I controlli dell’Ordine di firma determinano il flusso di lavoro di firma predefinito applicato all’accordo e la misura in cui i mittenti possono modificarli

È necessario selezionare uno dei due valori predefiniti:

I destinatari firmeranno nell’ordine in cui vengono inseriti: firme in sequenza, in cui i destinatari ricevono l’accordo nell’ordine in cui sono elencati nella pagina Invia. Al primo destinatario viene concesso l’accesso all’accordo e, una volta completata la sua parte, il destinatario successivo riceve una notifica. A ogni destinatario viene concesso l’accesso a turno fino al completamento dell’accordo.
I destinatari firmeranno in qualsiasi ordine: firme parallele, in cui tutti i destinatari ricevono una sola notifica e tutti possono completare le proprie attività dell’accordo nel proprio tempo. L’accordo è completato una volta completata la parte di tutti i destinatari.

Inoltre, sono disponibili due controlli opzionali:

Consenti ai mittenti di selezionare l’ordine di firma: questa opzione espone un pulsante sulla pagina Invia per consentire al mittente di passare dal flusso di lavoro di firma sequenziale a quello parallelo. Se questa opzione è disattivata, viene applicato il flusso di lavoro predefinito.
Consenti ai mittenti di specificare l’ordine di indirizzamento ibrido: quando questa opzione è attivata, i mittenti possono creare un flusso di lavoro misto che contiene l’indirizzamento sequenziale e parallelo per l’accordo. Ad esempio, un sondaggio viene inviato a un gruppo di dipendenti in un flusso di lavoro parallelo e quindi inviato a un responsabile delle approvazioni una volta che tutti i membri del gruppo hanno completato le loro azioni (in sequenza dopo che il processo di gruppo è stato risolto).

Come utilizzare questa funzione

Il flusso di lavoro predefinito viene applicato automaticamente. Se non è attivata nessuna impostazione opzionale, è possibile utilizzare solo il flusso di lavoro predefinito. I mittenti non hanno alcuna autorità per ignorare il flusso di lavoro predefinito quando inviano dalla pagina Invia.

Se ai mittenti è consentito modificare l’ordine di firma, sulla pagina Invia viene visualizzato un pulsante nella parte superiore dell’elenco dei destinatari. I mittenti possono passare liberamente da un flusso di lavoro all’altro.

Per configurare i flussi di lavoro ibridi nella pagina Invia, il flusso di lavoro predefinito deve essere sequenziale. Se i flussi di lavoro ibridi sono abilitati, il mittente può creare liberamente flussi di lavoro ibridi. Non è richiesto nessun altro accesso.

Best practice

Account che includono un solo gruppo o che non hanno abilitato l’opzione Utenti in più gruppi (UMG) potrebbero desiderare di passare da un flusso di lavoro all’altro per consentire ai mittenti di indirizzare al meglio il flusso di firma dell’accordo.

Gli account con la funzione Utenti in più gruppi abilitata devono considerare la creazione di gruppi che definiscono con precisione i flussi di lavoro predefiniti per gli accordi inviati dal gruppo e rimuovere l’opzione per modificare il flusso di lavoro. In questo modo vengono eliminate le opzioni dell’interfaccia utente sulla pagina Invia e garantito che gli accordi vengano sempre inviati con il flusso di lavoro corretto.

I flussi di lavoro ibridi sono utili in casi di utilizzo specifici, ma richiedono al mittente di configurare correttamente il flusso del documento in ogni momento. Per i clienti Enterprise, questa operazione può essere eseguita meglio con flussi di lavoro di invio personalizzati, che eliminano le complessità associate alla configurazione del mittente e lo incorporano nel modello di flusso di lavoro.

Gli account che non prevedono mai di utilizzare un flusso di lavoro di firma parallelo devono selezionare il flusso di lavoro sequenziale e disabilitare sia la possibilità di cambiare che le opzioni ibride.

Configurazione

Disponibilità:

I controlli Ordine di firma sono disponibili per i piani di licenza Enterprise.

I piani di licenza per Team e individuali dispongono di:

Il flusso di lavoro predefinito impostato su firme sequenziali
Opzione per cambiare i flussi di lavoro attivata
Opzione per flussi di lavoro ibridi disattivata

Ambito di configurazione:

I controlli dell’Ordine di firma possono essere attivati a livello di account e di gruppo.

I controlli di questa funzione sono disponibili in Impostazioni di invio > Ordine di firma

Quando il flusso di lavoro predefinito è sequenziale, l’ordine di firma viene rappresentato numericamente all’inizio del record del destinatario.

Il record superiore è sempre indicizzato come numero uno, il secondo è sempre numero due, ecc. (a meno che non sia attivo un flusso di lavoro ibrido, che può raggruppare più di un destinatario sotto lo stesso indice, indicando una sezione parallela nel flusso di lavoro.)

Quando il flusso di lavoro predefinito è parallelo, non è necessario un ordine di firma, poiché tutti i destinatari ricevono l’accordo contemporaneamente.

L’indice dei destinatari all’inizio del record dei destinatari viene rimosso.

Quando l’opzione per passare da un flusso di lavoro all’altro è attivata, nella parte superiore dell’elenco dei destinatari viene visualizzata un’opzione per l’attivazione/disattivazione.

Il valore predefinito riflette il flusso di lavoro predefinito definito per il gruppo e può essere modificato liberamente dal mittente.

Quando i flussi di lavoro ibridi sono abilitati, la visualizzazione predefinita della pagina Invia è identica all’interfaccia del flusso di lavoro sequenziale.

La differenza è che l’utente può trascinare un destinatario su un altro, raggrupparli e creare un segmento parallelo nel flusso di firma.

I record dei destinatari sono affiancanti l’uno accanto all’altro e adottano lo stesso numero di indice, indicando la loro relazione di raggruppamento come segmento parallelo.

Impostazioni correlate

Un Gruppo di destinatari definisce un elenco di utenti che può accedere all’accordo in modo parallelo, ma solo un membro del gruppo può completare le azioni del destinatario per conto dell’intero gruppo. Concettualmente è simile all’utilizzo di un elenco di distribuzione come indirizzo e-mail per un destinatario.

I gruppi di destinatari sono disponibili solo per gli account con licenza Enterprise.

È possibile accedere al controllo per abilitare i gruppi di destinatari passando a Impostazioni di invio > Gruppi di destinatari.

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