Användarhandbok Avbryt

Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics Online: Användarhandbok

Sök

Senast uppdaterad den 17 maj 2024 | Gäller även Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign-integreringar
Nyheter
Produktversioner och livscykel
Acrobat Sign för Salesforce
Acrobat Sign för Microsoft
1. Acrobat Sign för Microsoft 365
  1. Installationshandbok
2. Acrobat Sign för Outlook
  1. Användarhandbok
3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
  1. Användarhandbok
4. Acrobat Sign för Teams
5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
  1. Användarhandbok
  2. Versionsinformation
6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
  1. Användarhandbok
  2. Versionsinformation
7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint
Acrobat Sign för ServiceNow
Acrobat Sign för HR ServiceNow
1. Installationshandbok (Utgången)
Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
Acrobat Sign för Workday
Acrobat Sign för NetSuite
1. Installationshandbok
2. Versionsinformation
Acrobat Sign för SugarCRM
Acrobat Sign för VeevaVault
Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
1. Installationshandbok
Acrobat Sign för Zapier
Utvecklingsdokumentation för Acrobat Sign

Översikt

Adobe Acrobat Sign integration med Microsoft Dynamics erbjuder en plug-and-play-lösning för att få signaturer för formulär, kontrakt, avtal eller något dokument. Acrobat Sign för Dynamics 365 CRM integrering har följande fördelar:

En inbyggd Acrobat Sign-funktion i CRM-registret såsom kontakter, konton, leads, affärsmöjligheter, beställningar, fakturor, offerter, avtal och alla anpassade CRM-enheter, enligt administratörernas definition.
Påskyndar processen för offert till kontanter genom att skicka avtal direkt från Dynamics.
Slår ihop data från Dynamics-enheter (som konton och kontakter) till avtal och skickar data som samlats in från signerare under signeringsprocessen tillbaka till Dynamics.
Aktiverad på mobila enheter via försäljningsnavet (är tillgänglig i Dynamics 365 version 9.0. och senare).
En Signeringsflexibilitet som gör det möjligt för mottagarna kan signera var som helst, när som helst och på alla enheter.
Spårning av dokument som har skickats ut för signering från Dynamics.
Eliminerar de manuella stegen i hela processen.

Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics Online: Användarhandbok förklara hur du använder Acrobat Sign för Microsoft Dynamics CRM-integrering (version 9.0 online och senare). Den ger instruktioner om hur du:

Få åtkomst till Acrobat Sign inuti Microsoft Dynamics CRM-miljön
Skicka avtal för signering
Titta på och hantera avtal via Acrobat Sign-hubbar
Kontrollera avtalsstatus
Uppdatera status, skicka påminnelser och avbryt avtal

Få åtkomst till Acrobat Sign

Acrobat Sign är installerad av Dynamics-administratören och åtkomst beviljas via säkerhetsroller.

Acrobat Sign Hem sida ger åtkomst till de viktiga funktionerna och funktionaliteter.

Bannern Välkommen innehåller en Läs mer -länk som öppnar användarhandboken (det här dokumentet) och är tillgänglig tills användaren börjar generera avtal.

När du skapar ett avtal visas välkomstmeddelandet och länken Läs mer ersätts av länkar till filter för avtal.

Du kan se nuvarande avtal eller skicka ett nytt avtal för signering med följande alternativ:

Pågående avtal – det visar en lista över alla avtal som har skapats av användaren och som pågår just nu.
Väntar på dig – Det visar en lista över avtal som för närvarande väntar på din uppmärksamhet som en mottagare.
Begär signaturer – Gör att du kan skapa ett nytt avtal och skicka det för signering.

Obs! Om du inte ser Acrobat Sign-alternativet på din huvudsida kontakta din Dynamics-administratör och begär användaråtkomst.

Microsoft Dynamics-administratörer har åtkomst till följande administratörsverktyg på startsidan:

Skapa nya datamappningar – En genväg till datamappningar skapar sidan
Skapa en återanvändbar mall – En genväg till avtalsmall skapande sidan
Bevilja användaråtkomst – En genväg till Säkerhetsroller sidan av användarhandboken för installation

Titta på nyheter, varningar och felmeddelanden

På Acrobat Sign-startsidan rapporterar nyheter, varningar och fel när det är tillämplig. Du kan se meddelandeinformationen och stänga meddelandena.

Skicka avtal för signering

Du kan skapa och skicka avtal för signering på ett av de följande sätten:

Via Dynamics-enhet
Via + (Ny) meny
Via Avtalsidan

Att skicka avtal via Dynamics-enhet:

Gå till en enhetsregistret (t.ex. Säljprojekt eller Konto) i Dynamics CRM och välj att öppna den.
I den övre menyn välj (fler kommandon menyn) > Begär signaturer.

Detta öppnar enhetsregistret som ett nytt avtal.
På Nytt avtal sidan som öppnas konfigurerar du avtalsinformationen enligt beskrivningen nedan.
Under Mottagare:
1. För att lägga till en eller flera signerare välj + Lägg till mottagare.
2. I Skapa snabbt: Mottagare dialogrutan som öppnas:
  
  I fältet Mottagartyp markera en av följande mottagartyper:
  Ny - När mottagaren inte är ett känt värde i Dynamics
  Kontakt - För mottagare som är definierade kontaktenheter i Dynamics
  Lead - För mottagare som definieras som Leads i Dynamics
  Användare - Detta beskriver interna användare i din Dynamics-miljö
  
  För nya mottagare anger du hela namnet på mottagaren, e-postadress och roll.
  
  Vid behov ange metoden för identitetsverifiering.
  
  När du är klar välj Spara och stäng.
3. För att lägga till dig själv som signerare väl + Lägg till mig. Det lägger till en rad för mottagare med dina användaruppgifter.
4. Under Mottagarroll fältet markerar du en av följande roller för varje mottagare:
  
  Signeraren (standard): Signeraren måste göra minst en signatur i avtalet.
  
  Godkännaren: Godkännaren behöver inte signera avtalet (även om de kan göra det om ett signaturfält visas), men de måste aktivt godkänna avtalet, vilket är en loggad händelse.
  
  CC: Parter som får kopior (CC) inkluderas i avtalets aviseringsprocess men deltar inte i avtals- eller signeringscykeln.
5. Under Autentisering fältet markerar du en av följande autentiseringsmetoder för varje mottagare:
  
  E-post: Är standardvärdet och det kräver att mottagaren får åtkomst till avtalet via sin e-postlänk.
  
  Acrobat Sign: Det kräver att mottagaren verifierar sig till Adobe identitetssystem. Avtal som endast har signerats av avsändaren måste ha Identitetsverifiering inställt till Acrobat Sign.
  
  Telefon: Ett meddelande skickas till mottagaren med en kod som de måste ange. När mottagaren konfigureras måste avsändaren ange mottagarens telefonnummer.
  
  Lösenord: Avsändaren måste separat dela lösenordsinformationen med mottagaren så att mottagaren kan verifiera sin identitet.
  
  Kunskapsbas: USA-baserade användare kan verifiera mottagarens offentliga information (och eventuellt deras amerikanska personnummer) för att kunna ställa ett antal frågor.
6. Om du vill ange att mottagarnas signering ska ske i en viss ordningsföljd markerar du Signera i ordningsföljd i kryssrutan. Avtalet skickas i den ordning som mottagarna listas i Mottagare avsnittet.
  För att ändra signeringsordning för en mottagare markerar du fältet Signeringsordning på mottagarraden och redigera sedan ordningsföljdsvärdet. Det gör att ordningen justeras automatiskt för andra mottagare.
7. När det är klart, välj Spara.
I avsnittet Filer, markera + Lägg till filer och välj sedan önskad fil från en av följande platser:
- Den här datorn.
- Mallar: Det ger åtkomst till de mallar som har uppladdats till ditt Acrobat Sign-konto.
- Bifoga fil från Acrobat Sign biblioteket: Det är endast tillgängligt när du skapar ett nytt avtalsdokument och inte när du skapar en mall. Endast administratörer kan lägga till dokument i ett bibliotek.
Obs: Alla bifogade filer slås samman till en PDF-fil för signeringsprocessen. Ordningen som dokumenten ligger i utgår från den ordning du lägger till dem i avsnittet Bilagor. Om du vill ordna om dokumenten väljer du fältet Ordning och uppdaterar dokumentnumret manuellt.
I avsnittet Meddelande fyller du i följande fält:
- Ämne – Ämnet är viktigt i meddelandeprocessen och finns både i e-postämnesraden, i fetstil i e-postens brödtext och i ett mindre teckensnitt genom hela den formaterade texten (markerad i gult nedan).
- Meddelande – Fältet Meddelande är ett öppet textfält där du kan ange meddelanden eller instruktioner till signeraren (markerat i grönt nedan).
I avsnittet Alternativ kan du aktivera någon av följande inställningar efter behov:
- Förhandsgranska och placera signaturer innan du skickar: Öppnar automatiskt avtalet i redigeringsläge för att du ska kunna placera formulärfält.
- Tidsgräns för slutförande: Fastställer ett slutdatum för avtalet.
- Dagar tills avtalet förfaller: Anger antalet dagar som avtalet förblir signerbart när funktionen Avtalet förfaller är aktiverad.
- Kräv personlig signering: Innebär att mottagaren måste signera personligen på avsändarens lokala system eller surfplatta utan att e-post används.
Obs! KBA, Adobe Sign och Telefonautentisering kräver att du aktiverar cookies från tredje part i webbläsaren.
- Lägg till landningssida efter signering: Detta gör att du kan ange en webbadress som mottagare omdirigeras till efter att deras interaktion med avtalet är klar.
- Landningssida efter signering: Det här fältet innehåller webbadressen för sidan som du vill att mottagaren omdirigeras till när alternativet Lägg till landningssida efter signering är aktiverat.
- Fördröjning i sekunder för omdirigering: Den här inställningen, som krävs när en landningssida efter signering anges anger hur lång fördröjningen ska vara mellan signering och det att mottagaren att omdirigeras till den angivna landningssidan.
- Mottagarpåminnelse: Definierar ett påminnelseintervall (dagligt eller veckovist) för transaktionen.
- Signaturtyp: Du kan ange signaturtyperna Elektronisk eller Skriftlig för avtalet.
  Administratörer kan aktivera ett alternativ för mottagarna som gör att de kan välja skriftlig signatur i stället för elektronisk signatur eller tvärtom.
  För skrivna signaturer måste mottagaren hämta dokumentet, signera det fysiskt och sedan ladda upp en skannad bild av det signerade dokumentet.
- Mottagarens språk: Det här alternativet anger vilket språk som används i e-post- och webbgränssnittet för mottagaren.
- Lösenordsskydd: Detta gör att du kan tillämpa ett lösenord på det slutliga dokumentet för att förhindra ej autentiserad åtkomst.
När du har angett alla nödvändiga uppgifter väljer du Skicka avtal i den övre menyraden.

Så skickar du avtal via Dynamics-enhet med hjälp av mallar

Microsoft Dynamics-administratörer kan skapa återanvändbara mallar för alla återkommande processer som har ett förutsägbart arbetsflöde. Mallarna visas i alfabetiskt ordning i undermenyn Begär signaturer.

När du använder en Avtalsmall behöver de fördefinierade fälten fyllas i automatiskt och du behöver bara ange information om avtalsmottagarna, avtalsnamnet och lägga till dokumentet som ska signeras.

Dynamics-administratörer kan skapa en eller flera mallar för Dynamics-entiteter (kontakter, potentiella kunder, konton) som förkonfigurerar avtalet och minskar mängden manuell konfigurering för avsändaren.

Mallar kan nås via ikonen Fler kommandon(…) på menyfliken

Så här skickar du avtal via "+"-menyn (Nytt)

Om du känner till kring vilken typ av enhet en mall är byggd kan du snabbt skapa och skicka ett nytt avtal från menyn "+" (Nytt). Så här gör du:

I den övre menyn väljer du "+"-ikonen (Nytt) > Avtal.
Då öppnas panelen Snabbskapa: Avtal.
Välj Enhet (till exempel Säljprojekt i det här fallet) som associeras med den mall du vill använda.
Den innehåller två uppslag för att du ska kunna välja det specifika objekt som du vill relatera avtalet till och den mall du vill använda.
Välj fältet Välj Säljprojekt och välj en post bland de tillgängliga alternativen.
Välj fältet Välj en mall och välj en mall i listan över associerade mallar.
Välj Spara.

På så sätt skapas avtalet baserat på mallvärdena:

Om mallen inte har någon mottagare eller fil bifogad, skapas avtalet i Utkast-status.
Om det finns en mottagare och en fil bifogad till mallen men utan att Skicka med ett klick har aktiverats, så skapas avtalet i Utkast-status.
Om mallen har en mottagare och en fil bifogad och Skicka med ett klick är aktiverat skickas avtalet automatiskt iväg för signering.

Obs!

Du kan endast använda systemet Snabbskapa för följande standardenheter i Dynamics:

Säljprojekt
Kontakt
Lead
Konto
Kontrakt
Faktura
Ordning
Citat
Användare

Avtal som skickas från anpassade enheter måste börja via menykommandot Begär signaturer.

Titta på och hantera avtal via Acrobat Sign-hubbar

Om ditt företag har distribuerat Adobe Acrobat Sign för Dynamics version 9.2 eller senare har du tillgång till Adobe Acrobat Sign-funktionerna i Dynamics försäljningsnav, Customer Service-nav och fälttjänsterna.

Dessa nav erbjuder samma funktioner med förbättrad formatering och direkt åtkomst för mobiler, surfplattor och andra mobila enheter.

Du kan visa grafiska rapporter om avtal som är associerade med din användare med hjälp av kontrollpanelen i Acrobat Sign. På kontrollpanelen ser du normalt att rapporterna visas i följande tre kategorier:

Avtal efter status
Avtalsstatus efter månad
Avtal som skickats den här veckan

I diagrammen kan du visa detaljerad information om varje element i rapporten. Så här gör du:

Håll pekaren över det element som du vill detaljgranska.
Välj önskat attribut och diagramtyp i dialogrutan som visas.

Den visar nya diagram som är specifika för just den delmängden data.

Du kan använda avtalsnavet för att:

Visa den fullständiga listan över avtal på ditt konto.
Sortera avtalen efter metadata såsom status, datum då de skapades, signeringsdatum med mera.
Skapa nya avtal.
Hantera avtal.

När du har tillgång till Datamappningar kan du sortera, granska och redigera befintliga Datamappningar eller skapa nya Datamappningar.

Användare med systembehörighet till Mallar kan granska, sortera och redigera befintliga mallar. Du kan använda Avtalsmallsnavet för att skapa nya avtalsmallar.

Kontoadministratörer för Microsoft Dynamics har åtkomst till och kan redigera inställningarna på administratörsnivå för Adobe Acrobat Sign-integreringen.

Obs!

Du kan nu förhindra att en signerad dokumentkopia sparas i Microsoft Dynamics genom att aktivera inställningen Blockera åtkomst till avtalsdokument under Konfiguration.

När du aktiverar inställningen ”Blockera åtkomst till avtalsdokument”:

Hindrar det användare från att förhandsgranska eller hämta ett signerat avtal från Dynamics-miljön.
Det inaktiverar automatiskt följande inställningar:
- Bifoga signerade dokument till avtalsenheten
- Bifoga kombinerad granskningsspårning med det signerade avtalet
- Visa förhandsgranskningsbilder för dokument
Detta förändrar inte statusen på befintliga avtal. Tillämpas inställningen endast på avtal som har signerats efter att inställningen aktiverades.
Det tar inte bort de befintliga avtalen från Microsoft Dynamics-miljön.

Kontrollera avtalsstatus

Avtalsstatus anger den aktuella juridiska statusen för avtalet och den uppdateras i Dynamics med jämna avsökningsintervall. Statusvärdena är:

Utkast – Ett avtal som har skapats men som ännu inte skickats.
Skickat för signering – Ett avtal som håller på att signeras.
Signerat/godkänt – Helt ifyllt av alla parter.
Avbrutet – Signeringsprocessen avslutades innan alla signaturer kunde inhämtas.
Utgånget - Ett avtal som inte har slutförts innan det konfigurerade förfallodatumet.

Du kan lätt hitta ett avtal genom att kontrollera enheterna relaterade till den primära enheten som du använde för att skapa avtalet.

Om du till exempel har skapat ett avtal med hjälp av en Kontakt kan du kontrollera vilka enheter som är relaterade genom att gå till kontakten och sedan välja Relaterade > Avtal.

I relationsfönstret visas objektet Avtal som du kan välja för att öppna den fullständiga listan över avtal associerade med enheten.

Om du vill visa status för ett avtal kan du gå till Adobe Acrobat Sign > Avtal.

Alla avtal, oavsett enhet, visas i avtalslistan på sidan Avtal.

För Signerade avtal visas Namn, Avtalsstatus och datum för avtalen.
Avtal som har Avvisats, Skickats för signatur, eller som är Utkast har inte ett Datum för signatur eftersom de inte har slutförts.
Datum för signatur motsvarar det datum avtalet är slutfört och juridiskt signerat. Stegvisa signaturer under signeringsprocessen visas inte.

Uppdatera status, skicka påminnelser och avbryt avtal

Du kan vidta någon av följande åtgärder för osignerade avtal:

Uppdatera status – Göra en aktiv förfrågan till Acrobat Sign-servern som hämtar aktuell status.
Skicka påminnelse – Skickar en e-postpåminnelse till avtalets aktuella signerare.
Avbryt avtal – Avslutar avtalet i systemet och skickar ett meddelande till signeraren.