Consentendo agli utenti di inviare accordi da più di un gruppo, gli amministratori possono associare i modelli libreria, l’autenticazione dei destinatari e i requisiti di firma a un gruppo. Sarà quindi il flusso di lavoro a definire la natura del gruppo, anziché gli utenti del gruppo.

Panoramica

Quando viene creato un accordo, le impostazioni a livello di gruppo determinano in gran parte le risorse disponibili (modelli, flussi di lavoro) e le proprietà dell’accordo applicate dal sistema (branding, ruoli dei destinatari, metodi di autenticazione, protezione e conservazione dei PDF, ecc.).

Se si è limitati a un solo gruppo, ogni singolo ID utente può usare solo un set di impostazioni predefinite, un array di modelli e flussi di lavoro e un concetto di conformità della firma.

Consentendo agli utenti di accedere a più gruppi permette agli amministratori di considerare i gruppi come una raccolta di utenti. I gruppi rappresentano un ambiente per specifici requisiti di firma dei documenti a cui gli utenti possono accedere.

Ad esempio, è possibile progettare un gruppo con un set di regole di firma e distribuzione relative alla conformità molto rigorose, e configurarne un altro per flussi di lavoro e modelli interni con requisiti di autenticazione ridotti. Un utente assegnato a entrambi i gruppi può accedere a tutte le risorse di ciascun gruppo.

Gli amministratori a livello di gruppo possono inoltre gestire più gruppi, il che migliora l’ambito operativo del ruolo di amministratore a livello di gruppo.

Nota:

Questo documento evidenzia le modifiche apportate dalla funzione Utenti in più gruppi a livello di interfaccia e funzionalità per gli utenti. Inoltre presenta gli aspetti di cui gli amministratori devono tener conto in merito al passaggio alla modalità Utenti in più gruppi.

Prerequisiti

Solo gli account di livello Business ed Enterprise possono abilitare la funzione Utenti in più gruppi.
Assicurati che la sicurezza di rete consenta esplicitamente l’accesso per gli endpoint di Acrobat Sign.
Per l’account deve essere abilitata la versione più recente dell’interfaccia per Flussi di lavoro personalizzati, Home e Gestisci.
- Quando per l’account si abilita la funzionalità Utenti in più gruppi, vengono automaticamente abilitate le nuove versioni di queste pagine (se non lo sono già) e vengono disabilitate le opzioni per ripristinare l’interfaccia precedente. Ciò include i collegamenti “Cambia”
  - La versione precedente delle pagine Flusso di lavoro, Home e Gestisci non è compatibile con la funzionalità Utenti in più gruppi.
  - Se si annulla la funzionalità Utenti in più gruppi, non viene ripristinata la versione precedente delle pagine Home e Gestisci.
Esamina le integrazioni supportate da Acrobat Sign, lo sviluppo di API personalizzate e/o integrazioni di terze parti in un account per sviluppatori, per verificare che funzionino correttamente.

Gruppo principale

In base alle regole della funzionalità Utente in più gruppi, tutti gli utenti vengono assegnati a un “gruppo principale”, che ha le seguenti caratteristiche:

È il gruppo predefinito caricato dall’utente quando accede alla pagina Invia.
È il gruppo che definisce le autorizzazioni o i parametri per la firma degli ID utente se un accordo viene inviato al proprio indirizzo e-mail.
È il gruppo a cui viene fatto riferimento se è necessaria un’impostazione a livello di gruppo e l’origine richiedente non è a conoscenza della funzionalità Utenti in più gruppi.
- Esempio: le integrazioni Acrobat Sign possono estendersi su più versioni. Le versioni precedenti che non sono consapevoli della funzionalità Utenti in più gruppi richiedono un riferimento predefinito, ovvero il gruppo principale.

Oggetti ed ereditarietà (oggetti principale-secondario)

Il termine “oggetto” descrive una raccolta di proprietà che rappresenta un’idea. Il tuo Account è un tipo di oggetto, così come il tuo Utente.

In un’applicazione come Acrobat Sign, gli oggetti possono essere utilizzati come modelli per creare altri oggetti; quando un oggetto viene creato da un oggetto “modello”, tra questi due oggetti si forma una relazione princiaple-secondario.

Poiché un oggetto secondario è una copia diretta dell’oggetto principale, entrambi hanno le stesse impostazioni. L’oggetto secondario eredita i valori delle proprietà dell’oggetto principale. Se un valore principale cambia, tale modifica viene ereditata anche dall’oggetto secondario.

Una struttura ad albero di oggetti in Acrobat Sign è il gruppo di proprietà Account > Gruppo > Utente.

Ogni gruppo eredita le proprietà dell’account di appartenenza, in quanto i gruppi sono oggetti secondari dell’account.
Ogni utente eredita le proprietà del gruppo di appartenenza, in quanto gli utenti sono oggetti secondari del gruppo

Osservando la catena di oggetti Account > Gruppo > Utente, è facile vedere come, se si sposta un utente in un nuovo gruppo, cambieranno le funzionalità predefinite dell’utente, che eredita nuovi parametri dal suo nuovo gruppo.

È possibile modificare il valore di una proprietà di un oggetto secondario; tale modifica esplicita in genere interrompe la relazione di ereditarietà del valore di tale proprietà. Se si modifica il valore di una simile proprietà nell’oggetto principale, l’oggetto secondario non eredita il nuovo valore, poiché il valore impostato in modo esplicito ha la precedenza rispetto a quello ereditato.

Questo si verifica ad esempio quando un amministratore a livello di gruppo sostituisce le impostazioni a livello di account per il gruppo. Inoltre, poiché gli utenti del gruppo sono oggetti secondari del gruppo a cui appartengono, anche la loro esperienza utente cambia di conseguenza.

Per gli utenti che possono accedere a più gruppi, le proprietà ereditate dipendono dal gruppo che stanno utilizzando. Quando un utente passa a un altro gruppo nella pagina Invia, questa si aggiorna in base alle nuove proprietà a livello di gruppo. Questo aspetto è particolarmente evidente se ogni gruppo ha un proprio un logo.

ID oggetto

Ogni oggetto ha un codice identificativo univoco. Questo ID univoco permette all’applicazione di differenziare tra i vari oggetti di uno stesso e di relazionarli tra di loro.

Le implicazioni degli ID di utenti e gruppi diventano più evidenti in base alle regole della funzionalità Utenti in più gruppi, in particolare per quanto riguarda la generazione di report. Quando un utente crea una risorsa nel sistema (accordo, modello, modulo web), l’ID utente dell’autore e l’ID gruppo in cui è stata creata la risorsa vengono entrambi codificati nella risorsa.

Quando un utente esegue un report sui suoi accordi, l’applicazione restituisce i dati associati al suo ID utente. L’ID del gruppo non è pertinente ai fini della ricerca (a meno che non venga applicato un filtro).

Se invece l’amministratore di un gruppo esegue un report per un gruppo, l’applicazione restituisce i dati relativi all’ID del gruppo (a prescindere dagli ID utente che hanno creato le risorse).

Quando gli utenti potevano appartenere a un solo gruppo, in genere non c’era alcuna differenza. Tuttavia, con gli utenti che possono creare risorse in più gruppi, è possibile che i contenuti di un utente si estendano a gruppi gestiti da diversi amministratori a livello di gruppo.

Gli amministratori a livello di gruppo possono accedere solo ai contenuti generati per gli ID dei gruppi di loro pertinenza (ad eccezione dei contenuti che creano personalmente). Se l’amministratore di un gruppo esegue un report sui contenuti di un ID utente, il set di dati restituito comprende solo i contenuti (creati da quell’ID utente) all’interno dei gruppi gestiti dall’amministratore.

Assegnazione delle risorse ai gruppi

Accordi, moduli web e gli eventi Invia in modalità collettiva creati prima che sia stata abilitata la funzione Utenti in più gruppi sono associati solo all’ID utente da cui sono stati creati.

Gli accordi, i moduli web e gli eventi Invia in modalità collettiva creati dopo l’attivazione della funzione Utenti in più gruppi sono associati sia all’ID gruppo che all’ID utente da cui sono stati creati.

In pratica, le risorse create prima di abilitare la funzione Utenti in più gruppi si sposteranno con l’utente che le ha create se si cambia il gruppo principale di tale utente. Gli utenti che possono visualizzare il gruppo (tramite la condivisione dell’account) non potranno più vedere tali risorse se l'utente viene rimosso dal gruppo condiviso.

Le risorse create dopo l’attivazione della funzione Utenti in più gruppi restano associate al gruppo. Gli utenti che possono visualizzare il gruppo continueranno a vedere le risorse create nel gruppo, anche dopo che l’utente che le aveva create viene trasferito a un nuovo gruppo principale.

Come abilitare la funzionalità Utenti in più gruppi

L’abilitazione o la disattivazione della funzione Utenti in più gruppi può essere eseguita solo tramite un amministratore a livello di account. Per istruzioni su come aggiornare l’account, consulta questo articolo.

È possibile annullare la funzione Utenti in più gruppi, con gli effetti seguenti:

Tutti i flag di amministrazione a livello di gruppo vengono cancellati.
- I flag di amministrazione a livello di account non sono interessati
- Gli amministratori a livello di gruppo possono essere nuovamente abilitati per i propri gruppi.
Tutti gli utenti appartengono solo al gruppo principale.

Nota:

Un utente può appartenere a un massimo di 100 gruppi.

Cosa cambia a livello di utente

Le modifiche a livello di utente interessano ogni area dell’applicazione. Tutti gli utenti che possono accedere ad Acrobat Sign osserveranno le seguenti modifiche:

Cosa cambia:

Nel profilo dell’utente sono esposti tutti i gruppi a cui appartiene l’utente e viene indicato specificamente il gruppo principale.

Con la funzionalità Utenti in più gruppi abilitata:

Sono elencati tutti i gruppi a cui è iscritto l’utente.
Il primo gruppo elencato è sempre il gruppo principale.

Impostare il profilo utente

Cosa cambia:

Poiché l’utente ha accesso a più gruppi, i modelli e i flussi di lavoro disponibili per l’utente sono raggruppati in base al gruppo associato al modello o flusso di lavoro.

I modelli e i flussi di lavoro possono essere associati a un solo gruppo oppure all’intero account.
I modelli e i flussi di lavoro a livello di account sono visualizzati nella propria sezione, nella parte inferiore dell’elenco dei gruppi.
Quando da questo menu si avvia un modello o flusso di lavoro, alla pagina Invia (composizione) caricata viene automaticamente applicato il valore Gruppo associato.
- Il selettore Invia da è bloccato sul valore del gruppo a cui è associato il modello o flusso di lavoro.

Avvio di un modello o flusso di lavoro dalla pagina Home

Se si utilizza un modello a livello di gruppo, il gruppo viene inserito nella pagina Invia e l’opzione per modificare il gruppo viene eliminata:

Se si utilizza un modello a livello di account, è possibile selezionare un gruppo (tra quelli a cui è iscritto l’utente):

Cosa cambia:

Nella parte superiore della pagina Invia è disponibile un selettore a discesa: Invia da.
Questo selettore consente al mittente di selezionare il gruppo (e tutte le relative proprietà a livello di gruppo) che determina le proprietà e le opzioni per la transazione.

Nel campo a discesa Invia da, l’utente può selezionare solo i gruppi a cui è stato esplicitamente aggiunto e per i quali dispone delle autorizzazioni di invio
Il gruppo principale è sempre impostato come valore predefinito (caricato) quando l’utente arriva alla pagina Invia.

Aspetti da considerare:

Come prima cosa, imposta il selettore Invia da.

L’impostazione di questo selettore determina le impostazioni a livello di gruppo, tra cui:
- Branding
- Tipi di autenticazione consentiti
- Limitazioni relative alla firma
- Opzioni per i modelli e i flussi di lavoro della libreria condivisa
- Modelli di messaggi
Poiché quando si cambia il valore del selettore Invia da la pagina web viene ricaricata in base alle nuove impostazioni del gruppo, vengono persi eventuali contenuti aggiunti a livello di campo.
Una volta inviato un accordo, il gruppo da cui è stato inviato non può più essere modificato.

Cosa cambia:

Come per la pagina Invia, anche nella parte superiore della pagina Firma autonoma è presente un selettore a discesa: Seleziona gruppo.

Questo selettore consente al mittente di selezionare il gruppo (e tutte le relative proprietà a livello di gruppo) che determina le proprietà e le opzioni per la transazione.

L’utente ha accesso solo ai gruppi a cui è stato aggiunto esplicitamente.
Il gruppo principale è sempre impostato come valore predefinito (caricato) quando l’utente arriva alla pagina Invia.

Aspetti da considerare:

Come prima cosa, imposta il selettore Invia con.

L’impostazione di questo selettore determina le impostazioni a livello di gruppo, tra cui:
- Branding
- Tipi di autenticazione consentiti
- Limitazioni relative alla firma
- Opzioni per i modelli e i flussi di lavoro della libreria condivisa
Poiché quando si cambia il valore del selettore Invia con la pagina web viene ricaricata in base alle nuove impostazioni del gruppo, vengono persi eventuali contenuti aggiunti a livello di campo.

Cosa cambia:

Nel menu di scelta rapida dell’accordo è stata aggiunta un’etichetta identificativa che indica il gruppo da cui è stato inviato un accordo.

Aspetti da considerare:

Alcune funzioni sono strettamente legate al gruppo (ad esempio: parametri di reporting e regole di conservazione).

Cosa cambia:

Alla tabella degli accordi presentata nella pagina Gestisci è stata aggiunta una colonna.

Non è possibile fare clic sull’intestazione Gruppo della tabella. Per ordinare il set di dati, utilizza un filtro

Appartenenza ai gruppi nella pagina Gestisci

Cosa cambia:

Un nuovo filtro permette di filtrare il set di dati della pagina Gestisci in base al Gruppo.

È possibile applicare un solo filtro Gruppo alla volta.
- Come gli altri filtri, un piccolo tag compare a sinistra del pulsante Filtri, quando il filtro Gruppo è attivo.
- Nel filtro Gruppo sono inclusi i modelli condivisi con il gruppo.
- I filtri Gruppo espliciti includono i modelli condivisi a livello di account.
Gli utenti possono utilizzare solo i filtri per i gruppi a cui sono attualmente iscritti.
- L’opzione Tutti i gruppi è l’unico “filtro” che include anche gli accordi creati in gruppi a cui l’utente non è attualmente iscritto.

Filtrare per gruppo il contenuto della pagina Gestisci

Cosa cambia:

Quando si crea un modello libreria, l’autore può di impostare le proprietà di accesso al modello e condividere l’accordo con i gruppi a cui è iscritto.

I modelli possono essere condivisi solo con un gruppo
Quando un modello viene condiviso in questo modo con un gruppo, viene stabilita una relazione forte tra il modello e il gruppo. Significato:
- Gli amministratori con accesso al gruppo possono modificare il modello mediante la scheda delle librerie condivise.
- Se l’utente viene rimosso dal gruppo, il modello resta come risorsa del gruppo (a meno che non venga esplicitamente ricollegato a un nuovo gruppo).
- I modelli condivisi con un gruppo possono essere utilizzati solo dagli utenti iscritti al gruppo (e dall’autore del modello).
  - Se l’autore di un modello lascia il gruppo con cui è stato condiviso il modello:
    - L’autore del modello può accedervi per inviare l’accordo (in qualità di proprietario del modello), benché non sia più iscritto al gruppo.
      - L’autore del modello mantiene i diritti di accesso e può modificare le proprietà dell’accordo nella pagina Gestisci.
    - Il gruppo continua ad avere accesso al modello.
- Se l’utente che ha creato il modello viene eliminato dall’applicazione (tramite la funzione di eliminazione GDPR), gli accordi possono essere mantenuti come risorsa del gruppo.

Aspetti da considerare:

Un utente con accesso a tutti i gruppi può essere utilizzato come amministratore centrale del documento.

Proprietà del modello - Selezionare il gruppo

Un utente autorizzato a creare moduli web può associare un proprio modulo a qualsiasi gruppo a cui è iscritto.

Un modulo web può essere associato a un solo gruppo
- Dopo la creazione del modulo web, non è possibile cambiare il gruppo a cui è associato.
I moduli web non vengono presentati nella scheda Librerie condivise.
Se l’autore non appartiene più al gruppo, il modulo web resta comunque associato al gruppo.

Cosa cambia:

Nella pagina Report è disponibile un filtro che consente di limitar il report agli accordi associati a uno o più gruppi.

Per poter applicare il filtro, l’utente deve avere accesso al gruppo.

Nel report CSV continua a essere presente la colonna Gruppo mittente e viene tenuto traccia del passaggio dell’utente da un gruppo all’altro:

Report - Colonna per il gruppo dei mittenti

Nota:

Se un utente viene rimosso da un gruppo da cui ha precedentemente inviato accordi, non potrà più generare report per tali transazioni.

Cosa cambia per l’amministratore a livello di gruppo

Queste modifiche nell’interfaccia possono essere viste solo dagli amministratori dell’account (in base ai controlli per l’amministrazione a livello di account):

Il ruolo dell’amministratore a livello di gruppo è notevolmente migliorato: un utente può essere amministratore di più gruppi e non deve essere l’amministratore di tutti i gruppi a cui è iscritto.

Gli amministratori a livello di gruppo che sono iscritti a più gruppi possono gestire meglio i documenti e i flussi di lavoro di team più ampi e generare report sui contenuti di più gruppi, anche se non hanno accesso all’intero set di dati per l’account.

Cosa cambia:

Se l’utente è un amministratore di più gruppi, Flussi di lavoro e Librerie condivise sono stati spostati dal livello superiore delle opzioni di menu dell’amministratore del gruppo a sottomenu per ogni singolo gruppo:

Menu per l’amministratore a livello di gruppo

Quando è abilitata la funzionalità Utenti in più gruppi, seleziona per prima cosa il gruppo, quindi apri le impostazioni del gruppo per accedere alle voci di menu e alle impostazioni specifiche del gruppo in questione:

Impostazioni del gruppo in modalità Utenti in più gruppi

Cosa cambia:

L’amministratore di gruppo che dispone di autorità di amministrazione su più gruppi, deve prima selezionare il gruppo da configurare:

Seleziona Gruppi dall’elenco dei menu nella barra a sinistra.
Fai un solo clic sul gruppo da modificare (per visualizzare il collegamento Impostazioni gruppo)
Fai clic sul collegamento Impostazioni gruppo

Cosa cambia:

L’amministratore a livello di gruppo non può più forzare una specifica vista di accordi per i nuovi utenti.

Gli amministratori a livello di account dispongono ancora di questa possibilità.

Cosa cambia:

Per aggiungere un utente all’account, seleziona innanzi tutto un gruppo per accedere all’opzione di menu Utenti del gruppo.

Nota:

Quando si creano singoli utenti, il gruppo selezionato determina il gruppo principale per l’utente.

Una volta creato l’utente, gli amministratori a livello di gruppo non possono modificare il gruppo principale.

Il processo di creazione di un utente resta lo stesso, ma non è più disponibile l’opzione per forzare una condivisione di vista per gli accordi dell’utente (vedi sopra).

Aspetti da considerare:

Durante la creazione di singoli utenti non è possibile includere l’utente in più gruppi.

Una volta creato l’utente, l’amministratore del gruppo può modificare il profilo utente per includerlo in altri gruppi e modificarne le autorizzazioni di invio.

Cosa cambia:

Dall’interfaccia di amministrazione a livello di gruppo sono state rimosse la possibilità di determinare se un ID utente può firmare gli accordi e quella di installare una regola di delega automatica per un ID utente.

Con la funzionalità Utenti in più gruppi, tali operazioni possono essere eseguite solo dagli amministratori a livello di account.

Elementi rimossi da Modifica profilo utente

Un amministratore a livello di gruppo può consentire o rimuovere l’iscrizione di un utente per ogni gruppo di cui è amministratore, tramite il profilo dell’utente.

Per essere visibile nell’elenco degli utenti, l’utente deve essere esposto all’amministratore del gruppo (tramite creazione o autorizzazione amministratore).

Per aggiungere l’iscrizione a un gruppo:

Passa alla pagina [Gruppo] > Utenti del gruppo.
Fai doppio clic sull’utente per aprirne il profilo
Fai clic sull’icona con il simbolo + a destra dell’intestazione Iscrizione a gruppi
- Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi iscrizione a gruppi.
Seleziona il gruppo a cui desideri aggiungere il l’utente
- È possibile selezionare solo i gruppi che sono amministrati dall’amministratore corrente.
Fai clic su Aggiungi
Ripeti lo stesso processo per tutti i gruppi da aggiungere.
Al termine, fai clic su Salva.

Gli utenti appena inseriti in un gruppo adottano due valori di autorizzazioni:

Amministratore gruppo: l’ID utente dispone delle autorizzazioni di amministratore a livello di gruppo?
- False è l’impostazione predefinita.

Inviare: l’ID utente può accedere ai modelli o flussi di lavoro e inviare accordi nel profilo di proprietà del gruppo?
- True è l’impostazione predefinita.

Seleziona o deseleziona i valori per ogni gruppo in base alle esigenze.

Al termine fai clic su Salva

Nota:

Gli amministratori a livello di gruppo non possono modificare il gruppo principale di un ID utente, a meno che non siano amministratori di entrambi i gruppi: sia di quello principale originale, sia del nuovo gruppo.

Come eliminare l’iscrizione a un gruppo

Per rimuovere un utente dall’iscrizione a un gruppo:

Passa alla pagina [Gruppo] > Utenti del gruppo.
Fai doppio clic sull’utente per aprirne il profilo
Fai un solo clic sul gruppo da rimuovere per esporre l’azione Elimina appartenenza al gruppo
Fai clic sul collegamento Rimuovi
Ripeti la stessa procedura rimuovere eventuali altre iscrizioni.
Fai clic su Salva

Nota:

Se viene rimossa l’iscrizione di un utente da tutti i gruppi:

L’ID utente viene inserito nel gruppo Predefinito.
Il gruppo principale dell’utente viene impostato sul gruppo Predefinito.

Per impostare il valore del campo Gruppo, gli amministratori a livello di gruppo che creano i webhook possono selezionare qualsiasi gruppo di cui sono amministratori:

Cosa cambia:

Il formato del file CSV caricato per creare o aggiornare più utenti è stato modificato per consentire utenti con più gruppi e autorizzazioni specifiche per i gruppi. A tal fine, nell’esperienza Utenti in più gruppi sono state rimosse tre colonne:

Nome gruppo: rimossa e sostituita dalla colonna Gruppi.
Amministratore del gruppo: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.
Inviare: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.

Collegamento per l’articolo Creare o aggiornare più utenti alla volta con la funzionalità Utenti in più gruppi

Collegamento all’articolo senza la funzionalità Utenti in più gruppi

Caricare gli utenti nel modello classico e con file CSV

È stata aggiunta la colonna Gruppi

Attenzione:

Gli amministratori a livello di gruppo non possono modificare gli utenti mediante la colonna Gruppi.

Solo gli amministratori a livello di account possono usare le proprietà e l’accesso per più gruppi tramite la funzionalità Crea/Carica utenti in blocco.

Quando un amministratore a livello di gruppo crea nuovi utenti tramite caricamento in blocco:

Ogni utente viene creato nel gruppo da cui l’amministratore ha avviato il processo.
- Per impostazione predefinita, il gruppo principale è il gruppo in cui è stato creato l’utente.
A ogni utente è consentito firmare, indipendentemente dalle impostazioni a livello di gruppo per il valore predefinito.

Il contenuto seguente viene fornito a titolo informativo, in quanto il modello di caricamento include la colonna Gruppi.

La colonna Gruppi contiene una o più Definizioni gruppo. Ogni Definizione gruppo contiene il nome di un gruppo seguito da uno o più valori di stato racchiusi tra parentesi quadre. Esempio: Nome gruppo[Stato]

Il Nome gruppo corrisponde esattamente a un nome di gruppo effettivo, spazi inclusi. Esempio: Gruppo predefinito
Una Definizione gruppo può includere più valori di stato, ad esempio: Nome gruppo[Stato1 Stato2].
- I valori di stato sono racchiusi tra parentesi quadre.
  - I nomi dei gruppi possono contenere anche parentesi quadre. In questo caso, i valori di stato devono essere contenuti nell’ultima stringa tra parentesi quadre. Esempio: Vendite [Centro-Nord][Stato1 Stato2]
  - Non vi sono spazi tra il nome del gruppo e la parentesi quadra aperta dei valori di stato.
- I valori di stato sono delimitati da un singolo spazio tra valori adiacenti.
È possibile includere più Definizioni gruppo separandole con un punto e virgola (senza spazi).
- Esempio: Nome gruppo[Stato];Altro gruppo[Stato1 Stato2 Stato3];Ultimo gruppo[StatoA StatoB]
I valori di stato disponibili per una definizione di gruppo sono:
- Primary: definisce il gruppo principale per l’utente.
- Send: consente all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- NoSend: impedisce all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- Admin: definisce l’utente come amministratore a livello di gruppo per il gruppo.
- Remove: rimuove l’utente dal gruppo.
  - Se un utente viene rimosso da tutti i gruppi, viene inserito nel gruppo Predefinito.

Nuovo formato CSV per caricamento in blocco

Nell’esempio precedente:

John@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Default Group è il suo gruppo principale, è un amministratore a livello di gruppo e gli è consentito inviare accordi.
- Nel gruppo Engineering è definito come amministratore a livello di gruppo e può inviare accordi.
Anche Fred@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Nel gruppo Procurement è definito come amministratore a livello di gruppo ma è stata disabilita la capacità di inviare accordi.
- Inoltre Fred viene rimosso dal gruppo Sales.

Cosa cambia:

La disattivazione di un ID utente è stata limitata agli amministratori a livello di gruppo, per evitare che disattivino utenti in gruppi per i quali non dispongono delle autorizzazioni necessarie.

Un amministratore di gruppi può disattivare solo gli utenti iscritti a uno dei gruppi che rientrano nel suo ambito di amministrazione e/o al gruppo Predefinito.

Per gli utenti iscritti a gruppi che non rientrano nell’ambito dell’amministratore di gruppi, l’opzione Disattiva utente non è disponibile.

Cosa cambia per l’amministratore a livello di account

Solo gli amministratori a livello di account hanno accesso alle seguenti funzionalità:

Cosa cambia:

Quando si crea un singolo utente, il campo Gruppo utente è stato rinominato Gruppo principale.

Cosa cambia:

Come indicato nella sezione per gli amministratori a livello di gruppo, il formato del file CSV caricato per creare o aggiornare più utenti è stato modificato per consentire utenti con più gruppi e autorizzazioni specifiche per i gruppi. A tal fine, nell’esperienza Utenti in più gruppi sono state rimosse tre colonne:

Nome gruppo: rimossa e sostituita dalla colonna Gruppi.
Amministratore del gruppo: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.
Inviare: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.

Collegamento per l’articolo Creare o aggiornare più utenti alla volta con la funzionalità Utenti in più gruppi

Collegamento all’articolo senza la funzionalità Utenti in più gruppi

È stata aggiunta la colonna Gruppi

Il Nome gruppo corrisponde esattamente a un nome di gruppo effettivo, spazi inclusi. Esempio: Gruppo predefinito
Una Definizione gruppo può includere più valori di stato, ad esempio: Nome gruppo[Stato1 Stato2].
- I valori di stato sono racchiusi tra parentesi quadre.
  - Non vi sono spazi tra il nome del gruppo e la parentesi quadra aperta.
- I valori di stato sono delimitati da un singolo spazio tra valori adiacenti.
È possibile includere più Definizioni gruppo separandole con un punto e virgola (senza spazi).
- Esempio: Nome gruppo[Stato];Altro gruppo[Stato1 Stato2 Stato3];Ultimo gruppo[StatoA StatoB]
I valori di stato disponibili per una definizione di gruppo sono:
- Primary: definisce il gruppo principale per l’utente.
- Send: consente all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- NoSend: impedisce all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- Admin: definisce l’utente come amministratore a livello di gruppo per il gruppo.
- Remove: rimuove l’utente dal gruppo.

Nell’esempio precedente:

John@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Default Group è il suo gruppo principale, è un amministratore a livello di gruppo e gli è consentito inviare accordi.
- Nel gruppo Engineering è definito come amministratore a livello di gruppo e può inviare accordi.
Anche Fred@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Nel gruppo Procurement è definito come amministratore a livello di gruppo ma è stata disabilita la capacità di inviare accordi.
- Inoltre Fred viene rimosso dal gruppo Sales.

Cosa cambia:

In base alle regole della funzionalità Utenti in più gruppi, sono disponibili due impostazioni per consentire la rimozione degli utenti dal gruppo predefinito quando vengono aggiunti a un altro gruppo:

L’assegnazione del gruppo rimuove un utente dal gruppo predefinito se si tratta del gruppo primario: quando questa opzione è attivata, un utente con il gruppo primario impostato su Predefinito verrà rimosso dal Gruppo predefinito quando viene aggiunto a qualsiasi altro gruppo tramite le pagine di amministrazione Assegna utenti a questo gruppo. Il nuovo gruppo diventa automaticamente il gruppo primario dell’utente.
- Questa impostazione non viene applicata quando si aggiunge un utente a un gruppo tramite il profilo dell’utente.
- Questa impostazione non viene applicata quando si utilizzano i metodi di importazione CSV o API per aggiungere o modificare gli utenti.
Gli amministratori dei gruppi possono rimuovere gli utenti dal gruppo predefinito dell’account: questa impostazione consente a un amministratore a livello di gruppo di rimuovere un utente dal Gruppo predefinito tramite il relativo profilo utente.

Impostazioni di amministrazione del gruppo per la rimozione degli utenti dal gruppo predefinito.

Cosa cambia per l’amministratore a livello di privacy

Gli strumenti per gli amministratori a livello di privacy non subiscono alcuna modifica in seguito all’introduzione della funzionalità Utenti in più gruppi.

Cosa cambia nelle API

Nota:

Solo l’API REST v6 verrà aggiornata per supportare la funzionalità Utenti in più gruppi.

L’API SOAP legacy non verrà aggiornata.

L’uso di API SOAP o REST v5 (e versioni precedenti) funzionerà senza tener contro della funzionalità Utenti in più gruppi e verrà applicato resterà il gruppo principale dell’utente.

Gli endpoint API REST v6 eseguiti nel contesto di un gruppo specifico sono stati ampliati per includere l’identificatore opzionale groupId, che può essere trasmesso in una richiesta come parametro di query, intestazione o nel corpo della richiesta.

Tale parametro è opzionale e, se omesso, il codice applica per impostazione predefinita il gruppo principale dell’utente.

Le azioni specifiche per i gruppi sono suddivise in due categorie:

Gestione degli utenti
Operazioni CRUD sulle risorse

Le modifiche rerlative alla gestione degli utenti comprendono la capacità di gestire le iscrizioni a più gruppi in una chiamata API e l’ampliamento del modello di sicurezza che influisce sulle capacità degli amministratori dei gruppi, affinché non possano introdurre modifiche nei gruppi che non rientrano nel loro ambito.

Per quanto riguarda le operazioni sulle risorse, è stato aggiunto il parametro ID gruppo per i modelli di richiesta e risposta, che fornisce un contesto di gruppo per accordi, moduli web ed eventi di Invia in modalità collettiva.

Il parametro ID gruppo è stato aggiunto solo nell’API REST v6. Le versioni precedenti alla versione 6 REST usano il gruppo principale per assicurare compatibilità con le versioni precedenti.

INVALID_GROUP_ID

Il codice di risposta di errore comune “INVALID_GROUP_ID” viene attivato nelle seguenti situazioni:

Il gruppo identificato non viene trovato.
L’utente identificato non è un membro del gruppo identificato.
La funzione è disabilitata e ID gruppo non corrisponde al gruppo primario dell’utente.

Se la funzionalità Utenti in più gruppi non è abilitata, tutti gli endpoint esistenti si comportano come prima. Il gruppo primario dell’utente viene utilizzato come unica iscrizione a gruppo valida e se un altro ID gruppo viene passato a un endpoint, viene restituito INVALID_GROUP_ID.

Aggiungere utenti a più gruppi

Per aggiungere un utente a più gruppi è possibile utilizzare uno dei due modi seguenti:

Modificare un singolo utente: questo può essere eseguito tramite:

Menu Utenti: solo amministratori a livello di account
Menu Utenti del gruppo: amministratori a livello di gruppo o account

Fai un solo clic sull’utente per esporre l’opzione Modifica utente, fai clic su Modifica utente

Viene aperta la sovrapposizione per la gestione dei gruppi e l’amministratore può aggiungere l’utente a qualsiasi gruppo per il quale disponga delle autorizzazioni di amministratore, facendo clic sull’icona +.

Una volta che l’utente è stato iscritto al gruppo, l’amministratore può abilitare o disabilitare le autorizzazioni dell’utente all’interno del gruppo, selezionando o deselezionando le caselle sotto le intestazioni di colonna Amm. gruppo e Inviare.

Modificare le autorizzazioni dell’iscrizione al gruppo

Utilizzando la funzione Crea/Aggiorna utenti in blocco, gli amministratori a livello di account possono aggiornare rapidamente tutti gli ID utente nel proprio account.

Nota:

L’opzione di creazione e modifica di utenti in blocco è disponibile per gli amministratori a livello di gruppo per funzioni quali la modifica del nome, della società, del titolo e altre informazioni simili. L’iscrizione a un gruppo non è un valore che gli amministratori a livello di gruppo possono modificare tramite il caricamento di un file CSV.

Passare all’interfaccia per creare gli utenti

Nota:

Puoi fare clic sul collegamento Scarica file CSV di esempio per scaricare un file CSV contenente le varie proprietà incluse.

Nome gruppo: rimossa e sostituita dalla colonna Gruppi.
Amministratore del gruppo: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.
Inviare: rimossa e sostituita da un valore di stato nella colonna Gruppi.

Nuova colonna Gruppi

Il Nome gruppo corrisponde esattamente a un nome di gruppo effettivo, spazi inclusi. Esempio: Gruppo predefinito
Una Definizione gruppo può includere più valori di stato, ad esempio: Nome gruppo[Stato1 Stato2].
- I valori di stato sono racchiusi tra parentesi quadre.
  - Non vi sono spazi tra il nome del gruppo e la parentesi quadra aperta.
- I valori di stato sono delimitati da un singolo spazio tra valori adiacenti.
È possibile includere più Definizioni gruppo separandole con un punto e virgola (senza spazi).
- Esempio: Nome gruppo[Stato];Altro gruppo[Stato1 Stato2 Stato3];Ultimo gruppo[StatoA StatoB]
I valori di stato disponibili per una definizione di gruppo sono:
- Primary: definisce il gruppo principale per l’utente.
- Send: consente all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- NoSend: impedisce all’utente di inviare accordi dal gruppo.
- Admin: definisce l’utente come amministratore a livello di gruppo per il gruppo.
- Remove: rimuove l’utente dal gruppo.

Nell’esempio precedente:

John@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Default Group è il suo gruppo principale, è un amministratore a livello di gruppo e gli è consentito inviare accordi.
- Nel gruppo Engineering è definito come amministratore a livello di gruppo e può inviare accordi.
Anche Fred@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
- Nel gruppo Procurement è definito come amministratore a livello di gruppo ma è stata disabilita la capacità di inviare accordi.
- Inoltre Fred viene rimosso dal gruppo Sales.

Creazione di accordi

Puoi trovare le regole della funzione Utenti in più gruppi all’inizio della procedura per creare un nuovo accordo.

Se si inizia selezionando un modello o un flusso di lavoro dalla pagina Home > Inizia da libreria, è necessario espandere il primo gruppo da cui si desidera inviare, quindi selezionare il modello o flusso di lavoro dalle opzioni disponibili nel gruppo.

Se si seleziona il modello o flusso di lavoro e si fa clic su Avvia, viene aperta la pagina Invia, pronta per essere configurata.

Nota:

Se si inizia un accordo da un modello o flusso di lavoro a livello di gruppo, il valore del gruppo viene inserito nella pagina Invia e l’opzione per modificare il gruppo non è disponibile.

Se si seleziona un flusso di lavoro o modello a livello di account, il mittente può selezionare il valore del gruppo.

Avviare un accordo da un modello o flusso di lavoro

Se l’utente avvia il processo dalla pagina Invia, il campo a discesa Invia da definisce il gruppo a cui è associato l’accordo.

Una volta selezionato il gruppo, l’accordo viene vincolato ai modelli libreria disponibili per il gruppo selezionato.

Se si cambia gruppo, cambiano anche le proprietà applicate all’accordo. La pagina viene quindi aggiornata ed eventuali contenuti immessi nei campi vengono perduti.

Progettazione di flussi di lavoro personalizzati

La funzionalità Utenti in più gruppi al momento non interessa la creazione e la gestione di flussi di lavoro personalizzati:

I flussi di lavoro assegnati a un gruppo possono essere modificati solo da un amministratore (a livello di gruppo o account) il cui gruppo principale sia impostato sullo stesso gruppo a cui è dedicato il flusso di lavoro.
I flussi di lavoro assegnati a livello di account possono essere modificati solo da un amministratore a livello di account (indipendentemente dal suo gruppo principale).

In aggiornamenti futuri, gli amministratori disporranno di nuove opzioni con cui potranno associare i flussi di lavoro che creano ai singoli gruppi che possono amministrare, indipendentemente dal loro gruppo principale.

Creazione e gestione di modelli libreria

La creazione di un modello libreria riutilizzabile in base alle regole della funzionalità Utenti in più gruppi prevede un passaggio aggiuntivo quando si concede l’autorizzazione di accesso al modello a livello di gruppo:

Definire il gruppo a cui è associato il modello libreria.

Questa operazione viene eseguita mediante un sottomenu quando si seleziona l’autorizzazione Chi può usare questo modello:

Nota:

L’ID utente originale che crea un modello è considerato il “proprietario” del modello.

Il proprietario del modello ha sempre accesso al modello per eseguire le operazioni Invia e Modifica, a prescindere dal suo livello di autorizzazioni o dalla sua associazione al gruppo a cui è esposto il modello.

Gestione dei modelli libreria esistenti

Le proprietà dei modelli libreria esistenti possono essere modificate tramite la pagina Gestisci.

Apri il modello da modificare e, se è condiviso con Qualsiasi utente del gruppo, l’editor può modificarne l’associazione al gruppo:

Nota:

La modifica dell’associazione al gruppo non influisce sugli accordi già creati.

Creazione e gestione di moduli web

La creazione di un modulo web in base alle regole della funzionalità Utenti in più gruppi prevede un ulteriore passaggio:

Definire il gruppo a cui è associato il modulo web. Questa operazione viene eseguita nella parte superiore della pagina.

Occorre impostare innanzitutto il valore del gruppo: se si cambia il gruppo, infatti, la pagina viene ripristinata ed eventuali contenuti immessi a livello di campo vengono cancellati.

Attenzione:

Il gruppo associato non può essere modificato dopo la creazione del modulo web.

Gestione di moduli web esistenti

Le regole della funzionalità Utenti in più gruppi non influiscono sulla gestione dei moduli web esistenti (poiché non è possibile modificare il gruppo associato).

La generazione di report sui modulo web può essere eseguita dall’autore o da un amministratore autorizzato a creare report sui dati del gruppo.

Condivisione di contenuti

Le regole della funzionalità Utenti in più gruppi non hanno alcun impatto sulla condivisione di singoli accordi.

Gli account che utilizzano la condivisione di account standard (solo per la condivisione da utente a utente) non sono interessati dalle regole della funzionalità Utenti in più gruppi.

La Condivisione account avanzata consente la condivisione tra utenti, tra gruppi e tra utenti e gruppi:

La condivisione da utente a utente non è interessata dalle regole della funzionalità Utenti in più gruppi:

Se L’utente A condivide il proprio account con l’utente B:
- L’utente B ha accesso a tutti i contenuti di tipo accordo o modello creati dall’utente A o a cui l’utente A partecipa.
  - Tutti i modelli di proprietà dell’utente A (assegnati a se stesso, gruppo o account) sono visibili.
- L’iscrizione a più gruppi o il passaggio dell’utente A a un altro gruppo principale non influisce su questa relazione.

Quando l’utente A è condiviso con il gruppo X:

Tutti gli iscritti al gruppo X possono visualizzare tutti i contenuti di tipo accordo o modello creati dall’utente A o a cui l’utente A partecipa.
- Tutti i modelli di proprietà dell’utente A (assegnati a se stesso, gruppo o account) sono visibili.
L’iscrizione a più gruppi o il passaggio dell’utente A a un altro gruppo principale non influisce su questa relazione.
Gli utenti aggiunti al gruppo X potranno accedere ai contenuti di tipo accordo o modello dell’utente A.
Gli utenti rimossi dal gruppo X non possono più accedere ai contenuti di tipo accordo o modello condivisi dall’utente A.

Quando il gruppo A è condiviso con l’utente X:

L’utente X può accedere a tutti gli accordi creati o inviati dal gruppo A.
- L’ID del mittente non deve necessariamente essere un membro attuale del gruppo A. La relazione è definita dal fatto che l’accordo è stato creato tramite il gruppo A.
X può accedere a tutti gli accordi o modelli per tutti gli ID utente il cui gruppo principale è il gruppo A.
- Esempio: se si cambia il gruppo principale dell’utente M dal gruppo A al gruppo B, la visualizzazione dell’utente X viene rimossa dal contenuto dell’utente M (ad eccezione degli accordi inviati dal gruppo A, in base alla regola precedente).

Quando il gruppo A condivide il gruppo B:

Tutti i membri del gruppo B possono accedere a tutti gli accordi inviati tramite il gruppo A.
- L’ID del mittente non deve necessariamente essere un membro attuale del gruppo A. La relazione è definita dal fatto che l’accordo è stato creato tramite il gruppo A.
Tutti gli iscritti al gruppo B possono accedere a tutti i contenuti di tipo accordo o modello per gli utenti il cui gruppo principale corrisponde al gruppo A.
Quando si aggiunge un nuovo ID utente al gruppo B, tale ID utente può accedere al contenuto del gruppo A.
- Quando si rimuove un ID utente dal gruppo B, tale ID utente non potrà più accedere al contenuto del gruppo A.
Se si crea o si aggiorna un ID utente impostando il gruppo A come gruppo principale, tutti i contenuti di tipo accordo o modello dell’utente vengono esposti al gruppo B.
- Quando si rimuove un ID utente dal gruppo A, si rimuove dal gruppo B la possibilità di accedere ai contenuti di tale utente (ad eccezione degli accordi creati tramite il gruppo A).

Conservazione dei documenti/GDPR

Le modifiche relative alla funzionalità Utenti in più gruppi non hanno alcun impatto sul set di strumenti GDPR.

Integrazioni

Tutti gli account di livello Enterprise possono abilitare la funzionalità Utenti in più gruppi, anche se sono configurate una o più integrazioni.

Attualmente, i parametri della funzionalità Utenti in più gruppi sono supportati dalle integrazioni seguenti:

Salesforce
Power Automate
Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Gli utenti che inviano accordi tramite un’integrazione che non tengono conto della funzionalità Utenti in più gruppi vengono percepiti come appartenenti solo al gruppo principale e i parametri di invio vengono allineati alle impostazioni di tale gruppo.

API - REST v6

Per molti degli endpoint API REST v6 è stato aggiunto al metodo un parametro opzionale relativo a groupID.

Al momento qualsiasi chiamata API REST v6 esistente dovrebbe continuare a funzionare correttamente, indipendentemente dall’abilitazione della funzionalità Utenti in più gruppi.

Le versioni API precedenti (SOAP e REST) continueranno a funzionare correttamente, considerando l’utente come iscritto solo al gruppo principale.

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Come abilitare la funzionalità Utenti in più gruppi

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Cosa cambia nelle API

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