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Aggiornare l’account per consentire Utenti in più gruppi

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

Introduzione

Amministrazione

Inviare, firmare e gestire gli accordi

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

Integrazione con altri prodotti

Acrobat Sign per sviluppatori

Supporto e risoluzione dei problemi

Panoramica della funzione Utenti in più gruppi

La funzione Utenti in più gruppi estende l’utilizzo pratico della struttura dei gruppi oltre il semplice elenco di utenti e delle risorse a loro disposizione.

Un gruppo è essenzialmente un insieme di autorizzazioni che governano le opzioni e i valori predefiniti presentati all’utente quando compone accordi o gestisce risorse (report, modelli di libreria, ecc.)

Consentendo l’appartenenza di un utente a più gruppi, gli amministratori possono creare diversi gruppi secondo le esigenze di specifici flussi di lavoro. È possibile installare impostazioni predefinite robuste e limitare le opzioni di configurazione, in modo da garantire maggiore regolamentazione dei flussi documentali e della risoluzione. Ad esempio, è possibile creare gruppi dedicati per:

  • Documenti interni (documenti fiscali, moduli di deposito automatico, richieste di ferie)
  • Documenti legali (accordo di non divulgazione, memorandum d’intesa)
  • Flussi di firma regolamentati (CFR 21 parte 11, PCI, HIPAA)
Pagina Invia quando è abilitata la funzione Utenti in più gruppi

Nota:

Si consiglia di registrarsi per un account sviluppatore in modo da poter sperimentare le diverse interfacce e interazioni introdotte dalla funzione Utenti in più gruppi in un ambiente protetto.

I clienti che dispongono di integrazioni API personalizzate o che sfruttano integrazioni di terze parti sono fortemente consigliati di provare il codice o le integrazioni in un account sviluppatore prima di eseguire l’aggiornamento.


Azioni da rivedere/eseguire prima dell’aggiornamento

Nota:

Si incoraggiano vivamente tutti gli account ad eseguire l’aggiornamento il prima possibile, in modo da avere più tempo a disposizione per risolvere eventuali problemi.

In caso di problemi, gli account possono essere riportati alla funzionalità precedente


Come aggiornare l’account alla funzione Utenti in più gruppi

Quando hai la certezza che l’account è pronto per l’aggiornamento:

  1. Accedi ad Acrobat Sign come amministratore a livello di account.

  2. Passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni globali > Utenti in più gruppi

  3. Fai clic sul pulsante Abilita

     

    Pagina Impostazioni globali con i controlli Abilita Utenti in più gruppi evidenziati

  4. Valuta l’elenco di controllo e seleziona ogni casella per confermare che l’account è pronto per essere abilitato.

    Fai clic su OK

    Elenco di controllo per la funzione Utenti in più gruppi

  5. Fai clic su Salva


Cosa accade se si disabilita la funzione Utenti in più gruppi

Se è necessario ripristinare il vincolo degli utenti a un singolo gruppo, occorre tenere conto di alcuni aspetti:

  • Tutti gli utenti saranno limitati al proprio gruppo primario.

    • L’utente potrà accedere solo ai modelli e ai flussi di lavoro associati al gruppo primario.
    • Gli utenti possono inviare accordi solo dal gruppo primario.
  • I singoli utenti non saranno più membri di gruppi diversi dal gruppo primario.

    • Se un utente non viene trasferito a un nuovo gruppo mentre è disattivata la funzione Utenti in più gruppi, i precedenti gruppi dell’utente verranno riattivati una volta riabilitata la funzione Utenti in più gruppi.
    • Se un utente è assegnato a un nuovo gruppo mentre è disattivata la funzione Utenti in più gruppi, la tabella group_membership dell’utente viene riscritta con il solo gruppo primario, disabilitando i record dei gruppi inattivi. Quando la funzione Utenti in più gruppi viene nuovamente attiva, l’utente resta iscritto solo al gruppo primario.
  • Per tutte le pagine abilitate per la funzione Utenti in più gruppi, verranno ripristinate l’interfaccia e le funzionalità per gruppo singolo.

    • Nelle pagine Invia e Modello verrà rimossa la possibilità di selezionare un gruppo.
    • Per la creazione di utenti in blocco verrà ripristinata la sintassi precedente.
  • Verrà ripristinato lo stato precedente delle opzioni per le versioni delle pagine.

    • Se prima dell’aggiornamento non hai configurato l’account per l’utilizzo delle versioni più recenti delle pagine Home, Gestisci e Flusso di lavoro personalizzato, per l’account verranno ripristinate le configurazioni di pagina esistenti prima dell’aggiornamento.
  • Gli utenti continueranno a poter accedere a eventuali risorse che avevano creato (accordi, modelli di libreria, moduli Web).

    • Il creatore di una risorsa resta sempre associato ad essa come proprietario, a prescindere dall’appartenenza a un gruppo.
  • Gli accordi esistenti non sono interessati da tale cambiamento e verranno completati come di consueto.

    • La modifica dello stato del gruppo del proprietario non ha alcun impatto sugli accordi in corso.
    • Il proprietario dell’accordo non cambia e i parametri dell’accordo sono bloccati nel momento in cui quest’ultimo viene inviato.
  • Le integrazioni funzioneranno come prima dell’aggiornamento alla funzione Utenti in più gruppi.

    • Al momento le integrazioni Acrobat Sign non tengono conto degli utenti di più gruppi, pertanto il ripristino di Acrobat Sign alla modalità utenti per singolo gruppo avviene senza tenere in considerazione le integrazioni.
    • Non si verifica alcun impatto sulle attività degli utenti.
    • Gli accordi in corso verranno completati normalmente.

Integrazioni supportate dalla funzione Utenti in più gruppi

Le integrazioni correnti che supportano Utenti in più gruppi sono:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

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