La funzione Invia in modalità collettiva (SiB) consente agli utenti di creare un modello “principale” di un accordo utilizzabile una sola volta e di fornire un elenco di destinatari. Per ogni record del destinatario viene generato un accordo “secondario” quando la transazione Invia in modalità collettiva viene inviata. È possibile eseguire fino a 1000 transazioni secondarie e tutti gli accordi secondari sono accordi distinti e autonomi nella misura in cui gli altri accordi vengono generati.

Tuttavia, poiché gli accordi secondari sono tutti creati dallo stesso modello principale, è possibile rivedere la transazione principiale Invia in modalità collettiva sulla pagina Gestisci ed esaminare lo stato complessivo degli accordi secondari.

Per aggiungere l’elenco dei record dei destinatari al modello, esistono due modi:

Manualmente: in questo caso, il mittente digita (o incolla) manualmente gli indirizzi e-mail dell’utente.
- Questa opzione limita il numero di destinatari a un destinatario esterno.
- Il mittente può essere incluso come destinatario facoltativo dopo che il destinatario esterno ha apposto la firma.
Caricamento di file CSV (Valori separati da virgole): il file CSV è un foglio di calcolo in cui ogni riga è un record del destinatario e le varie colonne definiscono le proprietà dell’accordo, ciascuna delle quali può essere personalizzata per i destinatari dell’accordo. In questo modo, il mittente ha un controllo molto più ampio su come personalizzare l’accordo per i destinatari. I vantaggi del metodo file CSV sono:
- È possibile disporre di più destinatari. (Fino a 100 per accordo).
- Personalizzazione per destinatario:
  - Nome destinatario
  - Ruolo
  - Metodo di autenticazione
  - Messaggio privato del destinatario
- Personalizzazioni a livello di accordo:
  - Nome dell’accordo
  - Localizzazione
  - Messaggio di accordo globale
  - Data di scadenza
  - Flusso di firma
- Campi unione personalizzati in cui il file CSV inserisce un valore in un campo dell’accordo, consentendo di aggiungere all’accordo dettagli specifici del destinatario, ad esempio indirizzo, elenco di beni o servizi, prezzi e sconti.

Disponibilità:

Invia in modalità collettiva è disponibile per i piani di licenza Acrobat Pro e Acrobat Sign Solutions.

Ambito di configurazione:

I controlli per Invia in modalità collettiva possono essere abilitati a livello di account e di gruppo.

Reporting per Invia in modalità collettiva

Per generare i dati di report relativi agli accordi inclusi in Invia in modalità collettiva sono disponibili diverse opzioni. L’opzione utilizzata dipende dal tipo di informazioni che desideri raccogliere.

Tutti i report esplicitamente collegati all’oggetto principale Invia in modalità collettiva sono accessibili dalla pagina Gestisci selezionando il filtro Invii in modalità collettiva e quindi aprendo il modello principale Invia in modalità collettiva che desideri rivedere.

Se stai cercando di rivedere solo il tasso di completamento di base o di eseguire un’analisi approfondita per trovare un accordo individuale, nell’elenco Azioni è disponibile la tabella di riepilogo degli Accordi.

È possibile generare una tabella stampabile di tutti gli accordi secondari tramite l’azione Visualizza report attività.

Tramite l’azione Scarica dati per campo modulo è disponibile una definizione dell’accordo basata su CSV, insieme all’inserimento a livello di campo completo per destinatario.

L'ambiente di reporting standard può produrre diagrammi e grafici stampabili e fornire dati a livello di campo in formato CSV.

Durante il caricamento iniziale di un file CSV per importare i destinatari, eventuali errori di formattazione degli elementi gestiti da Acrobat Sign attiveranno un collegamento di errore nella pagina di configurazione del modello.

Seleziona il collegamento di errore per visualizzare l’elenco degli errori in base al numero di riga del file CSV:

Esempio di rapporto di errore dagli accordi secondari generati in base al modello principale

Nota:

Tutti gli errori di formattazione del file CSV devono essere corretti prima che la transazione Invia in modalità collettiva possa essere inoltrata e che possa iniziare la generazione dell’accordo secondario.

Alcuni errori non vengono rilevati come problemi durante il processo di caricamento del file CSV, ma vengono riscontrati durante la generazione degli accordi secondari. Ad esempio, l’assegnazione di un ruolo o di un metodo di autenticazione a un destinatario che è in conflitto con le impostazioni del gruppo. Questi errori di runtime vengono registrati in un report sugli errori che è possibile scaricare dalla pagina Gestisci selezionando l’azione Scarica report errori per il modello principale:

Esempio di report degli errori dagli accordi secondari generati e scaricato dalla pagina Gestisci

Quando vengono gli errori vengono riscontrati, il sistema aggiunge una riga al registro degli errori contenente le informazioni nella riga del destinatario.

L’elaborazione del file CSV riprende e genera un accordo secondario per ogni riga del file CSV che non genera errori.

Ai destinatari identificati nel report sugli errori l’accordo deve essere nuovamente inviato tramite una nuova transazione.

Avviso:

In caso di errori di runtime, non viene inviato alcun avviso esplicito al mittente.

Una volta completata la generazione degli accordi secondari, i mittenti devono sempre controllare il report scaricabile per il modello principale.

Per tutti gli accordi secondari, il modello principale include una tabella di riepilogo nell’elenco Azioni. Nella tabella è riportato il numero di accordi in ogni stato.

Facendo clic sulla tabella di riepilogo si apre una vista ordinabile dei singoli accordi secondari. I record nella tabella di riepilogo sono un collegamento attivo agli accordi per consentire una facile gestione dei singoli accordi a seconda delle esigenze.

Pagina Gestisci in cui è evidenziato il riepilogo degli accordi

L’opzione Visualizza report attività nell’elenco delle Azioni fornisce un Rapporto esecuzione documento. Questo report fornisce un riepilogo più dettagliato (e stampabile) degli accordi secondari per stato.

Pagina Gestisci con l’azione Visualizza report attività evidenziata e un esempio di report attività — Il Rapporto esecuzione documento fornisce un riepilogo completo dell’intero elenco degli accordi secondari, preceduto da a un riepilogo generale.

L’attività Scarica dati per campo modulo scarica i dati dei campi per tutti gli accordi secondari creati dal modello principale.

Ogni riga del file CSV rappresenta un record dell’accordo. Il record è strutturato in modo da specificare:

Prima tutte le informazioni sul destinatario:
- Nome destinatario (acquisito quando viene applicata la firma)
- E-mail destinatari
- Ruoli Destinatari
- Metodo e valore di autenticazione del destinatario
- Messaggio privato del destinatario
Le informazioni sull’accordo dopo quelle del destinatario:
- E-mail alle parti in Cc
- Lingua
- Informazioni sul promemoria
- Informazioni sulla scadenza
- Nome dell’accordo
- Messaggio globale dell’accordo
- Ordine di firma
I dati dei campi personalizzati vengono elencati dopo i campi dell’accordo. Sono inclusi tutti i campi compresi nel modello di documento o creati sui documenti.
- I campi personalizzati vengono elencati in ordine alfabetico in base al nome del campo.
L’ID dell’accordo è l’ultimo campo.

Pagina Gestisci con un esempio del file CSV dei campi di dati — Sono rappresentati tutti gli accordi secondari. I campi vengono compilati man mano che gli accordi vengono completati

Il reporting standard dell’accordo acquisisce gli accordi secondari, ma li intende solo come accordi regolari. Nessuna relazione più ampia è intesa riguardo ad alcuni accordi correlati tramite un modello di accordo principale.

L’utilizzo del filtro nome può consentire di generare report basati su tale valore se si utilizzano convenzioni di denominazione univoche nelle campagne Invia in modalità collettiva .

Clienti che usano molto la funzione Invia in modalità collettiva possono scegliere di dedicare un gruppo allo scopo. Ciò consente di ottimizzare l’esperienza dei destinatari e di creare report per filtrare gli accordi in base al gruppo.

Visualizzazione dell’interfaccia di reporting con il filtro Nome accordo e un report di esempio visualizzato — Gli stessi filtri possono essere applicati anche alle esportazioni di dati.

Scaricare tutti gli accordi secondari completati dalla pagina Gestisci

Puoi scaricare tutti gli accordi secondari completati da una transazione di tipo Invia in modalità collettiva direttamente dalla pagina Gestisci. Questo consente di accedere agli accordi finalizzati in un singolo file ZIP.

Sono inclusi solo gli accordi contrassegnati dallo stato Completato. Sono invece esclusi gli accordi con stato In corso, Annullato, Rifiutato o Scaduto.
Ogni richiesta di download supporta fino a 100 MB di dati.
Se necessario, puoi ripetere il processo di download per assicurarti che siano stati inclusi tutti gli accordi completati.

Come scaricare gli accordi completati

Passa alla pagina Gestisci.
Seleziona la transazione di tipo Invia in modalità collettiva per aprire la barra Azioni.
Seleziona l’azione Scarica accordi completati.
Il sistema genera un file ZIP contenente solo gli accordi il cui stato è Completato.
Una volta che il download è pronto, salva il file ZIP nel tuo sistema locale.

Nota:

Non uscire dalla schermata o non eseguire altre azioni durante il processo di download; tali azioni annullerebbero il download.
I download che richiedono più di sei minuti vengono annullati automaticamente. Prova a riavviare il download almeno una volta; se l’errore persiste, scarica ciascun elemento singolarmente.
Al momento non sono disponibili funzioni di reporting per gli accordi scaricati. Se scopri che alcuni accordi non sono stati scaricati, prova a scaricarli di nuovo.

Pagina Gestisci che mostra una transazione di Invio in modalità collettiva con l’azione “Scarica accordi completati” evidenziata.

Dettagli del file

Il nome del ZIP file si basa sul nome della transazione di tipo Invia in modalità collettiva, seguito da un numero di transazione.
Ogni accordo completato all’interno del file ZIP è denominato in base all’ID della transazione.
I report di audit non sono inclusi nei download attivati dalla pagina Gestisci, ma possono essere inclusi quando si esegue il download tramite l’API.

Esempio di un file zip, in cui è evidenziato il nome e con un riquadro in cui sono elencati i PDF effettivi all’interno del file zip.

Best practice

Utilizza modelli ben collaudati per i tuoi documenti di base. Ciò è particolarmente importante se disponi di più destinatari. Alcuni cicli di test a livello di campo per garantire che i campi siano assegnati correttamente e l’acquisizione del contenuto corretto con convalide utili richiede molto meno tempo rispetto all’annullamento di centinaia di singoli accordi.

Quando crei i modelli, utilizza nomi di campo significativi in modo che i report restituiscano intestazioni di colonna significative.

Considerazioni sulla configurazione per quanto riguarda la Governance dei dati

Invia in modalità collettiva dispone di una proprietà denominata “rollup” che determina quante notifiche il mittente riceve in relazione al numero di accordi secondari creati dal modello SiB. Il valore predefinito è tre, ovvero il mittente riceve una notifica solo quando vengono generati al massimo tre accordi secondari. L’impostazione di rollup non è esposta alla clientela e può essere modificata solo dal team di supporto Acrobat Sign.

La Governance dei dati determina dopo quanto tempo un accordo verrà eliminato dal sistema Acrobat Sign una volta raggiunto uno stato terminale (Completato, Annullato o Scaduto).

Se è necessario interagire con gli accordi completati inviati tramite un processo Invia in modalità collettiva è possibile estendere il numero di rollup (eventualmente a un valore “illimitato”) per assicurarsi di ricevere le notifiche relative agli accordi secondari “Completati” prima che vengano eliminati automaticamente dal sistema mediante la Governance dei dati.

Suggerimento:

Potrebbe valere la pena indagare l’integrazione Power Automate per automatizzare tutte le attività successive al completamento al fine di ridurre sia il lavoro manuale degli utenti, sia per evitare che si verifichino delle lacune in cui un accordo potrebbe andare perso a causa delle regole di governance dei dati.

Aspetti da considerare

La nuova interfaccia Invia in modalità collettiva è ancora in fase di sviluppo e altre opzioni saranno disponibili nelle versioni future (ad esempio, metodi di autenticazione aggiuntivi, parti in Cc definite dall’accordo, promemoria definiti dall’accordo).
L’opzione Il mittente firma per primo che si trova nella versione classica di Invia in modalità collettiva non è attualmente disponibile nella nuova versione, ma verrà inserita in una versione futura per il processo manuale. Se viene utilizzato il metodo di caricamento CSV, è necessario aggiungere il mittente al file CSV come destinatario in ogni record in cui il mittente deve apporre la firma.
La modifica del selettore di gruppi non modifica il logo nella pagina del mittente. Le e-mail e l’esperienza di firma successive utilizzano il logo corretto per il gruppo da cui viene inviato l’accordo.
L’annullamento di tutti gli accordi secondari di una transazione Invia in modalità collettiva a livello di modello (principale) è possibile solo se non sono stati firmati accordi secondari. Se vengono firmati accordi secondari, l’attività Annulla viene rimossa dall’interfaccia del modello e gli accordi esistenti devono essere annullati a livello di accordo.
L’opzione che prevede l’utilizzo di un file CSV contiene molti campi facoltativi, ma è necessario solo un indirizzo e-mail. Una volta acquisita familiarità con il processo tramite CSV, risulterà più agevole utilizzare le opzioni di campo più avanzate (come i campi unione) e sfruttare le interessanti possibilità offerte dall’utilizzo di un file CSV.

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