedan används alternativet Alla, och flera statusar visas)

Ändrat - Avtalets senaste ändringsdatum.

Standardsorteringsordningen för innehåll är avtalets senast ändrade datum.

Du kan emellertid klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera datauppsättningen efter det värdet.

Avtalsverktyg

Du visar avtalsverktygen genom att klicka på ett avtal eller en mall:

Den högra listen öppnas och visar verktygen för att komma åt eller ändra avtalet (eller biblioteksdokument/webbformulär/massutskick):

Visa och signera – endast tillgängligt för avtal som väntar på dig

Öppna avtal/mall/webbformulär/massutskick – öppnar objektet för en fullständig vy av dokumentet.

• Avtal visar avtalets aktuella status, oavsett var det befinner sig i signaturcykeln.
• Mallar visar de basdokument som används för att skapa mallen 

Använd mall - Endast mallar (biblioteksdokument).  Det här alternativet startar ett nytt avtal med mallen som redan är bifogad.

Hämta kod - Endast webbformulär. Det här alternativet öppnar en sida där användaren kan kopiera HTML- eller skriptkoden för webbformuläret

Redigera mall/webbformulär - Används för att redigera mallen

Påminnelse - Används för att ange en påminnelse för den aktuella mottagaren

Avbryt - Avbryter avtalet

Ladda ned PDF - Hämtar en PDF-kopia av avtalet i dess nuvarande skick.

• Överordnade mallar hämtar en PDF-kopia av originaldokumenten som används för att skapa mallen

Hämta revideringsrapport - Hämtar granskningsrapporten för avtalet

Hämta formulärfältdata - Hämtar en CSV-fil med fältinnehållet för ett slutfört avtal

• Överordnade mallobjekt hämtar en CSV-fil med fältnivåinnehåll för alla underordnade avtal som har slutförts

Ändra avtal - Används för att redigera dokumenten i ett avtal och/eller fälten som har placerats i dokumentet.

• Det här alternativet är bara tillgängligt tills den första mottagaren utför sin åtgärd.

Ta bort - Endast mallar (biblioteksdokument). Tar bort mallen från systemet. Detta är en oåterkallelig åtgärd

Dölj avtal/webbformulär/massutskick – döljer objektet från användarens vy.  Den här åtgärden tar bara bort objektet från vyn, ingen annan åtgärd utförs

Dela - Låter användaren dela objektet explicit med en annan användare.  Det går inte att ångra den här åtgärden

Anteckningar - Används för att tillämpa personliga anteckningar på objektet

Ladda ned enskilda filer - Används för att ladda ned de enskilda filerna, om flera filer använts för att skapa avtalet/mallen

Visa aktivitetsrapport – endast massutskick. Med det här alternativet skapas en sammanfattning av massutskicksförloppet, där listan över mottagare delas in i kategorier som matchar signaturstatusen för avtalet

Ersätt aktuell mottagare - Endast tillgängligt för avtal som användaren har skickat. Användaren kan ersätta den aktuella mottagaren för ett avtal

Aktivitet - En löpande lista över händelser som har inträffat med avseende på avtalet. Börja med en Skapa-händelse, logga varje mottagares aktiviteter och avsluta med statusen slutfört/avbrutet/utgånget

Snabblänkar till vanliga åtgärder

Nedan följer en snabbreferens över de vanligaste åtgärderna som du kan behöva använda, följt av en översikt av sidan Hantera och dess huvudfunktioner.

Biblioteksmallar (dokument)

Med ikonen Biblioteksmallar på Adobe Signs menyfliksområde kan du skicka ett SharePoint-dokument till redigeringsmiljön i Adobe Sign, där du kan placera ut formulärfält och sedan spara det fältaktiverade formuläret i ditt Adobe Sign-bibliotek.

Så här skapar du en dokumentmall:

1. Klicka på dokumentet som du vill bygga in i en mall.

2. Klicka på ikonen Biblioteksmall på menyfliksområdet (eller högerklicka och välj ett alternativ på menyn).

○ Adobe Signs redigeringsmiljö öppnas och hela dokumentet visas.

3. Placera ut de fält som behövs i dokumentet.

○ Om du skapar en mall som behöver indata/signaturer från två personer placerar du ut alla fält för den första mottagaren.  Ändra sedan fältet Mottagare till Deltagare 2 och placera sedan ut fälten för den andra signeraren/godkännaren.

Obs! När du skapar en mall via redigeringsmiljön kan du skapa dokument för upp till 99 mottagare. Om du vill lägga till fler än tre mottagare klickar du på Lägg till ny deltagare högst upp i deltagarlistan.

4. Klicka på Spara i det nedre högra hörnet när mallen är klar.

○ Mallen sparas då i Adobe Sign-biblioteket.  

Adobe Sign-tilläggsprogrammet har två automatiseringsfunktioner som SharePoint-administratören kan konfigurera. Om funktionerna nedan är värdefulla för din process kontaktar du SharePoint-administratören för att diskutera hur du bäst använder dem.

Dokumentlagring för signerade avtal på hela platsen

Administratörer kan konfigurera en central mapp där alla signerade avtal (och eventuellt de tillhörande granskningsspåren) kan lagras. Detta inkluderar dokument från bibliotek och listor.

Om en central mapp för signerade dokument inte har definierats, returneras alla signerade avtal till dokumentbiblioteket som de skickades från. 

En ny mapp med namnet ”Signerade avtal” skapas i biblioteket.

För avtal som skickats från listor bifogas PDF-filen med de signerade avtalen (och eventuellt granskningsspåren) till listobjektet.

Sammanfoga fältmall

Adobe Sign har stöd för möjligheten att skapa dokument med fält som kan fyllas i av SharePoint-listor. 

Dessutom kan mallar skapas som uppdaterar innehållet i listor från fältinnehållet som registrerats i ett undertecknat avtal.