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Ordine di firma dei destinatari: ciclo di firma

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Nota:

Questo articolo riguarda solo il nuovo ambiente Richiedi firma.

Le configurazioni classiche della pagina Invia sono ancora disponibili per gli utenti che non hanno effettuato la migrazione al nuovo ambiente.

Flusso di lavoro per la firma in sequenza

Un flusso di firma sequenziale richiede che ciascun destinatario riceva una notifica dell’accordo nell’ordine in cui è stato inserito nella sezione Aggiungi destinatari. L’accesso per interagire con l’accordo è consentito a un solo destinatario alla volta.

Per definire un flusso di firma sequenziale, durante la configurazione dell’accordo abilita l’opzione I destinatari devono firmare in ordine nella sezione Aggiungi destinatari.

Quando viene definito un flusso sequenziale, nella parte sinistra del record del destinatario viene visualizzato un numero indice che identifica l’ordine in cui i destinatari riceveranno la notifica dell’accordo.

  • Puoi regolare l’ordine dei destinatari utilizzando le frecce sopra o sotto il numero indice.
  • Sotto l’elenco dei destinatari, seleziona l’icona con il segno più, quindi seleziona Utente singolo per aggiungere un altro destinatario. 
    • Seleziona Me stesso/a per aggiungere il mittente dell’accordo come destinatario successivo.
  • Per rimuovere un destinatario, seleziona l’icona Elimina (cestino) nell’estrema destra del record.

Per ciascuna delle parti è possibile impostare un ruolo, un metodo di autenticazione e un messaggio privato.

Configurazione della firma parallela nella pagina Invia con il controllo “I destinatari devono firmare in ordine” abilitato ed evidenziato e i numeri indice dei destinatari identificati.

Flusso di lavoro per la firma in parallelo

Per la firma Parallela, una notifica viene inviata nello stesso momento a tutti i destinatari elencati nella sezione Aggiungi destinatari. Tutti i destinatari devono completare la propria interazione con l’accordo prima che questo possa essere considerato completato. 

Se più destinatari interagiscono con l’accordo nello stesso momento, il primo a completare l’azione completerà la propria firma correttamente. Gli altri destinatari che stanno interagendo con l’accordo ricevono una notifica in cui si indica che l’accordo è stato aggiornato e che devono aggiornare la propria sessione per visualizzare la versione aggiornata dell’accordo.

Per definire un flusso di firma parallelo, durante la configurazione dell’accordo deseleziona l’opzione I destinatari devono firmare in ordine nella sezione Aggiungi destinatari.

Quando viene definito un flusso parallelo, i numeri indice vengono rimossi, in quanto tutti i destinatari possono accesso all’accordo contemporaneamente e possono firmare in qualsiasi ordine.

  • Sotto l’elenco dei destinatari, seleziona l’icona con il segno più, quindi seleziona Utente singolo per aggiungere un altro destinatario. 
    • Seleziona Me stesso/a per aggiungere il mittente dell’accordo come destinatario successivo.
  • Per rimuovere un destinatario, seleziona l’icona Elimina (cestino) nell’estrema destra del record.

Per ciascuna delle parti è possibile impostare un ruolo, un metodo di autenticazione e un messaggio privato.

Nota:

L’assegnazione dei campi mediante tag di testo si basa sul numero indice. 

I flussi di firma paralleli non mostrano il numero indice del destinatario, ma è comunque presente e utilizzabile per lo scopo dell’assegnazione del campo (Signer3 è il terzo destinatario nell’elenco dei destinatari, anche se il numero indice è nascosto).

Configurazione della firma parallela nella pagina Invia con il controllo “I destinatari devono firmare in ordine” disabilitato ed evidenziato

Flusso di lavoro ibrido

Un flusso di lavoro “ibrido” è una variante del flusso di firma sequenziale in cui un record del destinatario è definito come “gruppo” e tale gruppo contiene uno o più “destinatari” che ottengono tutti l’accesso all’accordo contemporaneamente (come un flusso di firma parallelo).

  • Un flusso di lavoro ibrido può includere uno o più “gruppi” di destinatari.
  • Tutti i destinatari definiti nel “gruppo” devono completare la propria interazione prima che il flusso di firma passi al record del destinatario successivo (se presente).

L’esempio seguente mostra quattro record dei destinatari in un flusso di firma sequenziale:

  • I primi due sono singoli destinatari.
  • Il terzo è un gruppo parallelo con tre membri. Tutti i membri ricevono una notifica contemporaneamente e devono completare l’interazione prima di passare al quarto destinatario singolo.
  • Il quarto è un singolo destinatario.
Nota:

I Sigilli elettronici non sono supportati in un flusso di lavoro di firma ibrida.

Destinatari del processo Richiedi firma che mostrano un flusso di firma ibrido

Per configurare il gruppo parallelo:

  1. Seleziona l’icona con il segno più per aggiungere un altro record del destinatario. 
    Seleziona l’opzione Gruppo.

    ibrido

  2. Specifica un Nome gruppo.
    .

    Sezione “Aggiungi destinatario” del processo Richiedi firma che evidenzia un destinatario del gruppo con il nome del gruppo evidenziato.

  3. Abilita il pulsante Tutti i membri devono completarlo.

    Sezione “Aggiungi destinatario” del processo Richiedi firma che evidenzia un destinatario del gruppo con il pulsante “Tutti i membri devono completarlo” evidenziato.

  4. Seleziona il pulsante Aggiungi membri.

    Viene visualizzato un nuovo pannello per raccogliere le informazioni sui membri per il gruppo parallelo.

    • Immetti un indirizzo e-mail e un metodo di autenticazione.
      • Le impostazioni di Ruolo e Messaggio privato vengono applicate a livello di gruppo, non a livello individuale. Tutti i membri del gruppo hanno lo stesso ruolo e messaggio privato.    
    • Seleziona l’icona a forma di più per aggiungere un altro membro al gruppo e l’icona del cestino per eliminare un membro.
    ibrido

  5. Una volta aggiunti tutti i membri, seleziona Fine.

  6. Aggiungi altri record dei destinatari all’accordo in base alle esigenze.

Gruppi di destinatari

Un Gruppo di destinatari è un tipo di record per “gruppi” di destinatari che contiene due o più membri partecipanti. Tutti i partecipanti ricevono una notifica simultanea dell’accordo e hanno tutti lo stesso tipo di accesso per gli stessi campi.

Tuttavia, solo un membro può completare l’interazione per conto del gruppo. Una volta che un membro ha completato l’interazione di gruppo, la richiesta rivolta al gruppo viene considerata completata e si passa al record del destinatario successivo. Se eventuali altri membri del gruppo tentano di interagire con l’accordo, ricevono una notifica che indica che la loro partecipazione è già stata completata.

Tutti i membri del Gruppo di destinatari riceveranno una copia del PDF finale dell’accordo firmato, anche se non vi hanno partecipato in modo specifico.

L’esempio seguente mostra quattro record dei destinatari in un flusso di firma sequenziale:

  • I primi due record sono singoli destinatari.
  • Il terzo record del destinatario è un gruppo di destinatari con quattro membri. Tutti i membri ricevono una notifica contemporaneamente. Una volta che qualsiasi membro del gruppo di destinatari ha completato l’interazione, la richiesta per il gruppo viene considerata completata.
  • Il quarto è un singolo destinatario.
Esempio di elenco di destinatari con un gruppo di destinatari evidenziato

Esistono due tipi di gruppi di destinatari:

  • Gruppi di destinatari ad hoc che vengono immessi manualmente dal mittente e vengono utilizzati solo per l’accordo in cui sono definiti. I gruppi di destinatari ad hoc:
    • devono essere abilitati da un amministratore prima che siano disponibili per l’utente;
    • consentono al mittente di definire tutti i destinatari che devono appartenere al gruppo, in base alle esigenze.
    • consentono al mittente di assegnare un nome al gruppo;
    • non possono essere salvati e riutilizzati.
  • Gruppi di destinatari riutilizzabili, che possono essere creati dagli utenti e salvati come gruppi personali o condivisi con il loro gruppo o account. I gruppi di destinatari riutilizzabili:
    • sono abilitati per tutti gli utenti nella Rubrica del profilo utente;
    • devono essere definiti prima di poter essere utilizzati;
    • devono disporre di un ambito appropriato affinché l’utente possa accedervi;
    • non possono essere modificati in termini di valori del nome o e-mail tramite l’interfaccia Richiedi firma.

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